ビジネスダイアグラム：ビジネスダイアグラムとは何か、そしてなぜ使うべきか

投稿日: 2021/06/21

著者: エミリー・フィンレイ

人は視覚的な生き物です。業務プロセスを理解したり、データを意思決定に適用するには、作業している情報をシンプルな形で見ることができれば簡単になります。 これは特にビジネスプロセスダイアグラムに当てはまります。

データを視覚化することで、業務をより小さな情報に分解し、理解しやすくします。そして、これらのチャートやグラフを使って、プロセスの長所や短所を探ることができます。また、チーム内の全員の意識統一が図れれば、より効果的に解決策を見出すことができます。

では、どのビジネスダイアグラムを使えばよいのでしょうか？

このガイドでは、ビジネスダイアグラムの種類、使い方、メリットなどをご紹介します。

>>参考資料・マインドマップソフトで職場の生産性を向上させる３つの方法とは

ビジネスダイアグラムとは

ビジネスダイアグラムは、ビジネス・プロセスを視覚的に表現したものです。ビジネス・プロセス・マップとも呼ばれるこのツールは、手順に関わるステップを示します。ビジネスダイアグラムは、生産プロセスから従業員の社員研修まで、業務に関わるすべてのことを明確にマップ化するために使用されます。

業界や企業によってやり方が異なるため、ビジネスダイアグラムの作成方法もさまざまです。次のセクションでは、プロセスをマップ化するために使用できるそれぞれの見える化手法について説明します。

ビジネスモデルダイアグラムの種類

フローチャート

フローチャートは、プロセスやシステムを可視化するための図です。楕円形、長方形、菱形など、さまざまな形を用いて、プロセスの各段階や部分を表現します。各段階から次の段階への流れを矢印で示すことで、システムの一連の流れを理解し、分析することができます。

マインドマップ

マインドマップは、中心となるアイディアを中心にデータを整理するのに役立ちます。例えば、品質保証プロセスをマップ化する場合、マインドマップを使用して、生産プロセス全体で品質を確保するために取るさまざまなアクションを概説することができます。

マインドマップの作成は、まず中心に大きな図形を置いてメイントピックを表します。次に、線や矢印を使って、この中心となるアイディアに含まれるステップやアイデアにユーザーを移動させることができます。さらに、これらのステップを説明するために、レベルや画像、テキストを追加することもできます。

組織図

組織図は、組織やチームの構造を示すものです。一番上の大きなボックスには、上司やチームマネージャーなどのリーダーが描かれています。その後、次のレベルのリーダーを示すボックスに線が引かれ、組織が完全にマップ化されるまで繰り返されます。これらの図は、見る人がスタッフの構造を理解するのに役立ちます。また、指揮命令系統や意思決定の階層を説明するのにも利用できます。

プロセスマップ

大量のテキストを必要とする図には、プロセスマップが適しています。プロセスマップは、テキストとビジュアルを組み合わせたグラフィックで、読者をプロセスへと導きます。例えば、お客様が会社にたどり着くまでの道のりを図にしたい場合、フローチャートのデザインを使ったインフォグラフィックを使うことができます。各段階を説明するテキストブロックを含み、ユーザーを誘導することで、通常のフローチャートよりも多くの情報を提供し、コンセプトを明確にするためにビジュアルを利用することができます。

スイムレーン図

複数の部門にまたがるプロセスを、わかりやすく表示するのがスイムレーン図です。横または縦の列（各部門を表す）に図形と矢印を配置し、手順に関わる段階を示します。スイムレーン図は、プロセスが各部門をどのように通過するか、どのステップが各部門の責任であるかを示しています。これらの図は、コミュニケーションと協働を向上させます。

ワークフロー図

ワークフロー図はフローチャートと似ていますが、一人の人間が行う特定のタスクやプロセスに特化しています。さまざまな図形や矢印を使って、関連するステップの概要を説明することができます。ワークフロー図は、新入社員に仕事の進め方を示すのに最適な方法です。ワークフロー図は、新入社員にタスクの実行方法を示すのに最適な方法であり、プロセスの弱点を発見するのにも使用できます。

ビジネスダイアグラムをどのように使えばよいか

ビジネスダイアグラムは、あなたやあなたのチームがプロセスを改善し、理解するのに役立つように設計されています。自分では最適化された効率的な手順だと思っていても、見える化することで改善が必要な領域が明らかになります。また、プロセスを主な目標に合わせて再調整するために必要な洞察力も得られます。

手順を明確にすることで、チームはすべての作業においてより効率的かつ効果的に行動できるようになります。現状を維持するのではなく、すべてのプロセスを最適化することで、コストと時間を節約する方法を見つけることができます。

ビジネスプロセスフローダイヤグラムの使用例

ビジネスダイアグラムが貴重な資産となる場面は数多くあります。このセクションでは、ビジネスを成長させ、顧客の期待を超えるためにデータビジュアライゼーションを使用する方法のいくつかをご紹介します。

内部監査

社内で監査を行う理由は様々です。製品に対する苦情があった場合や、業界の規制に準拠しているかどうかを評価したい場合などです。どのような理由であっても、プロセスを図式化することが最初のステップです。

プロセスを図式化することで、生産に支障をきたしている箇所や品質に影響を与えている箇所を明確に把握することができます。また、従業員が適切な手順を踏んでいるかどうかを確認するためにも、図を活用することができます。このようにして作成したガイドがあれば、問題を見逃すことはありません。

新入社員教育

業務に必要なステップの概要を示した図を新入社員に提供することで、新入社員に力を与え、あなたの時間を節約することができます。新入社員にプロセスを説明したり、適切な協力者を紹介したりする必要はありません。その代わり、新入社員はすぐに仕事を理解し、適応することができます。

発売に向けた準備

新製品を発売するときも、新しい店舗をオープンするときも、ビジネスプロセスフロー図があれば、すべてをスムーズに進めることができます。チームは事前に準備し、業務遂行の準備ができます。何か問題が発生した場合でも、フローチャートを使って最善の方法を見つけることができます。自分の計画に自信を持って、お客様に感動を与えることに集中できるのです。

ビジネス分析ダイアグラムを使用するメリット

ビジネスでプロセスダイアグラムを使用すると、新しい方法でデータにアクセスできるようになります。会議から売上向上まで、このビジュアルから得られるメリットは無限にあります。ビジネスダイアグラムがどのようにあなたのビジネスをサポートするかを理解していただくために、以下のメリットをご紹介します。

1. コミュニケーションの改善

不明瞭なコミュニケーションプロセスは、チームや組織内に混乱をもたらす最も簡単な方法の1つです。従業員が誰に相談すればいいのかわからない状態では、プロジェクトはスムーズに進みません。むしろ、複数の人が同じ情報を受け取ることになり、最も必要な人に情報が届かない可能性もあります。

プロセスを明確にすることで、社員がどのようにデータをやり取りするのかがわかります。そうすれば、重要な情報を見逃すリスクがなくなり、チームはより迅速に仕事を進めることができます。また、将来のプロジェクトに備えて手順を固めておくこともできます。チームがより効果的に協力し合えば、短時間でより多くのことができるようになります。

2. プロセスの最適化

定期的にプロセスを分析することで、時間が経過してもチームはより良い仕事ができるようになります。最初に手順を作成するときには、図解することで最適な方法を見つけることができます。時間が経つにつれ、図を使って新たな改善方法を見つけ出すことができます。

また、変化への対応も強化されます。どのような変化であっても、ビジネスを維持・成長させるための理想的な中心軸を見極めることができます。

3. 一貫性を保つ

人はパターンを好みます。手順を明確にすることで、仕事に確実なリズムとルーチンが生まれます。よく動く機械のように、生産性を高めるプロセスを確立することができます。また、一貫性を保つことで、チームはすべての仕事で同じレベルの品質を提供することができます。誰もが自分に何が期待されているのか、成功するためには何をすべきかを正確に把握しているので、信頼性の高い卓越した成果を維持することができます。

4. コンプライアンスの維持

企業が法規制に違反するのは、多くの場合、管理者が把握していないポリシーからの逸脱が原因です。ビジネスプロセスダイアグラムは、コンプライアンスを維持するために必要な各タスクを明確に示すことで、このリスクを最小限に抑えます。新しいスタッフがチームに加わった場合でも、そのスタッフが正確な手順に従うことで、ビジネスを規制内で運営することができます。

5. 競合他社に勝つ

社内でうまく機能しているビジネスは、その業界でもうまく機能します。非効率的な業務による損失がなくなり、事業拡大のためのリソースを確保することができます。優れたコミュニケーション戦略と明確な役割によってチームをまとめることで、チームは最高のパフォーマンスを発揮することができます。ビジネスが隅から隅まで設計通りに運営され、お客様に業界最高の結果を提供することができます。

最も重要なことは、ビジネスプロセスのすべての領域に改善が組み込まれることです。あなたの組織は、常により良く、より多くのことを行い、同時にお客様の成功を支援することに集中します。プロセスをより良くするための努力を続けることで、市場にあなたがベストチョイスであることを示すことができるのです。

この記事は、Discover the power of virtual whiteboarding | APRIL 29, 2021 を翻訳したものです。