著者:エミリー・フィンレイ
2017年の発売以来、Microsoft Teamsは生産性向上ツール市場において圧倒的な存在感を示しています。2年間で約2,000万人のアクティブユーザーを獲得し、2019年11月にはこの数字に到達しました。
2020年3月にCOVID-19のパンデミックが発生すると、多くの企業がリモートワークを簡素化するためにMicrosoft Teamsをツールとして使い始めました。2020年10月末までに、このプラットフォームのアクティブユーザーは1億1500万人に達し、2021年4月現在、この数字は1億4500万人に達しています。
これらの数字は、Microsoft Teamsが組織内のリモートワークにとっていかに重要な存在になっているかを明確に示しています。しかし、企業がこのツールを利用する方法は、ビデオ通話だけではありません。Microsoft Teamsは、チームが常に接続され、プロジェクトで共同作業を行うために使用されています。
Microsoft Teamsは現在700以上のアプリケーションと統合されており、生産性を維持するために必要なリソースに従業員がアクセスできるようになっています。この記事では、Microsoft Teamsに追加して、従業員の集中力、効率性、生産性を維持するのに役立つアプリケーションの種類を紹介します。
Microsoft Teamsは、その機能と統合によって、チームがつながり、情報を共有し、優れた仕事をするための力を与えることで、生産性を向上させます。以下に紹介するようなアプリケーションを追加すれば、物理的に離れた場所にいる人同士でも、より効果的にコラボレーションを行うことができます。
必要なアプリケーションを追加したら、Microsoft Teamsのツールバーにピン留めするか、ライブラリで探して、すばやく簡単にアクセスできます。
プロジェクト管理アプリケーション
プロジェクトを成功に導くには、すべてのアクションを追跡する必要があります。誰がどのタスクを担当するのか、成果物の提出期限はいつか、進捗が社内や顧客の期待に応えているかなどを把握する必要があります。Microsoft Teamsにプロジェクト管理アプリケーションを追加すれば、これらのことをすべて行うために必要なコントロールと可視性を手に入れることができます。
例えば、Trello、Asana、Monday.comなどのビジュアルなプロジェクト追跡ツールを使って、すべてのタスクをリストアップするアプリケーションを選ぶことができます。これによって、割り当てられたタスクに簡単にタグを付けて、従業員の責任を明確にすることができます。また、タスクやプロジェクトにメモやファイルを追加し、コンテキストやリソースを追加することも可能です。
これらの機能を一つのツールで利用できるようにすることで、社員の時間と労力を節約し、他のツールに移動している間に勢いを失ったり、気が散ったりするリスクを最小化することができるのです。
誰かが質問をすれば、Microsoft Teamsプラットフォーム内のチャットに素早く飛び、答えを得ることができます。また、すべてのチームミーティングもこのプラットフォームで行うことができ、作業の一元化をさらに進めることができます。
すべてを一箇所に集めることで、情報を置き忘れたり、探すのに貴重な時間を費やしたりする可能性を減らすことができます。そのため、チームメンバーには、特定のプロジェクトに関連するすべての情報をMicrosoft Teamsに追加するよう勧めてください。このようなハイレベルなプロジェクト管理戦略を導入することで、全員がより効率的かつ生産的に仕事を進めることができます。
業界特化型アプリケーション
多くの企業は、コーディングやグラフィックデザインなど、特定の種類の作業用に設計されたツールに依存しています。複数のツールを使用すると、プログラムやウィンドウを切り替える必要があり、時間の無駄やフラストレーションにつながる可能性もあります。Microsoft Teamsは、マーケティング、コーディング、暗号通貨など、特定の業界向けの複数のツールと統合することで、こうした問題を最小限に抑えることができます。
特定のアプリケーションを同じプラットフォーム内に統合することで、距離や時間帯が離れていても、チームメンバーが同時に成果物を作成することができます。また、Outlookに保存された予定やMicrosoft Teamsで共有されたファイルなど、Microsoftツール内に保存された情報を追加することも可能です。
例えば、クライアント向けのモバイルアプリを作成する必要があるとします。FollowAnalyticsなどのMicrosoft Teamsの統合機能を使用して、共同でアプリを構築して公開することができます。アプリはTeamsに常駐しているので、他の重要な情報を簡単に追加したり、リンクしたりすることができます。
アプリを起動したら、Microsoft Teams内でそのパフォーマンスを追跡し続けることができ、主要な利害関係者がデータを閲覧して重要な意思決定を行うことができます。
フィードバックアプリケーション
リモートチームを率いていると、誰が活躍し、誰が苦労しているのかを把握するのが難しくなります。ある状況に対して従業員が否定的な反応を示した場合、同じ部屋にいれば分かるような視覚的な手がかりを頼りにすることはできません。
リモートチームの全員が現状に満足している場合でも、プロセスや変更点に関するフィードバックを収集し、必要な場合は変更を加えることができます。そうすることで、迅速に軌道修正し、高い職場満足度を維持することができます。
Microsoft Teamsは、従業員のフィードバックを収集・測定するのに役立ついくつかのアプリケーションと統合されています。Pollyを使えば、どのタイプのプロジェクト管理手法を好むか、週次ミーティングを開くのに最適な日はいつか、といったようなことを調査するための投票を行うことができます。
Qubieのようなアプリケーションを使えば、自分のリーダーシップのスタイルや、あるプロセスがチームにとってどの程度有効であるかについてのフィードバックをアンケートで集めることができる。Qubieのようなアプリケーションでは、アンケートの結果をもとに、明らかになった問題を解決するための変更を提案することもできます。
リモートチームの成功は、あなたのリーダーシップに大きく依存しており、これらのツールは、よりスムーズに物事を進めるための課題解決に役立つことでしょう。
ゲーミフィケーションの活用
ゲーミフィケーションは、ゲームのようなインセンティブ（例：賞品やポイントをもらい、それを商品券やギフトカードなどと交換する）を使って、生産性を向上させることを目的としています。チームが担当する仕事の種類によっては、期限内に仕事を提出したり、クライアントから好意的なフィードバックを得たり、特定のマイルストーンを期限内に達成したりすることでポイントを獲得することができます。
ゲーミフィケーションのメリットは、遠隔地のチームにとって非常に大きいものです。最近の調査では、72%の社員がゲーミフィケーションによって仕事へのモチベーションが高まったと回答し、87%がゲーミフィケーションによって社会的なつながりを感じると答えています。
また、Microsoft Teamsでは、インセンティブを利用してより良いコラボレーションを促進することができます。TeamsChampアプリケーションを連携させることで、社員はツール内でのコミュニケーションや共同作業に対して報酬を得ることができます。このアプリケーションは、チームワークを効率化するだけでなく、長期的な成功につながるより良いコラボレーション習慣を構築することができます。
Microsoft Teamsは、アプリケーションストアを通じて、いくつかのゲーミフィケーションアプリケーションを提供しています。例えば、Karmaはポジティブなフィードバックによってポイントを獲得し、Health Heroはチーム構築の課題を使用して従業員の健康増進を促します。
管理アプリケーション
リモートチームを管理することは、仕事の大半をオンラインに移行することを意味し、通常紙や人で処理する多くの管理業務も含まれます。Microsoft Teamsは、こうしたプロセスをいくつかのアプリケーションで簡素化します。
SignEasyなど、Microsoft Teamsを通じて重要な文書に署名、注釈を付けたり、共有したりするためのアプリケーションを追加できます。また、法律文書などを確認する必要がある場合は、これらのツールを会議で使用することで、会議の生産性を向上させることができます。
また、Decisionsなどのアプリケーションで会議の議題を作成・共有し、社員が会議中にメモを取ることも可能です。会議が終了したら、出席者に主な議題と決定事項を明確に伝えることで、チーム全体が同じ見解を持つことができます。
管理業務は一日のなかで最もエキサイティングな仕事ではないかもしれませんが、それでも多くの管理職が時間を割かなければならない重要な仕事です。Microsoft Teamsでこのような業務に特化したアプリケーションを使用すれば、重要な情報を一箇所にまとめて保存でき、必要なときに簡単に見つけることができます。
マインドマップアプリケーション
マインドマップは、会議やブレーンストーミングでメモを取るためのユニークで視覚的な方法を提供します。Microsoft Teamsはメモを取るツールと統合されていますが、これらの従来のオプションは、視覚的なダイアグラムほど効果的とは限りません。
MindManager® などの Microsoft Teams 生産性マップアプリを使用して、アイディア、プロセス、およびプロジェクトのマップを作成することを検討してください。
Microsoft Teams の会議では、大きな共有ウィンドウで MindManager ツールを開き、開始トピックやアイ ディアを追加することができます。ディスカッションが進むと、新しいアイディアをリアルタイムで追加し、中心的なトピックに線で結んで、互いの関係を示すことができます。
図が完成したら、MindManager for Microsoft Teams アプリケーション内で、外部リンクやデータなど のリソースを各セクションに追加したり、タスクを直接割り当てたりすることができます。その後、マインドマップを Microsoft Teams のツールバーに固定すれば、チームの誰もがアクセスできるようになります。
マインドマップは、会議の議事録やプロジェクトの重要なステップの計画などに使用することで、チームのタスクを維持し、次のマイルストーンに取り組む準備を整えることができます。
MindManager for Microsoft Teams をダウンロードして、リモートチームがより効果的かつ協力的に作業できるようにしましょう。
