著者：エミリー・フィンレイ
アジャイルプロジェクト管理は、世界中の多くの組織やチームで重要な要素となっています。アジャイルプロジェクトマネジメントは、迅速かつ効率的で、少ない労力でより良い結果を生み出すことができるからです。少なくとも、適切に管理されていれば、そうなります。
この記事では、アジャイル手法を使用する際に、プロジェクトマネージャーとして取るべき具体的な行動についてご紹介します。このガイドがあれば、すべてのプロジェクトがスムーズに進行し、目標とする結果を出すことができます。
アジャイルプロジェクト管理とは何か
アジャイルプロジェクト管理は、スプリントと呼ばれる複数のサイクルを用いて、プロジェクトのスピード、柔軟性、品質を向上させる手法です。各スプリントでは、チームがプロジェクトの一部を完成させて納品し、お客様やチームからのフィードバックを参考にしながら、次のイテレーションにつなげていきます。
アジャイル手法は、ソフトウェア開発プロジェクトによく用いられますが、さまざまなタイプのプロジェクトに使用することができます。この手法では、スプリントを使用し、必要に応じてピボットできる柔軟性を維持し、進行中に改善していきます。しかし、このガイドラインの範囲内で、チームやプロジェクトに最適なプロセスを見つけて使用することができます。
アジャイルプロジェクト管理手法
今から20年前、ソフトウェア開発者のグループが、ソフトウェア管理におけるアジャイル手法の内容を具体的に書き記しました。彼らは4つの主要な価値観を導き出しましたが、どのプロジェクトにも合うように少しずつ変わってきました。これらの価値観とは・・・
- プロセスやツールよりも個人やインタラクション
- 包括的なドキュメントよりも、実際に動くソフトウェア（またはサービスや製品）
- 契約交渉よりもお客様との協働
- 計画遵守よりも変化への対応
これらの価値観は、どちらか一方だけを重視すればよいというものではありません。むしろ、文頭よりも文末に価値を置くべきなのです。これらの価値観をプロジェクトに導入することで、より効率的にクライアントに優れた結果を提供する方法を見つけることができます。
それでは、もう少し掘り下げてみましょう。
1. プロセスやツールよりも個人やインタラクション
アジャイルプロジェクトを実行する際には、チームと協働が仕事の中心となります。例えば、典型的なプロジェクトでは、マネジメントが、成果物を完成させるためにチームが取るべき正確なステップを計画することがあります。それぞれのステップで従うべきプロセスや使用すべきツールに焦点を当てます。
しかし、このような硬直した構造では、チームに障害や遅延が発生した場合、すぐに問題が発生します。特定のプロセスに縛られ、そのプロセスが問題を解決できなければ、プロジェクト全体が頓挫してしまう恐れがあります。
アジャイル方式のように、チームとのやりとりを中心に考えれば、進行は個人の力だけで決まります。アイディアや提案を募ることで、すべての作品がチームのベストを反映したものになります。想定外のことが起きても、あなたのチームは新しい要件に合ったより良いプロセスに簡単に切り替えることができます。
何よりも重要なのは、チームの協働によって、問題や欠陥がすぐに発見されることです。コミュニケーションを予定された会議や電話に限定するのではなく、全員がお互いを後押しすることで、より良いものを生み出すことができます。最良の解決策を見出すために必要なスペースをチームに与えることで、より高い品質と迅速な結果を得ることができます。
2.包括的なドキュメントよりも実際に動くソフトウェア（またはサービスや製品）
この考え方は、ソフトウェア開発に関連するものかもしれませんが、重要なポイントです。最終製品の作成、機能、実行に関する膨大な数のドキュメントを作成するよりも、製品そのものに焦点を当てましょう。このような事務的な作業は、必要のないところで遅れを生じさせ、進行の妨げになることがあります。自分が設計しているサービスや製品に集中することで、プロセスが効率化され、必要なところに集中することができます。
とはいえ、アジャイルプロセスからドキュメントを完全に排除するべきではありません。情報の中には書き留めておくべき重要なものもあります。これらのドキュメントを作成することよりも、今やっている仕事を優先する限り（ドキュメントを遅らせて製品にもっと注意を払っても、その逆はできません）、プロジェクトはスケジュール通りに進みます。
3.契約交渉よりもお客様との協働
典型的なプロジェクトマネジメント手法を用いたプロジェクトの多くは、プロジェクトの最初と最後にしか顧客を関与させません。契約交渉で経営陣と顧客は、実際の結果を全く知らないままプロジェクトの詳細な計画を立てます。チームがプロジェクトの内容を知る前に、厳しい納期を設定し、詳細を説明し、具体的なプロセスに合意します。
そして、プロジェクトが納品された後、クライアントは初めて製品を目にすることになります。その時になって初めて、修正すべき問題や変更すべき点が見つかるのですが、フレームワークを調整するのは最も難しく時間もかかります。この時点では、プロジェクトの完成までに予想以上の時間がかかることが多く、双方にとって頭痛や不満の種となります。
しかし、プロジェクト全体を通してお客様との協働を可能にすることで、こうした問題の多くを回避することができます。お客様は問題の最初の段階でビジョンを共有し、マネージャーは細部まで決定しようとするのではなく、この情報を作業の指針とします。
イテレーション(開発サイクル)を重ねるごとに、お客様は製品や個々のパーツ、そして方向性を評価していきます。チームはこのフィードバックを利用して、製品の他の要素と絡み合う前に、初期段階で機能を調整することができます。協働によって、チームに不要なストレスを与えることなく、クライアントが求める結果を確実に得ることができるのです。
4. 計画遵守より変化に対応
アジャイルプロジェクトマネジメントのプロセスでは柔軟性が重要です。クライアントとの間で詳細なプロジェクト計画を立てることを避けるのと同様に、チームのために具体的なステップを計画することも控えるべきです。
とはいえ、まったくのなにもない状態でプロジェクトを進めろというわけではありません。イテレーションや作成する機能の概要を示すロードマップを作成する必要があります。しかし、スプリントの中では、計画の多くをチームに任せることになります。
このような緩やかな構造を採用することで、チームはアジャイルになり、すべての問題に対して理想的な解決策を見つけることができます。また、クライアントからのフィードバックの変更も容易で、迅速に行うことができます。どのような状況やニーズであっても、チームはプロジェクトの残りの部分で大きな問題を引き起こすことなく納品することができるのです。
アジャイルプロジェクト管理のヒント
今日、従来のプロジェクトマネジメント手法を採用している多くのチームは、プロジェクトがもたらす変化や不確実性に対応するのに苦労しています。アジャイル戦略を導入することで、これらの不確実性が制限され、チームメンバー全員がすべてのプロジェクトで最高の仕事をするチャンスを得ることができます。ソフトウェア開発、マーケティング、建設など、これらの業界の企業が取り組むすべてのプロジェクトにおいて、アジャイルプロジェクトマネジメントは無限のメリットをもたらします。
もしあなたが自分のプロジェクトにアジャイル手法を導入したいのであれば、以下の方法で始めてみましょう。
1. 研究する
厳密なガイドブックに従う必要はありませんが、実績のあるアジャイルプロジェクトのプロセスに従うことで、最高の結果を得ることができます。最近のブログで、アジャイル計画の基本、ベストプラクティス、プロジェクトの概要を示すテンプレートなどを紹介しています。これらの記事は、新しいプロジェクト計画を決定するのに最適な方法です。
使用するプロセスは業界によって異なりますので、他の人の経験を参考にして自分のプロジェクトを進めてください。
2. 見積もりと報告の本当の価値を見出だす
プロジェクト計画には、詳細ではなく、必要なプロセス、期限、および従うべきリソースの見積もりが含まれます。イテレーションを重ねるごとに、チームの能力とスピードがわかってきます。この情報をもとに、今後のスプリントを調整し、後のプロジェクトでの見積もりを改善することができます。
また、プロジェクト中に収集したデータは必ず記録しておきましょう。これらの数字は、あなたが担当する他のすべてのプロジェクトにおいて、十分な情報に基づいた決定と調整を行うのに役立ちます。
3. プロジェクトをスプリントに分ける
アジャイルプロジェクトマネジメントの最も特徴的な手法であるイテレーションは、今後のプロジェクトのすべてを決定づけます。この短いサイクルにより、チームは品質とスピードに集中することができ、製品の素晴らしさを犠牲にすることなく、より速く進行することができます。また、プロジェクトのすべての段階でお客様にご協力いただくことができます。アジャイル手法を用いることで、成功率が高まり、お客様に満足していただける製品を提供することができます。
しかし、それぞれのサイクルは成果物で終わるため、業界によって使用されるイテレーションは大きく異なります。例えば、ビルを建てる場合、建物の一部を作るだけで、残りの部分がどのようになるのかを知ることはできません。しかし、建築のすべての段階でクライアントを巻き込むことができます。アジャイルの原則を導入することで、プロジェクト終了時の問題やプロジェクト途中での保留を避けることができます。
このプロセスは、アジャイルなイベント企画プロジェクトとは異なるように見えるかもしれませんが、アジャイルなプロジェクト方法論と原則から恩恵を受けることができます。
4. フィードバックを大切にする
フィードバックを利用して改善することは、すべてのプロジェクトや業界に共通しています。あなたのチームと顧客の両方が、次のイテレーションでプロセスを改良するための貴重な考察を共有する必要があります。すべての仕事において改善を優先させれば、どんなプロジェクトでも成功するチームとプロセスを形成することができます。
