著者：エミリー・フィンレー
アジャイル計画は、ここ数年で人気を集めているビジネスコンセプトです。昨年発表された第14回年次アジャイルレポートでは、回答者の90％が、企業内で何らかの形のアジャイルプロセスを使用していると答えています。
アジャイル計画はソフトウェア開発に関連していることが多いものの、あらゆるタイプのプロジェクトに適用できます。メリットとしては、予期せぬ変化への迅速な適応性、顧客満足度の向上、納期の短縮、チームの士気の向上、プロジェクトの可視性の向上などが挙げられます。
刻々と変化する私たちの世界では、敏捷性は競合他社ができない課題を克服するのに役立ちます。このガイドでは、アジャイル計画と、それが組織にどのように機能するかを紹介し、一度に一つのアジャイルプロジェクトで改善していきます。
アジャイル計画の定義とは？
アジャイル計画は、全体としてではなく、より小さな単位での作業に焦点を当てることで、典型的なビジネスプロセスを変えています。この方法では、想定ではなく見積もりを使用し、プロジェクト全体に柔軟性と顧客主導の改善を加えられます。
アジャイル計画の定義をもう少し明確にするために、例えを使ってみましょう。
従来のプロジェクト計画はマラソンと考えることができます。スタートラインに近づく前に、どのようなルートで進むか、必要なリソースは何か、最終目標は何かを事前に決めておくことに多くの時間を費やします。
スタートしたら、プランに沿って、関連するすべての要素を完了させます。マイルストーンからマイルストーンまで、すべてのステップが計画されています。ゴールライン（締め切り）では、合計で結果を発表します。その時だけ、あなたのパフォーマンスを評価し、調整や改善のためにフィードバックを使用します。
一方、アジャイル計画は、多くの短距離走者で構成されたレースに似ています。プロジェクトを小さなセグメントに分けて完了させ、計画を評価し、調整しながら進めていきます。難しいマイルストーンをスケジュールするのではなく、計画は見積もりの上に構築されます。これにより、データとフィードバックを利用しながら、常に微調整を行い、最高の結果を得ることができます。
アジャイル計画の主要原則
敏捷性を計画することは、単に小刻みに作業するだけではありません。以下のセクションで学ぶように、アジャイル計画は柔軟性があるが意図的です。プロジェクトを厳密に正確に計画しているわけではないかもしれませんが、仕事を定義する意図的なプロセスを開発しているのです。
1. 計画を反復的にする
アジャイル計画の最も重要な特徴の一つは反復です。従来の方法が、下流に進む一連のステップとして捉えられているとすれば、アジャイルプロセスは無期限に続くサイクルです。それぞれのプロジェクトは、次の反復に移る前に、プロジェクトの一部が完成してクライアントに届けられた時点で「終了」しなければなりません。
すべてのプロジェクトの距離は同じ一定の長さで、同じプロセスに従うべきです。とはいえ、これらのプロセスを改善しながら進めていく必要があるので、短距離走者ごとに少しずつ違って見えてきます。チームが自分たちの能力の可能性と限界を知ることで、反復作業が研ぎ澄まされていきます。どのプロジェクトも全く同じではないので、新しいサイクルを繰り返すたびに、チームに改善すべき点を与えてください。
2. 見積もりをしても詳細不要
新しいプロジェクトに構造化されたアプローチを適用すると、しばしば問題が発生します。何を期待していいかわからないので、プロジェクトのニーズが硬直した構造に収まらないことがあります。
アジャイル手法では、物事をできるだけ曖昧にしておくことで、この問題を回避します。あなたは、クライアントが望む結果を推定された時間の範囲内で提供することを約束します。しかし、仕事や成果物の具体的な内容に関しては、詳細がないことが鍵となります。これは、あなたのチームに、プロジェクトが要求するように働くための自由を与えるのではなく、事前に概説された手順を満たすためにしようとするよりも。
3. チームを誘導
プロジェクト計画だけが構造がないだけではありません。チームには、最高の結果を出すための最善の方法を一緒に考える自由も必要です。これは、経営陣ではなくチームにプロジェクト計画の見積もりをさせることを意味します。
また、従業員の稼働率よりもワークフローを優先させることも意味します。各短距離走者は、他の作業者よりも一部の作業者に重くのしかかってくるかもしれません。しかし、それでいいのです。全員が常に作業していることを確認するのではなく、今やっている作業に集中することで、結果の完全性と品質を高めることができます。
4. フィードバックを頼りにする
柔軟性があるということは、情報がないということではありません。先に述べたように、プロジェクトのすべての反復は、次の周回を改善するためにフィードバックを使用する必要があります。チームは、遭遇した障害や遅延について話し合うべきです。これらの課題を解決することで、チームは自分たちの弱点を理解し、強化することができ、次の成果物を改善することができます。
さらに重要なことは、すべての短距離走者は、クライアントからの詳細なフィードバックで終わるべきです。これらの反復作業のポイントは、プロジェクト全体のごく一部を定期的に制作することであることを忘れないでください。クライアントに成果物を送ったら、クライアントからのフィードバックがあるまで次のサイクルを開始するのを待ちましょう。
これにより、あなたのプロジェクトは大きく2つの点で革命的なものになるでしょう。
明確なプロジェクトの方向性
最終製品を送ったら多くの問題がある結果になったプロジェクトに携わったことはないでしょうか？その場合は、もう一度戻って、要求された変更を加えなければなりません。このような違いがプロジェクトの他の部分にも影響を及ぼし、作業が増えることがよくあります。プロジェクトは長引き、チームのフラストレーションはたまり、「なぜ今まで教えてくれなかったのか」と思わずにはいられないでしょう。
アジャイルプロジェクト計画では、クライアントが事前に教えてくれます。このようにして、作業の残りの部分に影響を及ぼす前に、問題を発見することができます。何かが正しく見えなかったり、うまくいかなかったりした場合は、すぐに改善することができます。最初からクライアントの満足度を確保しながら、時間、エネルギー、コストを節約することができます。
クライアントの価値向上
クライアントに価値を提供することは、すべてのプロジェクトを成功させるための目標です。しかし、多くの場合、クライアントはその価値がどのようなものなのかを知らず、何が必要なのかのアイディアしか持ち合わせていません。複数回の反復作業を行うことで、クライアントはプロジェクトに何を求めているのか、どのようにしてそれを実現できるのかを理解することができます。
さらに、最終的なフィードバックの範囲も限定されます。クライアントはすでにプロジェクトの大部分を承認しているため、変更は軽微で管理しやすいものになります。予定していた納期の範囲内でプロジェクトを終了し、次のプロジェクトに移ることができます。
プロジェクト管理のためのアジャイルな計画と見積もりのメリット
アジャイル手法を正しく使用すると、チームの結束力が向上し、顧客満足度が向上し、より短い時間でより多くのことを行うことができます。プロジェクトの種類、規模、範囲に関わらず、その利点は計り知れないものがあります。
1. データ駆動型の意思決定
同じプロセスを使用するメリットの一つは、そこから得られるデータです。反復を繰り返しながら、各ステップを追跡して測定しましょう。アジャイル計画では見積もりを使用するので、現実的な仮定をするためにメトリクスを使用することが重要です。あなたが追跡できる情報には、以下のものがあります。
- 各サイクルの長さ
- チームがプロジェクトを完了するまでにかかる時間
- 課題克服に必要な時間と成功
- あなたのチームが一定時間内にどれだけのことを達成できるか
過去の実績を把握すればするほど、プロセスや見積もりの精度が上がります。共通の問題を追跡し、見つけた解決策をメモしておくことができます。誰かが作業の一部に苦戦している場合は、他の人にタスクを割り当てることができます。また、チームメンバーのことを知ることで、どのようにサポートするのがベストなのかがわかり、チームメンバーの成長を支援する機会を得ることができます。意思決定やプロセスがデータ駆動型であればあるほど、チームはより効果的に活動することができます。
2. 連携の強化
アジャイル計画と見積もりプロセスは、あなたのチームに重く圧し掛かります。各短距離走者が成功するかどうかは、最良の方法で仕事を完了させるために協力して仕事をする能力にかかっています。柔軟性のある環境を作ることで、従業員は自分のベストを尽くすように仕事をする自由を得ることができます。無関係な管理者のプレッシャーがなければ、彼らが行うすべての作業は、あなたが一緒に作成したプロセスによって推進されます。誰もが自分の強みを発揮する機会とリソースを持つことができます。成果とコラボレーションが向上すれば、社員の士気も高まります。
3. リスクを下げる
前にも述べたように、適応性はアジャイル計画の優れた点の一つです。クライアントが要件を変更した場合、その変更を行うためのコストと労力は、一般的なプロジェクトプロセスよりもはるかに低くなります。プロセスのすべてのステップに品質を組み込むことで、プロジェクトの最後に行うべき調整が少なくて済むようになります。これにより、納期内に収まる可能性が高まります。また、実際の日付ではなく時間の範囲を指定しているので、最終的な作業を急ぐ必要はありません。
アジャイル計画とは、予期せぬことに備えることを意味し、それが起こらないと仮定するのではありません。発生したすべての課題に対応できる余裕があれば、手を抜くことなく問題を解決することができます。あなたは、優れたオンタイムの仕事でクライアントを満足させることができ、プロジェクトの失敗のリスクを冒すことはありません。あなたの優れた評価は高まり、チームは幸せな状態を維持し、最高の結果を出す能力を向上させることができます。
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この記事は、Agile planning: a detailed primer for beginners | JANUARY 19, 2021 を翻訳したものです。
