プロジェクト計画を成功させる 6 つのステップ

著者:リーン・アームストロング

単独で作業する場合でも、チームの一員として作業する場合でも、プロジェクトをコンセプトから完了まで進めるためには適切な計画が必要です。プロジェクト計画は、プロジェクト管理のライフサイクルにおいて最も重要な段階であるだけでなく、機械に注油が必要なようにプロジェクトを実行するうえで重要です。

合意がとれたプロジェクト計画の手順に従うことで、時間通りに、予算内で目標を達成し、途中で頭を悩ますことのないようにすることができます。プロジェクト計画の成功に向けて手順を図示できる準備が整ったら計画を進めていきましょう。

プロジェクト計画を使用する理由

この段階に入る前に、この投資の成功にプロジェクト計画がどれほど重要であるかを確認する必要があります。プロジェクト計画とプロジェクト憲章を使用して目標を明確にし構築すると、次のことが容易になります。

• 最も効率的で費用対効果の高い行動コースを明らかにする
• 現実的なマイルストーンと期限を策定する
• 成功した場合の結果の定義

具体的な活動はプロジェクトの規模と目的によって異なりますが、プロジェクト計画はプロジェクト開始から終了までの詳細を基本的なステップに基づいて整理します。

要件未定義と脱線に苦しむ可能性が最も高いプロジェクトは確固とした計画を欠いていることを覚えておいてください。

プロジェクトを円滑に実行するには、自分とチームが達成する必要があるもの、使用するプロセス、そして皆をまとめる計画を必要な時間をかけ正確に整理する必要があります。

6 つの基本的なプロジェクト計画ステップ

すべてのプロジェクト計画の最終的な結果物は、プロジェクト計画と呼ばれるドキュメントです。この計画には、目標達成に必要なすべてのタスクとワークフローが含まれているだけでなく、子会社の計画も含め、予算作成から品質管理に至るまで含まれます。

成功に向けて計画を立てるには、まず、マネージャ、プロジェクト出資者、または主要な関係者と会って、次の手順を実行します。

• プロジェクトの全体的な範囲
• 提供する予定の具体的な成果物

これらを事前に明確にすることは、プロジェクトの作業分解構造をする前に最も重要です。納得できるものができたら、次の基本的なプロジェクト計画に進むことができます。

1. スケジュールの作成

すべての関係者を順調に進めるには、プロジェクト スケジュールを作成する必要があります。

• 合意された目標に優先順位をつける
• 各タスクを達成するために必要なタスクを順番に一覧表示する
• これらのタスクをサブタスクと期限に分割する

ヒント:プロジェクトに関連するすべての情報をそのままにして最新の状態に保ち、誰もがアクセスできる最善の方法のひとつとして、MindManagerのような強力な計画ツールの助けを借りることができます

2. リソースの列挙

プロジェクトリソースを事前に特定して確保することは、納期を守るために不可欠です。これらのリソースには、次のものが含まれます。

• 特殊な材料、機器、またはナレッジ資産
• 特定の場所 (会社の会議室など)
• 資金調達
• 熟練した人材

各プロジェクト タスクにチーム メンバーやリソースを割り当てることを目的とします。

ヒント: 協力会社、サプライヤ、または請負業者から社内で利用できないリソースを調達するための別のプランが必要な場合があります。

3. 予算作成

プロジェクトに関連付けられているすべてのリソース (人工とそれ以外) には、コストがかかる場合があります。予算はこれらの金額を詳細に分解し、プロジェクトの完了までそれらを予測する必要があります。

4. 品質計画

目標に対してプロジェクトの進捗を常に把握できるように、品質基準と目標を設定することが重要です。メトリックを使い主要な成果物を追跡およびランク付けし、各成果物に対して管理完了することを検討します。

ヒント: 時間にクリティカルなタスクの状態を簡単に表示、更新、および修正できるプロジェクト管理ソフトウェアを必要に応じて利用できます。

5. リスク管理

チーム メンバーが病気になる可能性が最大の脅威であったとしても、リスクのないプロジェクトはほとんどありません。潜在的な障害を評価し、それらを相殺するための危機管理戦略を提供するために、リスク管理計画を立てるようにしてください。

6. 計画のコミュニケーション

チーム メンバーをループに入れ、経営陣と関係者が進捗状況を最新の状態に保つコミュニケーション戦略を設計する必要があります。プロジェクト計画を詳細に書き下せたら、その計画を関係者全員に提示して、見落としがないか確認し、計画を実行する前に変更を承認できるようにします。

個人およびチームのプロジェクト計画例

優れた計画は、すべてのツール、システム、リソースを配置することでできあがるもので、プロジェクトがどんなに単純でも複雑でも、大きな成果をもたらします。

ここでは、プロジェクト計画が非常に価値のある理由を示すプロジェクト計画の例をいくつか挙げてみます。

例 1 – レッスンまたはコースの計画

情報過多はレッスンや教育プロジェクトを計画している人にとって課題です。フルタイムの教師またはパートタイムの講師のどちらであっても、プロジェクトの計画プロセスを使用して次のことができます。

• レッスンプランのトピックを関連する主題に分割
• 情報とリソースを操作し構造化された教育計画に
• 講義ノート、研究記事、授業スケジュールなどを含むリンクやファイルの埋め込み

マインド マップ作成 プロジェクト ソフトウェアは、学生や同僚と簡単に共有できる方法で情報を整理、整理、表示するための優れた方法です。

例 2 – ブックまたは Web コンテンツの作成

書籍、マニュアル、オンラインコンテンツを通じてアイディア、知識、専門知識を収集して伝えることは時間がかかります。最悪の場合、締め切りに間に合わない可能性もあります。

計画はあらゆる記述作業で最も重要な要素でプロジェクトを軌道に乗せる唯一の方法です。プロジェクト計画では、アイディアを視覚的に取り込むことができるため、次のことができます。

• 優先順位をつける
• 構造化する
• 特定のタスクやタイムラインに変換する

また、書籍のプロジェクト計画を作成すると、提出日に関連付けられたタイムラインを埋め込みながら、期限に対する進捗状況を簡単に表示および測定できるようにして、リスクを相殺することができます。

例 3 – 採用または新人研修プロジェクト

採用プロジェクトが始まる前に、上層部から一般社員まで意識をあわせておくと、成果物を満たすために必要な時間とリソースを得る可能性が高くなります。

採用または新人研修プロセスの開発は、次の場合などに最適です。

• ステップバイステップの手順として文書化されていること
• 関連資料は一ヶ所に保管され、関係者全員がアクセス可能なこと

これを実現するために、最も成功した新人研修ではマインド マップを使用してプロジェクト計画を通知しています。これにより、個々のチーム メンバーの同期が保たれ、生産性に不可欠なチームの調整が促進されます。

例 4 – 新しいマーケティング・イニシアチブの推進

今日のデータ駆動型の環境では、情報収集に忙しくそれを適用する時間があるとは限りません。幸い成功指標は適切なプロジェクト計画の不可欠な部分です。

基本的なプロジェクト計画手順に従うことで、あなたとあなたのチームは販売業務を割り当てたり、目標に対する効果を測定するために広告リソースを作成したりするという忙しさに巻き込まれないようにすることができます。

柔軟なプロセスベースのソフトウェアを活用することで、コンバージョン率、ROI、ファネル分析などのKPI をマーケティングプロジェクト計画に簡単に組み込めます。

プロジェクトの規模、範囲、性質に関係なく、計画プロセスを急ぐ衝動には抵抗することをお勧めします。

やる価値のあるほとんどのことと同様、建設的なプロジェクト計画を作成するには時間がかかります。また、動的プロセスの一部でもあります。計画はプロジェクトを制限するものではなく、プロジェクトを導くものです。したがって、プロジェクト計画プロセスを進める際に、定期的に変更を確認、変更、承認を得られるように準備してください。

この記事は、6 steps to a successful project planning process を翻訳したものです。