La plupart des gestionnaires de projets seront d’accord pour dire que l’un des plus grands défis auxquels ils sont confrontés dans leur travail réside dans le traitement et la gestion des gros volumes d’informations. La surcharge de données est un vrai problème pour de nombreuses entreprises, qui touche de nombreux postes au sein d’une organisation.
Dans le contexte de la gestion de projets, la surcharge d’informations peut se traduire par un grand nombre de mesures et de variables susceptibles de freiner la progression ou de rendre très difficile la prise de décisions. Plus le volume des données est important, plus il y a d’options à prendre en compte et plus il est difficile d’avoir confiance dans ses décisions.
Heureusement, des outils, comme MindManager, existent et peuvent permettre aux gestionnaires de projets de surmonter cette difficulté, en leur donnant la possibilité d’identifier plus clairement les bons choix à faire. Une méthode ne cesse de gagner en popularité dans ce domaine, à savoir la visualisation dynamique des données de gestion de projets.
En quoi consiste la visualisation dynamique de la gestion des projets ?
La visualisation dynamique de la gestion des projets est une pratique qui consiste à intégrer des outils et des techniques de visualisation des données aux moyens de communication, de création de rapports et de gestion des tâches traditionnels. L’objectif est d’utiliser les meilleures techniques afin de représenter visuellement les données et de les intégrer au flux conventionnel de gestion des projets.
À titre d’exemple, les projets impliquent généralement des informations relatives aux ressources, aux coûts, aux délais et aux dépendances des tâches (pour ne donner que quelques exemples). Cela peut représenter un volume phénoménal d’informations si vous tentez de les stocker dans des feuilles de calcul ou des documents autonomes. Les outils visuels de gestion de projets, comme MindManager, vous permettent de recueillir toutes ces informations, de les stocker à un emplacement unique, de les organiser visuellement et de les exploiter afin d’affiner les connaissances et les orientations.
En quoi cette approche diffère-t-elle de la gestion traditionnelle des projets ?
Les gestionnaires de projets utilisent déjà de nombreuses approches visuelles différentes pour assurer le suivi des flux de travail. Voici quelques exemples de ces outils courants :
- les diagrammes de Gantt,
- les structures de répartition des tâches,
- les schémas de processus,
- les calendriers d’équipe,
- les organigrammes.
Ces outils fournissent un excellent point de départ. Cependant, pour exploiter pleinement les données de votre projet, des fonctions plus dynamiques et réactives sont nécessaires.
Tout d’abord, ces outils ne fournissent pas nécessairement une vision globale de l’état ou des performances liés à votre projet pendant son exécution. Cela est vrai, sauf si vous combinez ces outils à une fonctionnalité de liaison et de fusion de toutes les données fournies par toutes les sources et si vous avez la possibilité d’ajouter une mise en forme et des calculs automatiques, basés sur des règles, afin de présenter les causes et effets.
Ensuite, se pose le problème de la communication de l’état d’avancement de votre projet aux principales parties prenantes. Souvent, les documents, tels que ceux mentionnés ci-dessus, ne contiennent pas toutes les informations associées à un projet et il s’agit, généralement, de documents statiques. Par conséquent, le gestionnaire de projets doit toujours passer du temps à mesurer, manuellement, les indicateurs de performances (KPI), à collecter les données et à générer de longs rapports d’état du projet afin de communiquer ses résultats et son avancement.
Aujourd’hui, les gestionnaires de projets n’ont pas le temps d’établir de tels rapports et ils doivent prendre rapidement des décisions à partir des données et faits disponibles. C’est ici que la visualisation dynamique de la gestion des projets peut aider.
Quels sont les avantages de la visualisation dynamique de vos projets ?
La visualisation dynamique de la gestion des projets vise à présenter vos informations sous la forme la plus simple et complète possible. Elle permet de fournir un aperçu global des données de votre projet facile à utiliser, qui change et s’adapte en fonction de son avancement. Grâce à elle, vous gagnez du temps et disposez instantanément des informations pertinentes pendant tout le déroulement du projet, ce que les techniques traditionnelles ne sont pas en mesure de vous offrir.
Les principaux avantages de la visualisation dynamique de la gestion des projets, incluent donc, notamment :
- Gains de temps
- Simplification et centralisation des données de vos projets
- Présentation des causes et effets en cas de changement des variables
- Prise de décisions informée et opportune
- Identification et traitement prioritaire des tâches les plus importantes
- Visualisation et prise en compte des risques éventuels avant leur survenue
- Communication des mesures et suivi en temps réel de la progression
N’importe quel gestionnaire de projets vous dira que l’une des plus grandes difficultés de son poste consiste à gérer et à s’adapter à toutes les variables changeantes d’un projet. En visualisant les activités de gestion de projets et en les centralisant sur une même plate-forme utilisée par tous les membres de l’équipe, les gestionnaires de projets peuvent réduire cette pression.
Utilisation de MindManager pour visualiser la gestion de vos projets
MindManager fournit une grande variété de thèmes de gestion de projets afin de vous aider à démarrer la planification et l’exécution de votre prochain projet. Ces thèmes incluent des modèles traditionnels de gestion de projets, que nous examinerons un peu plus loin, à savoir :
- Chartes de projets
- Tableaux de bord de projets
- Plans de projets
- Chronologies de projets
- Rapport d’état de projets
- et plus encore !
Considérés individuellement, ces modèles permettent de disposer d’un bon point de départ, notamment pour les gestionnaires de projets qui souhaitent organiser et assurer le suivi de leurs flux de travail. Utilisés conjointement à certaines fonctions plus puissantes de MindManager, ces thèmes peuvent devenir une véritable plate-forme de visualisation dynamique de gestion de projets.
Voici un bref aperçu des capacités de MindManager que vous pouvez utiliser pour disposer d’une vision dynamique de vos projets.
- Les utilisateurs peuvent élaborer leur plan de projet à l’aide de l’interface de MindManager, puis intégrer à la map toutes les données pertinentes fournies par les différentes sources.
- MindManager permet d’ajouter des liens d’accès à des pages Web, des fichiers locaux, des documents SharePoint, des messages électroniques, etc. afin de regrouper toutes les données d’un projet.
- Il est possible d’ajouter des notes et des images aux éléments de projet afin de fournir davantage de contexte.
- Le programme autorise l’ajout de ressources, de délais, de dépendances et de durée de tâches, ainsi que des marqueurs de progression afin d’affecter les tâches et de suivre les travaux en cours.
- Il est également possible d’ajouter des coûts et des calculs pour suivre les dépenses et identifier un éventuel changement de la portée du projet.
- Les utilisateurs peuvent créer des règles de mise en forme conditionnelle grâce à la fonction SmartRules™ afin de représenter visuellement l’effet des changements sur le flux de leur projet. Ces règles peuvent, par exemple, changer la couleur de certains éléments du projet et les afficher en rouge pour signaler un risque ou un retard par rapport au délai, afin de réaffecter automatiquement les ressources ou encore ajouter des balises personnalisées en cas de non-respect des exigences.
- Les utilisateurs ont ainsi la possibilité de baliser et filtrer différents éléments du projet afin de se concentrer sur les informations les plus pertinentes à tout moment.
Après avoir examiné la façon dont les fonctions de visualisation des données de MindManager peuvent vous aider à appliquer une gestion dynamique à vos projets, voyons certains des modèles prédéfinis que vous pouvez utiliser pour démarrer.
Charte du projet
Ce modèle fournit une structure de map simple de type Charte de projet pour vous aider à organiser vos réunions de lancement de projet et recueillir toutes les informations pertinentes à cette occasion. Vous pouvez y intégrer des informations relatives au projet et affecter des informations sur les tâches après la réunion de lancement pour commencer à élaborer votre map dynamique de projet.
Tableau de bord de projet
Le modèle Tableau de bord de projet peut servir de source unique et fiable pour connaître l’état de votre projet. Il comprend une fonction de base de suivi et de calcul des coûts, mais peut aussi être facilement développé afin d’inclure toutes les informations dont vous avez besoin. Créer une mise en forme conditionnelle et relier les données du projet permettra d’élaborer une présentation plus détaillée de votre projet, que vous pouvez utiliser comme plate-forme de suivi pour guider vos décisions.
Calendrier du projet
Le Calendrier du projet est un excellent outil qui permet de centraliser les informations passées et futures d’un projet afin de pouvoir facilement communiquer aux différentes parties prenantes les données pertinentes s’y rapportant. Ce modèle permet d’ajouter des informations de présentation et d’utiliser les indicateurs de mesure des tableaux de bord de projets précédents de façon à disposer d’un historique dynamique de vos projets.
Il ne s’agit que de trois exemples de base des modèles de gestion visuelle de projets que vous pouvez utiliser dans MindManager.
En plus, et probablement plus intéressant, les gestionnaires de projets expérimentés peuvent élaborer leurs maps dynamiques de bout en bout. Ils ont ainsi la possibilité créer la structure de leur choix et d’ajouter autant de couches d’automatisation que nécessaire afin de visualiser et d’utiliser les données de projet de façon dynamique.
Vous souhaitez essayer MindManager pour disposer d’une visualisation dynamique de la gestion des projets ?
Si vous ne connaissez pas encore MindManager et si vous voulez découvrir comment il pourrait vous aider dans les activités liées à la gestion de vos projets, vous serez peut-être intéressé par un essai gratuit de 30 jours.
Cliquez ici pour démarrer !