Dans cette série d’articles de blog, les membres de l’équipe MindManager décrivent leur utilisation du logiciel dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes. Brendan McConnell, représentant marketing itinérant, Alexandra Yndo, responsable Marketing B2B et Sheila Lothian, responsable marketing produit nous ont déjà parlé des fonctions de MindManager qu’ils affectionnent tout particulièrement.
Aujourd’hui, c’est à moi, Jessica Matis, de vous décrire mon utilisation du logiciel. Stagiaire de l’équipe de marketing itinérante chez MindManager, j’apporte mon aide à mes collègues dans leur travail quotidien, notamment pour organiser et apporter ma contribution aux événements, aux webinaires, aux pages Web et aux articles de blog.
Heureusement, MindManager m’aide à suivre toutes ces activités et à travailler le mieux possible.
Quelle est la fonctionnalité de MindManager que vous préférez ?
J’apprécie vraiment de pouvoir définir les informations associées aux tâches de chaque sujet. Il s’agit non seulement de l’état des tâches, mais également de leur priorité, de leurs dates de début et de fin, de leur durée et du travail qu’elles impliquent, sans oublier les ressources associées. La possibilité de regrouper toutes les informations des tâches pour un sujet donné constitue un réel avantage.
Pour quelle(s) raison(s) s’agit-il de votre fonctionnalité favorite ?
Quel que soit le projet sur lequel je dois travailler, les fonctions liées aux informations des tâches me garantissent de n’oublier aucune information, et cela est très appréciable. Les balises de priorité, numérotées de 1 à 5, indiquent l’importance d’une tâche par rapport aux autres. L’état des tâches indique de façon visible ce qui doit être fait et si la tâche n’a pas du tout été exécutée, si elle est à moitié exécutée ou complètement terminée. Les dates de début et de fin m’informent du moment auquel je dois avoir terminé une tâche. De plus, la possibilité de regrouper toutes les informations des tâches pour un sujet donné m’aide vraiment beaucoup. Ainsi, je dispose d’un plus grand projet composé de plusieurs tâches de taille réduite. Marquer une tâche comme étant terminée me procure une grande satisfaction, tout en m’informant sur l’avancement global d’un projet.
Mais, surtout, je peux parfaitement compléter mes fonctions favorites grâce aux SmartRulesTM. Grâce à cette fonction, j’ai pu créer une règle qui affiche en rouge toutes les tâches inachevées. Ainsi, cette règle me permet de ne rien oublier d’important et de pouvoir m’en assurer en un seul coup d’œil.
En outre, si je veux afficher les sujets par priorité, il me suffit de passer de la vue de map à la vue Icônes. Dans cette vue, je peux également déplacer des sujets individuels pour changer leur priorité.
Quel exemple d’utilisation de cette fonctionnalité pouvez-vous donner ?
Lorsqu’une nouvelle tâche m’est affectée, je l’ajoute sur ma map de tâches à exécuter avec toutes les informations associées. Au même moment, j’évalue l’importance et l’urgence de la tâche par rapport aux autres.
Par exemple, imaginons que j’aide à organiser la tenue d’un atelier. Lors de la planification d’un événement, plusieurs éléments doivent être pris en considération. Il faut réserver la salle ou le local prévu pour l’événement, créer et regrouper tous les supports nécessaires, etc. C’est pour cela que j’utilise des branches supplémentaires qui me servent à ajouter des activités individuelles. Si une tâche est associée à une date d’échéance et à une priorité élevée, je l’inclus dans ma map. Je note aussi si une tâche est particulièrement chronophage. Parfois, je dois collaborer avec un collègue pour exécuter une tâche, en discuter avec lui ou simplement lui transférer. Dans ce cas, j’ajoute le nom de ce collègue sous les ressources. Il est important pour moi que la case de regroupement des informations de tâche soit cochée pour le sujet le plus important, car cela me permet de visualiser la quantité de travail accompli.
Comment pensez-vous que d’autres personnes occupant les mêmes fonctions que vous pourraient bénéficier de cette fonctionnalité ?
Je suis convaincue que tout le monde peut bénéficier de la définition et de la visualisation des informations liées à ses tâches. Le gestionnaire de projets, les stagiaires ou les étudiants doivent tous s’organiser et conserver une trace de leur travail. Par ailleurs, il est possible d’ajuster les SmartRules et les différentes vues afin de les adapter à une grande variété d’activités pour répondre aux besoins spécifiques d’une tâche ou d’un projet donné.
Du fait de ces seules fonctions, je vais continuer à utiliser MindManager à des fins d’apprentissage et pour les projets sur lesquels j’aurai à travailler dans le cadre de mes études, une fois mon stage terminé.
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