Comme cela a été mentionné dans notre dernier article consacré à un entretien avec un client, ces derniers temps, il est beaucoup question de l’augmentation de la productivité et de l’amélioration des processus. Dans la dernière publication, nous nous sommes entretenus avec Andy Makar, directeur informatique passionné par les concepts d’agilité et fervent utilisateur de MindManager et avons découvert comment il a réussi à augmenter la productivité de son équipe grâce au mind mapping. Cette semaine, nous vous proposons d’entendre ce que Wojciech Korsak a à nous dire.
Wojciech bénéficie d’une expérience de 10 ans en tant qu’expert consultant et formateur pour différents projets et auprès de grandes entreprises. Auparavant, il avait travaillé quatre ans en tant qu’analyste dans de grandes multinationales des secteurs financier, pharmaceutique et de la production. Wojciech est un expert dans le domaine du mappage des informations, de la communication à l’aide de tableaux de bord interactifs, de l’analyse, du développement personnel et des équipes et de l’utilisation d’outils de communication visuelle. Il a, par ailleurs, publié un ouvrage intitulé « Visualization of Information in Business », ainsi que de nombreux guides et e-book gratuits consacrés aux communications visuelles et au mind mapping. En 2008, il s’est vu remettre le prix du Partenaire Mindjet le plus innovant pour la Pologne.
Voici les réponses que Wojciech nous a fournies :
Q : Selon vous, qu’est-ce qui fait d’un logiciel de mind mapping un outil idéal pour créer des tableaux de bord personnels ?
Wojciech : La réponse est la simplicité. Un logiciel de mind mapping est très facile à utiliser, ce qui donne une bonne occasion de commencer une gestion basée sur des mind maps sans avoir à faire face à une longue courbe d’apprentissage. La plupart des personnes arrivent à l’utiliser intuitivement.
Pourquoi créer des tableaux de bord personnels ? Selon moi, c’est le meilleur moyen pour disposer d’une vision GLOBALE et de la structure de tous les détails et des relations liés à votre travail. Vous décidez comment vous souhaitez gérer votre travail, puis vous créez une structure de mind map pour l’étayer. Vous créez la structure de la map, ce qui en fait VOTRE tableau de bord, spécifiquement adapté à vos besoins particuliers. C’est très efficace !
Q : Que contient donc votre mind map tableau de bord ? Pouvez-vous nous en donner une idée globale ?
Wojciech : Je commence par créer les rubriques principales (par exemple, comptabilité, marketing, création de rapports, etc). Je développe ensuite les sous-rubriques. J’utilise MindManager, ce qui me permet de pouvoir modifier et améliorer les rubriques et m’aide à gérer les tâches et les processus, notamment :
- les alertes,
- les fonctions cumulatives pour connaître le chemin complet de la tâche et ses relations,
- les informations sur les tâches avec les ressources,
- les balises pour marquer des éléments spécifiques,
- les icônes, qui me permettent de filtrer le contenu de mon tableau de bord et
- les calculs internes pour les questions financières.
Je trouve que ça vaut la peine de prendre le temps d’ajouter des informations de contexte, comme des balises et des icônes, aux rubriques de ma map tableau de bord. Cela m’aide à retrouver plus vite les informations. J’utilise des notes pour enregistrer des informations supplémentaires que je peux lire quand j’en ai besoin, mais sinon, elles sont rangées, hors de vue (comme les éléments et étapes du processus pour finaliser les tâches).
Q : Quel type d’impact a l’utilisation d’une map tableau de bord sur votre productivité ?
Wojciech : Pour moi, la solution consiste à organiser de brèves sessions de questions/réponses avec votre map tableau de bord. Si je dois répondre à des questions sur un projet et que j’ai inclus toutes les informations importantes s’y rapportant dans ma map, elles se trouvent probablement dans la rubrique des améliorations, telles que les maps liées, les pièces jointes et les liens hypertexte. Lorsque j’utilise une map tableau de bord, il y a moins de situations où je me vois dans l’obligation de répondre « Je ne sais pas » aux questions posées. Toutes les informations dont j’ai besoin restent à portée de main.
Q : Dans quelle mesure votre tableau de bord vous aide-t-il à vous concentrer sur les points importants de votre travail et de votre vie ?
Wojciech : Je débute chaque journée de travail avec ma map tableau de bord. Elle me montre les trajectoires des projets « stratégiques » en m’indiquant les tâches et les relations. À l’aide des balises (par exemple, les noms de villes), je suis en mesure de filtrer toutes les tâches en rapport avec une ville donnée. Si on me demande « Quel est l’état d’avancement de ce projet ? », je peux accéder à un ensemble de tâches structurées associées à des informations contextuelles (ressources, progression, dates, légendes et commentaires, documents liés) qui me fournit les réponses.
Q : Vous publiez un grand nombre de mind maps et de diagrammes sur Facebook. Comment les avez-vous organisés de façon à pouvoir les retrouver facilement ? Sont-ils liés à votre tableau de bord ?
Wojciech : Pour gérer mes exemples de map, je crée des liens hypertexte d’accès à des documents et dossiers spécifiques associés aux catégories de ma map tableau de bord. C’est très utile de préparer des « arborescences » de dossiers pour tous les garder sous contrôle.
Q : Votre tableau de bord est-il un document vivant ? Autrement dit, le mettez-vous fréquemment à jour en y intégrant de nouveaux fichiers et liens en fonction des projets sur lesquels vous travaillez ?
Wojciech : Oui, je mets à jour ma map tableau de bord chaque jour. Je modifie l’état des tâches, je gère les pièces jointes et les liens hypertexte de mes projets. Si je travaille sur un nouveau projet, j’ajoute sa structure à ma map tableau de bord, ainsi que la documentation spécifique et les liens d’accès aux dossiers clés pour que tout reste bien organisé.
Q : Votre tableau de bord contient-il des données dynamiques, telles que des plages de cellules de feuille de calcul ?
Wojciech : Oui, j’utilise très souvent cette option. Elle est très efficace. Je gère un très grand nom de feuilles de calcul, c’est pourquoi il est important que je puisse visualiser les informations clés sur ma map tableau de bord. MindManager me permet de lier des plages de cellules Excel spécifiques à ma map tableau de bord et ce, sans avoir à ouvrir aucun des feuilles de calcul. Je peux les rafraîchir dans MindManager et y rechercher également les données les plus récentes, ce qui est pratique. Si j’ai besoin de consulter les tables sources, j’ai la possibilité de les ouvrir dans Excel et d’y effectuer des tâches analytiques (par exemple, tableaux croisés dynamiques). Les plages de feuilles dans ma map sont liées au fichier source. J’utilise également des maps cumulatives pour afficher les sous-rubriques avec les plages de cellules de feuilles de calcul d’autres maps. Je pense qu’une map tableau de bord doit, dans la mesure du possible, contenir des données dynamiques.
Q : Quand vous discutez avec des clients du mind mapping, quelle proportion de la conversation est centrée sur les tableaux de bord ?
Wojciech : Cela dépend de la situation. Par exemple, cela arrive si un client souhaite utiliser des maps pour créer des structures simples ou pour gérer ses données de façon plus exhaustive. Si les personnes sont ouvertes aux idées nouvelles et sont prêtes à essayer un nouvel outil (comme l’idée de maps tableau de bord), il est plus facile de les conforter sur cette voie. Chacun gère son travail comme il l’entend et si une personne désire adopter l’idée de tableau de bord, elle peut utiliser le mind mapping comme outil de création de diagrammes.
Q : Quelles étapes recommandez-vous à vos clients pour la configuration de leur propre tableau de bord ?
Wojciech : En ce qui me concerne, j’y arrive mieux si je commence par tracer la structure de la map tableau de bord à l’aide d’un crayon et de papier. Je recommande également cette approche à mes clients. Cela m’aide à visualiser toutes les tâches à accomplir dans le monde « réel » et pas seulement dans un environnement logiciel abstrait. C’est un excellent moyen pour englober toutes les sources d’information, telles que les partenaires commerciaux, les types de documents, les équipes de projet, etc. Ensuite, il est plus facile de créer un tableau de bord à partir d’une structure arborescente de rubriques créatives. L’observation du modèle papier m’aide aussi à définir le type d’informations dont je souhaite disposer, comme les rubriques, les liens, les pièces jointes, les plages de cellules de feuilles de calcul ou les calculs internes.
Quand je consacre du temps à la première phase créative pour élaborer un modèle papier, il y a moins de situations dans lesquelles je dois me demande « Où dois-je placer cette rubrique dans la map ? ». Une fois mon tableau de bord créé, je visualise l’arborescence des sous-rubriques et j’ai en tête le modèle réalisé à la main, de sorte que je connais sa structure. Je trouve ainsi plus facilement les informations « cachées » dans les sous-rubriques des branches réduites.
Q : Y a-t-il des conseils que vous aimeriez partager concernant la création d’une mind map tableau de bord efficace ?
Wojciech : Je pense que l’option la plus puissante dans MindManager, c’est la fonction cumulative. Si on définit des tâches (dates, progression, priorité et ressources, balises, notes), il est possible d’afficher le chemin complet des tâches à accomplir : qui, quand, où et comment. Si on gère notre travail à l’aide d’un tableau de bord et qu’on l’ouvre chaque jour, on peut y indiquer notre avancement et ainsi rendre la map dynamique. Il est possible d’ajouter une option de synchronisation avec les éléments Microsoft Outlook et là, on dispose d’un outil vraiment puissant pour gérer notre travail avec des aperçus rapides.
Q : Quelles sont les pratiques à éviter lors de la création et de la gestion de mind maps tableau de bord ?
Wojciech : Je pense qu’il faut consacrer du temps à la planification du tableau de bord. Quel type de questions faut-il y mettre ? De quel type d’informations aurons-nous besoin pour gérer notre travail ? Il faut planifier des alertes dans la map, afin que MindManager nous aide au quotidien. Si on commence à créer des tableaux de bord en mode « urgent », il est possible de créer une mind map pour tout, mais elle sera difficile à utiliser. Si on crée la structure sans plan, il est possible qu’elle soit correcte pour aujourd’hui, mais qu’elle ne fonctionnera pas pour demain.
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