L’an passé, nous avons évoqué la façon dont les gestionnaires de projets utilisent MindManager au quotidien. Faciliter la gestion des projets est un sujet qui nous tient tous à cœur et dont nous adorons parler. Néanmoins, ce dont nous n’avons pas trop parlé, ce sont les concepts généraux qui constituent les bases de la gestion de projets.
Au cours des semaines et des mois à venir, j’évoquerai les principes de base de la gestion de projets, les étapes de la planification et de la gestion d’un projet, ainsi que des techniques spécifiques que vous pouvez utiliser dans votre travail quotidien.
Pour commencer, je vais revenir un peu en arrière et examiner les principes de base de la gestion de projets.
Qu’est-ce que la gestion de projets ?
Pour résumer, les bases de la gestion de projets impliquent la planification, l’organisation et le suivi d’un projet, ainsi que ses ressources de la conception à l’exécution, et ont pour objectif l’obtention d’un résultat spécifique pour l’entreprise.
Lorsque vous décidez de commencer à planifier un projet, vous réalisez qu’il y a beaucoup plus de variables et d’étapes à franchir que prévu pour atteindre votre objectif.
Ces variables importantes incluent notamment :
- Votre équipe et vos ressources
- Le champ d’application ou la portée détaillée du travail à accomplir
- Les calendriers et délais détaillés
- Les mesures de réussite et d’achèvement
- Les principales parties prenantes et principaux décideurs
- Les canaux de communication
Il s’agit seulement de quelques-unes des variables les plus importantes que les gestionnaires de projets doivent prendre en considération au début de chaque cycle de planification. Pour les projets plus importants, cette liste peut être plus complexe. Chacune de ces variables peut aussi changer et évoluer au cours de la durée de vie du projet, ce qui rend la gestion intelligente encore plus essentielle à la réussite du projet.
Avant d’examiner le rôle d’un gestionnaire de projets, revenons en arrière et voyons en quoi consiste un « projet ».
Les éléments de base d’un projet
Les projets ne sont essentiellement qu’un moyen permettant d’atteindre un objectif spécifique pour une entreprise. Ils consistent en un système de tâches et de ressources, œuvrant tous ensemble à l’obtention d’un résultat commun qui soutient l’orientation de votre entreprise.
Même si les projets varient naturellement en fonction des entreprises et des secteurs, tous doivent comporter quatre éléments principaux qui constituent les bases de la gestion de projets : la portée, les ressources, le temps et l’argent.
La portée
La portée d’un projet fait référence à sa taille, ses objectifs et aux exigences à satisfaire afin d’obtenir le résultat escompté. Cet élément est peut-être le plus important dans un projet pour le définir clairement avant de commencer à travailler. Les modifications de la portée d’un projet et le manque de clarté des objectifs peuvent contribuer à l’épuisement des ressources, au non-respect des délais et, pire encore, à l’échec complet du projet.
Les ressources
Cet élément désigne toutes les ressources humaines et matérielles à votre disposition pour atteindre votre objectif. Il peut s’agir d’employés, de travailleurs indépendants, d’outils, de logiciels, etc. Disposer d’une vision claire des ressources permet aux gestionnaires de projets de les utiliser de la façon la plus efficace possible afin d’atteindre les objectifs fixés.
Le temps
Cet élément englobe la durée totale d’un projet, de sa conception à son achèvement, ainsi que toutes les exigences de délai pour les tâches spécifiques. Disposer d’une répartition claire des tâches à effectuer, des délais d’exécution, des dépendances et de la « voie critique » à suivre pour exécuter le projet permet aux gestionnaires de projets d’administrer leurs ressources de façon intelligente et plus efficace.
L’argent
Vous devez parvenir à maîtriser le coût du projet et bien comprendre le bénéfice potentiel qu’il représente pour votre entreprise. L’exécution d’une simple analyse coût-bénéfice pour votre projet vous aidera à déterminer si sa portée est trop ou pas assez étendue ou même si le projet présente un véritable intérêt.
Pourquoi la gestion de projets est-elle importante ?
Les projets sont essentiels au succès d’une entreprise. C’est par eux qu’arrivent la croissance du chiffre d’affaires et de nouvelles opportunités commerciales. Suivant le type des projets, ils peuvent avoir un impact direct sur vos marges bénéficiaires, la satisfaction des clients et la mesure de la fidélisation tout en permettant d’ouvrir une voie, qui n’existait pas jusque-là, vers de nouveaux marchés.
Les projets sont les outils grâce auxquels tout peut se jouer et quand le gestionnaire de projets adéquat est en place, un résultat médiocre peut retourner la situation.
Le rôle du gestionnaire de projets
Après avoir défini les bases de la gestion de projets et son utilité, intéressons-nous au rôle du gestionnaire de projets dans le processus.
Les gestionnaires de projets sont principalement les gardiens des projets. Il leur incombe de faciliter la planification, l’exécution et le résultat d’un projet, mais aussi de gérer la portée, les ressources et les engagements dans le temps. Tout ce qui est susceptible d’impacter le plan du projet doit être communiqué au gestionnaire de projets, qui décidera ensuite ce qu’il faut faire.
Les principales responsabilités d’un gestionnaire de projets sont les suivantes :
- Communiquer avec toutes les parties prenantes afin de déterminer l’objectif majeur.
- Former une équipe qui sera la plus à même d’atteindre cet objectif.
- Élaborer le plan et la portée du projet avec son équipe et s’assurer de leur adhésion et de leur engagement.
- Gérer les performances de l’équipe et l’exécution des tâches du projet.
- Communiquer avec les membres de l’équipe et toutes les parties prenantes, y compris les rapports d’état et d’avancement, les risques, les changements de portée, les problèmes de signalement, etc.
- S’assurer de l’acceptation et de l’approbation des produits livrés par les parties concernées.
- S’assurer de la livraison du projet dans les limites du budget, du calendrier et de la portée définis lors de sa planification.
Cette liste n’est en rien exhaustive et elle ne constitue qu’une liste d’obligations pour une gestion de base des projets. Les gestionnaires de projets portent plusieurs casquettes et font tout ce qu’ils peuvent pour garantir que les objectifs du projet soient atteints.
Dans le prochain article, j’expliquerai plus en détail certaines des étapes et processus les plus courants de la gestion de projets.
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