Laissez-moi vous présenter un scénario dans lequel la plupart des gestionnaires de projets peuvent se retrouver.
Votre supérieur vous a confié la tâche de réunir une équipe de collègues en vue d’exécuter un nouveau projet essentiel et stratégique pour votre organisation. Ce projet peut tout changer pour votre entreprise, c’est pourquoi vous voulez qu’il se déroule bien. Vous avez bien formé une équipe, vous avez élaboré un plan détaillé du projet, obtenu l’adhésion de tous les membres de votre équipe et reçu l’approbation de votre supérieur. Mais, alors que vous entamez l’exécution du projet, les problèmes se succèdent : vous constatez un désalignement important de votre équipe, l’exécution du travail s’avère plus que difficile, des tâches sont totalement laissées de côté, voire oubliées, la portée du projet semble changer, pour ne citer que quelques-uns de vos problèmes. En dépit de tous les efforts fournis lors des étapes préliminaires de gestion du projet, vos performances en termes d’exécution ne sont pas à la hauteur des attentes.
Ce scénario vous semble familier ? Ou peut-être retrouvez-vous des similitudes avec une situation cauchemardesque que vous avez déjà connue ? Dans ce cas, la gestion de projets Kanban peut vous aider à remettre votre équipe sur la bonne voie.
En quoi consiste la gestion de projets Kanban ?
La méthode Kanban est un sujet d’actualité dans le domaine de la gestion de projets. Au point même, que nous avons récemment organisé un webinaire et publié un article de blog au sujet des principes Kanban. Vous y trouverez de nombreuses informations concernant les tenants et les aboutissants de l’application des techniques Kanban, c’est pourquoi je ne m’attarderai pas trop longtemps sur tous les détails. Je vais plutôt m’intéresser au lien qui existe entre la méthode Kanban et les concepts de base, ainsi que les étapes de la gestion de projets.
Ceci étant dit, voici une brève introduction à la gestion de projets Kanban. La méthode Kanban a été initialement créée par Toyota afin d’améliorer l’efficacité du processus de fabrication. Il s’agit d’une approche visuelle de la gestion de projets qui vise à mettre en correspondance le volume de travail en cours et la capacité d’une équipe et à concentrer d’abord les efforts sur les tâches les plus importantes. Les informations relatives aux tâches sont écrites sur des petites cartes Kanban, qui sont placées sur un tableau comportant des libellés de colonnes indiquant à quoi elles correspondent dans le flux de travail. À mesure que les tâches sont exécutées, les cartes sont déplacées du travail en suspens au travail en cours, puis au travail terminé. Ce processus peut être simple ou plus complexe, selon les besoins.
En général, cinq principaux principes Kanban s’appliquent à la gestion de projets :
- Visualisation de votre flux de travail
- Limitation du travail en cours
- Déplacement continu des tâches dans le flux de travail
- Mise en place de boucles de retour au sein de votre équipe
- Surveillance, adaptation et amélioration collective
En d’autres termes, en visualisant votre projet, en partageant en toute transparence et en faisant progresser vos tâches, tout en encourageant la collaboration, votre équipe est en mesure de faire avancer et évoluer ses processus à la volée afin d’atteindre d’atteindre l’objectif général.
Avantages de la gestion de projets Kanban
La gestion de projets Kanban peut être utilisée pour améliorer l’efficacité individuelle ou de l’équipe dans son ensemble.
Les principaux avantages de la gestion de projets basée sur les principes Kanban incluent notamment :
- Une plus grande flexibilité dans la phase de planification
- La production plus rapide et cohérente d’éléments livrables
- Une orientation plus précise et une exécution plus efficace
- Un flux de travail transparent
- L’identification plus simple des goulets d’étranglement
- Une collaboration facilitée entre les membres de l’équipe
- La réduction des temps d’arrêt entre les tâches pour garantir la régularité et la vitesse des flux de travail
- Des mesures visuelles concernant l’état des tâches, l’affectation des ressources, les risques et les problèmes
Le principal résultat que permet d’obtenir la méthode Kanban, c’est une représentation visuelle, facile à suivre, de votre projet. Elle permet à votre équipe de travailler plus vite, en se concentrant davantage et en étant mieux informée sur les problèmes éventuels.
À quel moment du cycle de la gestion de projets faut-il utiliser la méthode Kanban ?
Selon le Project Management Institute (PMI), 48 % des projets ne sont pas terminés dans les délais prévus, 43 % d’entre eux ne sont pas exécutés en respectant leur budget initial et 31 % n’atteignent pas leurs objectifs de départ ou l’intention de l’entreprise clairement décrite dans la charte du projet.
Étant donné ces chiffres, il est évident que de nombreuses entreprises rencontrent régulièrement des difficultés à un moment ou un autre du cycle de vie des projets. Fort heureusement, la méthode Kanban a été conçue pour faciliter l’identification et la résolution de ces problèmes.
Comme cela a été souligné dans un article de blog précédent, il existe cinq étapes communément suivies en matière de gestion de projets :
- Lancement du projet
- Planification du projet
- Exécution du projet
- Supervision du projet
- Clôture du projet
Il existe certainement un cas d’utilisation Kanban pour chaque étape du cycle de la gestion de projets, néanmoins cette méthode prouve toute son utilité lors des phases de planification et d’exécution des projets.
Même s’il peut exister diverses raisons à l’origine de l’échec d’un projet, on peut raisonnablement présumer que, dans la plupart des cas, les obstacles surviendront lors de la partie la plus longue et la plus complexe du processus, à savoir, l’exécution du projet. Les équipes de projet perdront souvent un temps précieux au lancement et à la planification des projets, mais leurs difficultés apparaîtront au moment de l’exécution de ces projets et ce, pour des raisons différentes.
La gestion de projets Kanban excelle véritablement dans la résolution des problèmes dans trois domaines qui sont liés à l’affectation des ressources, la gestion des flux et la réduction du gaspillage. Examinons un exemple de processus Kanban et des avantages qu’il procure dans ces trois domaines.
Affectation des ressources
- Créez toutes les tâches nécessaires à l’exécution de votre projet.
- Déterminez, en équipe, quel membre est le plus apte à exécuter chaque tâche.
- Affectez les tâches aux membres de votre équipe.
- Créez des cartes Kanban pour chaque tâche, mentionnant le nom du membre de l’équipe, sa date d’échéance et d’autres informations pertinentes.
- Créez un tableau Kanban comportant chaque étape du flux de travail, la configuration la plus simple étant : travail en suspens, travail en cours et travail terminé.
- Si de nouvelles tâches viennent s’ajouter lors de l’exécution du projet, créez de nouvelles cartes Kanban et ajoutez-les au tableau.
Comme vous pouvez le voir, la gestion de projets Kanban simplifie l’affectation de vos tâches et ressources en la rendant visuelle, ce qui permet de l’adapter facilement au fur et à mesure.
Gestion des flux de travail
- Concentrez-vous sur les tâches les plus importantes selon le jour choisi. Exécutez ces tâches, puis passez à la suivante.
- Lors de l’exécution des tâches, déplacez-les dans chaque colonne de votre tableau Kanban. C’est une solution idéale pour visualiser les flux de travail individuels et collectifs.
- Analysez les relations des tâches les unes avec les autres et discutez avec votre équipe de tout ce qui peut permettre de rendre le processus plus efficace.
- Exécutez et livrez en permanence de petites parties de votre projet, tout en expérimentant de nouvelles façons de collaborer et d’optimiser votre efficacité.
En vous concentrant sur ce qui est le plus important et en exécutant leur travail de façon à progresser, les membres de votre équipe seront en mesure de trouver le rythme qui optimisera leur efficacité individuelle. Ce flux de travail fluide sera adopté par toute votre équipe et permettra d’atteindre une efficacité accrue et de meilleurs résultats.
Budget et réduction des gaspillages
- Dans le cadre de l’analyse de vos flux de travail, notez les processus mal utilisés, les goulets d’étranglement, les membres sous-productifs et surproductifs ou encore les flux fragmentés.
- Travaillez avec votre équipe pour identifier une solution avant que le problème ne devienne totalement ingérable.
- Par exemple, si vous identifiez des tâches engendrant des goulets d’étranglement dans une colonne du tableau, vous pouvez diagnostiquer et résoudre le problème en y affectant de nouvelles ressources.
La gestion de projets Kanban vous permet de vous adapter à la volée, tout en exécutant votre plan et en respectant votre budget et votre calendrier. Si vous rencontrez des problèmes persistants lors de l’exécution de vos plans de projet bien pensés, la méthode Kanban peut être une technique que vous devriez prendre en compte pour corriger votre flux de travail et trouver les meilleures solutions.
Testez la méthode Kanban avec MindManager
Avec la version MindManager 2019 for Windows, vous pouvez désormais tirer parti de la gestion de projets Kanban au sein de l’environnement de votre logiciel de Mind Mapping préféré. La méthode Kanban, combinée à la nouvelle fonction SmartRules™ de MindManager vous permet d’affecter les ressources, les tâches, les priorités et bien d’autres choses encore aux tâches alors qu’elles progressent en suivant votre flux de travail.
Si vous ne connaissez pas encore MindManager 2019 for Windows, vous serez peut-être intéressé par une version d’essai gratuit de 30 jours.