De nos jours, il est très difficile pour une entreprise de tirer son épingle du jeu. En effet, quel que soit le secteur d’activité, avoir une bonne idée suffit rarement pour réussir. Aujourd’hui, pour se démarquer de la concurrence et parvenir à attirer toujours plus de clients, il faut être toujours plus performant. Et cela passe par des processus de travail efficaces qui permettent une meilleure productivité et un accroissement des bénéfices.
Le meilleur moyen d’optimiser sans cesse l’efficacité de vos pratiques et de vos processus de travail, c’est en adoptant une démarche d’amélioration continue. Explications.
Qu’est-ce que l’amélioration continue ?
Comme son nom l’indique, l’amélioration continue consiste à continuellement corriger, enrichir et perfectionner son fonctionnement, ses pratiques et ses techniques de travail afin d’être toujours plus performant et productif, et de mieux répondre aux besoins des clients.
L’amélioration continue doit faire partie de la culture d’entreprise afin d’encourager l’ensemble des salariés, quel que soit leur niveau hiérarchique, à réfléchir et à participer chaque jour à des façons d’améliorer les services, les produits et le fonctionnement général de l’entreprise. L’objectif est qu’ils évaluent les processus actuels, qu’ils suppriment les activités improductives et qu’ils proposent des idées d’amélioration.
Notez que l’amélioration continue s’applique à tous les niveaux de l’entreprise. Cela concerne aussi bien sa stratégie, ses résultats, la qualité des produits et des services proposés, les relations avec les clients et les fournisseurs ainsi que le bien-être des employés. L’objectif est de vouloir toujours faire mieux, dans tous les domaines.
L’origine de l’amélioration continue
Le concept de kaizen est apparu après la Deuxième Guerre mondiale durant l’occupation du Japon par les Américains. Ces derniers font appel à des spécialistes qui apportent avec eux le programme Training Within Industry (TWI) afin d’aider l’industrie japonaise à se reconstruire. Conçu par le département de la Guerre des Etats-Unis, ce programme est une méthode pédagogique de formation en situation de travail dont l’objectif était de résoudre la pénurie de main d’œuvre qualifiée. C’est le Training Within Industry qui est à l’origine de la méthode kaizen au Japon.
La philosophie kaizen a ensuite été reprise par Toyota pour développer le lean management dans les années 1970. L’amélioration continue a été popularisée par l’adoption du lean management par un grand nombre d’industries et d’entreprises dans le monde entier.
Les avantages de l’amélioration continue
L’amélioration continue permet à l’entreprise de trouver les problèmes ou les dysfonctionnements dans ses processus, et de les résoudre au fur et à mesure. Vous hésitez encore à vous lancer ? Voici les nombreux bienfaits de la démarche d’amélioration continue pour votre organisation.
- La diminution des erreurs et des dysfonctionnements : l’amélioration continue permet constamment d’optimiser vos méthodes de travail et vos processus afin de les rendre plus efficaces, de corriger les défauts et de limiter les erreurs.
- L’élimination des gaspillages : en identifiant la source d’un problème, vous allez également identifier les différentes sources des gaspillages, le superflu, ce qui n’apporte aucune valeur ajoutée, et vous pourrez travailler à les supprimer. Par exemple, dans une entreprise de production, c’est le cas de la surproduction, de gestes ou de traitements inutiles, de l’accumulation des stocks, de défauts, etc.
- Une entreprise plus compétitive : en améliorant continuellement vos processus, vos produits et vos services, vous êtes plus productif et vous proposez une offre de meilleure qualité. Vous êtes donc plus compétitif.
- La réduction des coûts : l’amélioration continue consiste à effectuer régulièrement de petits changements qui ne coûtent presque rien à mettre en place, contrairement à des changements plus conséquents. Cela vous permet de faire des économies sur le long terme. De plus, limiter les erreurs et les éventuels gaspillages permet aussi de diminuer les dépenses.
- L’accroissement de la rentabilité : en éliminant toutes les tâches qui n’apportent aucune valeur ajoutée à vos produits ou à votre entreprise, vous pouvez vous concentrer davantage sur les opérations qui sont plus rentables.
- Des salariés plus motivés et engagés : en adoptant une démarche d’amélioration continue, l’entreprise améliore ses processus et ses produits, mais également les conditions de travail de ses employés. Elle les encourage également à participer en proposant des idées d’amélioration. Les salariés se sentent valorisés, ce qui contribue à renforcer leur sentiment d’appartenance et leur motivation.
- L’augmentation de la satisfaction client : lorsque vous vous lancez dans une démarche d’amélioration continue, toutes les actions que vous entreprenez pour résoudre les problèmes, éliminer les erreurs et les gaspillages, concevoir de meilleurs produits contribuent également à améliorer la satisfaction de vos clients.
Comment mettre en place l’amélioration continue au sein de votre entreprise
L’un des outils les plus populaires pour mettre en place une démarche d’amélioration continue, c’est la méthode PDCA (Plan, Do, Check, Act) ou roue de Deming (du nom de son créateur, l’ingénieur américain William Edwards Deming).
Cet outil fonctionne en suivant quatre étapes qui se répètent de manière cyclique.
1. Plan – planifier
Pour commencer, vous devez analyser ce qui existe déjà afin d’identifier les éventuels problèmes et les actions d’amélioration envisageables. Ensuite, il est temps d’élaborer un plan d’action détaillé contenant le planning des tâches à accomplir ainsi que les ressources et les moyens nécessaires pour atteindre les objectifs fixés. N’oubliez pas de définir des indicateurs clés de performance (KPI) afin de mesurer les progrès réalisés.
2. Do – faire
C’est le moment de déployer les solutions envisagées et d’effectuer les tâches qui ont été définies dans le plan d’action lors de l’étape précédente. Ces actions peuvent être réalisées par une équipe dédiée, par le service concerné ou par une personne extérieure en suivant un processus précis.
3. Check – vérifier
Durant la démarche d’amélioration continue, il est important de vérifier que les actions mises en place sont efficaces. Les résultats obtenus doivent correspondre à ce qui est attendu et contribuer à atteindre les objectifs fixés initialement. Pour cela, utilisez les KPI.
Si vous n’êtes pas satisfait des résultats, il faudra procéder à des réajustements en revenant à la première étape.
4. Act – agir et améliorer
Vos actions d’amélioration doivent s’inscrire dans la durée. Ainsi, lors de cette dernière étape, vous devez mettre à jour les processus qui ont été améliorés et les communiquer à l’ensemble du personnel.
Une fois cette dernière étape terminée, le cycle recommence. Si les résultats obtenus ne sont pas satisfaisants, il faut revenir à la première étape (plan) pour analyser le problème et planifier de nouvelles actions. Si l’amélioration est satisfaisante, alors on identifie un nouveau problème à régler et on répète le cycle d’amélioration continue.
Conseils pour réussir votre démarche d’amélioration continue
On l’a vu, l’amélioration continue doit s’inscrire dans la culture de l’entreprise. Voici quelques conseils pour réussir à instaurer une démarche d’amélioration continue au sein de votre organisation.
- Encouragez l’ensemble des salariés, quel que soit leur niveau hiérarchique, à proposer des idées d’amélioration. Pourquoi ne pas offrir une récompense pour les idées qui seront mises en place avec succès.
- Donnez l’exemple. Le dirigeant tout comme les managers doivent s’engager personnellement dans le processus d’amélioration continue afin de montrer son importance aux salariés.
- Incitez les salariés à signaler tous les problèmes qu’ils rencontrent, même les plus insignifiants.
- Passez régulièrement en revue les progrès réalisés. Le fait de voir les changements mis en place et les résultats obtenus est un moyen efficace de motiver les équipes à continuer.
- Réservez toujours un bon accueil aux propositions d’amélioration, même sur les processus les plus anciens. Soyez ouvert et encouragez les initiatives. Passez-les en revue et faites systématiquement un retour aux salariés qui les ont proposées, même si elles ne sont finalement pas mises en œuvre.
- Remerciez et félicitez régulièrement les salariés qui participent activement à la démarche d’amélioration continue afin qu’ils restent motivés et poursuivent sur cette voie.
Conclusion
N’hésitez pas à instaurer l’amélioration continue dans votre culture d’entreprise. C’est un excellent moyen d’optimiser en permanence les performances de votre entreprise, de garder vos équipes motivées et de résoudre les problèmes de façon active afin de mieux satisfaire le client.
MindManager, un outil de cartographie des processus
Une cartographie de processus (ou process mapping) peut aider toute entreprise ou organisation à définir les étapes nécessaires à la réalisation d’un projet spécifique. En détaillant chaque étape, vous serez capable de modifier votre façon de travailler et de gagner du temps sans perdre en qualité. Il existe différents outils pour réaliser une cartographie des processus et MindManager en est un.
Grâce à ses modèles faciles à utiliser, la création d’une cartographie des processus métier est un jeu d’enfant pour les organisations qui découvrent cette méthode ou qui souhaitent améliorer leurs processus actuels.
Dans MindManager, vous pouvez détailler autant que nécessaire chaque étape de votre process map facilement, sans manipulation inutile et sans déplacer d’informations sur la carte.
Pour découvrir comment utiliser MindManager en tant qu’outil de cartographie des processus, téléchargez votre essai gratuit dès aujourd’hui.