Par : Chuck Frey (Blogueur invité)
Imaginez le scénario suivant : vous organisez une session de planification stratégique avec les esprits les plus brillants de votre entreprise. À votre gauche, dans le coin avant de la pièce, se trouve un énorme bloc de granit, suffisamment grand pour éviter l’éclairage fluorescent de la salle de réunion. Votre équipe d’experts en planification stratégique crient pour proposer leurs idées. Muni d’un burin dans une main et d’un marteau dans l’autre, vous les retranscrivez sur le bloc de granit.
Cela vous paraît ridicule ? Effectivement, ça l’est !
Lacunes des outils de planification stratégique (linéaire) traditionnels
Néanmoins, sachez que noter les idées et gérer le processus de planification stratégique à l’aide d’un tableau à feuilles et de tableaux blancs n’est guère plus efficace que les tablettes en pierre. Ces supports, qu’on a conservés pendant des années, ne sont pas très utiles. Voici pourquoi :
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Chuck Frey
Blogueur invitéQuand vous notez une idée sur un tableau blanc ou un tableau à feuilles, elle n’y est pas fermement « ancrée ». Vous ne pouvez pas facilement la déplacer ou la regrouper avec les autres idées associées.
- La plupart des informations notées sur ces supports se présentent sous la forme de mots. C’est très contraignant, car cela oblige le groupe à penser de façon linéaire afin d’être sûr qu’il ne s’éloigne pas trop du statu quo.
- En plus, votre espace de travail est assez réduit. Lorsqu’une feuille du tableau est remplie, vous devez la fixer ou l’épingler sur un mur de votre salle de réunion. Quand le tableau blanc est rempli, la seule solution consiste à l’effacer, après qu’une personne l’ait pris en photo pour conserver le fruit de la réflexion du groupe. Au fur et à mesure que la réunion avance, ces idées sont perdues de vue, ce qui brise le rythme.
- À la fin de la réunion, l’animateur/trice de la réunion doit retranscrire les nombreuses idées recueillies et les présenter sous une forme permettant de les partager avec tous les membres de l’équipe. Voici comment Alex Gooding, un consultant australien, spécialiste de la gouvernance, de la planification stratégique et de la gestion d’entreprises, décrit ce processus archaïque : « À la fin de la journée, il faut accomplir ce travail fastidieux qui consiste à retranscrire, assembler et résumer toutes ces informations. Le résultat est éventuellement communiqué aux participants de la réunion aux fins d’obtenir leurs commentaires. À ce moment-là, plusieurs d’entre eux auront oublié la réunion, voire même certains auront le sentiment que la retranscription diffère considérablement de leurs souvenirs des propos échangés lors de ces sessions de planification. Au final, ils risquent d’être déconnectés du résultat et, plus grave encore, ils peuvent se sentir dépossédés de la planification stratégique résultante. »
Les défis plus complexes auxquels les entreprises sont confrontées aujourd’hui exigent une autre approche qui soit flexible, efficace et qui assure l’implication sans faille de tous les membres de l’équipe. Cette approche doit également aider l’équipe de planification à adopter un raisonnement divergent, afin qu’ils puissent aborder et évoquer de nouvelles possibilités et opportunités. Dans l’environnement commercial agile d’aujourd’hui, cette approche doit être puissante et efficace.
La solution consiste à adopter une approche visuelle pour la planification stratégique.
Comment un logiciel de mind mapping peut-il améliorer la planification stratégique ?
Le logiciel de mind mapping est un outil visuel particulièrement puissant qui répond à ces besoins et qui peut stimuler l’inspiration des équipes et les amener à un niveau de réflexion supérieur. Voici quelques exemples d’améliorations que ce type de logiciel pourrait apporter à votre prochaine session de planification stratégique :
Les membres de l’équipe peuvent visualiser leurs idées recueillies en contexte.
Lorsque les membres de l’équipe partagent leurs idées et informations, l’animateur/trice de la réunion peut rapidement les noter dans la mind map. Ceux qui proposent des idées peuvent voir immédiatement si l’animateur/trice de la réunion les a correctement recueillies. Plus important encore, ils peuvent les voir dans le contexte des autres idées.
En plus, voir toutes les idées sur un écran inspire souvent les membres des équipes et suscite d’autres propositions basées sur les idées de départ. Il s’agit d’une puissante technique de réflexion appelée la méthode « plussing ». Elle permet de transformer les idées en insufflant un nouvel élan au facteurs qui peuvent être déterminants.
Vitesse : l’animateur/trice est en mesure de préserver le rythme de créativité, même en cas d’augmentation du flux d’idées, car le logiciel de mind mapping lui permet de recueillir rapidement les idées et de les organiser par la suite. De nombreux logiciels de mind mapping intègrent différents modes de réflexion afin de permettre aux utilisateurs de recueillir rapidement les idées en utilisant seulement le clavier. De plus, l’animateur/trice n’a pas besoin d’interrompre le flux d’idées à recueillir ni d’effacer un tableau blanc rempli ou encore de déchirer une feuille de papier du tableau pour la fixer au mur. C’est un énorme avantage !
Diverses méthodes pour regrouper visuellement les idées associées.
Quand, après la phase de réflexion, l’équipe en charge de la planification stratégique s’efforce de donner un sens à toutes les idées recueillies, le logiciel de mind mapping lui fournit une palette d’outils complète pour l’aider à regrouper visuellement les idées. Les utilisateurs peuvent les faire glisser librement vers les différentes branches de la map. Les icônes et les symboles, les couleurs et les styles des sujets, les limites, ainsi que les autres outils peuvent aussi aider les membres de l’équipe à regrouper visuellement les idées liées.
Le programme prend en charge une multitude d’exercices de réflexion visuelle.
Du positionnement des questions et des demandes sur une mind map pour encourager la réflexion des membres de l’équipe aux modèles visuels qui leur permettent d’effectuer différentes analyses, le logiciel de mind mapping peut aider les équipes à réfléchir plus efficacement que les autres méthodes conventionnelles utilisées pour recueillir les idées.
Le logiciel gère aussi bien la réflexion divergente que la réflexion convergente.
Les sessions de réflexion efficaces encouragent les équipes à réfléchir d’un point de vue global (réflexion divergente), puis à évaluer l’utilité de chacune des idées émises afin d’identifier les plus prometteuses et exploitables (réflexion convergente).
Cela suscite une propension à l’action.
Lorsque vous organisez vos idées, relevez les plus prometteuses et leur affectez les actions suivantes, votre logiciel de mind mapping peut vous aider à chacune des étapes de ce processus. La plupart des programmes permettent de convertir facilement les sujets en tâches et de collecter les métadonnées associées, y compris les dates de début et de fin, les heures nécessaires, les ressources (personnes), les étapes clés, etc. Chacun peut quitter la réunion en sachant les tâches dont il a la responsabilité et les échéances associées, tout cela à partir d’un seul diagramme visuel !
Certains programmes offrent même la possibilité de convertir les données des tâches de la planification en un graphique de GANTT, en le complétant d’un chemin critique, des étapes clés et de l’avancement par rapport aux objectifs. Tout cela fait de ces programmes de puissants outils de gestion de projets et non de simples outils de réflexion.
Ils sont juste très efficaces.
À la fin de la session de réflexion, l’animateur/trice n’a pas à passer des heures à examiner des feuilles et des photos d’écrans de tableau blanc pour trouver une cohésion narrative. Il lui suffit de partager la mind map contenant toutes les tâches et autres éléments avec les membres de l’équipe. Ainsi, lorsque les membres de l’équipe accompliront leurs tâches, ils pourront facilement se référer à la map de planification pour les visualiser de nouveau en contexte. Ils pourront également revoir le flux de réflexion ayant conduit à l’assignation de leurs tâches. Cela les aide à accomplir leur travail de façon autonome et efficace.
Cette solution offre une grande flexibilité.
Les programmes de mind mapping les plus perfectionnés permettent de partager le plan du projet dans une grande variété de formats, y compris sous forme de fichier PDF, Microsoft Project, Word, PowerPoint, etc. Aujourd’hui, les logiciels de mind mapping fournissent une solution de planification stratégique tout-en-un en permettant de gérer facilement différents rôles au cours du processus de planification et de mise en œuvre.
Vous voulez en savoir plus sur la planification stratégique visuelle ?
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- Avant : Conseils pour une préparation avancée en vue d’assurer votre réussite
- Pendant : Modèles, outils et technologies stratégiques pour une bonne expérience
- Après : Ne lâchez pas maintenant ! Comment conserver de l’énergie et faire durer l’élan ?
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À propos de l’auteur :
Chuck Frey est le créateur et l’auteur du blog « The Mind Mapping Software », l’un des principaux sites Internet couvrant les outils, les stratégies et les meilleures pratiques en matière de mind mapping, de représentation graphique et pour toutes les formes de réflexion visuelle. Il possède une très grande expérience dans les domaines du marketing en ligne, du marketing et de la stratégie de contenu, de la stratégie d’entreprise et des techniques créatives de résolution des problèmes.