Jeff Kearns
Directeur
T.J. Kearns Consulting
Q : Dans le contexte d’un projet, que signifie pour vous l’alignement et pourquoi est-ce important ?
Jeff Kearns : Le terme « alignement » donne lieu à plusieurs interprétations. Le projet doit être aligné sur la stratégie de l’entreprise. S’il n’y as pas de raison commerciale, le projet est voué à l’échec. Je me concentre sur les projets d’amélioration des processus et j’utilise la méthodologie Six Sigma DMAIC. Si la phase de définition, qui comprend l’implication des parties prenantes, ne permet pas d’obtenir une vision et une compréhension communes du problème à résoudre, il n’y a pas d’alignement ni de projet véritable.
Il arrive souvent que des individus entravent la conception efficace des projets et les communications. Certaines personnes sont des détracteurs et agissent comme des inhibiteurs. D’autres peuvent opposer une résistance passive et ne pas apporter de contribution au projet. Des problèmes culturels au sein de l’organisation peuvent également constituer des obstacles, tels que la conviction des employés que leurs avis et idées ne comptent pas.
Si le gestionnaire du projet ne parvient pas à responsabiliser les membres de son équipe et à surmonter ces problèmes, il est probable que le projet échoue. C’est là que l’alignement revêt toute son importance.
Q : Selon une étude récente menée par Corel, environ la moitié des échecs de projets sont liés à un manque d’alignement de l’équipe. Quelle expérience avez-vous dans ce domaine ?
Jeff Kearns : Je ne possède aucune donnée empirique dans ce domaine, seulement des indications anecdotiques. Cependant, je pense que la plupart, pour ne pas dire tous les projets sont voués à l’échec dans un ou plusieurs domaines s’il n’y a pas d’alignement avec la stratégie ou vision de l’entreprise. En l’absence d’alignement de l’équipe, on assiste à un véritable gaspillage d’énergie. Certains membres de l’équipe peuvent fournir une contribution plus importante au projet que celle normalement attendue d’eux, mais ces efforts ne se traduiront pas un effort efficace de l’équipe et c’est ce que je voulais dire en parlant de « gaspillage d’énergie ».
Q : À quels défis avez-vous été confronté dans vos efforts d’aligner les personnes avec les objectifs et l’orientation d’un projet ?
Jeff Kearns : Lorsque je collabore avec des organisations immatures qui ne comprennent pas l’approche de la gestion de projets ou qui sont désorganisées ou incapables de hiérarchiser les initiatives et d’assurer l’équilibre entre les ressources disponibles et les besoins de l’entreprise, les projets n’avancent pas. Les problèmes d’alignements d’équipe sont souvent liés aux membres inhibiteurs et qui présentent une passivité ou une agressivité. Il est important d’identifier très tôt ces personnes et de prendre les mesures appropriées pour les transformer en facilitateurs ou même les remplacer.
Q : Quels problèmes peut induire l’absence d’alignement au cours de la phase de mise en œuvre du projet ?
Jeff Kearns : L’absence d’alignement est un échec de la direction du projet. Si un gestionnaire de projet qui réussit dans son travail utilise un processus de développement, tel que DMAIC (Define-Measure-Analyze-Improve-Control ou Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler), et met en œuvre, dès le départ, tous les niveaux appropriés de l’organisation, le risque d’échec du projet lors de la phase de mise en œuvre est atténué, mais pas éliminé. Tout n’est qu’une question d’engagement, de communication et d’encadrement.
Q : De quelle façon, précisément, MindManager vous a-t-il aidé à obtenir un meilleur alignement des équipes dans le cadre des projets dont vous avez eu la charge ?
Jeff Kearns : MindManager est un excellent outil qui trouve toute son utilité lors de la phase de planification du projet et de réflexion. Sa nature visuelle est idéale pour la réalisation de la structure de répartition du travail et pour permettre aux membres de l’équipe de visualiser en un regard l’intégralité d’un projet. J’utilise une map de type organigramme pour créer des structures de répartition du travail.
MindManager peut être un très bon outil complémentaire pour un logiciel dédié de gestion de projets comme Microsoft Project. J’ai rencontré des gestionnaires de projet qui ouvrent MS Project et saisissent les lignes de tâches de projet dans les feuilles de calcul similaires à celles d’Excel que fournit le programme. Au final, les membres de l’équipe visualisent les tâches, mais pas leur contexte. Le contexte peut se perdre dans une série infinie de ligne de données de projet.
C’est l’un des véritables avantages de MindManager : on peut visualiser les tâches dans le contexte global du projet, autrement dit, on dispose, le cas échéant, de la forêt ET des arbres. Une fois les tâches définies, les informations relative à leur durée, aux ressources et au dépendances peuvent être ajoutées dans MindManager. Enfin, il est possible d’exporter la conception du projet vers un autre outil, comme Microsoft Project, pour en finaliser le plan.
Q : Utilisez-vous MindManager dans le cadre de sessions de réflexion et pour la conception de projets avec les membres de votre équipe ?
Jeff Kearns : Oui, tout à fait. Mais, la plupart du temps, j’effectue ces opérations de mon côté, puis j’invite les membres de l’équipe à ajuster la structure de répartition du travail.
La réflexion constitue indéniablement un atout de MindManager. Cette solution est de loin supérieure à celle qui consiste à afficher à l’écran un document Word vierge dans une salle et à saisir une longue liste d’idées. Une fois que les membres de l’équipe découvrent la simplicité avec laquelle ils peuvent proposer leurs idées et les voir rapidement représentées sur la mind map, ils ont tendance à véritablement s’impliquer dans le processus. MindManager est un catalyseur dans le processus de formation et d’alignement des équipes.
Cependant, une mise en garde s’impose : au début d’une session de réflexion, les membres de l’équipe découvriront l’équivalent d’une page blanche à l’écran. Le gestionnaire du projet doit présenter de façon appropriée le programme et son fonctionnement. En effet, au départ, son fonctionnement n’est pas évident.
Q : Quel conseil donnez-vous aux gestionnaires de projet qui parviennent difficilement à obtenir l’alignement de leur équipe avec les objectifs et mises en œuvre d’un projet ?
Jeff Kearns : De ce que j’ai pu constater, les gestionnaires de projet « accidentels » (les cadres qui accèdent au rôle de gestionnaire sans formation officielle) éprouvent généralement des difficultés dans l’exécution des projets. Pour surmonter ce problème, il faut apprendre le plus possible, lire les études de cas et s’initier à la définition appropriée des objectifs. L’obtention d’une certification de gestionnaire de projet professionnel (PMP) peut également s’avérer utile. Cela permet d’acquérir la terminologie et les méthodologies qui seront utilisées dans le cadre de la gestion des projets.
Le plus grand défi pour tout gestionnaire de projet est la communication. Pour obtenir l’adhésion des membres de l’équipe, il faut combiner les réunions d’équipe et les entretiens individuels. La plus grande erreur qu’un gestionnaire de projet peut commettre est celle qui consiste à ne pas être à l’écoute. Il doit parvenir à responsabiliser chaque membre de l’équipe et à les convaincre que leurs idées comptent. L’art du dialogue est traité dans de nombreux excellents ouvrages de référence, comme « The Fifth Discipline » de Peter Senge.
Q : Y-a-t-il autre chose que nous devrions savoir concernant MindManager et l’alignement des équipes ?
Jeff Kearns : MindManager est un outil. Il n’est pas utilisé à proprement parler dans le cadre du travail d’équipe, car il serait difficile de parvenir à obtenir l’adhésion et l’alignement de tous avec seulement cet outil. Vous devez vous familiariser avec les points forts et les points faibles de votre outil, afin de pouvoir les appliquer de façon appropriée à vos projets.
Enfin, souvenez-vous que MindManager reste seulement un outil. Il ne crée par l’alignement de l’équipe À VOTRE PLACE, car cette tâche vous incombe.
Vous voulez en savoir plus de Jeff?
Tu es chanceux! J’ai été intrigué par la mention de Jeff d’utiliser une structure de répartition du travail (WBS) pour établir l’alignement de l’équipe de projet. Tellement, que nous l’avons invité à partager son processus WBS avec nous dans un webinaire à venir. Nous aimerions que vous vous joignez à nous! Enregistrez votre place en vous inscrivant ici.
Jeff Kearns, CD, rmc, PEng, PMP, est diplômé du Collège militaire royal du Canada et a servi dans la Marine royale canadienne comme Officier en Génie maritime avant de se lancer dans une carrière dans l’industrie. Au cours des vingt dernières années, Jeff a travaillé dans une variété de secteurs en tant que spécialiste et gestionnaire de projet Lean Six Sigma. En 2005, Jeff a découvert MindManager et a intégré avec enthousiasme les nombreux avantages du mind mapping à ses méthodologies de gestion de projets.