Vous avez peut-être observé récemment que nous écrivions beaucoup sur l’augmentation de la productivité et l’amélioration des processus que vous utilisez dans votre vie professionnelle. Nous sommes obsédés par l’idée de trouver des solutions qui aident les gens à identifier des méthodes plus adaptées et efficaces visant à l’augmentation de leur productivité et de celle de leur équipe. Nous adorons entendre comment les clients MindManager trouvent de nouveaux moyens pour faire avancer les choses et obtenir les résultats professionnels souhaités et se réjouissent à l’idée de participer à cette grande aventure.
Cette obsession liée à la productivité des équipes nous a conduit à nous entretenir avec trois de nos clients pour découvrir l’utilisation qu’ils font de MindManager et comment ce programme les aide à booster leur productivité. Si les témoignages de nos fidèles clients vous intéressent, suivez le blog de Mindjet au cours des prochaines semaines.
L’entretien de cette semaine nous a permis de rencontrer Andrew Makar, directeur informatique passionné par les concepts d’agilité et très intéressé par la mise en œuvre d’une théorie pour la gestion des projets. Outre ses activités professionnelles de coordinateur, Andrew exerce également en tant qu’auteur, formateur et conférencier sur les technologies de l’information et la gestion de projets. Andy est un fervent utilisateur de MindManager depuis 2002. Pour le contacter, il faut écrire à andy@tacticalprojectmanagement.com.
Voici les réponses qu’il a fournies à nos questions.
Q : Que faites-vous dans la vie ?
Andy : Je suis directeur informatique, en charge de la gestion des projets et des programmes, ainsi que des systèmes de vente, de marketing et d’entreprise. J’ai toujours travaillé dans le secteur informatique et plus spécifiquement sur la gestion des programmes et des projets.
Dans ce cadre, je gère principalement des projets informatiques en rapport avec le marketing numérique, le développement de sites Web, la mise en œuvre de solutions de gestion des ressources d’entreprise et les systèmes de gestion de la relation client (CRM).
Q : Avant de connaître MindManager, à quels problèmes de gestion des projets étiez-vous confronté ?
Andy : Les problèmes les plus importants auxquels je devais faire face concernaient généralement la définition de l’étendue des projets, ainsi que le développement simplifié d’une structure de répartition des tâches. Cela, combiné à différents facteurs liés à l’activité, contribuait à une énorme charge administrative globale qu’on associe communément à la gestion de projets.
Q : Dans quelle mesure le mind mapping vous aide-t-il à résoudre ces problèmes ?
Andy : Le mind mapping m’a aidé à venir à bout de ces problèmes en fournissant un moyen visuel pour communiquer rapidement et facilement des idées complexes. En dressant un profil de l’étendue d’un projet ou en schématisant une structure de répartition des tâches, il est possible de communiquer plus facilement sur des problèmes complexes sans avoir à recourir à des pages de texte.
Q : Dans quelle mesure MindManager a-t-il contribué à augmenter votre productivité ?
Andy : Le mind mapping est l’un des outils clés que chaque gestionnaire de projets devrait avoir dans sa boîte à outils pour améliorer la productivité et la communication. Par exemple, son utilisation s’avère utile pour documenter le compte rendu d’une réunion. Au lieu de créer un ordre du jour et de retranscrire les notes dans un document Word, vous pouvez simplement utiliser une map qui facilitera la tenue de la réunion et la prise de notes en temps réel.
Q : Comment MindManager vous aide-t-il à passer d’un projet à un autre ?
Andy : Tous les gestionnaires de projets doivent s’habituer à passer d’un projet à l’autre en permanence. Le mind mapping facilite cette opération en vous permettant de créer plus rapidement des structures de répartition des tâches, de mieux définir l’étendue des projets et d’élaborer rapidement des organigrammes des équipes et tout cela, à l’aide d’un outil unique.
De ce point de vue, les principaux avantages du mind mapping résident dans la communication visuelle. Je trouve qu’il est plus facile de communiquer visuellement qu’au moyen de longs paragraphes de texte. Le caractère visuel du mind mapping se prête plus particulièrement à une meilleure communication et compréhension.
Q : Comment MindManager vous aide-t-il à définir les besoins pour vos nouveaux projets ?
Andy : Les avantages qu’il procure sont particulièrement évidents pour ce qui touche à la planification des projets et à la définition de leur étendue. En général, au début d’un nouveau projet, de nombreuses idées fusent. L’organisation de ces idées via une map et l’exigence de clarification concernant l’étendue du projet permettent de mieux en comprendre la portée et les limites. Pouvoir confirmer si un point relève ou non d’un projet grâce à l’utilisation d’un schéma visuel s’avère particulièrement utile.
Je pense que le mind mapping peut s’appliquer pendant toute la durée de vie des projets. En ce qui me concerne, je l’utilise pour les phases d’élaboration, de planification et de clôture des projets. Cet outil peut aussi jouer un rôle lors de la réalisation et de la supervision des projets, mais moi, je l’utilise principalement au cours des phases initiales.
Q : Qu’est-ce qui vous plaît dans les outils de gestion de projets de MindManager ?
Andy : La vue du diagramme de Gantt est très utile pour communiquer une chronologie générale. Dans la pratique, j’utilise le mind mapping pour définir l’étendue et la structure globale de répartition des tâches. Une fois l’étendue d’un projet confirmée, il est possible d’élaborer un organigramme de l’équipe et une structure de répartition des tâches. J’utilise ces maps pour la planification effective du projet à l’aide des outils de gestion de projets.
C’est un outil fantastique pour regrouper les besoins et organiser les caractéristiques. Pour l’exécution et la gestion des tâches, j’utilise d’autres outils de collaboration et de planification en temps réel. Il est important, pour un gestionnaire de projets, de disposer de plusieurs outils dans sa boîte à outils et MindManager figure parmi ces outils clés !
Q : De quelle façon utilisez-vous MindManager avec votre équipe ?
Andy : Nous utilisons généralement MindManager pour les sessions de réflexion en groupe et pour définir les besoins et l’étendue des projets. Il me suffit d’afficher une map en la projetant sur un écran pour impliquer tous les membres de l’équipe, recueillir leurs idées et les organiser de façon efficace.
Une fois la session de réflexion passée, je procède simplement à la diffusion de la map. À titre d’exemple, la définition de la taxonomie et des caractéristiques requises pour un nouveau site Web s’effectue beaucoup plus simplement avec le mind mapping. Cet outil se prête parfaitement à l’élaboration, en équipe, d’une map de site et à la prise de notes relatives aux caractéristiques et besoins clés.
Globalement, le mind mapping contribue à réduire les tâches administratives, simplifie l’organisation et améliore les communications entre les membres des équipes. L’adoption d’une pensée visuelle permet de mieux communiquer les idées de chacun.
Q : Dans quelle mesure la projection d’une map lors d’une réunion permet-elle de changer la dynamique du groupe ?
Andy : Je trouve cette technique très utile pour la planification stratégique, les sessions de réflexion visant à résoudre un problème ou constituer une liste de caractéristiques pour un produit logiciel. L’aspect dynamique de la réduction et du développement des nœuds améliore sensiblement le niveau d’engagement des participants. De plus, cela diffère considérablement des ordres du jour habituels ennuyeux au format Word ou PowerPoint.
J’encourage les équipes à essayer pour voir comment cela peut apporter du dynamisme et de l’engagement au cours d’une réunion !
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