John Rogers, PMP
Conseiller expert et architecte métier
Prismatics Consulting Services
Q : Dans le contexte d’un projet, que signifie pour vous l’alignement et pourquoi est-ce important ?
John Rogers : L’alignement est un élément clé qui permet de définir clairement les objectifs pour tous les membres d’un projet. Il joue également un rôle important dans la mise en correspondance des attentes et des affectations et dans la compréhension par les membres de l’équipe de leurs rôles et responsabilités. Pourquoi est-il si important ? Il aide l’équipe en charge du projet à établir et maintenir sa priorité, ce qui se traduit par des opérations et des interactions efficaces. Il permet également aux membres de l’équipe de rester concentrés sur les éléments livrables du projet.
L’alignement est nécessaire pendant toute la durée de vie du projet. Les équipes peuvent perdre de vue leurs objectifs au cours de l’exécution du projet. Préserver la clarté à tout moment permet de rester concentré sur les priorités définies.
Q : Selon une étude récente menée par Corel, environ la moitié des échecs de projets sont liés à un manque d’alignement de l’équipe. Quelle expérience avez-vous dans ce domaine ?
John Rogers : En général, lorsqu’on évoque l’alignement, on pense surtout à l’équipe de base du projet. Mais, en fait, il s’étend aussi au comité d’orientation et entre l’équipe du projet et l’organisation du client. Parfois, les agendas du pouvoir et des politiques au sein de l’équipe d’orientation et de l’organisation peuvent constituer une entrave à la mise en œuvre du projet.
Étendre l’alignement à ces groupes de gouvernance peut aider les dirigeants à mieux cerner les avantages qu’ils peuvent en tirer et à comprendre dans quelle mesure le projet pourra profiter à toute l’organisation. Grâce à cette vision plus globale des avantages, ils seront plus à même de soutenir le projet et non de l’entraver au cours de son développement et de sa mise en œuvre.
Q : Quels problèmes peut induire l’absence d’alignement au cours de la phase de mise en œuvre du projet ?
John Rogers : Au début du projet, l’alignement doit être étendu au gestionnaire du client et aux niveaux hiérarchiques de supervision de l’organisation. Si le gestionnaire de projet n’a pas pris le temps de s’en occuper, la mise en œuvre peut s’avérer très difficile ou ses avantages non réalisés, car les dirigeants et les superviseurs n’apporteront pas leur soutien à la nouvelle mise en œuvre et pourront même éventuellement continuer d’utiliser leurs anciens processus.
Q : De quelle façon, précisément, MindManager vous a-t-il aidé à obtenir un meilleur alignement des équipes dans le cadre des projets dont vous avez eu la charge ?
John Rogers : MindManager m’aide de plusieurs façons :
Par exemple, il permet à l’équipe de discuter, d’examiner et de parvenir à un consensus sur les définitions des processus. Elle dispose également d’une représentation de la solution sur une seule map claire et compréhensible pour chacun de ses membres.
Lorsque je consulte les équipes de projet, MindManager me fournit une plate-forme qui m’aide à diriger des discussions avec leurs différents membres afin de régler les malentendus au début du projet et de parvenir à un consensus général. Ces discussions sont des conversations ouvertes sur l’approche des projets, la conception et/ou les définitions. Pour qu’un projet soit couronné de succès, vous ne devez pas lui imposer de processus. Les membres de l’équipe doivent participer à leur élaboration. La mind map sert de cadre de discussion et d’environnement de prise de notes à mesure que nous résolvons les difficultés rencontrées, une à la fois.
Enfin, MindManager aide chacun des membres de l’équipe à visualiser la façon dont leur contribution au projet s’inscrit dans sa dimension plus globale, ainsi que les différents flux et plans.
Q : Le fait d’impliquer les membres de l’équipe dans la conception du projet accroît-il leur adhésion ?
John Rogers : Oui, non seulement leur adhésion, mais également leur engagement dans la réalisation et l’exécution du projet. Cela les aide également à comprendre l’interdépendance de leurs rôles et responsabilités, ce qui est beaucoup plus difficile à visualiser avec une charte du projet de 50 pages. En revanche, avec une map unique, ils disposent d’une vision globale. De plus, grâce à cette vue concise, l’équipe de projet commence à réaliser que ce n’est pas l’activité qui consiste à créer d’énormes rapports, mais plutôt la production de résultats qui fournit une réelle valeur.
Q : Quel conseil donnez-vous aux gestionnaires de projet qui parviennent difficilement à obtenir l’alignement de leur équipe pour soutenir un projet ?
John Rogers : Tout d’abord, encouragez le dialogue ouvert entre tous les membres de l’équipe du projet. La facilitation des échanges est une capacité clé pour un gestionnaire de projet. Ensuite, utilisez un schéma ou une map pour communiquer les résultats attendus par l’entreprise, lesquels sont bien entendu la raison première de l’existence même du projet. Mettez ensuite en correspondance les résultats requis et l’avancement du projet avec les activités et les moyens nécessaires pour leur obtention. Autrement dit, vous devez avoir dès le départ à l’esprit le résultat final souhaité et les ramener au présent, en vous assurant que toutes les connexions sont parfaitement comprises. Cela aide les membres de l’équipe à comprendre la nature, les modalités et, plus important encore, les raisons du projet, autrement dit, son objectif.
Q : Y-a-t-il autre chose que nous devrions savoir concernant MindManager et l’alignement des équipes de projet ?
John Rogers : Oui. Il ne faut pas oublier que c’est dans le dialogue entre les membres de l’équipe, les dirigeants et l’entreprise au cours de la conception et de la réflexion relative au projet que réside la véritable valeur. Les participants parviennent à utiliser un même langage, partagent une compréhension commune du projet et poursuivent une vision commune. MindManager constitue vraiment l’outil parfait pour saisir cette compréhension partagée au fur et à mesure.
C’est également l’environnement idéal où partager les concepts de l’équipe, planifier les tâches, surveiller le développement et assurer le suivi de la mise en œuvre. De plus, il vous permet de capturer tout le contenu nécessaire pour les différentes parties prenantes afin de présenter l’avancement du projet de façon claire et concise. Enfin, MindManager peut être utilisé pour créer des rapports, y compris pour exporter des rapports d’état du projet vers des documents Word destinés aux parties prenantes qui ne sont pas familiarisées avec les synthèses visuelles.
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Vous êtes chanceux! Lors de notre prochain webinaire avec Jeff Kearns, il partagera ses expériences avec le succès (et l’échec) du projet et l’impact d’une structure de répartition du travail (WBS) sur l’alignement des équipes. Vous apprendrez exactement ce qu’est un WBS, son effet remarquable sur le succès d’un projet, ce qu’il peut conduire à, comment passer de la WBS à la planification et l’exécution et des outils technologiques qui peuvent vous aider à démarrer. Nous aimerions que vous vous joignez à nous! Enregistrez votre place!
John Rogers évolue dans le secteur des technologies de l’information depuis plus de 45 ans et dans la gestion de projets depuis 40 ans. Au fil des ans, John a participé activement au développement et à la mise en œuvre de nombreuses méthodes de conception, d’exécution et de réaménagement des processus. Depuis 1988, il participe à l’information des entreprises privées, des instituts de technologie et des programmes d’extension universitaires en matière de gestion des projets. Par son important travail mené auprès des équipes, il accumulé d’innombrables outils visuels assurant la prise en charge de la planification, de la collaboration et de l’évolution des solutions fournies par les équipes. Il a récemment lancé le blogue Map4Results pour partager les méthodes visuelles et l’infrastructure qu’il a développées et testées auprès de clients