Dans le cadre de notre série d’articles de blog consacrés à des clients MindManager, nous nous entretenons ce mois-ci avec Craig Curran-Morton, gestionnaire de projets et animateur, qui est un fervent utilisateur de MindManager depuis près de 20 ans.
Dans ses rôles d’animateur, de gestionnaire de projets et de formateur dans une grande variété de secteurs, Craig travaille énormément avec MindManager. Nous avons évoqué avec Craig son utilisation de MindManager et ce qu’il considère comme les points forts les plus importants du Mind Mapping dans ses activités.
Voici les propos que nous avons échangés avec Craig :
Que faites-vous dans la vie ?
Craig : Je suis le fondateur et le propriétaire de Flipchart Collaboration Incorporated, société de facilitation et de formation, spécialisée dans l’engagement des équipes et des parties prenantes de projet. En résumé, nous aidons les organisations à surmonter leurs problèmes d’entreprise via la conversation et la collaboration. Par ailleurs, Flipchart propose aux professionnels de la gestion de projets des ateliers de 6 jours pour la préparation à l’examen PMP (Project Management Professional).
Au cours de ma carrière, j’ai occupé les fonctions de gestionnaire de projets pour un large éventail de secteurs et de projets, y compris des administrations municipales et provinciales, l’extraction minière, la construction, l’ingénierie, l’électricité, la distribution, la finance et les assurances.
“MindManager me permet de gérer de gros volumes de données dans une seule map, et de naviguer facilement dans ce fichier grâce au balisage et au filtrage.”
Comment utilisez-vous MindManager et comment votre utilisation a-t-elle évolué au cours de votre carrière ?
Craig : Quand j’ai commencé à utiliser MindManager en 1999, il s’agissait alors principalement d’un outil d’organisation personnelle conçu pour regrouper les idées et les tâches à exécuter. Une fois plus familiarisé avec ce programme, j’ai commencé à m’intéresser à des fonctions plus avancées, telles que les balises, les icônes et le filtrage, puis à d’autres fonctions comme la vue des Priorités pour l’organisation de mes projets.
J’utilise MindManager pour ma productivité personnelle, mais également comme outil à part entière dans le cadre de mes ateliers de facilitation. Plus spécifiquement, c’est un excellent outil pour les sessions de réflexion, la catégorisation des idées et la prise de notes lors de réunions.
Désormais, je l’utilise aussi pour préparer, planifier et présenter la période complète de mes 6 semaines de cours, sans compter l’utilisation de mes maps comme bases de données maître ou « source de confiance unique » pour toutes mes informations. MindManager me permet de gérer d’importants volumes de données au sein d’une seule map et de parcourir facilement le contenu de ce fichier en utilisant les balises et le filtrage.
D’un simple outil de productivité personnelle, MindManager est devenu un outil qui me permet maintenant de planifier, développer et rédiger tous mes supports et manuels de formation, puis de les présenter aux participants à mes cours.
“MindManager est l’outil central pour toutes les parties de mon cours – planification, gestion des connaissances et présentation.”
Comment utilisez-vous MindManager pour planifier vos cours de formation en gestion de projets ?
Craig : Quand j’ai commencé à utiliser MindManager pour planifier mes cours de formation, mon processus de travail consistait à créer la structure générale des cours dans une map, puis à ajouter d’autres informations à l’aide de notes. Par la suite, je récupérais ces informations et les transférais manuellement dans une présentation PowerPoint. Néanmoins, j’ai voulu ensuite fournir aux participants à mes cours quelque chose d’un peu plus consistant que l’impression d’une présentation et qui s’apparentait davantage un vrai manuel contenant de nombreuses informations et détails.
Plus tard, j’ai commencé à réfléchir à la façon dont MindManager pouvait me servir d’outil central pour toutes les parties de mes cours : la planification, la gestion des connaissances, la présentation, etc. La structure générale de mes cours pouvait être réalisée à l’aide de maps et tous les détails dont j’avais besoin pouvaient être approfondis dans des notes. Cela me permettait de mettre en forme et d’ajouter autant de détails que je le souhaitais et je pouvais ensuite exporter l’ensemble sous forme de document Word entièrement mis en forme ou de manuel.
Par la suite, j’ai aussi découvert la puissance des fonctions de balise, de filtrage et de présentation de MindManager. J’avais la possibilité de baliser ma map de cours par jour ou sujet et de la filtrer afin de n’afficher que les informations pertinentes quand cela était nécessaire. Cela, combiné à la possibilité de présenter ces maps réduites aux participants, m’a permis de me libérer de PowerPoint. J’effectue, à présent, toutes les présentations de mes cours dans MindManager et les participants apprécient vraiment l’interactivité.
Pourquoi pensez-vous que MindManager est un outil de présentation efficace pour vos cours ?
Craig : Je trouve qu’il présente très bien, permet une consultation pratique et les participants peuvent facilement suivre grâce à son interface intuitive. De ce fait, tout le monde y adhère rapidement et facilement, sans exiger de longues explications.
Il me facilite également considérablement la vie de formateur et de concepteur de cours, car quand je réalise qu’il existe une erreur, je peux la corriger instantanément et je peux ajouter à la map toute information que je juge utile sans délai. Je dois aussi souligner que je n’ai que ma map centrale à m’occuper. En effet, je n’ai pas besoin de mettre à jour de présentation PowerPoint ou de document Word supplémentaire. Toutes les informations peuvent être actualisées dans une seule map.
De quelle autre façon utilisez-vous MindManager dans le cadre de vos ateliers ?
Craig : Un autre facteur de gain de temps que j’ai découvert en utilisant MindManager concerne les quiz et les tests. J’ai créé une map maître contenant environ 400 questions liées à l’ensemble des supports de cours et j’ai catégorisé chacune de ces questions à l’aide de balises. Puis, à l’aide de la fonction de filtre, je peux rapidement créer des tests de 10 questions sur le sujet que nous avons étudié et rapidement les exporter vers Word pour les remettre aux participants.
“À mon avis, la première étape d’un projet est peut-être la plus importante. MindManager est l’outil idéal pour cette phase, car vous pouvez afficher l’intégralité de la charte de projet à l’écran et obtenir l’adhésion de tous immédiatement.”
Plus généralement, comment utilisez-vous MindManager pour la gestion des projets ?
Craig : Tout d’abord, je me considère comme un facilitateur de la gestion de projets, plutôt que comme un gestionnaire de la planification et des tâches. C’est pourquoi, pour le moment, j’utilise surtout MindManager pour les premières phases d’un projet. Il m’est extrêmement utile pour la facilitation de la planification du projet et l’obtention d’un consensus de tous les membres de l’équipe et des parties prenantes du projet.
Sa capacité à mettre en forme la charte du projet, ses caractéristiques principales et à capturer les nouvelles idées et informations fournies par les membres de l’équipe en temps réel constitue un avantage particulièrement précieux. Il s’agit, de loin, du meilleur outil de facilitation que j’ai jamais utilisé car il est visuel, rapide, simple et intuitif. MindManager permet aux équipes de projet de regrouper rapidement les informations à partir d’un emplacement numérique centralisé. Les membres de l’équipe peuvent me voir noter leurs contributions en temps réel, ce qui permet un échange d’idées plus clair et rapide.
Selon moi, la première phase d’un projet est peut-être la plus importante. C’est le moment où vous tentez de définir la portée d’un projet et d’obtenir l’adhésion et l’assentiment des membres de votre équipe. MindManager est l’outil idéal à utiliser à partir de cette phase, car il permet de présenter l’ensemble de la charte du projet à l’écran et d’obtenir l’adhésion de tous immédiatement.
Vous voulez voir comment MindManager peut améliorer la planification de votre projet ?
Notre version essai gratuite de 30 jours de MindManager pourrait vous intéresser. Accédez à toutes les fonctions de planification de projet et de gestion des connaissances abordées lors de cet entretien avec le client. Commencez dès aujourd’hui à rationaliser la planification de votre projet !