Si vous êtes comme beaucoup de personnes qui ont eu à gérer un projet au travail, vous savez sans doute qu’un projet n’est pas sans aléas et qu’une exécution réussie n’est jamais garantie !
En effet, de nombreuses études montrent que la gestion d’un projet de bout en bout est rarement une mince affaire. Une étude de la société de consulting KPMG a montré que 70% des sociétés ont vu au moins un projet échoué au cours des 12 derniers mois.
Une autre étude, portant sur les projets informatiques, a montré a montré que 17% des projets informatiques coûtent en moyenne 200% de plus que prévu (Harvard Business Review).
Mais saviez-vous que la gestion de projet peut être rendue beaucoup plus efficace avec le mind mapping ?
[Webinar] Le management visuel de projet : Visualiser l’information pour mieux gérer ses projets
Le mind mapping pour le chef de projet performant
Si vous n’avez jamais vu une mind map, voilà un exemple mind mapping projet :
Également appelées carte mentales, cartes conceptuelles, ou mêmes cartes heuristiques, les mind maps sont des outils visuels utilisés par les entreprises pour mieux gérer l’information et la communiquer.
Dans le cadre de la gestion de projet, le mind mapping projet (on parle aussi de carte mentale projet, carte conceptuelle projet ou carte heuristique projet) est grandement apprécié par les gestionnaires de projet.
En effet, celui-ci permet une meilleure gestion des risques projet, une communication plus efficace, et une meilleure planification des tâches projet.
Nous vous présentons ci-dessous 10 façons d’utiliser les mind maps à votre avantage pour le pilotage de vos projets.
10 idées d’utilisation du mind mapping projet
1. Animer des réunions projet
Si vous êtes un chef de projet, vous devez constamment jongler entre les tâches de gestion de projet et les tâches administratives comme prendre des notes de réunion.
Au lieu de perdre du temps à écrire des notes de réunion, vous pouvez créer des mind maps ou cartes mentales pour mettre en évidence les procès-verbaux des réunions.
Non seulement les mind maps prennent moins de temps et transmettent l’information plus efficacement, mais ils peuvent également capturer des idées qui pourraient en lien avec le projet.
2. Cadrer le projet
Vous pouvez utiliser des techniques de cartographie mentale pour cadrer le projet.
Au fur et à mesure que les clients parlent de leurs besoins, l’équipe peut travailler ensemble pour étoffer les résultats du projet, les hypothèses, les conditions préalables et les conditions limites dans une carte mentale de projet.
Ce processus rend l’ensemble de l’exercice plus efficace car toutes les parties prenantes peuvent se référer à la carte mentale projet et comprendre facilement le cadre du projet sur un diagramme au lieu de se référer à des paragraphes de texte.
3. Détailler les tâches à faire
La définition du cadre projet n’est qu’un début. À partir de la même map ou carte mentale projet, vous pouvez facilement passer à un niveau plus granulaire et commencer à décomposer le projet en tâches à faire.
Ce mind mapping projet vous permet alors d’avoir un aperçu complet et visuel de toutes les tâches projet.
Vous pouvez également ajouter des dates limites aux tâches individuelles sur la carte mentale de projet et ainsi établir une chronologie projet. Voir mieux : un logiciel de mind mapping comme MindManager vous permettra de créer une vue Gantt de votre projet en un clic !
4. Allouer des tâches à votre équipe
Vous pouvez utiliser le mind mapping gestion de projet pour vous aider à gérer votre équipe plus efficacement. Par exemple, vous pouvez allouer différentes tâches aux membres de votre équipe.
5. Présenter le projet à vos collaborateurs
Au lieu d’utiliser des diapositives lourdes de texte pendant vos réunions d’équipe projet, ou un fichier Excel difficile à lire et naviguer, un mind mapping projet peut vous aider à présenter et suivre l’évolution du projet de manière efficace.
Non seulement vous engagerez davantage vos auditeurs, (des études montrent une amélioration de 15 % dans le rappel d’information lorsque le mind mapping projet est utilisé), mais un support visuel comme le mind mapping rendra aussi les réunions plus productives.
6. Planifier votre projet
Le mind mapping projet peut être extrêmement utile pour la création de plans de projet, et aussi pour analyser les plans existants afin qu’ils soient facilement compréhensibles.
La nécessité de décomposer un plan de projet complexe est particulièrement importante pour les projets où les documents peuvent se dérouler en centaines de pages.
Voici quelques-unes des différentes branches de votre carte mentale gestion de projet :
- Approche de gestion de projet
- Cadre du projet
- Plan de gestion du changement
- Plan de gestion des communications
- Plan de gestion des coûts
- Plan de gestion de l’approvisionnement
- Plan de gestion de la qualité
- Plan de gestion des risques
Une carte mentale de projet vous aidera à étoffer ces plans afin que rien ne tombe entre les mailles du filet.
7. Résoudre des problèmes spécifiques
Tout au long de votre projet, vous aurez à résoudre de multiples problèmes qui vont surgir.
Vous pouvez utiliser le mind mapping projet pour aller au fond de ces problèmes et utiliser un cadre pour commencer à les résoudre.
Vous pouvez commencer par l’instruction du problème dans le noyau et utiliser plusieurs branches pour représenter chacune des questions.
Lorsque vous commencez à étoffer les énoncés du problème, vous commencerez à voir des liens entre les différentes branches, vous permettant, à vous et vos collègues d’identifier des solutions.
8. Prise de décision
Le mind mapping projet est également un excellent outil pour prendre des décisions. Une mind map vous permet de comprendre le problème et de recueillir les données pertinentes pour prendre une décision éclairée.
Par exemple, si le lancement d’un produit approche à grands pas alors que le produit n’est pas prêt, lancez-vous le produit pour respecter la date de livraison, ou retardez-vous le lancement ?
Pour une décision comme celle-ci, vous devrez tenir compte de divers facteurs, comme les implications commerciales de retard de livraison et les dommages à la réputation de la marque.
Vous pouvez tracer chacune des options disponibles sur la map, puis comprendre l’étape suivante.
Besoin de prendre des décisions basées sur des données plus quantitatives ?
Un logiciel de mind mapping comme MindManager peut effectuer des calculs vous permettant de mettre en place facilement une analyse visuelle coûts/avantages, de calculer les risques, de budgétiser vos projets, et plus encore !
9. Créer un coffre-fort à idées
Une fois que le projet a effectivement commencé, il peut être utile de créer une autre map pour organiser ses idées sur la façon de rendre le produit final meilleur.
Au fur et à mesure que le projet avance, vous pouvez vous référer à ces idées et commencer votre processus de brainstorming jusqu’à ce que les idées soient soit rejetées, soit incorporées sous une forme entièrement étoffée dans la mind map de planification.
10. Créer un répertoire central projet
Le nombre de documents auxquels vous devez vous referez pour la gestion d’un projet peut être assez importante. Et plus le projet est complexe, plus le mombre de documents augmente.
Comment organisez-vous ces documents ou ressources pour que tous les membres de votre équipe puissent les consulter facilement et aussi comprendre les liens entre chaque ?
Vous l’avez deviné… les mind maps !
Au lieu de télécharger un nombre toujours croissant de documents, de PDF et d’autres ressources dans un dossier, vous pouvez créer une carte mentale et joindre ces ressources ou liens à des branches appropriées.
Cette technique permettra de s’assurer que non seulement vos ressources sont correctement classées, mais aussi que les utilisateurs n’auront pas à perdre du temps à cliquer sur des ressources individuelles pour savoir celles dont ils ont besoin.
Conclusion
Avec la pratique, le mind mapping projet vous permettra d’augmenter votre productivité et d’améliorer l’efficacité de vos projets. Pour démarrer avec le mind mapping et les cartes heuristiques projet, pourquoi ne pas essayer MindManager gratuitement pendant 30 jours.