Blogger invité : Dan Fries
Le cerveau humain est probablement le dispositif le plus puissant sur notre planète.
Même si les ordinateurs modernes ont la capacité d’effectuer des calculs plus rapidement et d’assimiler davantage de contenus, l’intelligence artificielle n’a pas encore livré un outil capable de penser et de résoudre les problèmes comme le fait un être humain.
Toutefois, le cerveau fonctionne mieux lorsqu’il est structuré et organisé. Les sessions de réflexion (ou « brainstorming ») ne sont d’aucune utilité si les idées formulées ne sont pas saisies, développées et analysées. Cette situation a contribué à la croissance de la popularité du concept de Mind Mapping, en application duquel les individus ou les équipes partent d’un sujet central à partir duquel ils établissent des connexions pour développer une idée.
Cet article couvre certaines notions de base de Mind Mapping et étudie la meilleure méthode pour l’utiliser comme un outil de productivité au quotidien.
Notions de base du Mind Mapping
Une map peut être créée partout, sur une simple feuille de papier, un tableau blanc de salle de réunion ou l’écran d’un ordinateur. Par la suite, nous verrons pourquoi les outils logiciels constituent le meilleur mécanisme en Mind Mapping mais, pour l’instant, examinons le processus général.
Lorsque vous créez une nouvelle map, vous et votre équipe devez toujours commencer en partant du centre de votre espace de travail. Vous devez noter à cet emplacement le thème central de votre session de brainstorming et, si nécessaire, y ajouter une image ou une illustration pour vous aider à le définir. Votre thème central peut être un nom de projet, le libellé d’un problème ou simplement, une pensée ou idée générale.
Associations de premier niveau
Après avoir défini le thème central d’une nouvelle map, le véritable brainstorming peut commencer. Vous et votre équipe allez devoir travailler ensemble pour créer des associations de premier niveau liées au thème central. Ces associations doivent être réparties dans l’espace situé autour du centre de la map, avec des lignes tracées pour les relier au centre.
Une association de premier niveau peut être tout sujet à prendre en considération dans le traitement du thème central. Vous devez essayer de rester relativement général, afin de pouvoir continuer à progresser.
À ce stade, vous devez étudier le cercle de ces associations de premier niveau et vous concentre sur chacune d’elle. De chaque association de premier niveau doit partir deux branches ou plus, fournissant plus de détails ou de contenu exploitable. Veillez à toujours garder des liaisons brèves, basées sur mots clés et seulement quelques phrases complètes.
En général, il est préférable d’éviter d’avoir plus de sept associations de premier niveau et de limiter à trois ou quatre les niveaux associés à chacune d’entre elles. Sinon, votre map risque d’être surchargée et difficile à comprendre d’un coup d’œil.
Veillez également à ce que votre map ne ressemble pas à une toile d’araignée. Les sous-niveaux doivent toujours être reliés à l’association de premier niveau correspondante sans que les lignes ne se coupent sur la map.
Mind Mapping orienté objectifs
Les objectifs sont des éléments essentiels pour structurer votre quotidien et garantir un niveau de productivité, tant sur le plan personnel que professionnel.
En matière de Mind Mapping, il est souvent plus bénéfique d’utiliser une seule map pour vos objectifs personnels et professionnels afin de faciliter la définition des priorités et de se concentrer sur ce qui compte le plus pour vous. Les maps orientées objectifs peuvent aussi être utilisées par les équipes, mais vous devez tenter de séparer les objectifs individuels et les objectifs collectifs.
Avant de créer une nouvelle map pour vos objectifs, il est judicieux de commencer par réfléchir et créer une liste simple de tout ce que vous souhaitez accomplir, indépendamment de la catégorie des tâches et des délais d’exécution. Vous pouvez, à ce stade, formuler les objectifs par des phrases ou expressions complètes.
Pour ce type de map, votre thème central doit avoir pour libellé « OBJECTIFS », placé au centre. Examinez ensuite votre liste d’objectifs et classez-les suivant quatre à cinq catégories principales, telles que Travail, Éducation, Argent, Social, et Forme physique. Ajoutez ensuite une description simplifiée pour chaque objectif qui servira d’association placée directement sous la catégorie correspondante.
À mesure que vous parcourez la map et examinez chaque catégorie et objectif, les sous-niveaux doivent devenir plus spécifique et orientés vers l’action. Par exemple, si un de vos objectifs professionnels est de trouver un nouvel emploi, votre map doit comprendre des niveaux associés à l’actualisation de votre CV, à votre réseau de collègues et à l’exécution de recherche en ligne d’offres d’emploi. Ne vous préoccupez pas pour l’instant de l’ordre ou de l’organisation spécifique de ces actions.
Lorsque votre map est pratiquement terminée, vous devez comprendre visuellement où sont concentrés vos objectifs et ce qui doit être fait afin de les atteindre et les réaliser.
Définition d’objectifs SMART
Le Mind Mapping peut s’avérer tout spécialement utile pour définir des objectifs, tant sur le plan personnel que professionnel. Aujourd’hui, le réseau Internet s’apparente au système nerveux central de l’économie mondiale et représente pratiquement un tiers du commerce qui se pratique dans le monde. Les maps constituent un outil fantastique pour planifier n’importe quel effort en ligne ou idée commerciale et vous aident à parcourir visuellement la surcharge des informations inhérente aux activités en ligne.
Il est probable que votre première map orientée objectifs soit un peu désorganisée. Ce n’est pas grave en soi, car le meilleur exercice de Mind Mapping implique plusieurs essais et versions intermédiaires. C’est, en procédant ainsi, que votre activité de brainstorming se développe et gagne en puissance.
La meilleure pratique de définition d’objectifs porte un nom, qui se présente sous la forme d’un acronyme : « SMART ». SMART, en anglais, signifie : Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time Bound (précis, mesurable, réalisable, pertinent et assorti d’une échéance). Dans l’univers de l’entreprise, les objectifs SMART sont un élément essentiel d’une gestion de projets correcte.
Précis :
Un objectif est précis s’il peut être clairement défini en quelques mots tout en répondant à une question ou en résolvant un problème. Par exemple, dire « je veux m’entraîner pour un marathon afin de perdre du poids », c’est un objectif précis. En revanche, dire simplement « je veux être en forme », n’est pas un objectif précis.
Mesurable :
Un objectif mesurable est un objectif qui peut être quantifié et tracé. Cet aspect est important, car vous vous référerez à votre map au fil du temps et pourrez ainsi découvrir votre progression en vue d’atteindre votre objectif. Pour un objectif de forme physique, il peut s’agir de courir 10 km dans le cadre de votre entraînement pour le marathon.
Réalisable :
Nourrir de grands rêves, c’est très bien, mais pour réfléchir à des objectifs avec une map, il faut que ces objectifs soient réalistes, sinon tout l’exercice risque rapidement de susciter une certaine frustration. Il est possible qu’actuellement, courir un marathon entier n’est pas réalisable pour vous. En revanche, vous pouvez réviser votre objectif et vous concentrer plutôt sur une course de 5 km.
Pertinent :
La pertinence d’un objectif relève entièrement de votre avis personnel. Vous ne devez jamais donner la priorité à un objectif uniquement parce que les personnes autour de vous se concentrent dessus. Vous devez choisir des objectifs qui vous aident à améliorer et développer votre situation actuelle.
Assorti d’une échéance :
pour finir, les objectifs indiqués sur votre map doivent être assortis d’une échéance. Ils ne doivent pas tous partager nécessairement le même délai d’exécution, mais vous devez être en mesure de définir clairement quand chacun des objectifs doit être atteint. Si vous ne définissez pas de date d’échéance, vous ne ferez jamais d’efforts importants le concernant.
Avantages d’un logiciel de Mind Mapping
Certains trouvent utile l’utilisation d’un grand tableau blanc pour noter des idées et des notes lors d’une session de brainstorming. Néanmoins, le problème d’un tableau blanc est qu’il s’agit d’un espace temporaire, qui ne facilite pas le développement et la répétition des idées qui y sont notées.
Dans ce contexte, les logiciels de Mind Mapping sont devenus une alternative très populaire. Avec un outil comme MindManager, vous pouvez choisir parmi un important assortiment de modèles prédéfinis couvrant les activités professionnelles et personnelles courantes. Le déplacement des éléments sur la map est simple et l’enregistrement des versions intermédiaires est possible pour vous permettre de visualiser l’évolution de votre réflexion au fil du temps.
De plus, vous avez la possibilité de lier des effets externes aux concepts de votre map. Par exemple, au lieu d’avoir des sous-niveaux libellés à l’aide d’un texte descriptif, vous pouvez imbriquer des fichiers Word, des diagrammes ou des courriels dans la map.
Enfin, la nouvelle fonction SmartRules™ de MindManager vous permet de visualiser les situations de cause à effet lorsque vous changez les éléments de votre map. Par exemple, si vous intégrez des échéances, des affectations de ressources ou des budgets dans votre map de définition d’objectifs, vous pouvez créer des SmartRules™ qui vous indiqueront de façon dynamique l’impact des changements que vous apportez à chaque variable. Si vous prolongez le délai d’exécution d’un objectif, de quelle façon cela affectera-t-il le budget ? Si vous retirez une ressource, de quelle façon cela affectera-t-il votre calendrier ? Toutes ces variables et éléments variables peuvent être automatisés et visualisés à l’aide de la fonction SmartRules™ de MindManager.
Suivi de bout en bout des objectifs
Le Mind Mapping est essentiellement un exercice de planification. Rien dans un outil de Mind Mapping ne peut garantir que vous atteindrez vos objectifs ni même vos progrès dans leur réalisation. Cela, évidemment, nécessite de grands efforts de concentration et de volonté de la part des individus ou des équipes.
Ceci étant dit, vous pouvez utiliser les meilleures pratiques de Mind Mapping pour vous aider dans le suivi des objectifs et pour rester sur la bonne voie. Une fois les différents niveaux de votre Map pratiquement finalisés, vous pouvez les passer en revue un par un et les transformer en éléments d’action mesurables.
Les meilleurs éléments d’action sont les éléments progressifs assortis de plusieurs points de contrôle avant d’arriver à l’objectif final. Ainsi, vous pouvez présenter vos informations relatives à la productivité directement à partir de votre map.
Je vous recommande de tirer parti des outils d’information sur les tâches de MindManager, qui vous permettent d’ajouter des dates de début et de fin, des priorités, les progrès et les ressources de chaque étape franchie pour atteindre vos objectifs. Pour transformer votre map de définition d’objectifs en calendrier exploitable, vous pouvez également utiliser la fonction de planning ou encore la fonction Gantt Pro pour vous guider du début à la fin.
Vous n’avez pas encore essayé MindManager ?
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