Par : Jörg Steiss, Directeur général de MindManager EMEA, Corel GmbH, Division Mindjet
La quatrième et dernière partie de cette série d’articles de blog est dédiée à la collecte et au traitement dynamique des données, qui constitue l’une des fonctions les plus caractéristiques de MindManager, notamment par rapport aux autres logiciels de visualisation. Outre la collecte et l’organisation rapide des données sur un support visuel, il s’agit non seulement de la représentation des informations, mais également de l’utilisation des données et de la capacité de les regrouper dans n’importe quel contexte. Dans ce chapitre, nous allons de nouveau souligner les principales possibilités d’utilisation de MindManager comme interface avec les volumes importants de données.
Les autres articles liés au sujet de « La puissance de la visualisation dans l’univers numérique » sont consultables ici :
- La puissance de la visualisation dans l’univers numérique – Partie 1
- La puissance de la visualisation dans l’univers numérique – Partie 2
- La puissance de la visualisation dans l’univers numérique – Partie 3
La collecte et le traitement dynamique des données
MindManager permet de capturer et d’organiser les informations très rapidement. Les possibilités de combinaison des informations sont variées et flexibles. La simplicité et le traitement intuitif sont essentiels dans ce processus de création centralisé de la façon la plus efficace possible. D’autres outils, comme les notes adhésives, les tableaux blancs et autres techniques semblables, ralentissent particulièrement ce processus créatif. Ces méthodes peuvent permettre de collecter rapidement les données, mais leur structuration nécessite une réécriture fastidieuse ou une réorganisation physique des notes. La restructuration fastidieuse limite non seulement les scénarios de développement, mais ralentit également le flux créatif.
Mais surtout, l’exploitation des données est associée au test de scénarios structurels et à l’élaboration de détails supplémentaires. Cela permet de créer de nouvelles connaissances, des détails supplémentaires et/ou de nouvelles corrélations ou variations de la structure. L’identification claire des structures et des détails simplifie l’identification des relations, essentiellement renforcée par les couleurs et les images qui soulignent et indiquent la signification et les similarités. Les utilisateurs appellent souvent MindManager le « tableau blanc numérique ». Au départ, ce logiciel permet aux utilisateurs de regrouper des informations distinctes et dissociées. Par la suite, ces informations sont structurées et restructurées facilement par glisser-déposer. Bien entendu, ces opérations peuvent également être effectuées avec les sous-structures complètes d’une map.
MindManager, l’interface visuelle – Intégration des informations externes
Un travail étayé dans le cadre de l’industrie 4.0 et du « Big Data » nécessite l’accès aux informations stockées sur des systèmes plus complexes, tels que des bases de données. D’autres informations importantes sont contenues dans les documents, les boîtes de réception de messagerie, sur les sites Web ou via MS SharePoint. En d’autres termes, dans la plupart des cas, les informations nécessaires sont disponibles mais disséminées dans différentes sources d’informations, de sorte qu’une vision globale des informations est impossible. Par ailleurs, le flux des informations d’aujourd’hui rend difficile l’identification et la récupération de tous les faits pertinents parmi la masse d’informations. Sans les informations et le contenu appropriés, il est impossible de développer une compréhension ou des connaissances étendues. Par conséquent, la compréhension des relations et des connexions de toutes les informations est une exigence essentielle pour un travail étayé et l’accomplissement parfait des tâches.
Il est important de pouvoir mettre en contexte toutes les informations nécessaires provenant des différentes sources. Cette opération peut être effectuée sans avoir à transférer manuellement toutes les informations, ce qui est très fastidieux, ralentit le flux créatif et crée des redondances. En cas de changement des informations d’origine, le contexte de connaissance devient obsolète. Des corrections manuelles permanentes seraient nécessaires, ce qui pourrait exiger un effort considérable, notamment si les informations sont imbriquées dans plusieurs contextes. Outre le travail manuel nécessaire, cela représente une source importante d’erreur car les utilisateurs oublient de mettre à jour tous les contextes ou n’ont même pas connaissance de tous les contextes.
MindManager offre une solution pour lier les sujets à des documents externes, des dossiers ou au contenu de sites Web. Les utilisateurs ont ainsi la possibilité de localiser rapidement les informations pertinentes pour un sujet. Cependant, ces données ne sont pas encore visibles dans le contexte de la map. C’est pourquoi, MindManager s’intègre à de nombreux autres systèmes (y compris, MS Office et SharePoint), ce qui permet le regroupement rapide des informations externes. Les informations ne sont pas simplement liées, car le contenu est représenté directement sur la map. Les utilisateurs peuvent visualiser et comparer le contenu de sources différentes en contexte et ainsi identifier plus rapidement les corrélations entre les systèmes. La synchronisation réduit les redondances et garantit l’actualisation des informations imbriquées.
Les fonctionnalités suivantes vous permettent de collecter et d’organiser rapidement les données tout en identifiant les corrélations entre les différents systèmes :
- Regroupement rapide des informations à partir de sources externes
- Création de contextes et de relations
- Émission d’hypothèses en testant des scénarios tout en prenant en compte toutes les informations pertinente
- Actualisation des données des maps combinée à la diminution des tâches manuelles et des redondances grâce à la synchronisation
Integrations help avoid losing time by switching constantly between systems and applications, reduce the need to search for information and prevent from overlooking or forgetting facts. Integrating content into the map reveals correlations that are easily overlooked or quickly forgotten if you switch constantly between systems.
Exemple d’intégration – Analyses des données de machines
Grâce aux technologies XML et COM intégrées, MindManager fournit une puissante connectivité renforcée aux bases de données, laquelle peut être développée en interne par les entreprises ou par des partenaires en technologie. Cette connectivité permet de développer des intégrations individuelles basée sur l’interrogation afin de pouvoir visualiser de façon efficace les volumes importants de données. Mais grâce aux possibilités flexibles de combinaison, vous pouvez regrouper une grande variété de données dans une vue visuelle globale et les combiner à d’autres informations. Grâce aux fonctions analytiques et à l’avantage que procure la visualisation, vous bénéficierez d’une meilleure compréhension des données, ce qui assurera une prise de décision plus rapide et appropriée et la définition d’actions.
Nous allons maintenant décrire un exemple de client qui reflète ce scénario. Cet exemple peut uniquement être présenté de façon anonyme. Le point de départ était de longues feuilles de calcul Excel (la figure 13 en présente un exemple considérablement simplifié) avec les descriptions d’installations industrielles et de machines, avec des chiffres clés, tels que les risques, la fréquence d’erreur et les coûts de maintenance. Les feuilles de calcul Excel comprenaient des centaines, voire des milliers de lignes et près de 300 colonnes. Il convient de noter que le scénario aurait pu être réalisé si les données avaient stockées dans une base de données.
Le problème était de créer des capacités d’analyse appropriées afin de découvrir des domaines critiques. Les capacités de filtrage d’Excel et les tableaux croisés dynamiques ont atteint leurs limites. Une première approche consistait à tenter de transférer manuellement certaines structures dans MindManager. L’avantage de la visualisation était assez évident. Néanmoins, l’effort manuel n’était pas justifié. Une solution a été développée pour générer automatiquement des vues dynamiques croisées flexibles dans une map. Il était possible de sélectionner de façon flexible les colonnes à représenter sur la map et dans quel ordre. En outre, il était aussi possible de configurer les chiffres clés à représenter dans les propriétés des sujets. À partir de là, des calculs ont pu être configurés afin de fournir de nouvelles données d’analyse.
Cela signifiait qu’il était possible de générer et de comparer des perspectives totalement différentes des données de machine, ce qui était un avantage certain. Chaque fois que cela était nécessaire, des calculs supplémentaires ont été intégrés de façon ponctuelle. Les données ont pu être complétées par des priorités et d’autres catégorisations, ainsi que par des notes, des tâches, des liens et d’autres informations encore. À partir de cette solution, il a été possible d’évaluer les données plus rapidement et avec beaucoup plus de détails, tout en documentant les données et en définissant les actions. Les figures 14 et 15 présentent deux exemples de map.
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À propos de l’auteur :
Jörg Steiss est le Directeur général de MindManager EMEA chez Corel et, à ce titre, il est très au fait de toutes les nouvelles tendances en matière de technologies numériques, sans compter son expérience personnelle. C’est pourquoi, il attache une grande importance à fournir des avantages aux clients dans le développement du meilleur logiciel de mind mapping du marché.