Tous ceux qui ont eu à mener à bien une mission sans en connaître le but précis et sans qu’on leur donne une orientation claire savent à quel point il est important de faire un plan de projet. Sans une planification appropriée, le non-respect des délais, les dépassements de budget et un manque de coordination peuvent compromettre un projet – même le plus inspiré – dès son lancement.
Partie intégrante du processus de gestion de projet, le plan projet fournit le cadre requis pour guider et contrôler l’exécution de votre mission. Et la meilleure façon de faire un plan projet qui fonctionne, c’est d’utiliser le format, les modèles et les outils appropriés.
Faire un planning projet implique :
- de choisir un format de planning projet visuel adapté à vos besoins ;
- d’utiliser des modèles de plan de projet pour faciliter le processus ;
- de recourir à des outils de planning de projet cohérents avec votre mission.
L’importance d’utiliser le bon format de planning projet
Un plan projet est un document qui décrit le périmètre, les objectifs et les livrables du projet. De nombreux formats de planning projet existent cependant.
Selon la taille et la complexité du projet entrepris, vous pouvez par exemple :
- griffonner votre plan projet sur une serviette en papier,
- le rédiger en utilisant des documents Microsoft Word et des feuilles de calcul Microsoft Excel, ou
- tirer parti d’une plateforme visuelle dynamique comme un logiciel de mind mapping.
Faire un plan projet permet entre autres de définir le travail à fournir et de préciser qui effectuera quelles tâches et quand.
Mais ce plan ne sert pas uniquement de calendrier.
C’est la raison pour laquelle utiliser le bon format avec des modèles, des graphiques, des diagrammes et d’autres outils de planification de projet flexibles, est essentiel pour détailler et traiter chaque aspect des ressources, des risques, du budget et de l’état de votre projet.
Trois conseils pour faire un plan projet efficace
La phase de planification est sans doute la partie la plus importante de la gestion d’un projet. Vous vous réunissez avec les parties prenantes pour définir le périmètre de votre projet, clarifier les détails et obtenir l’adhésion de votre équipe.
Pour mener à bien les différentes étapes du processus de gestion projet, vous devez idéalement trouver et adopter une approche qui vous permette de :
- travailler avec un référentiel d’informations unique et centralisé pendant toute la durée du cycle de vie de votre projet ;
- capturer et partager en temps réel les nouvelles idées, informations et suggestions de toutes les personnes impliquées ;
- proposer des solutions utiles plus rapidement tout en gardant une vision d’ensemble.
Les trois conseils abordés ici garantiront le succès de la planification de votre projet, quel que soit l’objet de ce projet (lancer un nouveau produit, élaborer un programme de formation, rédiger un manuel pour les employés, etc.).
1. Choisir un format de planning projet visuel
En utilisant un format de planning projet visuel, vous pouvez facilement rassembler toutes les suggestions créatives et les données utiles pour votre mission sur une map de projet que vous pourrez compléter et affiner à l’infini.
Faire un plan projet en s’aidant de supports visuels animés tels que des organigrammes et d’autres diagrammes numériques n’est pas seulement utile pour gérer l’infobésité, mais vous permet également de bénéficier d’un aperçu graphique des détails et du statut de chaque tâche prioritaire en lien avec votre mission.
Si vous adoptez une approche visuelle de la planification dès votre réunion de lancement, vous vous donnez aussi les moyens de :
- mieux structurer les connaissances et les informations au fur et à mesure de leur disponibilité ;
- filtrer et communiquer les priorités du projet plus efficacement ;
- définir et assigner les tâches aux ressources en fonction des besoins.
En transformant les idées non structurées en maps visuelles organisées, vous pouvez donner à toutes les personnes impliquées dans votre projet une compréhension plus claire de leurs objectifs et une meilleure maîtrise de leur temps.
Autre avantage et non des moindres : un planning projet visuel vous permet d’expliquer plus facilement les concepts et termes techniques aux membres de l’équipe et aux parties prenantes du projet quelle que soit leur formation.
2. Utiliser des modèles de planning projet pour faciliter le processus
Les modèles de planning projet peuvent avoir des formes et des tailles variées : feuilles de calcul de budgétisation qui aident à prévoir et suivre les coûts, organigrammes de processus, formulaires de rapport d’état, etc.
L’utilisation d’un modèle détaillé et reproductible comme une structure de répartition du travail (WBS), par exemple, est un excellent moyen de diviser n’importe quel projet d’envergure en parties plus petites et donc plus faciles à gérer.
La WBS est un modèle de planning projet orienté tâche qui vous fournit :
- une liste détaillée de tous les travaux à réaliser pour mener à bien votre mission ;
- une feuille de route pour chaque activité incluse dans votre workflow ;
- une estimation précise et détaillée du temps, des coûts et des ressources nécessaires pour l’exécution de votre projet.
Voici un exemple de modèle de WBS disponible dans MindManager :
Quelle que soit leur forme (diagramme, graphique ou feuille de calcul), tous les modèles de planning projet partagent un point commun : ils sont destinés à vous soutenir dans la formulation et la mise en œuvre d’une stratégie réalisable.
Quelle que soit leur forme (diagramme, graphique ou feuille de calcul), tous les modèles de planning projet partagent un point commun : ils sont destinés à vous soutenir dans la formulation et la mise en œuvre d’une stratégie réalisable.
3. Recourir à des outils de planification de projet cohérents avec votre mission
Les meilleures options disponibles aujourd’hui incluent les outils suivants.
Microsoft Office:
Les outils de planification de projet courants comme Microsoft Excel, SharePoint, Outlook et Word ont beaucoup à offrir en ce qui concerne l’aspect gestion des tâches du planning projet. Leurs fonctionnalités sont généralement suffisantes pour les travaux dénués de complexité.
Mais ces outils n’offrent pas de plateforme unifiée et interactive.
Avec un logiciel de mind mapping comme MindManager qui s’intègre facilement à la suite d’applications Microsoft, vous pouvez :
- bénéficier d’une transition transparente pour vos projets ;
- gagner du temps en réutilisant des données précédemment capturées dans d’autres formats ;
- lier des maps visuelles à d’autres outils de planification de projet.
Les tableaux de bord MindManager, quant à eux, permettent de repérer l’avancement du projet et de communiquer facilement sur vos progrès grâce aux fonctions d’exportation et de conversion en documents PowerPoint, Word ou PDF automatiquement mis en forme.
Diagrammes de Gantt :
Les diagrammes de Gantt sont l’un des outils de planification de projet les plus essentiels. Ces diagrammes à barres horizontales affichent visuellement la chronologie de votre plan projet pour vous permettre de voir clairement :
- le membre de l’équipe ou la ressource en charge de chaque activité ;
- la date de début, la durée et le statut de chaque tâche ;
- les dates jalons pour les décisions clés et les livrables.
Contrairement aux versions statiques, les diagrammes de Gantt numériques comme ceux proposés dans MindManager sont hautement interactifs.
Ces outils puissants vous permettent non seulement de connecter facilement les tâches qui doivent se dérouler dans un certain ordre, mais aussi de signaler les tâches en retard ou terminées directement sur votre map de projet afin que vos progrès puissent être facilement visualisés par les décideurs et les parties prenantes.
Logiciel de mapping visuel :
L’utilisation d’un outil de planification de projet comme un logiciel de mapping visuel est le moyen le plus efficace de combiner les modèles et les ressources dans un unique format de planning projet polyvalent.
La saisie des informations de votre projet dans un logiciel de mind mapping comme MindManager, par exemple, vous permet d’exploiter des sources de données diverses telles que fichiers texte, graphiques, calculs, liens, contacts et rendez-vous.
Parce que MindManager est rapide, visuel, transparent et intuitif, il est idéal pour tous les professionnels qui ne disposent pas du temps ou de la formation nécessaires pour utiliser un système de gestion de projet complexe. Et nous sommes très nombreux dans ce cas.
MindManager est parfait en tant qu’outil d’organisation individuelle pour collecter des idées et générer des listes de tâches de projet. Avec des modèles de planning projet intégrés et des fonctionnalités avancées telles que les balises, les icônes et le filtrage, il favorise aussi le travail collectif et permet à votre équipe de :
- faire du brainstorming et catégoriser les idées, tout en capturant visuellement les notes de réunion ;
- organiser et parcourir de grands volumes d’informations, tout en affectant les ressources et en suivant les délais et les budgets.
Dans un tableau de bord centralisé, MindManager vous permet également d’ajouter des liens et des pièces jointes pour garantir l’accès à toutes les données indispensables pour votre projet.
Vous pouvez importer des fichiers clés et ajouter de nouveaux documents de travail directement dans vos maps de projet, puis mettre à jour votre workflow en complétant ou en modifiant les informations via le tableau de bord au fur et à mesure de l’évolution du projet.
Ne perdez pas de vue que plus la performance requise est complexe, plus la planification est cruciale.
Parallèlement aux avantages en termes d’organisation, de coordination et de résolution de problème, faire un plan projet confère une qualité prédictive à vos efforts. Et cela peut s’avérer particulièrement utile lorsque vous travaillez sur un projet de longue haleine ou avec des ressources coûteuses.