Comment les dirigeants d’entreprise utilisent-ils le mind mapping pour gérer la productivité et les tâches ?

Par Miquiel Banks (Blogueur invité)

Dirigeant de votre entreprise, vous êtes toujours submergé de travail. Votre principal problème, c’est souvent de savoir comment gérer votre activité, vos projets, vos tâches, vous-même, votre stress et votre temps.

Vous vous demandez probablement :

• Comment identifier les priorités ?
• Comment déterminer ce qu’il faut faire après ?
• Comment savoir quel projet sera le plus rentable ?
• Où rechercher les lacunes entre ce que vous savez et ce qui « arrive » à votre entreprise ?

La plupart des dirigeants qui se retrouvent dans cette situation, se disent qu’elle est sans espoir et qu’ils sont les capitaines d’un navire en train de sombrer. Mais plutôt que de se laisser submerger, la majorité d’entre eux considère cette avarie comme un mal nécessaire. Au lieu de colmater la fuite, ils se fixent l’objectif d’être plus productifs que la fuite. Ils s’empressent de travailler plus, de gagner davantage de clients et de disposer de davantage de temps. Les journées normales de travail se terminent à 17 heures pour tous les autres, mais le dirigeant d’entreprise se convainc que s’il travaille jusqu’à 22 heures, il ralentira la fuite.

À présent, la fuite gagne son foyer, sa famille et sa santé mentale. Quel est le coût d’une fuite non colmatée ? Il est catastrophique pour le dirigeant de l’entreprise et ne mérite pas qu’on s’y attarde. Nous allons plutôt vous décrire à quoi ressemble la vie en l’absence de cette fuite, avant de vous indiquer comment la colmater.

Imaginez un monde dans lequel vous arrivez à votre travail et où tous vos processus, projets et résultats de productivité sont parfaitement organisés et réglés. Vous savez très exactement ce qui doit être fait cette année, ce mois-ci, cette semaine et ce matin. Imaginez maintenant que pendant six mois, tout vous réussit, puis après avoir omis d’exécuter quelques tâches, vous êtes alerté que si ce problème n’est pas résolu, les deux prochains projets ne respecteront pas les délais impartis. Imaginez-vous capable d’y parvenir sans avoir à recruter six assistants, à acheter plusieurs applications mobiles ni à souscrire des abonnements à divers produits SaaS. Imaginez que vous quittez votre univers où règne le chaos pour un monde où l’ordre fait loi. Imaginez maintenant que tous ces problèmes peuvent être résolus grâce à une solution très simple.

Suis-je parvenu à capter votre attention maintenant ?

Rencontre avec notre dirigeante d’entreprise, Susie

Susie dirige une entreprise de marketing locale à guichet unique. Elle parvient à gagner de nouveaux clients, mais sa « fuite » a pris une telle ampleur qu’elle se demande si elle peut continuer à ce rythme. Jusque-là, Susie a tenté d’utiliser des feuilles de calcul, Google Docs, Office 365 et Trello. Chacune de ses tentatives s’est soldée par un échec et l’a laissée avec plus de questions que de réponses. Pire encore, aucune solution ne se dessinait.

Elle avait entendu parler d’une nouvelle technique appelée « mind mapping », alors elle décida de prendre une longue pause déjeuner et de l’essayer. Elle commanda des tacos au poisson pour le mardi tacos, se rendit au coin d’une rue et pris plusieurs feuilles de papier alors que de la musique des années 80 jaillissaient des haut-parleurs. Elle s’attela à sa tâche. Comment pouvait-elle mieux gérer son entreprise ?

Après avoir recensé ses problèmes, elle réalisa qu’elle devrait regrouper sa charge de travail en projets et tâches. Elle fut interrompue par le serveur, « Bonjour, mademoiselle, voici vos tacos et votre bière. » Alors qu’elle commençait à manger, elle se demanda comment elle pourrait s’offrir les services d’une gestionnaire de projets à ce moment de sa vie. La dernière fois qu’elle avait embauché un assistant, elle avait perdu plus de 15 000 dollars et qu’il lui avait fallu des mois pour rattraper le temps et l’argent perdus.

Tout en mangeant, elle sortie son ordinateur portable et lança une recherche Google sur les termes « productivité » et « mind mapping ». Après avoir examiné plusieurs options, elle tomba par hasard sur MindManager, ce qui la fit réfléchir. Peut-être pourrait-elle utiliser ce logiciel pour ses projets. Mais comment pourrait-elle traiter son problème de gestion des tâches ?

Susie passa en revue les études de cas et les exemples fournis par les clients MindManager, des projets aux communications transparents et aux tâches. Elle fut particulièrement intriguée lorsqu’elle lut que MindManager pourrait même être considéré comme une des dernières applications de la suite Microsoft, tant son intégration à cette suite est transparente et qu’elle la complète si parfaitement. Elle regardait le webinaire d’introduction lorsque le serveur lui apporta sa troisième portion. Plus elle en apprenait sur MindManager, plus Susie commençait à ne plus craindre autant la fameuse « fuite ».

Elle téléchargea la version d’essai et commença à réfléchir à ses problèmes, frustrations, projets et tâches éventuelles. Alors qu’elle parcourait les modèles, l’idée d’une chronologie lui plut. « De quoi s’agit-il ? », se demanda-t-elle. Et avant même de s’apercevoir de ce qui se passait, elle avait créé une chronologie de projets pour sa charge de travail couvrant les six prochains moins.

Alors qu’elle fixait l’écran, le serveur lui demanda si elle souhaitait une quatrième portion et elle secoua la tête, « Pouvez-vous m’apporter la carte des desserts ?». Avant qu’il ne revienne, elle avait créé une chronologie pour tous les événements la concernant et avait même défini des priorités pour chacune de ses tâches. Sa map s’étoffait et se modifiait alors que la crainte de la « fuite » se dissipait peu à peu.

Soudain, sa vie avait un sens et, tandis qu’elle grignotait sont gâteau au chocolat fondu et sa glace à la vanille, elle se rendit compte que si elle déplaçait les éléments, elle pourrait concentrer son énergie aux bons endroits. Après en avoir fini avec le Harbor Island et sa réunion avec John’s Creek, elle réfléchit à de nouvelles façons de présenter ses idées pour la Campagne publicitaire d’un constructeur automobile. Alors qu’elle faisait ses recherches, elle sentit quelqu’un lui tapoter l’épaule et elle se retourna.

« Désolée de vous déranger, je m’appelle Sophie Rodriguez, je suis responsable de magasin chez Beef O Brady’s sur Himes Avenue et alors que je discutais avec le personnel, Brian, votre serveur, m’a fait des éloges de votre travail et de ces maps sur lesquelles vous travaillez. Il a même dit que vous aviez gagné deux contrats tout en dégustant votre dessert. J’aimerais que nous parlions de votre stratégie de marketing et de la façon dont vous pourriez m’aider dans mon magasin ! »

Bien que débutante, Susie ramena son ordinateur portable et ses documents à son bureau et présenta à Sophie ses idées pour relancer la marque auprès de la société mondaine du sud de Tampa et des étudiants de l’Université de Tampa. Lorsque Susie eut terminé, Sophie lui répondit « Je suis impressionnée Susie, vos idées sont parfaites et vraiment adaptées au secteur, poursuivons cette discussion la semaine prochaine. Je dois contacter d’autres directeurs de magasin pour leur en parler et si cela leur convient, vous pourriez avoir votre premier gros client, Susie ! »

Alors que Susie regagnait sa voiture, elle réalisa que la fuite n’était pas le problème. Il ne s’agissait ni de son engagement ni de ses connaissances. Non, le problème venait de son approche. Elle se concentrait sur ce qui était important et mettait de côté les éléments moins importants. Son intérêt principal étouffait le bruit de la fuite et de tout le reste. Avec MindManager et le mind mapping, elle avait compris qu’un changement de perspective était nécessaire pour changer. La seule utilisation du logiciel dès le premier jour s’avéra inestimable pour sa réussite.

Testez MindManager par vous-même !

Une fois rentrée chez elle, elle étudia d’autres modèles et travailla sur des maps conceptuelles et des diagrammes d’activité en vue de sa grande réunion avec Susie et les responsables de Beef O Brady’s. Comme Susie, vous devriez tester la version d’essai de 30 jours de MindManager pour découvrir comment le mind mapping pourrait transformer votre activité, votre perspective et changer votre vie !

 

À propos de l’auteur : Miquiel Banks est un rédacteur technique très expérimenté, blogueur, concepteur UX, auteur indépendant primé et utilisateur MindManager de longue date. Il maîtrise parfaitement le mind mapping et est très actif au sein de la communauté MindManager. Sa longue carrière en tant que rédacteur l’a conduit à collaborer avec de grandes marques et enseignes comme l’armée et le corps des marines américaines, AT&T, Dell, Jabil, les Jeux Olympiques, Verizon, Spectrum, etc.