Vous souhaitez améliorer les performances de votre entreprise ? La cartographie de processus est un outil de représentation visuelle efficace qui permet d’optimiser vos différents processus de manière assez simple.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Selon Larousse, un processus est une suite continue d’opérations, d’actions constituant la manière de faire, de fabriquer quelque chose.
Un processus possède un début, un milieu et une fin. Il s’agit d’un ensemble de décisions et d’activités accomplies dans un certain ordre grâce à des moyens humains, des équipements, du matériel, des procédures et des informations dans le but d’obtenir un résultat préalablement défini. Ce résultat (bien ou service) est attendu par un client final qui peut être interne ou externe à l’entreprise.
Les processus sont partout dans notre vie privée comme au travail. Une entreprise fonctionne grâce à de nombreux processus qui lui permettent d’accomplir sa mission de manière organisée, d’atteindre ses objectifs et de savoir qui fait quoi.
Quelques exemples de processus :
- préparer le repas du soir ;
- commander des vêtements sur un site de e-commerce ;
- fabriquer une voiture ;
- préparer la newsletter de l’entreprise ;
- écrire un livre ;
- etc.
Pour une entreprise, le fait d’améliorer ses processus lui permet d’offrir à ses clients des produits ou des services de meilleure qualité dans des délais plus courts et à moindre coût.
Qu’est-ce que le process mapping ?
Le process mapping, ou cartographie des processus en français, permet de comprendre comment un processus est réalisé, et de répertorier les personnes et les éléments impliqués ainsi que l’ensemble des étapes et des décisions relatives aux activités au sein d’un processus donné.
Ainsi, pour chaque processus, vous allez identifier :
- les personnes qui l’exécutent,
- les équipements et les informations nécessaires à sa réalisation,
- les procédures à suivre,
- les tâches qui y sont associées,
- les principales relations entre les différentes étapes du processus.
L’objectif est de pouvoir améliorer vos différents processus afin d’être plus efficace et productif, et de mieux satisfaire vos clients.
Pourquoi utiliser une cartographie de processus ?
La réalisation d’un process mapping vous permet de mieux comprendre comment fonctionne votre entreprise, de connaître vos différents processus, les liens qu’ils ont entre eux et qui en est responsable.
Grâce à une cartographie de vos processus, vous et vos salariés pouvez mieux connaître le fonctionnement des différents processus au sein de votre organisation. Cela vous permet également d’identifier les goulots d’étranglement, les retards et les répétitions, et de visualiser clairement les points à améliorer afin d’optimiser l’efficacité de votre entreprise.
De plus, le process mapping vous aide à mettre en place des indicateurs de performance (KPI) afin d’évaluer en temps réel l’exécution des tâches, les dépenses, les résultats, la productivité de vos équipes et les performances de votre entreprise.
Enfin, la création d’une cartographie de processus contribue à améliorer la communication entre les personnes impliquées dans un même processus. Et cela vous permet d’avoir une documentation qui explique le fonctionnement de vos processus, ce qui peut être pratique notamment lors de l’arrivée de nouveaux salariés dans votre entreprise.
Comment créer une cartographie de processus
Vous pouvez créer une cartographie de vos processus simplement à l’aide d’une feuille et d’un crayon, en utilisant la fonction organigramme d’un logiciel courant tel que Power Point ou Excel, ou grâce à un logiciel spécialisé dans le process mapping tel que MindManager®.
Voici ce que vous devez savoir pour concevoir une cartographie réussie de vos processus.
Les symboles du process mapping
Sur une carte de processus, vous devez faire apparaître les divers éléments clés qui composent vos processus. Il s’agit des différentes étapes, des actions, des points de décision, des entrées et des résultats, et des personnes impliquées.
Pour cela, on utilise les symboles du langage unifié de modélisation (Unified Modeling Language ou UML en anglais). Il s’agit d’un langage visuel commun à base de pictogrammes, conçu pour faciliter la conception et la compréhension de documents nécessaires au développement d’un logiciel. C’est aussi une norme internationale pour la réalisation de process mapping.
Ainsi, dans une carte de processus, chaque élément va être représenté par un symbole spécifique tel qu’une flèche, un rectangle, un losange, un cercle, un carré ou une ellipse. Quelques exemples :
- les ovales illustrent le début et la fin du processus ;
- les flèches connectent les étapes du processus et indiquent la direction des flux ;
- les losanges représentent les points où une décision doit être prise, avec des ramifications pour les différentes réponses possibles.
6 étapes pour la création d’une cartographie de processus
Suivez ces étapes pour un process mapping réussi.
1. Identifier un processus ou un problème à visualiser
Commencez par choisir le processus que vous voulez schématiser. Par exemple, il peut s’agir d’un nouveau processus que vous souhaitez expliquer de façon claire et précise à vos salariés ; d’un processus inefficace qui a besoin d’être amélioré, ou encore d’un processus complexe qui suscite souvent des interrogations.
2. Lister l’ensemble des activités impliquées
Dressez la liste de toutes les tâches nécessaires pour réaliser le processus, et précisez qui est responsable de chaque tâche. A ce niveau, l’ordre des activités n’a pas d’importance.
Définissez précisément le début et la fin du processus afin de n’oublier aucune tâche. N’hésitez pas à impliquer les salariés concernés pour vous aider à recenser toutes les étapes du processus.
3. Etablir l’ordre des étapes
Maintenant que vous possédez une liste de toutes les activités, il est temps de les classer dans le bon ordre. L’objectif étant d’obtenir l’intégralité du processus du début à la fin. Profitez de cette étape pour vous assurer que vous n’avez oublié aucune activité.
4. Dessiner l’organigramme
C’est le moment de schématiser votre processus à l’aide des symboles du langage unifié de modélisation que nous avons vu plus haut. Ainsi, chaque étape doit être illustrée par un symbole adapté. En fonction de l’outil que vous utilisez, vous pourrez facilement ajouter ou supprimer des éléments à votre cartographie.
N’oubliez pas de donner un titre à votre carte (le nom du processus) et de la dater.
5. Finaliser
Lorsque vous avez terminé la cartographie du processus, il est essentiel de la passer en revue avec les autres personnes impliquées (collaborateurs, responsables, fournisseurs, clients, etc.). L’objectif est de vous assurer qu’aucune étape n’a été oubliée, qu’il n’y a pas de répétitions, ni d’ambiguïtés, que tout le monde est d’accord avec cette représentation visuelle et qu’elle est comprise par tous.
6. Analyser votre processus
Une fois que votre cartographie de processus est finalisée, il est temps d’utiliser cet outil pour analyser votre processus et ainsi déterminer d’éventuelles pistes d’amélioration.
Travaillez avec votre équipe afin de déterminer comment rendre ce processus plus performant. Quelles étapes peuvent être supprimées ? Quelles tâches peuvent être améliorées pour être plus efficaces ?
Ensuite, mettez en place ces corrections, puis inscrivez ces modifications sur votre process mapping.
Conclusion
La cartographie de processus est un outil efficace pour documenter et améliorer vos processus. La représentation visuelle des données essentielles vous permet de schématiser vos processus pour les rendre compréhensibles pour tous, faciliter leur analyse et les améliorer pour de meilleures performances.