Comment créer une communauté de mind mapping – Partie 2

Par : David Halverson (Blogueur invité)

Cet article est le second d’une série de billets de blog consacrés à la constitution d’une communauté de mind mapping au sein de votre société. Cliquez ici pour lire le premier article.

Comme son nom l’indique, une communauté de « mind mappers » (ou utilisateurs du mind mapping) est un groupe d’employés qui a déjà utilisé le mind mapping et qui souhaite développer ses compétences personnelles dans ce domaine ou faire la promotion du mind mapping au sein de leur société.

Dans notre premier article, nous avons :

• Défini l’expression « communauté de mind mapping ».
• Évoqué les raisons susceptibles de vous motiver pour créer une communauté sur votre lieu de travail.
• Suggéré les types de personne qui pourraient vouloir rejoindre votre communauté.
• Souligné les avantages que ce type de communauté peut vous apporter à vous et à votre société.
• Discuté de certaines considérations pratiques avant de commencer.

Si ce n’est déjà fait, vous pouvez lire le premier article afin de disposer du contexte pour celui-ci.

Préparez le terrain sur votre lieu de travail

Avant de décider si vous souhaitez créer un groupe de mind mapping, vous souhaiterez peut-être recueillir des informations concernant votre environnement de travail :

• Votre société applique-t-elle une politique de soutien des communautés ? Si tel est le cas, quelles sont les conditions pour en bénéficier ?  Existe-t-il un mécanisme de soutien des communautés, tel que la possibilité d’utiliser les salles de réunion, les conférences téléphoniques, la persuasion de votre direction ou même une aide de financement pour des boîtes-repas ou des déplacements, le cas échéant ?
• Indépendamment de la politique de votre société, votre direction est-elle susceptible de soutenir vos efforts ? Certaines sociétés peuvent vous autoriser à consacrer 10 % de votre temps à ces activités. Toutefois, certains responsables exigent toute votre attention, ce qui signifie que vous devrez poursuivre votre aventure de mind mapping après vos heures de travail.
• Votre société dispose-t-elle d’un réseau intranet via lequel vous pouvez faire l’annonce de vos réunions ?
• Quelle est la couverture géographique de votre société ? Est-elle regroupée sur un site unique ou sur plusieurs sites dispersés ?  Si tous les employés sont regroupés sur un site unique, vous pouvez recourir à des entretiens individuels.  En revanche, si vous travaillez pour une grande entreprise déployée sur plusieurs sites, vous devrez peut-être avoir à utiliser la visioconférence ou un service comme Skype.
• Y a-t-il dans votre environnement professionnel des personnes qui sont également intéressées par le mind mapping, qui pourraient vous aider à créer votre communauté et qui vous soutiendraient dans cette démarche ?
• Existe-t-il, au sein de votre société, des organismes qui utilisent le mind mapping ou qui y ont déjà été sensibilisés d’une façon ou d’une autre ? D’autres communautés existantes, avec des centres d’intérêt similaires, pourraient-elles compléter votre communauté de mind mapping ?
• Avez-vous déjà une idée de parrain issu de l’encadrement ? Il est possible que vous ayez besoin d’un parrain pour vous soutenir et vous guider en fonction de l’évolution de votre communauté.  Nous y reviendrons plus tard.
• Une introspection concernant vos motivations vous a-t-elle permis de déterminer si vous disposiez du temps et des compétences nécessaires pour être à la tête d’une communauté.

Début de la création de votre communauté

Si, après votre étude initiale, vous avez toujours le sentiment que créer une communauté est une bonne chose, vous devrez vous préparer :

• Déterminez les personnes avec lesquelles vous souhaitez créer votre communauté. Ces personnes voudront peut-être vous aider à encadrer votre communauté ou simplement participer à vos réunions.  Dans un cas comme dans l’autre, créez une liste de diffusion pour les informer régulièrement des actualités de votre communauté.
• Organisez une réunion avec les personnes qui veulent vous aider à démarrer pour obtenir leurs avis et conseils concernant la fréquence des réunions, la nature des réunions (téléphoniques ou individuelles), les objectifs de la communauté et ce que vous espérer accomplir. Vous pouvez également demander à chacun des membres s’ils connaissent de bons orateurs ou d’autres membres potentiels pour la communauté.  Soyez à l’écoute des membres de votre équipe, car ils peuvent avoir de bonnes idées. Désormais, vous êtes un chef de file, même si vous ne possédez aucun contrôle managérial.  Constituer une équipe sans autorité directe est un excellent exercice.
• Établissez une charte pour votre groupe qui définit les objectifs, les rôles de leadership de la communauté, le nombre de membres ciblé, les relations avec les organismes de soutien et fournit une description globale de votre communauté.
• Mettez au point une description simple susceptible d’être utilisée pour présenter votre communauté en 30 secondes. Cette description doit être simple et positive de façon à susciter un soutien, voire même l’envie de vous rejoindre.
• Trouvez un parrain. Il doit s’agir d’un cadre possédant une certaine influence et, bien entendu, dont l’intérêt doit être le succès de votre communauté.
• Demandez à bénéficier de toute aide concédée par votre société aux communautés comme celle que vous entreprenez de créer. Vous devrez probablement certaines conditions, mais cela pourra peut-être vous aider à faire connaître votre communauté et à faire la publicité de vos réunions.

Aide des membres de votre équipe

Le temps que vous pourrez consacrer à votre communauté n’est pas extensible, c’est pourquoi vous devrez vous faire aider pour développer votre capacité.  Identifiez qui, dans votre réseau, est déjà familiarisé avec le mind mapping et serait disposer à vous aider. Demandez personnellement à ces personnes de vous aider à créer et développer votre communauté. Les courriels collectifs ne sont pas d’une grande aide.  Personne ne se proposera car les courriels sont trop impersonnels et chacun pense que quelqu’un d’autre se dévouera.  Voici quelques-unes des premières étapes à suivre pour constituer votre équipe :

• Parlez personnellement et directement aux personnes désireuses de vous aider (ou par téléphone si un entretien individuel n’est pas possible) et évoquez leur intérêt, leurs capacités et le temps disponible dont elles disposent. N’oubliez pas que les personnes très occupées sont également souvent les plus capables.
• Ne vous précipitez pas dans le choix des membres de votre équipe. Il est préférable d’être en sous-effectif plutôt que d’être suffisamment nombreux mais avec des membres qui ne correspondent pas vraiment à votre communauté.
• Étudiez les capacités et centre d’intérêt des membres potentiels et voyez leur adéquation avec vos besoins. Il s’agit d’une technique d’encadrement de base.
• Donnez à vos nouveaux assistants de petites tâches à accomplir et voyez ce qui se passe. Si tout se passe bien, vous pourrez leur donner davantage de responsabilités.
• Malheureusement, très peu de personnes s’investissent autant que vous dans le succès de votre communauté. Si vous discutez avez d’autres chefs de file de communautés, il vous diront que, bien souvent, c’est eux qui se chargent au final de la plupart des tâches.  Très bien. Ne soyez pas avare d’éloge et voyez si les membres de votre équipe s’impliquent davantage dans leurs tâches.
• Plus vous déléguerez les tâches autour de vous, plus votre équipe deviendra forte et l’engagement de ses membres grandira.
• Écoutez ce que vous dit votre équipe et prenez-la au sérieux. À mesure que de nouveaux membres vous rejoindront, votre communauté commencera vraiment à devenir une communauté et vos plans devront être suffisamment flexibles pour s’adapter.

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Prochain article à venir : Gestion de votre communauté

Le prochain billet de blog abordera les questions liées à la création et à la gestion d’une communauté de mind mapping. Bien entendu, ces concepts sont applicables à d’autres types de communautés.

Nous évoquerons les principes fondamentaux du démarrage de votre communauté, des réunions et des orateurs, de la recherche d’un parrain et de l’élaboration d’une charte pour votre groupe.

À très bientôt !

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À propos de l’auteur : 

Dave Halverson s’est associé à Jamie Nast, créatrice et formatrice de renommée mondiale de plus de 25 000 étudiants pour proposer une formation d’une journée intitulée « Idea Mapping Using MindManager » (Mappage des idées avec MindManager). Cette formation est offerte via le Collège de Bellevue à Bellevue, dans l’état de Washington, mais peut être organisée partout aux États-Unis. La prochaine session se tiendra le samedi 19 mai 2018 à Bellevue.

Dave a précédemment occupé le poste de gestionnaire de la satisfaction et des témoignages clients chez Mindjet et a été employé pendant 30 ans par la société Boeing en tant qu’analyste de systèmes, analyste opérationnel et gestionnaire de projets au sein de différents services de la société Boeing. Il a également présidé le N/W Electronic Commerce Roundtable et a créé, il y a 8 ans, le groupe d’intérêt de mind mapping Boeing, qui d’une douzaine de membres est passé à plus de 600. Il a également enseigné les affaires au Collège de Bellevue et à la City University de Bellevue, dans l’état de Washington. Vous pouvez contacter Dave à l’adresse blackdiamondmind@gmail.com et Jamie via son site Web.