Les sociétés ont rapidement compris l’énorme avantage qu’offre le télétravail. Les membres des équipes travaillant à distance sont potentiellement plus heureux, en meilleure santé et plus productifs que les employés qui travaillent sur site, mais ce n’est pas tout. Les entreprises dont les équipes sont dispersées bénéficient souvent :
- D’une réduction des coûts.
- De viviers de talents plus riches.
- D’employés plus responsabilisés.
- De meilleurs indicateurs de performances.
Pour aboutir à ces résultats, il faut pouvoir répondre à cette simple question : comment collaborer efficacement si votre équipe est dispersée ?
Il est vrai que les équipes dispersées doivent relever des défis qui leur sont propres. En effet, selon le rapport 2020 de Buffer sur l’état du télétravail, 20 % des personnes interrogées citent la collaboration et la communication comme étant les plus grandes difficultés qui se posent lorsque l’on travaille à distance.
Pour autant, de nombreuses équipes collaborent efficacement même avec des différences de fuseaux horaires et de culture depuis de nombreuses années maintenant.
Pour instaurer et maintenir une collaboration efficace au sein de votre équipe, examinons quelques-unes des meilleures pratiques et techniques de collaboration à distance que de nombreuses entreprises agiles appliquent avec succès.
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3 bonnes pratiques de collaboration à distance
Pour surmonter les barrières physiques qui caractérisent le télétravail, vous devez vous efforcer d’adopter des bonnes pratiques cohérentes de collaboration à distance qui comblent les fossés entre les sites, les attentes et les styles de travail.
En voici trois parmi les plus recommandées.
Utiliser la technologie pour simplifier les connexions
Quel que soit l’endroit où les membres de l’équipe travaillent, ils doivent être en mesure de se connecter rapidement aux informations dont ils ont besoin, ainsi qu’aux clients, à leur hiérarchie, et les uns aux autres.
Une infrastructure technologique efficace et entièrement fonctionnelle est essentielle pour que votre équipe dispersée puisse:
- Assister à des conférences téléphoniques.
- Participer à des sessions virtuelles de cartographie d’idées ou des groupes de réflexion.
- Partager des ressources et collaborer sur des projets avec d’autres sites ou départements.
Selon Dell Technologies, 89 % des entreprises ont désormais conscience de la nécessité de disposer d’une infrastructure informatique agile et évolutive. En tirant parti de la technologie pour encourager la formation, la collaboration, la productivité et la mobilité, vous pouvez permettre à votre équipe d’exceller de n’importe où.
Mettre l’accent sur le résultat attendu
Plus les membres d’une équipe sont éloignés, plus la gestion et la mesure des performances au travail deviennent difficiles. Selon McKinsey, cependant, il est préférable de définir les résultats que vous attendez de votre équipe dispersée plutôt que des activités de travail spécifiques ou le temps qui doit être consacré à ces activités.
Commencez par :
- Donner des objectifs clairs.
- Encourager l’autonomie et la responsabilisation des membres de l’équipe.
- Mettre à la disposition de votre équipe les ressources, l’expertise et les outils nécessaires pour atteindre les objectifs et les jalons.
Netflix est un excellent exemple d’entreprise qui continue de s’adapter et de prospérer tout en mesurant la productivité en termes de résultats.
Éviter le piège d’une activité faussement productive
Avec la rafale d’e-mails, de chats en ligne, de réunions virtuelles et de notifications de messagerie qui rythment les relations de travail à distance, les employés peuvent facilement avoir l’impression d’une activité intense sans être réellement productifs.
Pour favoriser un flux de travail réellement productif, vous devez :
- Établir les principales priorités de l’équipe.
- Diviser ces priorités en tâches et échéances individuelles.
- Partager régulièrement cette répartition avec votre équipe.
Lorsque tout le monde est sur la même longueur d’onde, il est plus facile pour les collègues de demander de l’aide, d’anticiper les besoins des autres et d’éviter les interruptions inutiles.
Selon Buffer, 58 % des travailleurs considèrent la flexibilité (que ce soit en termes de lieu ou d’horaires) comme le plus gros avantage du télétravail. Ne pas inclure la flexibilité dans vos pratiques de télétravail n’est pas seulement contre-productif, cela peut empêcher les membres de l’équipe d’être pleinement performants.
Une fois qu’un accord est trouvé s’agissant des horaires de disponibilité de base, complétez vos meilleures pratiques en prenant la décision de diriger votre équipe avec empathie et de vous concentrer sur les résultats. Des valeurs et des processus de travail partagés et inclusifs peuvent grandement contribuer à mettre en place une collaboration efficace.
5 techniques de collaboration à distance éprouvées
Inévitablement, le fait de passer au télétravail implique une modification de votre routine habituelle. Pour découvrir ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe, vous devrez peut-être explorer des façons nouvelles ou différentes de travailler ensemble.
Dans cette optique, voici 5 techniques de collaboration à distance que vous pouvez tester.
Exploiter la puissance de la visualisation
Il peut être difficile de partager des informations, de coordonner des activités et de collaborer sur des projets lorsque vos collègues ne sont pas juste au bout du couloir.
L’utilisation d’un outil comme MindManager pour tirer parti de la collaboration visuelle permet non seulement à votre équipe de bénéficier d’une visibilité continue sur l’état de son travail, mais aussi de:
- Faciliter les communications efficaces au sujet des tâches et des projets clés.
- Supprimer l’ambiguïté, en particulier pour les membres de l’équipe qui travaillent à des heures différentes.
- Tenir tout le monde au courant et encourager une participation plus active à la génération d’idées et à la résolution de problèmes.
Essayez d’utiliser des techniques de visualisation éprouvées telles que le mind mapping pour obtenir une structure de travail facile à voir, mettre les objectifs communs au premier plan, et maintenir la cohésion et l’implication.
Conserver une part d’agilité
Rester agile est particulièrement important lorsque les connexions physiques disparaissent. Pour y parvenir, cependant, les efforts de collaboration doivent être un peu plus formels qu’en présentiel.
Le fait d’adopter les techniques Agiles de base qui consistent à désigner quelqu’un pour coordonner divers flux de travail – et à organiser des séries de tâches comme des sprints de travail – peut vous aider à :
- Assurer le suivi des objectifs plus importants.
- Garantir des flux de travail Agiles qui favorisent l’alignement et la transparence au sein des équipes.
- Anticiper pour optimiser les ressources.
Essayez de fixer des jalons mensuels, puis de diviser ces tâches en sprints hebdomadaires ou bimensuels. En définissant clairement les livrables des membres de l’équipe, chacun pourra plus facilement mettre en place et gérer ses priorités quotidiennes.
Se réunir à bon escient
Des réunions efficaces et collaboratives sont essentielles si votre équipe est dispersée. Assurez-vous donc d’établir un plan avant chaque visioconférence.
Pour éviter qu’une communication inutile ne fasse perdre un temps précieux à votre équipe :
- Créez un ordre du jour et respectez-le.
- Partagez à l’avance l’ordre du jour (avec le calendrier, les objectifs et les points à aborder) avec votre équipe.
- Envisagez de mettre en place des réunions de type stand-up quotidiennes, des réunions d’équipe ou de projet hebdomadaires et des bilans mensuels pour tenir votre équipe informée des objectifs, des progrès et des résultats.
Essayez d’éviter de convoquer des réunions sans but précis. Pour communiquer efficacement, servez-vous plutôt de canaux distincts et dédiés comme le chat ou le courrier électronique pour faire régulièrement le point avec les membres de l’équipe.
Intégrer les nouveaux membres
Les attentes pour les équipes dispersées doivent être définies dès le début. Un processus d’intégration cohérent et maîtrisé garantira que les objectifs de la société, les processus de travail et les indicateurs de performance clés (KPI) sont pleinement compris par les nouvelles recrues.
Des experts du secteur numérique comme Neil Patel, co-fondateur de Crazy Egg, affirment que mener des entretiens virtuels avec la technologie que les candidats devront utiliser au travail peut donner un aperçu de la façon dont ils aborderont l’environnement de télétravail.
Après toute embauche, votre équipe doit se réunir virtuellement pour souhaiter la bienvenue aux nouveaux collègues. Donner à chacun la possibilité de mettre des visages sur les noms et d’instaurer des connexions personnelles permet de simplifier la collaboration.
Maintenir le lien social si votre équipe est dispersée
Travailler ensemble est (ou devrait toujours être) une activité sociale. Pour compenser les sentiments de déconnexion et d’isolement qui peuvent entraver la collaboration, vous devez trouver des moyens de recréer la synergie qui se développe plus naturellement lorsque les gens travaillent physiquement côte à côte.
Essayez ces techniques pour aider votre équipe à rester connectée :
- Consacrez quelques minutes à une prise de pouls ou un bilan émotionnel au début de chaque stand-up quotidien.
- Créez un concept de lieu de travail ouvert (ou « Zoom room ») en encourageant les membres de l’équipe à laisser leurs connexions vidéo multi-écrans ouvertes en sourdine en arrière-plan tout au long de la journée de travail.
- Planifiez des déjeuners virtuels hebdomadaires ou des plages horaires sociales pour parler de sujets qui n’ont pas de rapport avec la vie professionnelle.
7 astuces bonus pour la collaboration à distance
À mesure que vous vous immergez dans une nouvelle normalité, vous pouvez mettre avantageusement à profit ces astuces tirées de l’expérience de chefs d’entreprise.
- Assurez-vous de rédiger des « règles de conduite au télétravail » pour établir les comportements acceptables (il peut ne pas être acceptable, par exemple, que les membres de l’équipe préparent le dîner ou plient le linge pendant une visioconférence).
- Clarifiez les responsabilités individuelles dès le départ, effectuez des vérifications régulières pour rectifier la trajectoire si nécessaire, puis faites confiance à votre équipe pour mener à bien les projets.
- Établissez des directives de communication (en indiquant, par exemple, les moments où chacun doit se rendre disponible par e-mail, téléphone ou messagerie), et précisez si les messages vraiment importants doivent être répétés via plusieurs canaux de communication.
- Pour plus de cohérence, assurez-vous que tous les membres de votre équipe utilisent les mêmes outils de collaboration et la même technologie pour communiquer, partager des documents, créer des présentations ainsi que gérer et mener à bien les projets.
- Pour ne pas franchir la limite (très mince) entre connexion et distraction, évitez les réunions superflues, découragez autant que possible les suites d’e-mails, les mises en copie et les allers-retours de messages instantanés incessants, et laissez vos collègues reprendre immédiatement leur travail après la fin des horaires dédiés à la collaboration.
- Faites en sorte d’apprendre à connaître vos collègues en vous investissant dans les relations de travail et en parlant d’autres sujets que les objectifs de votre dernier projet.
- Célébrez les moindres victoires ! Pour ce faire, vous pouvez par exemple souligner les réalisations individuelles et collectives dans un e-mail hebdomadaire. Gardez à l’esprit que se réjouir ensemble contribue à souder les équipes, favorise la confiance et jette un éclairage fort et positif sur la collaboration.
Comme de nombreux défis professionnels, apprendre à collaborer avec succès si votre équipe est dispersée est un processus continu. Vous devrez peut-être expérimenter plusieurs politiques, pratiques et outils de collaboration pour garder les membres de l’équipe sur la même longueur d’onde, qu’ils travaillent ensemble ou seuls.