Blogueur invité : Dan Fries
D’où provient la pratique moderne de la gestion de projets Agile ?
Même si quelques présentations TED consacrées à la gestion de projets Agile abordent le sujet pour savoir qui l’a apprise de qui (par exemple, est-ce que l’idée est venue de la méthode de développement des logiciels Agile définie en 2001), l’examen de l’historique de ces approches n’est pas concluant.
Ce qui est vraiment important, c’est qu’un sujet de type « qui, de la poule et de l’œuf était là en premier » dans le cadre d’une discussion sur les origines constitue généralement une perte de temps. Ce qui compte réellement, c’est l’étude des méthodes qui fonctionnent et de leur adaptation ou réutilisation dans différents domaines.
Passons en revue certains usages historiques de la gestion de projets Agile et de la méthode Kanban.
Gestion de projets Kanban pendant et après la deuxième guerre mondiale
Un certain nombre de stratégies de gestion du personnel utilisées au cours du 20ème siècle ont été le fruit de l’observation des unités alliées combattantes de la deuxième guerre mondiale. Suite à l’occupation américaine au Japon, des dirigeants d’entreprises américains se sont imprégnés des styles de gestion appliqués dans ce pays.
La Théorie Z de gestion du personnel, par exemple, a finalement remplacé les styles de microgestion de l’ère Reagan. En matière de planification d’entreprise, les constructeurs automobiles américains ont été particulièrement impressionnés par le système de gestion de projets Kanban de Taiichi Ohno, ingénieur industriel dont l’expertise a été adoptée par Toyota.
En japonais, le terme « Kanban » signifie « tableau » et désigne aussi bien un tableau blanc qu’un tableau d’affichage. Ce système de planification est très visuel dans la mesure où il implique l’utilisation de cartes placées sur le tableau Kanban, qui sont manipulées en fonction d’un ensemble de règles de gestion. Bizarrement, pendant la deuxième guerre mondiale, les usines anglaises de fabrication d’avions militaires ont utilisé un système très similaire à la méthode Kanban. Si la marine impériale japonaise et son service aérien avaient appliqué un tel système, le résultat de ce terrible conflit armé aurait pu être différent.
Gestion de projets Kanban dans le secteur de la fabrication
Le système de gestion Kanban a été initialement mis en œuvre en pensant au secteur de la fabrication, mais il a été étendu à d’autres domaines au cours du 21ème siècle. Les développeurs de logiciels Agile ont tout naturellement intégré Kanban à leurs méthodologies et les gestionnaires de projets d’entreprise leur ont rapidement emboîté le pas. L’adoption élargie de la visualisation des données est au cœur des entreprises modernes et elle s’intègre parfaitement au système Kanban.
Avant d’aborder la façon dont Kanban peut améliorer la gestion de projets Agile, il est utile de revoir les principes de ce système :
- Le flux de travail quotidien doit être visualisé de façon à présenter le contexte. Il s’agit de l’aspect « tâches à faire ».
- Il convient d’équilibrer les travaux en cours d’exécution afin d’obtenir le flux le plus régulier possible. En fonction du projet, cela peut nécessiter l’évaluation de la fin d’exécution des tâches par les équipes ou les individus ou du moment où ils atteindront les dates importantes. Il s’agit de l’aspect « en cours ».
- Le flux de travail doit être amélioré pour permettre aux équipes et à leurs membres de passer à la prochaine tâche la plus importante, une fois celle en cours terminée. Il s’agit de l’aspect « terminé ».
Outre ce qui précède, les gestionnaires de projets qui choisissent d’utiliser la technique Kanban dans le cadre de leur méthodologie Agile doivent transmettre aux membres de leur équipe que l’amélioration reste un objectif permanent. Autrement dit, les flux de travail peuvent être optimisés par le biais de discussions qui se déroulent une fois les tâches exécutées.
Gestion de projets Kanban en action
Comme on peut s’y attendre, la technique Kanban est très largement utilisée au Japon. Elle est tout naturellement enseignée dans les écoles car les élèves sont particulièrement sensibles à sa structure visuelle et à ses cartes colorées. Grâce à cette assimilation précoce, et parce que la gestion de projets Kanban s’avère très intuitive pour le contrôle des flux de travail, cette technique est utilisée dans une grande variété de fonctions relevant de différentes industries.
Attardons-nous sur quelques exemples.
1er exemple : Kanban pour la fabrication
Dans les usines Toyota japonaises, la technique Kanban a été initialement mise en œuvre en utilisant des cartes en papier qui étaient fixées aux pièces des véhicules. Sur le plan visuel, imaginez les ouvriers des lignes de montage de l’usine Motomachi assemblant les modèles Corolla de Toyota dans les années 60. Leurs tâches sont guidées par des cartes de couleur fixées aux sachets en plastique contenant le nombre exact de boulons nécessaires au montage de la pompe à eau sur le moteur. Ces cartes peuvent également contenir des informations relatives à l’obtention ou à la commande de sachets en plastique supplémentaires, le cas échéant.
Palais impérial de Tokyo
2ème exemple : Kanban pour la gestion des foules
Au palais impérial de Tokyo, des cartes en plastique sont remises aux visiteurs au début de leur visite. Les japonais locaux savent probablement qu’ils font l’objet d’une gestion basée sur la technique Kanban, mais les étrangers ne savent probablement pas que les gardes du palais contrôlent le flux des visiteurs à l’aide de ces cartes, puisque leur nombre est limité en fonction de la capacité d’accueil.
3ème exemple : Gestion des logiciels Agile avec Kanban
Supposons qu’un sous-traitant veuille mettre en œuvre 10 améliorations au niveau de son logiciel personnalisé de gestion des ressources humaines et qu’il souhaite que cela soit fait en deux mois. Les développeurs expliquent qu’ils peuvent traiter de façon réaliste six améliorations en 60 jours. Par commun accord, un tableau Kanban est créé, contenant cinq colonnes qui représentent les étapes du projet et six lignes correspondant aux améliorations. Les cinq colonnes sont déterminées à partir de la gestion de projets Agile et sont libellées comme suit :
Suivant > * Analyse * > À développer > * À accepter * > À livrer
Quand une ligne correspondant à une carte Kanban parvient à la colonne « À accepter », les développeurs se réunissent avec le client pour faire la démonstration de l’amélioration. Les réactions sont dûment notées aux fins d’une amélioration, qui sera apportée à la carte Kanban suivante représentant une autre amélioration. Si le flux de travail s’améliore et si le projet progresse plus vite que les 60 jours initialement convenus, une autre discussion réaliste peut se tenir afin d’estimer combien des quatre améliorations restantes peuvent être traitées.
Choix du tableau Kanban approprié pour la gestion de projets
Tous les systèmes de gestion Kanban ne nécessitent pas l’utilisation d’un tableau. En théorie, ils peuvent même ne pas utiliser de cartes. Un gestionnaire de projets peut organiser une réunion avec son équipe et planifier des affectations simples, sans aucune aide visuelle. Un chef de groupe militaire peut opter pour ce type d’approche en vue de mettre en place un itinéraire de patrouilles tactique. Si le chef prévoit de rester sur place, le tableau Kanban peut être tracé dans le sable, puis effacé par sécurité. Malgré ces exemples, les tableaux Kanban constituent des outils utiles qui demandent à être intégrés à la gestion de projets Agile.
Gestion de projets Kanban Le tableau Kanban est essentiellement utilisé pour « épingler » des cartes illustrant l’avancement du projet. Comme expliqué précédemment, les colonnes représentent les étapes et les cartes correspondent aux affectations actuelles ou aux travaux à effectuer. Le flux visuel circule de la gauche vers la droite. Supposons que l’équipe des Ressources Humaines d’une entreprise doive mettre en œuvre une nouvelle stratégie d’entretien et de sélection en une semaine. Une méthode Agile de planifier ce projet pourrait être :
Réunion et discussion > * Rédaction de stratégie * > Remise aux dirigeants >
* Communication à l’équipe * > Surveillance et application
Si tous les membres de l’équipe des Ressources Humaines doivent être présents dans les bureaux pendant la semaine d’exécution du projet, le tableau Kanban peut être créé en utilisant une plate-forme numérique localisée, comme MindManager. Néanmoins, si des membres de l’équipe travaillant à distance doivent être impliqués, il est possible d’organiser des sessions de visioconférence au cours desquelles vous partagez via un écran votre tableau Kanban MindManager avec tous les participants. Vous pouvez discuter en groupe des rôles, de l’avancement et des délais d’exécution afin d’élaborer votre tableau Kanban en temps réel. Vous pouvez ensuite publier le tableau Kanban via MindManager et envoyer le lien à tous les membres de l’équipe qui pourront l’utiliser pendant toute la durée du projet.
Si le projet contient des informations sensibles ou si des changements de stratégie ne doivent pas être communiqués trop tôt aux membres de l’équipe, il est préférable de publier un tableau Kanban protégé par mot de passe, de définir des informations d’identification qui limitent l’accès en fonction du rôle et l’inconvénient potentiel A de confidentialité que présentent les cartes Kanban physiques, que les plates-formes de gestion de projets numériques, telles que MindManager, peuvent prévenir, dans le cas de la perte éventuelle des cartes contenant des informations sensibles.
Gestion de projets Agile avancée avec Kanban
Les projets extrêmement complexes peuvent être gérés à l’aide d’approches Agile basées sur des systèmes Kanban. Une fois encore, il est possible de préférer les plates-formes de gestion de projets numériques en raison du volume et de la complexité des données des projets associées aux tâches de grande ampleur.
Si le projet utilise plus de 10 cartes Kanban, les gestionnaires de projets qui ont l’habitude de se servir de notes adhésives sur un tableau blanc prennent le risque de perdre des informations. Avec un système Kanban numérique, ce problème n’existe pas. Même s’il est bien connu que l’U.S. Air Force a utilisé des cartes Kanban physiques et des sachets en plastique jusqu’en 2008, il convient de rappeler que cette branche militaire est régie par une discipline très stricte.
Pour finir, il faut noter que tous les principes de la technique Kanban peuvent ne pas présenter une corrélation parfaite avec la gestion de projets Agile. En général, Kanban ne privilégie pas les rôles établis et n’exige pas une vitesse prédéterminée. À cet égard, c’est aux gestionnaires de projets qu’il revient de vérifier quels aspects de la méthode qu’ils ont choisie peuvent être visualisés en utilisant la technique Kanban.
Alors que la technique Kanban se prête facilement à des changements car ils ne risquent pas d’interférer avec le mouvement des cartes de la colonne de gauche à celle de droite, les projets Agile conviennent mieux pour la définition de groupes de priorités et leur traitement le plus rapide possible.
L’histoire a démontré que la plupart des équipes de travail réagissent favorablement à la gestion de projets Kanban. Cela n’est pas toujours vrai avec la gestion de projets Agile car certains membres de l’équipe peuvent avoir l’habitude d’utiliser d’autres méthodes. C’est la culture de l’entreprise qui déterminera toujours les modalités de combinaison de ces deux stratégies. Néanmoins, moins de problèmes risquent de survenir si le tableau Kanban numérique est déployé et si les tâches sont présentées à l’équipe sur des cartes faciles à utiliser.
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