Par: Michael Deutch, VP of Products
MindManager n’est pas un simple logiciel de dessin ou de création de diagrammes. Il ne s’agit pas d’une application passive permettant uniquement de représenter visuellement une idée ou un processus. MindManager crée des diagrammes interactifs dynamiques qui illustrent l’état, la progression et une grande variété d’autres éléments afin de représenter précisément non pas un seul point dans le temps, mais toute une chronologie tenant compte de chaque modification.
MindManager 2019 introduit une nouvelle fonction puissante appelée SmartRules™, qui transforme et intègre une forme d’intelligence dans vos diagrammes.
En quoi consiste les SmartRules ?
Vous pouvez définir et imbriquer des SmartRules dans vos diagrammes afin d’exécuter une opération basée sur un critère prédéfini. Les SmartRules peuvent s’appliquer à tous les sujets ou seulement à certains.
Quand un sujet est créé, modifié ou déplacé, les déclencheurs de SmartRules de diagramme sont évalués et, quand les critères de déclenchement sont satisfaits, les effets de la règle s’appliquent.
Déclencheurs SmartRules
Un ou plusieurs déclencheurs peuvent être associés aux différentes règles, notamment :
- Les données ou le contenu d’un sujet ou
- L’emplacement du sujet dans le diagramme
Par exemple, vous pouvez créer un déclencheur basé sur le texte du sujet ou les informations d’une tâche, qui peuvent inclure le niveau de risque de la tâche, sa date d’échéance ou de début, la durée et le travail requis, les ressources affectées, la progression de la tâche, sa priorité ou s’il s’agit d’une étape clé. Une icône ou une balise affectée peut être un déclencheur.
D’autres puissants déclencheurs peuvent être l’appartenance du sujet à une branche spécifique ou s’il se trouve dans les limites d’un objet d’arrière-plan (autrement dit, le déclenchement de la SmartRule intervient lorsque le sujet apparaît dans une section spécifique d’un diagramme de Venn ou d’une matrice).
Les déclencheurs de SmartRules pour MindManager 2019 comprennent :
- Le texte du sujet (c’est-à-dire, si le sujet comporte des mots ou caractères spécifiques)
- Les icônes et balises de sujet
- Le nombre de pièces jointes, de liens ou de sous-sujets
- Les propriétés du sujet
- La durée des tâches, le travail requis, la priorité, la progression, la ressource, l’étape clé, la date de début ou d’échéance
- Le niveau de risque de la tâche (retard)
- L’appartenance à une branche de réutilisation des informations de tâche
- L’appartenance du sujet à une branche donnée ou son
intégration à un objet du diagramme
Effets des SmartRules
Les règles peuvent également avoir un ou plusieurs effets. Ces effets peuvent modifier à la fois l’aspect du sujet et les données contenues dans celui-ci.
Sur le plan de la mise en forme conditionnelle, les effets de sujet peuvent modifier :
- La forme, le style, les couleurs de remplissage et de trait du sujet
- Les styles de police (gras, italique, barré ou souligné)
- La taille ou la couleur de la police
Sur le plan des données, les éléments suivants peuvent être ajoutés ou ajustés pour un sujet :
- Les icônes ou balises du sujet
- Les propriétés du sujet
- Les ressources, la priorité ou la progression des tâches
Utilité des SmartRules
Nous nous efforçons d’aider les utilisateurs à gagner du temps et à utiliser des processus cohérents au sein d’un même diagramme et dans plusieurs diagrammes. Notre objectif est de vous fournir davantage de pouvoir et de contrôle afin de recueillir des renseignements dans les diagrammes de façon à présenter les informations comme vous le souhaitez, mais en exigeant moins d’efforts de votre part.
Au départ, j’avais à l’esprit plusieurs cas d’utilisation quand nous avons évoqué cette fonction. En voici quelques exemples :
1. Je voulais utiliser une branche pour les tâches dans une map dédiée aux réunions, mais j’ai pensé qu’il serait fastidieux d’ajouter l’indicateur de progression à chaque nouveau sujet de la branche. C’est pour cela que j’ai activé des règles qui appliqueraient un indicateur de progression de 0 % à tout nouveau sujet associé à la branche des tâches et permettraient de marquer une tâche comme étant terminée en un clic. Cette règle fait gagner du temps car elle évite d’avoir à aller dans le menu du ruban, de changer de menu pour afficher le menu d’accueil ou ceux des tâches, de sélectionner l’icône de progression, puis de revenir à la map… à chaque nouvel ajout de tâche.
2. Changez l’état d’un sujet lorsqu’il est déplacé d’une branche vers une autre. À titre d’exemple, il est possible de gérer les tâches d’un processus Kanban dans le cadre duquel l’état d’avancement et même l’aspect des sujets changent lors du passage d’une branche à la suivante.
Dans l’exemple ci-dessous, dès lors que vous faites glisser une caractéristique du Release Backlog vers le Sprint Backlog, l’indicateur de progression est ajouté. Quand une caractéristique est prise en charge (et déplacée vers la branche de traitement en cours), la progression avance automatiquement. Pour finir, lorsque vous déplacez la caractéristique en la faisant glisser vers la branche des tâches accomplies, le sujet est marqué comme étant terminé, la couleur de remplissage change et passe au vert et le texte s’affiche en gras. Toutes les modifications concernant la progression et l’aspect s’effectuent dès que vous faites glisser ou ajoutez des sujets au niveau des différentes branches. Tout cela s’exécute automatiquement. Une seule configuration est nécessaire pour exécuter des processus complets avec MindManager !
3. Un dernier exemple consiste à créer une map plus conventionnelle dans laquelle vous pouvez définir les couleurs / la mise en forme des descendants de chaque branche principale. Généralement, MindManager définit l’aspect en fonction du niveau du sujet central (par exemple, sujets principaux, enfants, enfants des enfants, etc…). Dans l’exemple ci-dessous, chaque branche peut avoir son propre aspect.
Quand devez-vous utiliser cette fonction ?
Si vous appliquez régulièrement des modifications similaires aux sujets de vos diagrammes, vous pouvez envisager d’ajouter une SmartRule afin d’automatiser ces modifications.
Nous avons également mis en œuvre une autre fonction puissante et efficace, qui vous fera gagner un temps précieux. Vous pouvez enregistrer toutes vos règles dans une bibliothèque de règles. Et, vous pouvez configurer n’importe laquelle d’entre elles pour qu’elle s’applique aux nouvelles maps que vous créez. Par conséquent, si vous souhaitez instaurer des normes pour toutes vos maps (comme, par exemple, l’aspect d’une tâche lorsqu’elle est marquée comme étant terminée), vous pouvez maintenant créer la règle à cet effet et l’appliquer à toutes les nouvelles maps que vous allez élaborer.
Comment accéder à la fonction SmartRules ?
La fonction SmartRules est accessible via le menu Avancé.
Le menu associé aux SmartRules vous permet aussi d’afficher la bibliothèque de règles où il est possible de définir les règles à appliquer à tous les nouveaux diagrammes.
Comment allez-vous utiliser les SmartRules pour accélérer vos processus et visualiser votre réussite ?
Faites-nous part de toutes vos questions et de la façon dont vous exploitez cette puissante nouvelle possibilité d’assurer la cohérence de vos processus et d’améliorer votre productivité.
Essayez MindManager aujourd’hui.
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