Une collaboration productive passe par une communication forte et efficace ; il est donc indispensable de travailler avec les bons outils de communication d’équipe. D’autant plus que, d’après le Project Management Institute (PMI), 1 projet sur 5 échoue à cause d’une communication inefficace !
Heureusement, des milliers d’outils professionnels sont aujourd’hui disponibles pour stimuler les activités de communication en équipe et renforcer l’implication des collaborateurs. Il existe en fait tellement de façons d’améliorer la communication d’équipe à distance que le choix peut se révéler extrêmement difficile.
Qu’il s’agisse de sélectionner des outils de communication d’équipe fondamentaux ou d’améliorer les plateformes avec lesquelles vous travaillez déjà, vous devez prendre le temps d’évaluer vos besoins et de générer un plan de communication d’équipe.
Prêts à identifier les méthodes et outils de communication d’équipe les plus susceptibles de booster la collaboration dans votre environnement de travail ?
Découvrez cette combinaison de plateformes technologiques et de méthodes populaires que vous pouvez adopter pour rationaliser les activités de communication au sein de votre équipe.
Quelques mots sur les méthodes de communication d’équipe en présentiel
Avant d’aborder les outils de communication à distance, il convient de rappeler que les interactions professionnelles ne sont pas toutes virtuelles. La communication d’équipe physique est la règle et non l’exception dans de nombreux bureaux, magasins, entrepôts et usines.
Pour permettre à chacun de donner le meilleur de soi-même individuellement tout en améliorant la dynamique de groupe, il est important de tenir compte des différentes personnalités et des styles de communication au sein des équipes.
Par exemple, vous pouvez :
- Demander aux membres de l’équipe de remplir et de partager un questionnaire sur les styles de communication.
- Garder à l’esprit les rôles et les combinaisons assignées pour le travail de groupe.
- Tirer parti des outils de communication d’équipe avec une suite complète d’options de partage pour clarifier les objectifs de chacun.
Les plateformes qui permettent aux équipes de collaborer visuellement peuvent atténuer les différences de communication fréquemment rencontrées dans les groupes.
En remplaçant les réunions non-productives et les fils de discussion peu fiables par une map visuelle complète, par exemple, vous pouvez clarifier les objectifs, les attentes et les priorités.
Exemples d’outils de communication d’équipe (et comment les exploiter au mieux).
Avec chacun des outils de communication d’équipe décrits ici, nous indiquons la façon dont vous pouvez les utiliser pour favoriser la discussion et les interactions d’équipe.
Messagerie instantanée
Les outils de messagerie instantanée tels que Slack, Google Chat et Microsoft Teams sont le moyen le plus rapide pour deux personnes ou plus de rester connectées en temps réel via leur ordinateur ou leur appareil mobile.
Tout aussi pratique pour les échanges professionnels que sociaux, la messagerie instantanée a pour principal avantage de permettre aux gens de partager rapidement :
- Des messages textuels.
- Des communications audio et vidéo.
- Des fichiers et d’autres contenus.
Étant donné que les membres de l’équipe peuvent choisir de voir, de rejoindre ou d’ignorer les conversations, la messagerie instantanée limite les interruptions inutiles. Et de nombreuses applications s’intègrent à d’autres outils de communication d’équipe précieux.
Tirer le meilleur parti de la messagerie instantanée
- Intégrez la messagerie instantanée à votre plan de communication d’équipe pour renforcer la connectivité. Par exemple, même si le fait de désigner un binôme pour collaborer sur un travail qui ne nécessite pas forcément deux personnes peut sembler contre-productif, cela débouche souvent sur beaucoup plus de créativité.
- La messagerie instantanée est également un excellent moyen de prendre régulièrement le pouls des membres de l’équipe.
Visioconférence
Les plateformes de visioconférence telles que Zoom, Skype et Google Hangouts permettent aux équipes de planifier facilement des réunions en direct, en face à face, en tête-à-tête ou en groupe.
Les collègues qui ne travaillent pas au même endroit, par exemple, peuvent utiliser la communication vidéo pour :
- Participer à des sessions de brainstorming.
- Discuter au sujet de projets ou d’affaires commerciales.
- Faire passer des entretiens à des candidats et intégrer les nouvelles recrues.
Bien qu’il ne soit pas toujours idéal, l’appel vidéo peut grandement contribuer à remplacer les interactions en personne.
Tirer le meilleur parti des visioconférences
- Certaines équipes réservent un moment, au début de chaque visioconférence régulière, pour des échanges non professionnels. Les membres de l’équipe restent plus facilement connectés les uns aux autres lorsqu’ils ont la possibilité de partager des événements de leur vie personnelle.
- Exploitez la fonction tableau blanc incluse dans de nombreuses plateformes vidéo pour aider votre équipe à discuter de nouveaux plans ou idées. Vous pouvez également utiliser les supports interactifs de MindManager (maps, graphiques et diagrammes) pour explorer n’importe quel sujet à l’écran.
Salles vidéo personnalisées
Votre équipe peut utiliser des outils tels que GoToMeetings ou Cisco Webex pour créer des salles de réunion vidéo personnalisées.
Les sessions de salle vidéo sont faciles à héberger et à rejoindre, et sont idéales pour :
- Les webinaires.
- Les cours de formation.
- Les conversations de vente ou d’assistance.
L’un des avantages des salles vidéo personnalisées est qu’elles offrent de nombreuses fonctionnalités d’optimisation de la communication comme la suppression du bruit, l’amélioration de la qualité de la parole et les options de visualisation HD.
Tirer le meilleur parti de votre salle vidéo
- Envisagez d’utiliser une salle virtuelle pour héberger un moment « portes ouvertes » à heure fixe chaque semaine pour que vos collègues puissent « passer », poser des questions non urgentes et débattre de manière informelle autour d’idées potentiellement lumineuses.
- Les employés à distance peuvent combattre le sentiment de solitude ou d’isolement en s’invitant les uns les autres à des sessions de travail en ligne dans leurs salles personnalisées. C’est un excellent moyen de reproduire le travail et la discussion entre bureaux adjacents dans un espace physique partagé.
Chat de groupe
Tout comme la messagerie instantanée, le chat de groupe repose sur des messages courts, envoyés et lus en temps réel, pour rationaliser la communication d’équipe.
Généralement utilisées lorsque tous les membres du groupe sont en ligne, les applications de discussion de groupe comme HipChat, Flowdock et Slack sont plus rapides que les échanges d’e-mails, les appels téléphoniques et les réunions vidéo, ce qui rend les interactions d’équipe plus efficaces.
Certains outils de chat disposent même d’une boîte de réception collective où les notifications d’autres canaux de communication (comme Asana ou Twitter, par exemple) peuvent être collectées et traitées.
Tirer le meilleur parti du chat de groupe
- Si vous cherchez un moyen de faire parler de team building ou de micro-événements (avec des activités pop-in actualisées toutes 15 à 30 minutes), le chat de groupe peut s’avérer idéal.
- En tant que manager ou chef d’équipe, le choix d’un outil de chat de groupe avec un bouton statut indiquant si vous êtes libre vous aidera à vous rendre disponible aussi souvent que possible.
Partage de fichiers
Les services et logiciels de partage de fichiers sont de puissants outils de communication d’équipe qui permettent aux personnes autorisées d’accéder à des documents numériques importants.
Les plateformes de partage de fichiers populaires incluent :
- Box et Dropbox.
- Hightail et Egnyte.
- Google Drive et OneDrive.
L’avantage des outils de partage de fichiers dédiés est qu’ils permettent à plusieurs personnes d’utiliser les mêmes supports, souvent en simultané. Cela signifie que tous les membres de votre équipe peuvent lire, modifier, copier ou imprimer les informations dont ils ont besoin à tout moment, de n’importe quel endroit.
Tirer le meilleur parti des fichiers partagés
Lorsque vous associez des fonctionnalités de partage de fichiers à un logiciel de cartographie comme MindManager, votre groupe peut connecter et corréler des fichiers, des liens, des médias et des notes de réunion pour créer des plans et des référentiels de connaissances complets et partageables.
MindManager permet de facilement importer et exporter divers types de fichiers pris en charge tels que Microsoft Word, Excel et Project vers et depuis différents emplacements tels que Google Drive, OneDrive et SharePoint.
Communications tout-en-un
En adoptant une plateforme de communication polyvalente comme Microsoft Teams, vous pouvez armer votre équipe pour une collaboration fluide.
Teams rassemble les meilleurs outils de communication d’équipe :
- Visioconférence.
- Chat textuel et vocal de groupe et privé.
- Intégration des e-mails via Outlook.
- Stockage de fichiers et partage de documents.
Microsoft sécurise les échanges grâce à une authentification à deux facteurs à l’échelle de l’équipe. Teams offre également de nombreuses intégrations avec d’autres logiciels conçus pour les équipes.
Tirer le meilleur parti de votre plateforme tout-en-un
- Véritable concentrateur pour la collaboration et les communications intelligentes, Microsoft Teams vous offre l’occasion idéale d’expérimenter des centaines d’outils conçus pour le travail d’équipe, notamment Zoom, Box, GoToMeeting, Cisco Webex, Asana, HubSpot, Salesforce et MindManager.
- Exploitez MindManager pour Microsoft Teams pour coéditer des maps, gérer des tableaux de bord d’équipe, créer des logigrammes et suivre tous vos projets communs. Votre équipe dispose d’outils de planification dynamique, de brainstorming, de tableau blanc et bien plus, sans jamais quitter l’application.
Mind mapping et visualisation
Un logiciel de cartographie mentale comme MindManager est un excellent choix lorsque vous devez partager de grandes quantités d’informations sur un support complet et fiable.
Communiquer visuellement à l’aide de cartes conceptuelles, de logigrammes et d’autres types de diagrammes professionnels permet de réduire les chaînes d’e-mails sans fin, les réunions inefficaces et les incompréhensions qui peuvent ralentir ou faire avorter la collaboration.
Avec MindManager, votre équipe peut :
- Passer du brainstorming à un plan exécutable en une seule session.
- Avoir des réunions plus efficaces en suivant une séquence de points de discussion cartographiés.
- Capturer et présenter les informations dans un flux logique qui permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde.
Les outils avancés de gestion de projet de MindManager peuvent même vous aider à éviter les problèmes de mauvaise communication qui font échouer tant de projets d’équipe. Grâce à MindManager pour Microsoft Teams, les utilisateurs peuvent collaborer en temps réel avec les membres de leur équipe directement au sein de la plateforme de téléconférence de leur choix.
Regardez la vidéo ci-dessous pour en savoir plus sur l’utilisation de MindManager pour Microsoft Teams.
Utilisez le modèle d’organigramme intégré de MindManager pour créer un aperçu instantané de tous les membres de votre équipe, puis choisissez parmi d’autres modèles en glisser-déposer pour planifier visuellement des projets, concevoir et gérer des stratégies, et analyser ou documenter des procédures de travail.
Le moyen le plus simple de permettre aux membres de l’équipe de travailler individuellement et de collaborer les uns avec les autres plus efficacement est d’optimiser les outils de communication d’équipe à leur disposition.
Quels que soient les outils de communication d’équipe retenus, assurez-vous qu’ils créent l’alignement au sein de votre groupe, qu’ils favorisent les échanges et la transparence, et qu’ils renforcent la collaboration autour des projets et des tâches de travail.