Le télétravail est désormais rentré dans le quotidien de millions de travailleurs. Alors que de plus en plus d’entreprises proposent ou imposent à leurs collaborateurs de travailler de chez eux, avoir des compétences de management d’équipe à forte valeur ajoutée est la clé du succès.
Gérer plusieurs employés est un défi en soi, mais manager des équipes dispersées comporte des défis spécifiques. Vous n’êtes pas seulement responsable du travail fourni, mais aussi du bien-être émotionnel et du moral de vos télétravailleurs. Si vous n’avez encore jamais travaillé avec une équipe dispersée, vous aurez peut-être du mal à faire face à ces nouvelles exigences.
Des compétences en management d’équipe peuvent vous aider à cibler efficacement vos efforts de gestion. Adapter vos compétences en fonction de cette nouvelle configuration ne pourra être que bénéfique, pour vous comme pour vos collaborateurs. Vous pouvez éviter les baisses de productivité et d’engagement qui accompagnent souvent le passage du travail sur site au télétravail. Avec les compétences de management d’équipe à distance mentionnées ci-dessous, vous pouvez faire en sorte que votre équipe garde le moral et reste performante dans n’importe quelle situation.
Compétences en management d’équipe : les bonnes pratiques
La liste suivante présente les 10 meilleures pratiques de management d’équipe indispensables pour toute personne amenée à gérer des collaborateurs à distance. Ces meilleures pratiques impliquent des compétences spécifiques en management d’équipe, mais sont plus précisément adaptées aux environnements de télétravail.
1. Créer une atmosphère propice au travail
Au bureau, vos collaborateurs peuvent joindre très facilement tous les autres membres de l’équipe pour une discussion ou une question rapide. Même si les membres de votre équipe sont géographiquement dispersés, comportez-vous avec eux comme si vous étiez dans le même bâtiment. Faites le point régulièrement avec chacun pour montrer que vous gardez une « porte ouverte » afin de répondre à tous les besoins. Proposez des outils de collaboration à distance qui permettent à tout le monde de rester connecté, à la fois pour le travail et pour les conversations personnelles. Si vous craignez que les bavardages encombrent vos canaux de communication, proposez un flux séparé.
2. Se concentrer sur la communication interpersonnelle
L’un des plus grands défis du management d’équipe à distance est de garder tout le monde connecté. Contrairement au travail sur site, la communication ne se fait pas de manière organique. Il est donc indispensable d’établir une stratégie qui garantisse un partage clair et la compréhension.
Réunissez l’équipe au complet au début ou au milieu de chaque journée pour partager des informations importantes. Établissez des directives pour les besoins tout au long de la journée. Planifiez des rencontres de compte rendu et des entretiens individuels réguliers pour favoriser le succès individuel. Et, comme mentionné ci-dessus, fournissez les outils de communication nécessaires pour simplifier les connexions.
3. Partager les attentes
Si le télétravail est nouveau pour vous, il l’est également pour votre équipe. Soulagez le stress et l’anxiété en communiquant clairement vos attentes. Indiquez à vos collaborateurs ce que vous attendez d’eux dans tous les aspects de leur travail, notamment :
- Le code vestimentaire.
- Les horaires.
- Les espaces de travail à domicile.
- Les livrables.
- Les réunions.
- La communication.
- La participation à des événements.
Pour certains de ces besoins, vous pouvez créer un ensemble de règles décrivant ce que vous et l’entreprise exigez des employés. Pour les autres, pensez à créer des exemples qui montrent ce que vous recherchez. Cela vous permettra de garder tout le monde sur la même longueur d’onde tout en vous assurant que vous obtiendrez les résultats attendus.
4. Rester flexible
L’année 2020 nous a montré qu’il faut s’attendre à l’inattendu. Les membres de votre équipe comptent sur vous pour les guider à travers ces changements ; vous devez donc faire tout votre possible pour vous préparer à répondre à des besoins supplémentaires. Plus important encore, gardez une attitude positive pendant toute la durée d’une transition quelle qu’elle soit. Vous pouvez être honnête au sujet de vos frustrations ou de vos inquiétudes, mais restez inébranlable quand il s’agit de rechercher des solutions.
L’adaptabilité s’applique également aux suggestions que vous recevez de votre équipe. Encouragez les retours sur vos processus pour trouver les options qui fonctionnent le mieux pour tout le monde. Répondez aux besoins individuels pour parvenir aux meilleurs résultats. Gardez l’esprit ouvert sur tout ce que vous faites pour que votre équipe soit satisfaite pendant la transition.
5. S’impliquer pleinement
La cohésion est essentielle dans tout groupe professionnel. Même si le Team Building semble apparemment moins indispensable dans une équipe dispersée, vous devez toujours prendre le temps de consolider activement vos relations et l’esprit d’équipe. Vous pouvez par exemple commencer chaque réunion par un moment destiné à briser la glace ou partager un événement positif. Cela peut aussi inclure des activités en dehors du travail.
À la fin de la semaine, par exemple, vous pouvez organiser des activités à l’échelle de l’équipe pour favoriser les interactions sociales. Les employés peuvent à tour de rôle présenter leurs hobbies ou préparer leur plat préféré. Si la semaine a été particulièrement stressante, vous pouvez « fermer le bureau » une demi-heure plus tôt pour profiter ensemble d’une happy hour virtuelle.
Peu importe ce que vous choisissez de faire, concentrez-vous sur la création de liens avec les membres de votre équipe. Renseignez-vous sur les événements de leur vie ou sur leur famille. Voyez s’il y a des problèmes spécifiques qui sont source de stress. Faites savoir à vos collègues que vous vous souciez d’eux personnellement et que vous vous investissez pour leur bien-être.
6. Prioriser les évaluations basées sur les objectifs
L’absence de surveillance physique est un défi pour de nombreux managers d’équipe à distance. Pour compenser, certains choisissent d’utiliser un logiciel qui suit l’activité des employés minute par minute. Trop souvent, cependant, cette stratégie se révèle contre-productive. Les employés se sentent espionnés et trop stressés par cette méthode invasive et certains vont essayer de la déjouer à tout prix en cherchant des failles, avec pour conséquence une baisse de productivité encore plus marquée.
Cette stratégie ne tient pas non plus compte des circonstances particulières dans lesquelles s’effectue le télétravail. De nombreux nouveaux télétravailleurs sont également des parents qui doivent s’occuper de leurs enfants. Certains sont contraints de partager un petit espace avec d’autres télétravailleurs ou des étudiants qui ont leurs propres besoins. D’autres encore ne peuvent pas toujours travailler pendant les heures de bureau habituelles.
Plutôt que de vous concentrer sur l’activité, mesurez le succès par les résultats. Aidez vos employés à se fixer des objectifs qui répondent à vos exigences de productivité, par exemple en menant à bien une mission précise dans un laps de temps défini. Plutôt que d’exiger leur participation aux réunions, vous pouvez laisser les membres de l’équipe établir des plannings compatibles avec les limites qui sont les leurs. Tant que vous recevez un travail de qualité et que les délais sont respectés, remplacez la microgestion par un leadership axé sur les objectifs.
7. Reconnaître les réalisations
Une bonne communication implique aussi de reconnaître l’excellent travail accompli par votre équipe. Montrez aux membres de votre équipe combien vous les appréciez en réservant du temps pour des célébrations régulières. Ces remerciements empêchent vos collaborateurs de se sentir isolés et invisibles.
Reconnaissez également les grandes réalisations, comme l’achèvement de grands projets ou la signature de nouveaux contrats. Pour plus d’engagement et de satisfaction au travail, attirez l’attention sur tous les succès y compris les plus modestes comme l’atteinte d’objectifs et l’obtention de commentaires positifs de la part des clients. En plus de célébrer les résultats au sein de votre équipe, offrez à vos employés une reconnaissance à l’échelle de l’entreprise. Incluez ce jalon dans la lettre d’information ou dans le programme de la prochaine grande réunion de l’entreprise. Félicitez l’employé concerné en lui offrant une boîte de chocolats ou une carte-cadeau.
Ces récompenses permettent aux employés de se sentir bien et les encouragent à continuer de donner le meilleur d’eux-mêmes. Avec un programme de motivation à l’échelle de l’entreprise, par exemple, les employés peuvent participer à des concours internes avec à la clé des prix exceptionnels. Cette compétition amusante aura pour effet d’augmenter la productivité tout en renforçant la cohésion.
8. S’investir pour votre équipe
Une fois votre équipe installée dans cette nouvelle configuration, ne perdez pas de vue vos objectifs professionnels et ceux de vos employés. Même s’il n’est plus possible de participer à des séminaires ou des conférences, vous pouvez toujours encourager la progression au sein de votre équipe.
Si un employé espère une promotion, par exemple, trouvez des ressources qui l’aideront à développer les compétences et les connaissances nécessaires. Pour ceux qui ont besoin de certifications, tenez-vous au courant des mises à jour de test et des nouvelles exigences pour leur permettre de rester sur la bonne voie.
Le fait d’investir pour ces objectifs individuels, en particulier lors d’une transition radicale vers le travail à domicile, montre aux employés que vous vous souciez d’eux personnellement. En alignant vos objectifs et les leurs, vous pouvez renforcer leur motivation dans leurs fonctions et leurs équipes. Vos employés seront plus heureux, ce qui augmentera votre propre satisfaction.
9. Utiliser les bons outils
Aujourd’hui, il existe un outil pour chacun des besoins d’une équipe dispersée. Armez votre équipe pour réussir en recherchant et en vous dotant des ressources qui vous permettront de rester connectés et productifs. Les outils essentiels pour une équipe dispersée comprennent :
- Des outils de communication, y compris des logiciels de conférence vidéo, audio et/ou Web.
- Des outils de gestion de projet.
- Des outils de collaboration.
- Des connexions Internet fiables.
- Des appareils mobiles (ordinateurs portables ou tablettes, par exemple.
Éliminez les difficultés potentielles en donnant à vos collaborateurs accès à ces ressources dès le premier jour. La standardisation des outils qu’ils utilisent simplifiera le dépannage et évitera les problèmes d’incompatibilité. Les membres de votre équipe n’auront pas à se soucier de leurs ressources et pourront ainsi rester productifs et connectés à tout moment.
10. Écouter ses propres besoins
Parallèlement à votre statut de chef d’équipe, vous devez faire face à vos propres défis en travaillant à distance. Avec les besoins supplémentaires de communication et de management qu’implique le télétravail, la gestion de vos propres besoins est essentielle pour le succès de votre équipe.
Commencez par prioriser votre organisation. Créez des stratégies qui vous aideront à assurer le suivi des échéances liées aux projets, des réunions et des bilans individuels. Créez un espace de travail sans distraction qui vous permettra de vous concentrer et d’être disponible lorsqu’on a besoin de vous. Si les choses ne se passent pas comme prévu, vous aurez l’espace nécessaire pour vous adapter rapidement et efficacement.
Ensuite, déterminez votre capacité personnelle. Si vous avez du mal à répondre à toutes les demandes, confiez à d’autres les tâches qui peuvent être déléguées. Déterminez qui correspond le mieux à chaque tâche et laissez la personne en question prendre le relais. Mettez à profit la marge ainsi dégagée pour vous concentrer sur les décisions et les problèmes prioritaires. Vous serez en mesure d’être plus présent pour les besoins des membres de votre équipe, en les aidant à gérer facilement les projets et les problèmes.
Le management d’équipe à distance est un combat pour toutes les personnes impliquées. Quelles que soient les circonstances, vous devrez déployer des compétences en management d’équipe nouvelles, autres que celles utilisées dans un bureau classique. Bien qu’il n’y ait pas de règles gravées dans le marbre pour le management d’équipe à distance, les meilleures pratiques décrites ci-dessus peuvent vous aider à trouver les processus qui vous conviennent le mieux. Au fur et à mesure que vous apprenez et que vous vous adaptez avec votre équipe, ces stratégies vous permettront de construire des bases solides pour vos succès à venir.