Angenommen, ein Teammitglied möchte einen Bericht replizieren, zum ersten Mal ein wiederkehrendes Meeting veranstalten oder ein neues Softwareprogramm auf seinem Rechner installieren. Wissen Sie, wen Sie fragen oder wo sie dieses Wissen finden können?
Oder sind Sie darauf angewiesen, selbst nach Antworten zu googeln und andere Teams zu kontaktieren? Wissen Sie überhaupt, wen Sie kontaktieren sollen?
Unternehmen sprechen oft darüber, “smarter, nicht härter” zu arbeiten, berücksichtigen jedoch nicht, wie Wissensübertragungen (oder deren Fehlen!) ihr Geschäft beeinflussen können.
Ineffiziente Wissensweitergabe kostet Unternehmen jedes Jahr Millionen von Dollar, wobei der durchschnittliche Mitarbeiter 5,3 Stunden pro Woche darauf wartet, Unterstützung oder Einblicke von Kollegen zu erhalten.
Eine ordnungsgemäße Wissensmanagementstrategie kann diesen Prozess rationalisieren und die Effizienz von Mitarbeitern und Unternehmen verbessern.
Was ist also Wissensmanagement und wie kann Ihr Unternehmen es implementieren?
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Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement ist die Praxis, Informationen und Ressourcen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zu erfassen, zu organisieren und zu teilen. Eine erfolgreiche Implementierung erfordert einen strategischen Ansatz und die richtige Technologie, um sicherzustellen, dass Daten ordnungsgemäß gespeichert und leicht zugänglich sind.
Wissensmanagement bedeutet nicht nur, Informationen zu sammeln. Der Schlüssel zu erfolgreichem Wissensmanagement besteht darin, sicherzustellen, dass jeder die gespeicherten Informationen finden und nutzen kann.
Angenommen, Ihr Unternehmen veranstaltet einen jährlichen virtuellen Gipfel mit mehreren Rednern, Dutzenden von Präsentationen und Breakout-Räumen für kleinere Meetings.
Jason, ein Mitglied Ihrer Personalabteilung, hat die Planung in den letzten drei Jahren geleitet. In diesem Jahr wird er jedoch während der Planung des Gipfels in Elternzeit sein.
So könnte der Prozess mit und ohne ein erfolgreiches Wissensmanagementsystem aussehen.
Szenario 1: Mit Wissensmanagement
Bevor er in Elternzeit geht, setzt sich Jason mit der diesjährigen Planerin Kate zusammen und teilt eine digitale Wissensmap, die er verwendet hat, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Planung der Sitzung zu speichern. Sie enthält Links zu Ressourcen, eine Anleitung zur Nutzung der Meeting-Software, Beispiele für frühere Präsentationen und eine Aufgabencheckliste.
In nur wenigen Stunden überträgt er erfolgreich Wissen und teilt alle Ressourcen, die Kate zur Planung des Gipfels benötigt. Obwohl es eine Lernkurve gibt, kann Kate den Gipfel erfolgreich planen.
Szenario 2: Ohne Wissensmanagement
Bevor er in Elternzeit geht, hat Jason ein Meeting mit Kate, in dem er einen Google Drive, mehrere E-Mails, eine Kopie des digitalen Kalenders vom letzten Jahr und mehrere Papierressourcen teilt. In den nächsten Tagen sendet er Kate weitere Ressourcen und leitet E-Mails weiter, die er für hilfreich hält.
Wenn es an der Zeit ist, den Gipfel zu planen, hat Kate Schwierigkeiten, die Software zu verstehen, verpasst Fristen und muss in letzter Minute Präsentationen der Redner hochladen. Sie schreibt Jason mehrmals während seiner Abwesenheit, was sie schuldig und Jason gestresst macht.
Die Planung des Gipfels dauert länger und es treten mehrere technische Schwierigkeiten während des Livestreams auf.
Dieses Beispiel verdeutlicht, warum Wissensmanagement wichtig ist. Das gesamte Unternehmen profitiert davon, dass Jasons Wissen gespeichert und leicht zugänglich ist.
Nun werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Arten des Wissensmanagements.
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4 Arten des Wissensmanagements
Es gibt vier Arten des Wissensmanagements. Das Verständnis der verschiedenen Arten ist der erste Schritt zur Schaffung eines effektiven Wissensaustausch- und Managementprozesses.
1. Deklaratives Wissensmanagement
Deklaratives Wissen ist faktisches, statisches Wissen. Diese Informationen sind oft historisch und ändern sich wahrscheinlich nicht.
Beispiele: Der Name Ihres Gründers oder das Jahr, in dem das Unternehmen gegründet wurde.
2. Explizites Wissensmanagement
Explizites Wissen ist Wissen, das leicht zu erfassen, zu speichern und dann zu teilen ist. Es ist die häufigste Art von Daten, die in Datenbanken, Memos, Videos und anderen einfachen Geschäftsspeicherlösungen gespeichert werden.
Beispiele: Die Verkaufszahlen des Vorjahres oder ein Marketingbericht.
3. Implizites Wissensmanagement
Implizites Wissen ist Wissen, das im Kopf von Menschen steckt und nicht leicht zu erklären, zu verpacken oder an andere weiterzugeben ist. Es basiert hauptsächlich auf Erfahrungen, und Menschen können eher mit Erfahrung handeln, als sie anderen erklären können.
Es kann als Video, Dokument oder Wissenskarte gespeichert werden.
Beispiele: Die Schritte zur Fehlerbehebung bei einem Problem im Code oder wo man Hilfe bei einem bestimmten Kundenunterstützungsproblem erhält.
4. Prozedurales Wissensmanagement
Prozedurales Wissen ist Wissen über einen bestimmten Prozess oder ein Verfahren. Dies wird oft in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, einem Video oder einem Flussdiagramm gespeichert.
Beispiele: Eine Anleitung zur Installation neuer Software oder zur Einarbeitung eines neuen Teammitglieds.
Die Vorteile des Wissensmanagements
Jetzt, da Sie das Wissensmanagement verstehen, haben Sie wahrscheinlich einige klare Vorteile bemerkt.
Das Teilen von Wissen hilft jedem, schneller zu arbeiten und zu vermeiden, dass Arbeit wiederholt wird, die jemand anderes bereits erledigt hat. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, ob es den Aufwand wert ist, können konkrete Vorteile hilfreich sein.
Hier sind fünf wesentliche Vorteile des Aufbaus eines Wissensmanagementsystems.
1. Verbesserte Effizienz
Das Teilen von Wissen erleichtert die Durchführung effektiverer Projekte, da Ihr Team nicht ständig nach Informationen suchen oder Prozesse wiederholen muss.
Dokumentiertes, gründliches Wissensmanagement hilft, unnötige Anstrengungen und Kosten zu minimieren.
2. Reduziert Fehler
Wenn Ihr Team leicht auf Informationen zu Prozessen, Technologien oder früheren Fehlern zugreifen kann, ist es weniger wahrscheinlich, dass es in Zukunft Fehler wiederholt und häufige Fallstricke vermeidet.
3. Bessere Entscheidungsfindung
Genaues Wissen über die gesamte Organisation, Aufgaben und Prozesse erleichtert es, fundierte Entscheidungen zu treffen, die die Geschäftsabläufe beschleunigen und zum Erfolg führen.
4. Verbesserte Kundenzufriedenheit
Das Teilen von Geschäftswissen und die teamübergreifende Zusammenarbeit helfen den Mitarbeitern, Kunden und Klienten schnelle und personalisierte Antworten zu bieten.
5. Verbesserte Zusammenarbeit
Wissensmanagement erleichtert die Zusammenarbeit an Projekten für Teammitglieder.
Wie man eine Wissensmanagementstrategie erstellt
Angenommen, Ihr Team muss eine Konferenz organisieren, aber niemand im Team hat bei der Vorbereitung der letztjährigen Konferenz geholfen.
Wäre es nicht einfacher, wenn Sie Zugriff auf eine Wissenskarte zur Konferenzplanung hätten, wie die untenstehende? Dies würde Ihnen helfen, die Schritte zu bestimmen, die Sie unternehmen müssen, und die beste Vorgehensweise zur Zuweisung dieser Schritte zu finden, unter anderem.
Zum Beispiel würden Sie wissen, welche Schritte zu unternehmen sind und wann, wie Sie diese Aufgaben am besten zuweisen und wen Sie bei Bedarf um Unterstützung bitten können.
Wenn Sie eine Wissenskarte benötigen, um Ihren Planungs- und Entscheidungsprozess zu optimieren, betrachten Sie dies als die ideale Gelegenheit, eine zu erstellen. So fangen Sie an.
1. Bestimmen Sie, welches Wissen wichtig ist
Während der anfänglichen Planungsphase sollte das Management bestimmen, welche Daten gesammelt werden und wie.
Die Dokumentation des gesamten Wissens in einem großen Unternehmen kann zeitaufwändig sein, daher ist es in Ordnung, in der ersten Runde kritischere Fachkenntnisse zu priorisieren.
Die Priorität sollte auf spezifischen Ergebnissen basieren, die Sie erreichen möchten – Verbesserung der Innovation, des Kundenservice oder der allgemeinen organisatorischen Effizienz.
2. Wählen Sie ein Wissensmanagementsystem
Als Nächstes sollte Ihre Organisation entscheiden, welches System (oder welche Systeme!) Sie zur Sammlung und Speicherung der Dokumentation verwenden werden.
Dieses System sollte für alle Teams leicht zugänglich sein und kann je nach Art des Wissens variieren.
Beispielsweise könnten einige Informationen als Video gespeichert werden, während andere in einem schriftlichen Dokument gespeichert sind.
Am Ende des Tages sollte jedoch alle Dokumentation in einem einzigen Repository gespeichert werden. Dies könnte bedeuten, eine Wissenskarte zu verwenden und Links zu einem Video oder externen PDFs hinzuzufügen.
3. Organisieren Sie das Wissen
Die gespeicherten Informationen sind nur dann wertvoll, wenn die Menschen finden können, was sie benötigen. Während der Organisationsphase sollten die Daten logisch nach den von der Organisation festgelegten Regeln angeordnet werden.
Zum Beispiel könnten alle kundenbezogenen Daten in einer Datenbanktabelle gespeichert werden, Verkaufsdaten in einer anderen Datenbanktabelle usw. Verbindungen können zwischen Ressourcen erstellt werden, um sie zu verknüpfen.
4. Fassen Sie Wissen zur einfachen Nutzung zusammen
Nicht alle Informationen benötigen einen 25-seitigen Bericht, um hilfreich zu sein. Wenn große Datenmengen unhandlich werden, sollten Sie Zusammenfassungen und Diagramme hinzufügen.
Anstatt sich auf einzelne Datenstücke zu verlassen, können Wissensflüsse mit Tabellen, Diagrammen oder Management-Zusammenfassungen verbessert werden. Dies erleichtert die schnelle Überprüfung von Daten und ermöglicht es Teams, schneller Entscheidungen zu treffen.
Wissensmanagementdiagramme sind eine weitere einfache Möglichkeit, Daten in einem benutzerfreundlichen Format zu organisieren.
5. Schulen Sie Ihr Team
Sobald die Dokumentation und Zusammenfassungen erstellt wurden, stellen Sie sicher, dass Ihr Team weiß, wie es Informationen suchen und filtern kann, um die benötigten Daten zu finden. Dies könnte Schulungssitzungen, das Versenden von E-Mails oder die Erklärung der neuen Prozesse durch das Management umfassen.
Dies ist auch ein ausgezeichneter Zeitpunkt, um nach Engpässen im Wissensübertragungsprozess zu suchen, die die Benutzer verlangsamen.
6. Messen und bewerten Sie die Leistung
Schließlich sollten Sie die Leistung Ihres Wissensmanagementprozesses messen und bewerten, indem Sie die Nutzung verfolgen und Mitarbeiter befragen. Finden Sie heraus, welche Probleme sie haben, auf welches Wissen sie noch keinen Zugriff haben und welche Aspekte des aktuellen Systems gut funktionieren.
Verwenden Sie diese Informationen, um Ihre Speicher- und Ablagerichtlinien im Laufe der Zeit zu verbessern und zu verfeinern.
Best Practices für das Wissensmanagement
Jetzt, da Sie wissen, wie man eine Wissensaustausch- und Managementpraxis erstellt, ist es an der Zeit, Ihren Plan umzusetzen. Bevor Sie beginnen, überprüfen Sie diese Best Practices, um häufige Hindernisse zu vermeiden.
1. Verwenden Sie die richtigen Werkzeuge für den Wissensaustausch
Die Technologie entwickelt sich ständig weiter. Was gestern gut funktioniert hat, muss heute aktualisiert werden.
Denken Sie zum Beispiel an Ihr Handy. Selbst in den letzten zwei Jahren sind unsere Telefone intelligenter, schneller und kleiner geworden.
Ältere Wissensmanagementsysteme, die auf einer dezentralen Architektur basieren, bedeuten, dass die Menschen wissen müssen, wo die Daten gespeichert sind.
All diese Verwirrung hindert Organisationen daran, alle Vorteile des Wissensmanagements zu nutzen. Natürlich wird Ihnen die richtige Wissensmanagement-Software helfen, diese Vorteile zu nutzen.
2. Gewinnen Sie die Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitern
Der Wert eines Wissensmanagementsystems hängt davon ab, welches Wissen die Mitarbeiter teilen möchten. Wenn zum Beispiel niemand ein „Lessons Learned“-Dokument nach Abschluss eines Projekts erstellt, wird es keinen dauerhaften Nutzen für eine Organisation geben.
Aus diesem Grund müssen Unternehmensleiter Ziele kommunizieren, über Fortschritte berichten und die Einhaltung der Wissensmanagementrichtlinien durchsetzen. Im Wesentlichen ist es entscheidend, Erwartungen zu setzen und dann zu bewerten, ob die Mitarbeiter diese erfüllt haben.
Die Akzeptanz der Mitarbeiter hängt oft von den Wissensmanagement-Tools ab, die eine Organisation zu übernehmen beschließt. Die Akzeptanz der Mitarbeiter sinkt, wenn diese Tools veraltet und nicht benutzerfreundlich sind.
3. Machen Sie Informationen leicht auffindbar
Ein Wissensmanagementsystem wird keinen Nutzen bringen, wenn die Menschen nicht die Ressourcen, das Fachwissen oder die Informationen finden können, die sie benötigen. Deshalb ist es wichtig, in ein praktisches, gut gestaltetes Wissensmanagement-Tool zu investieren, um Ihrer Organisation zu helfen, diese Herausforderungen zu meistern.
Sie möchten, dass die Art und Weise, wie Sie Informationen speichern, Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft und Ihr Unternehmen nicht zurückhält.
Wie man ein Wissensmanagementsystem auswählt
Die Wahl des richtigen Wissensmanagementsystems kann den Erfolg der Wissensübertragung maßgeblich beeinflussen. Es gibt jedoch kein universelles Wissensmanagementsystem.
Die Auswahl der richtigen Plattform bedeutet, Ihre Bedürfnisse und die für Ihre Organisation erforderlichen Funktionen genau zu betrachten.
Hier sind vier Merkmale, die Sie bei der Auswahl Ihres Wissensmanagementsystems beachten sollten.
1. Benutzerfreundlichkeit
Wie einfach es ist, Informationen hinzuzufügen und zu finden, macht den Unterschied. Wählen Sie eine Plattform, die Ihren Bedürfnissen entspricht und intuitiv zu bedienen ist.
2. Anpassungsfähigkeit
Es gibt verschiedene Arten von Wissen, und Wissen kann in verschiedenen Formaten geteilt werden, wie z. B. ein Whiteboard, eine Mindmap oder ein Video. Wählen Sie ein Tool, das an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden kann, anstatt Ihre Prozesse an das Tool anzupassen.
3. Datenintegrität
Big Data kann Ihr Geschäft vorantreiben, aber nur, wenn es korrekt und richtig interpretiert wird. Die besten Wissensmanagement-Tools sammeln und liefern die Daten ohne Änderungen.
4. Scorecard-Analysen und Daten-Caching
Suchen Sie nach einem System, das Ihnen die am häufigsten wiederkehrenden Themen und Probleme anzeigt. Sie können Einblicke in die Leistung Ihrer Mitarbeiter und dringende Kundenprobleme bieten.
Mit diesen Informationen können Sie Ihre Stärken und Schwächen feststellen und die notwendigen Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Wie man Wissensmanagement in Ihrer Organisation implementiert
Ihr Unternehmen ist voller Fachexperten mit detailliertem Wissen über ihre Branche, Ihr Produkt und Ihre Kunden. Lassen Sie dieses Wissen nicht in ihren Köpfen isoliert bleiben.
Das richtige Wissensmanagementsystem und die richtige Strategie helfen Ihrem Unternehmen, den wichtigsten Teil Ihres Geschäfts zu nutzen – Ihre Mitarbeiter.
MindManager hilft Ihrem Wissensmanagementsystem, reibungsloser zu laufen.
Unsere Wissensmanagementvorlagen erleichtern das Erfassen und Speichern von Wissen. Funktionen wie Haftnotizen, Filter und Suche sowie die Möglichkeit, externe Dateien zu verlinken, verbessern die Fähigkeit Ihres Teams, die benötigten Informationen zu finden, wenn sie sie benötigen.
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