Verfasserin: Leanne Armstrong
In der heutigen wettbewerbsorientierten, oft auf Distanz basierenden Geschäftsumgebung ist eine effektive Teamkommunikation wichtiger denn je. Daher ist das Wissen, wie man die Teamkommunikation verbessert, eine entscheidende Fähigkeit für Manager und Führungskräfte auf allen Ebenen.
Glücklicherweise kann die Anwendung von Kommunikationsstrategien – und die Befolgung von Techniken, die darauf abzielen, die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen – das Niveau Ihrer Teaminteraktionen von “so lala” zu außergewöhnlich anheben!
Angesichts der Tatsache, dass zwei Köpfe (oder mehr) in der Regel besser sind als einer, führt Teamarbeit von Natur aus zu besseren Brainstorming- und Problemlösungsergebnissen. Und wenn Einzelpersonen mit einem gemeinsamen Ziel zusammenarbeiten, steigt nicht nur das Kreativitätsniveau, sondern auch die Effizienz bei der Erledigung anspruchsvoller Aufgaben, was wiederum die Produktivität erhöht.
Laut Deloitte: Mitarbeiter, die zusammenarbeiten,
- arbeiten 15% schneller
- 60% sind innovativer
- 73% leisten bessere Arbeit
Es gibt also eine Menge guter Gründe, warum Unternehmen aller Größenordnungen daran arbeiten sollten, die Zusammenarbeit ihrer Teammitglieder zu verbessern. Eine gute Zusammenarbeit ist jedoch nur möglich, wenn voneinander abhängige Teams auf eine Weise kommunizieren, die sicherstellt, dass jeder gehört und verstanden wird.
In diesem Artikel beantworten wir die Frage, wie man die Teamkommunikation verbessern kann, indem wir eine Handvoll Best Practices für Büro- und Remote-Arbeitsumgebungen untersuchen.
Warum sollte man lernen, wie man die Kommunikation im Team verbessert?
Fragen Sie sich dies: Wie viele Mitarbeiter würden nicht gerne Teil eines investierten Arbeitsplatzes sein, der effektive Teambildung und Remote-Zusammenarbeit fördert? Außerdem: Wie vielen Unternehmen ist es gleichgültig, ob sie ein besseres Endergebnis erzielen?
Wenn Ihre Antwort “wahrscheinlich keiner” war, wird es Sie freuen zu erfahren, dass die Verbesserung der Teamkommunikation – und die positive Auswirkung auf die Leistung Ihres Unternehmens – größtenteils eine Frage von ist:
- Mehr Anstrengungen unternehmen, um Führungsaufgaben zu teilen
- Wege zu finden, jedes Teammitglied zu befähigen und einzubeziehen
- Schaffen Sie mehr befähigte Gruppennetzwerke
Bevor Sie und Ihr Team jedoch besser an einem Strang ziehen können, müssen Sie herausfinden, wie Ihre Kommunikationsziele aussehen.
Es versteht sich wahrscheinlich von selbst, dass Sie darauf hinarbeiten wollen, gegenseitiges Vertrauen aufzubauen und zu verbessern, indem Sie sich höflich ausdrücken, kohärent kommunizieren und effizient antworten.
Aber in einem breiteren Rahmen können Sie auch Folgendes anstreben
- Zeitverschwendung und Burnout im Team zu vermeiden, indem Sie die Erwartungen an die Nachrichtenübermittlung festlegen (Do’s and Don’ts)
- Nutzen Sie so viel wie möglich die Zeit von Angesicht zu Angesicht und visuelle Tools zum Denken
- Kommunikation auf eine Art und Weise zu kanalisieren, die Menschen mit unterschiedlichen Zeitplänen, Persönlichkeiten und Arbeitsstilen gerecht wird
Lassen Sie uns daher einen Blick auf einige Möglichkeiten werfen, wie Sie die Interaktion zwischen den Mitgliedern Ihres Teams im Büro, in gemischten Räumen und vollständig virtuell optimieren können.
3 Best Practices für die Teamkommunikation
Die Aufstellung und Befolgung von Kommunikationsrichtlinien ist ein wichtiger erster Schritt zur Verbesserung der Teamkommunikation. Zunächst müssen Sie klären, wann und wie die Mitarbeiter kommunizieren sollten. Dann müssen Sie betonen, wie wichtig es ist, die Zeit der anderen zu respektieren.
- Wird Ihr Team für die tägliche Kommunikation vorwiegend E-Mail oder eine Messaging-Plattform wie Slack verwenden?
- Wie oft sollten persönliche oder virtuelle Meetings angesetzt werden?
- Welches Ereignis oder welche Situation rechtfertigt einen Telefonanruf oder einen Besuch im Büro?
Die Art und Weise und der Zeitpunkt Ihrer Kommunikation kann letztendlich die Arbeitsleistung beeinflussen – daher ist es wichtig, feste Regeln festzulegen.
Es ist zum Beispiel erwähnenswert, dass, obwohl die Harvard Business Review darauf hinweist, dass Anfragen von Angesicht zu Angesicht 34-mal erfolgreicher sind als solche, die per E-Mail gestellt werden, kann es sich als störend erweisen, regelmäßig auf physische oder virtuelle Besprechungen zu verzichten.
Schauen Sie sich genau an, was Ihr Team individuell und gemeinsam in Form von täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Zielen erreichen muss. Lassen Sie dann alle Beteiligten an der Erstellung und Dokumentation von Richtlinien mitwirken, die diese Anforderungen am besten erfüllen.
Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für die Teamkommunikation, die Sie in Ihren Plan aufnehmen sollten.
- Halten Sie sich an ein asynchrones Arbeitssystem. Sie werden einen besseren Zusammenhalt im Team erreichen, wenn Sie auf der Grundlage eines organisierten, visuellen, schrittweisen Systems kommunizieren, das festlegt:
- Welche spezifischen Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Tages- oder Projektziele zu erreichen
- wer für die Erledigung jeder Aufgabe verantwortlich ist
- Wann jede Maßnahme abgeschlossen sein muss
Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter abgelenkt werden, die Dynamik behindert wird und Fristen verpasst werden, sollten Sie zweimal nachdenken, bevor Sie sich zu Arbeitsthemen äußern, die für die Anforderungen des Tages irrelevant sind.
2. Achten Sie auf Zeitzonen. Haben Sie Teammitglieder, die über verschiedene Regionen verteilt sind? Wenn ja, müssen Sie das Timing von Interaktionen besonders berücksichtigen.
Beginnen Sie damit, dass jeder sich darüber im Klaren ist:
- Welche Mitarbeiter sich in welchen Zeitzonen befinden
- Wie ihre geplanten Arbeitszeiten aussehen
- Wann es zu Überschneidungen von Arbeitsschichten kommt
Möglicherweise müssen Sie sich auch auf weniger Besprechungen, mehr Kommunikation per E-Mail und eine stärkere Beachtung der individuellen DND-Zeiten (Bitte nicht stören) außerhalb von Notfällen einigen.
3. Richten Sie eine gemeinsame Dokumentation ein. Unabhängig von Ihren Kommunikationszielen werden Sie mit ziemlicher Sicherheit gemeinsame Dateien, Dokumente und Projekte organisiert und auf dem neuesten Stand halten müssen. Am einfachsten lässt sich das mit einer Software bewerkstelligen, die als zentrales Dashboard dienen kann, wie z. B. SharePoint oder MindManager.
Wir werden in einem zukünftigen Artikel mehr über Tools für die Teamkommunikation sprechen. In der Zwischenzeit sollten Sie jedoch darauf vorbereitet sein, Tools so auszuwählen und zu verwenden, dass die Interaktionen im Arbeitsablauf verbessert – und nicht einfach erhöht – werden.
In-Office vs. Remote-Kommunikation: 2 Möglichkeiten, mit den Unterschieden umzugehen
Die Arbeit in einem In-Office-Team hat viele große Vorteile. Es ist nicht nur einfacher, persönliche Bindungen zu knüpfen, sondern auch informelle Gespräche mit Kollegen können zu wertvollen, spontanen Denkanstößen führen.
Die Kommunikation an einem gemeinsamen Standort ist oft so einfach wie ein Spaziergang durch den Raum oder den Flur hinunter. Aber gemischte oder virtuelle Teams in spontane Unterhaltungen einzubinden, die zu Entscheidungen oder Aktionen führen, kann sich als größere Herausforderung erweisen.
Wenn Teammitglieder aus der Ferne oder nur zeitweise im Büro sind, ist es besonders wichtig,:
- Neue, angemessene Kommunikationsnormen festzulegen
- die richtigen Werkzeuge und Geräte einzuführen
- sich auf Team-Kommunikationsstrategien zu konzentrieren, die den Mangel an persönlichem Austausch nachahmen oder ausgleichen
Hier sind ein paar strategische Vorschläge.
- Planen Sie regelmäßig gemeinsame Zeit. Wenn Sie Ihre Arbeitsgruppe von Zeit zu Zeit sozial zusammenbringen, wird dies dazu beitragen, ein gegenseitiges Verständnis und Vertrauen aufzubauen, das die Kommunikation organisch verbessert. Virtuelle Teamausflüge und -treffen können einen Bowlingabend, ein Pizzabesuch oder die Teilnahme an einer Klausurtagung nicht vollständig ersetzen. Aber sie können dennoch tiefere Verbindungen zwischen den Teammitgliedern fördern – ganz gleich, ob die Aktivitäten darauf abzielen, den Mitarbeitern zu helfen, gemeinsame Interessen zu entdecken oder einfach Spaß miteinander zu haben.
- Priorisieren Sie die 3 K’s. Bei der Arbeit an einem entfernten Standort ist es selbstverständlich, dass ein Großteil Ihrer Kommunikation in schriftlicher Form erfolgt – und hier kommen die Gewohnheiten der höflichen, kohärenten und präzisen Nachrichtenübermittlung ins Spiel.
Stellen Sie sicher, dass Sie remote arbeitende Mitarbeiter dazu ermutigen:
- Innezuhalten und ihre Nachrichten neu zu bewerten, bevor sie auf “Senden” drücken
- ihre Kommunikation auf Tonfall, Klarheit und Langatmigkeit zu überprüfen
- sich sofort zu melden, wenn die Nachricht eines Teammitglieds unklar oder beunruhigend ist
Denken Sie daran, dass es ohne die Fähigkeit, die Stimme und den Gesichtsausdruck zu hören und zu sehen, nur allzu leicht sein kann, das, was ein Mitarbeiter wirklich sagt, falsch zu verstehen oder falsch zu interpretieren.
5 Tipps zur Berücksichtigung der Größe Ihres Teams oder Unternehmens
Da sich die Dynamik je nach Größe eines Teams oder Unternehmens verändern kann, müssen sich auch Ihre Team-Kommunikationsstrategien möglicherweise etwas verändern.
Interessanterweise haben kleine Teams tatsächlich das Potenzial, besser zusammenzuarbeiten und größere Trupps zu übertreffen – weshalb Jeff Bezos von Amazon es vermeidet, Teams zu bilden, die zu groß sind, um von zwei Pizzen ernährt zu werden!
In einer kleinen Gruppe ist es nicht nur einfacher, die Aufgaben der anderen zu verstehen, sondern auch zu sehen, wo die eigene Arbeit hineinpasst. Größere Teams hingegen haben mehr Kommunikationsverbindungen zu verwalten, was es schwieriger macht, den Überblick über den Gruppenfortschritt zu behalten.
Wenn Ihr Unternehmen größer ist und Sie die Möglichkeit haben, kleinere Teams zu bilden, ist das eine Strategie, die Sie vielleicht in Betracht ziehen sollten. Wenn die Arbeit in einem großen Team unvermeidlich ist, müssen Sie Ihren Kommunikationserfolg besonders gut im Griff haben.
Probieren Sie diese 5 Tipps aus, um Ihre Kommunikationsstrategien in großen Teams zu verbessern:
- Achten Sie besonders auf die Verteilung der Entscheidungsbefugnisse
- Verpflichten Sie sich, jedes Teammitglied in effektiver Kommunikation zu schulen.
- Setzen Sie klare Ziele und messen Sie den Fortschritt anhand festgelegter Kennzahlen
- Gehen Sie auf sprachliche oder kulturelle Unterschiede ein, indem Sie
- Leitfäden für kulturelles Bewusstsein für unterschiedliche Teams zur Verfügung stellen
- die Vermeidung von kulturellem Slang zu einem Teil Ihrer Kommunikationsrichtlinien machen
- Sicherstellen, dass alle Anweisungen vollständig verstanden werden, indem die Teammitglieder sie in ihren eigenen Worten wiederholen
5. Sicherstellen, dass Feedback immer objektiv und mit konkreten Beispielen oder Daten sowie mit Vorschlägen für Verbesserungsmaßnahmen versehen ist
Unabhängig von der Größe oder dem Standort Ihres Teams ist es sinnvoll, Wege zur Unterstützung und Verbesserung der Zusammenarbeit zu finden. Wenn Mitarbeiter und Kollegen gut zusammenarbeiten und kommunizieren, ist es wahrscheinlicher, dass sie Kundenanliegen, Projektprobleme und Workflow-Störungen mit minimaler Unterbrechung erkennen und lösen.
Sie können mehr Transparenz in alle hier beschriebenen Techniken der Teamkommunikation einbauen, indem Sie visuelle Hilfsmittel und Kommunikationstools einsetzen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurden.
