Effizientes Sammeln und Verwalten von Information im gesamten Unternehmen kann einen starken und entscheidenden Einfluss auf den Geschäftserfolg schaffen. Vor allem durch hybride Arbeitsmodelle und die Zusammenarbeit von Mitarbeitern über unterschiedliche Standorte wird die Bedeutung von Wissensmanagement weiter vorangetrieben.
Wie Sie wertvolles Wissen und Fachkenntnisse in Ihrem Unternehmen sichern und welche Vorteile es bringt, wenn alle Teams auf gemeinsame Informationen zugreifen können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement ist ein Prozess zur Erfassung, Weitergabe, Nutzung und Verwaltung von Wissen innerhalb eines Unternehmens und auch über Branchen hinaus.
Ziel ist es, eine Aufbewahrungsmöglichkeit von allen wertvollen Informationen eines Unternehmens zu erschaffen und ein gemeinsames Nutzen zu ermöglichen. Wissensmanagement rückt dabei die Verbindungen zwischen dem Team in den Vordergrund und ermöglicht einen nahtlosen Austausch von Unternehmensinformationen und -daten und erleichtert es allen Beteiligten auf das richtige Fachwissen zugreifen zu können.
Welche Informationen werden in einer Wissensmanagement-Software gesammelt?
Richtig angewandt, schafft Wissensmanagement eine Basis, um das Fachwissen und die Expertise von Teams und Mitarbeitern zu erhöhen und dadurch die Effizienz eines Unternehmens nachhaltig zu verbessern.
Dies klingt alles sehr abstrakt, aus diesem Grund möchten wir Ihnen ein paar Beispiele nennen, um besser zu veranschaulichen welche konkreten Informationen und Dokumente in einer Wissensmanagement-Software enthalten sein können.
Unter anderem können folgende Informationen und Dokumente in einer Wissensmanagement-Software nützlich sein:
- Personen: Grundlegende Informationen über Mitarbeiter und Ansprechpartner, die sich innerhalb und außerhalb des Unternehmens befinden
- Prozesse und Verfahren: Implementierte und aktive Prozesse als auch Informationen und Dokumentationen über Prozessveränderungen
- Technologie: Genutzte Technologien und nützliche Informationen über unternehmensinterne IT-Landschaften
- Dokumentationen: Hilfreiche Dokumente und Informationen, um ein besseres und tieferes Verständnis zu ermöglichen
- Empfehlungen und Tipps: Bereits gesammelte Erfahrungen und Ratschläge können innerhalb von Teams ausgetauscht werden
- Weiterbildung: Dokumente, Trainings- und Workshop-Informationen oder Links zu Kursen, Video- und Audiodateien
- Fachwissen: Spezifische Dokumente, Guidelines, Video- und Audiodateien, Interviews, Podcasts
- Onboarding: Grundlegende oder spezifische Informationen die neuen Mitarbeitern den Einstieg erleichtern
- Wissenstransfer: Konkreter Austausch von Wissen oder Informationen zwischen Mitarbeitern (dies kann vor allem beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus dem Unternehmen oder bei einer Veränderung der Rolle nützlich sein)
- Kontinuierliche Verbesserung: Vorantreiben von kontinuierlichen Verbesserungsprozessen innerhalb des Unternehmens und auch Motivation für Mitarbeiter und Teams
- Best Practice: Austausch zwischen Mitarbeitern und Teams begünstigen, bereits gesammelte Informationen in der Zukunft neu oder auf innovative Weise wiederholt nutzen und aus vergangenen Erfahrungen lernen
- Häufig gestellte Fragen: Sich wiederholende Fragen können selbstständig, einfach und effizient geklärt werden
- Unternehmenskalender: Visualisierung und Transparenz von jährlichen Veranstaltungen oder fest geplanten Schließtagen (zum Beispiel Betriebsurlaub)
Vorteile durch Wissensmanagement
Abhängig von Unternehmen, Branche und den Prozessen innerhalb eines Unternehmens, können die Vorteile, die durch ein effizientes Nutzen von Wissensmanagement, vielseitig sein.
Wichtig ist zu verstehen, dass der Einsatz einer Wissensmanagement-Software in jedem Unternehmen Vorteile und Nutzen schaffen kann. Da durch die Einführung und kontinuierliche Verwendung nachhaltige und langfristige Verbesserungen ermöglicht werden. Informationen, die ohne Wissensmanagement einfach verloren gehen könnten, zum Beispiel wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, können im besten Fall simultan gesammelt und aufbereitet werden und dadurch eine ideale Basis für den Einstieg eines neuen Mitarbeiters bilden.
Die Einführung einer Wissensmanagement-Strategie in Kombination mit der passenden Software kann unter anderem zu folgenden Vorteilen führen:
Verbesserte Entscheidungsprozesse
Mitarbeiter die uneingeschränkten Zugang zu Informationen des Unternehmens haben, können dadurch auf unternehmensweites Wissen zugreifen. Dies kann die Arbeitsqualität verbessern und Entscheidungsprozesse erheblich beschleunigen.
Durch die aktive Zusammenarbeit und den Erfahrungsaustausch innerhalb des Unternehmens profitieren Mitarbeiter von unterschiedlichem Fachwissen und Meinungen von anderen Fachleuten. Dies führt zu einem besseren Verständnis von unterschiedlichen Standpunkten, schafft neue Perspektiven und kann bessere Entscheidungen als auch Innovationsprozesse begünstigen.
Erhöhte Kundenzufriedenheit
Übergreifende Zusammenarbeit und nahtloser Wissensaustausch tragen dazu bei, dass Wert und Nutzen für Kunden geschaffen werden können.
Wenn Teammitglieder und Mitarbeiter besser vorbereitet und informiert sind, kann eine bessere Kommunikationsgrundlage und dadurch ein erhöhtes Vertrauen von Kunden in Service und Produkte eines Unternehmers geschaffen werden.
Zusätzlich können Mitarbeiter schnellere Antworten geben und die Zeit zur Verbesserung von Produkten oder Dienstleistungen verkürzen.
Innovationen und Veränderung fördern
Wissensmanagement – und der Einsatz von effizienter Wissensmanagement-Software – fördert den Austausch von Ideen, begünstigt die Zusammenarbeit und ermöglicht Zugang zu relevanten Informationen.
Durch diese Basis können Mitarbeiter auch Erkenntnisse anderer Teammitglieder nutzen und die Wiederholung von Fehlern vermeiden.
Einzelne Mitarbeiter können auf einfach Weise Innovationen und Veränderungen innerhalb des Unternehmens anstoßen und dadurch eine dynamische und aktive Unternehmenskultur begünstigen. Dadurch kann ein aktiver Wissensmanagement-Prozess auch positiven Einfluss auf die Wettbewerbsfähigkeit nehmen.
Schneller Zugang zu Wissen und Informationen
Eine einfach zu nutzende und erfolgreiche implementierte Wissensmanagement-Software vereinfacht die Suche nach den richtigen Informationen oder Personen mit bestimmtem Know-how und unterstützt Mitarbeiter und Teams in ihrem beruflichen Alltag.
Der Einsatz von Wissensmanagement im Unternehmen ermöglicht Mitarbeitern ein effizienteres und produktiveres Arbeitern, besseren Fokus auf tatsächliche Aufgaben und treibt Innovationen voran.
Doppelte Arbeit vermeiden
Redundante Arbeiten könne für Mitarbeiter frustrierend, demotivierend und zeitraubend sein. Durch aktiv genutztes Wissensmanagement kann doppelte Arbeit identifiziert und vermieden werden, dies kann Unternehmen Geld und Zeit sparen, Mitarbeiter motivieren und die allgemeinen Geschäftsprozesse verbessern.
Leistungserfüllung beschleunigen
Die erhöhte Ausführungsgeschwindigkeit von Leistungen, Anfragen und Aufgaben innerhalb des Unternehmens und auch gegenüber Kunden und externen Partnern ist einer der Hauptvorteile des Wissensmanagements.
Eine effektiv implementierte und aktiv genutzte Wissensmanagement-Software schafft einen maßgeblichen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen und ermöglicht eine raschere Leistungserfüllung.
Durch die gemeinsame Nutzung und das Schaffen von internen Innovationen können Mitarbeiter die Zeit bis zur Bereitstellung von Produkten, Dienstleistungen, Lösungen und konkreten Angeboten erheblich verkürzen.
Dies schafft eine ideale Basis für neue Kunden, höhere Gewinne und begünstigt das Wachstum des Unternehmens.
Aktive Teilnahme als Erfolgsfaktor
Eine erfolgreiche Implementierung einer Wissensmanagement-Strategie benötigt ein aktives und engagiertes Teilen von Wissen innerhalb des Unternehmens.
Wie auch eine Studie belegt, wird ein aktives Mitwirken in erster Linie durch intrinsische Motivation begünstigt und kann durch extrinsische Faktoren nur unterstützend gefördert werden.
Wir möchten Ihnen drei essenzielle Ansätze vorstellen, wie eine aktive Zusammenarbeit begünstigt und die richtige Motivation für den Einsatz von Wissensmanagement geschaffen werden kann:
- Wissensträger identifizieren und einladen
Um einen aktiven Wissensaustausch erfolgreich anzustoßen und zu begünstigen, sollten Sie relevante Wissensträger identifizieren und gezielt zum Teilen ihrer Expertise und Meinung einladen.
Eine erfolgreiche Basis kann geschaffen werden, indem länger beschäftigte Mitarbeiter des Unternehmens eingeladen werden, um ihre individuellen Erkenntnisse, Meinungen und Beispiele zu teilen. Diese Erfahrungen und Berichte können zum Beispiel in Form von „Best Practice-Reports“ abgebildet werden und sollten sowohl positive als auch negative Lernerfahrungen beinhalten.
In einer Studie wurde ermittelt, dass das Teilen von Wissen Mitarbeitern, die bereits länger im Unternehmen beschäftigt sind, leichter fällt als neuen Mitarbeitern. Und gleichzeitig hat das Teilen von „hochwertiger Expertise“ einen motivierenden und einladenden Effekt auf andere Mitarbeiter und Teams.
- Persönlichen Nutzen verdeutlichen
Das Ziel einer erfolgreichen Wissensmanagement-Strategie sollte nicht nur das Sammeln von Informationen für das Unternehmen sein, sondern auch der individuelle und persönliche Nutzen sollte klar und transparent an Mitarbeiter und Teams kommuniziert werden.
Dafür sollten Sie – vor allem relevanten Wissensträgern – verdeutlichen, wie die eigene aktive Teilnahme sie in ihrem beruflichen Alltag unterstützend entlasten und wie dadurch die eigene Leistung auf einfache Art und Weise gesteigert werden kann. Die Botschaft, dass geteiltes Wissen mehr Wert schafft und auch einen individuellen Vorteil ermöglicht, sollte klar in den Vordergrund gerückt werden.
- Gezieltes Feedback einholen
Eine der besten Methoden, um Mitarbeiter und Teams zum Austausch von Wissen und Informationen zu motivieren, ist zielgerichtet um Feedback und Meinungen zu bitten und Fragen zu stellen.
Ein konkretes Beispiel wäre, dass um Rat für ein aktuelles Projekt geben wird, an dem das Unternehmen arbeitet und dadurch spezifisches Fachwissen zu sammeln.
Gehen Sie mit bestem Beispiel voran und fördern Sie offenen Austausch, indem Sie auch über eigene Ideen sprechen und wie Sie diese umsetzen würden.
Mitarbeiter und Teams sollten auch eingeladen werden, eigene Perspektiven und Ansätze vorzustellen, auch wenn sie einen anderen Ansatz empfehlen.
Über MindManager
MindManager ist eine ideale Lösung für kollaboratives Wissensmanagement und ermöglicht einen nahtlosen und unkomplizierten Wissensaustausch.
Dieses Tool ermöglicht eine einfache Visualisierung von Daten, Informationen, Wissen und Zusammenhängen. Unterstützen Sie Ihre Teams und Mitarbeiter in unterschiedlichen Phasen des Projekt-Managements – von Brainstorming bis hin zu komplexen Datenvisualisierungen.
