Die meisten Projektmanager können sich in folgendem Szenario wiederfinden:

Sie haben von Ihrem Vorgesetzten den Auftrag erhalten, ein Team von Kollegen zusammenzustellen, um ein kritisches neues Projekt für Ihr Unternehmen durchzuführen. Dieses Projekt ist von entscheidender Bedeutung für Ihr Unternehmen, und Sie wollen es richtig machen. Sie versammeln erfolgreich Ihr Team, arbeiten einen detaillierten Projektplan aus, holen sich die Zustimmung aller Beteiligten und erhalten grünes Licht von Ihrem Vorgesetzten. Doch als Sie mit der Durchführung des Projekts beginnen, stoßen Sie auf ein Problem nach dem anderen – ein zunehmend schlecht abgestimmtes Team, eine schlechte Ausführung der Arbeitsabläufe, verlorene oder vergessene Aufgaben und eine Ausweitung des Projektumfangs, um nur einige zu nennen. Trotz Ihrer besten Bemühungen in der Anfangsphase des Projektmanagements fällt Ihre Ausführung einfach auseinander.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Oder klingt es zumindest wie ein Albtraum, den Sie schon einmal erlebt haben? Dann ist Kanban-Projektmanagement genau das Richtige für Sie, um Ihr Team wieder auf Kurs zu bringen.

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Was ist Kanban-Projektmanagement?

Kanban ist ein wichtiges Thema im Projektmanagement. So aktuell, dass wir kürzlich ein Webinar und einen Blogbeitrag über die Kanban-Prinzipien veröffentlicht haben. Es gibt hier eine Menge großartiger Informationen über die Einzelheiten der Ausführung von Kanban-Techniken, so dass ich nicht zu viel Zeit darauf verwenden werde, auf die kleinsten Details einzugehen. Stattdessen werde ich mich darauf konzentrieren, wie Kanban mit den grundlegenden Konzepten und Phasen des Projektmanagements zusammenhängt.

In diesem Sinne möchte ich Ihnen eine kurze Einführung in das Kanban-Projektmanagement geben. Kanban wurde ursprünglich von Toyota als Methode zur Verbesserung der Fertigungseffizienz entwickelt. Es ist ein visueller Ansatz für das Projektmanagement, der darauf abzielt, die Arbeitsmenge an die Kapazität eines Teams anzupassen und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu legen. Die Informationen zu den Aufgaben werden auf kleine Kanban-Karten geschrieben, die auf einer Tafel mit beschrifteten Spalten platziert werden, die angeben, wo sie sich im Arbeitsablauf befinden. Wenn die Aufgaben erledigt sind, werden die Karten von “Rückstand” über “in Arbeit” bis hin zu “abgeschlossen” verschoben. Dieser Prozess kann so einfach oder so kompliziert wie nötig sein.

Im Allgemeinen gibt es fünf zentrale Kanban-Prinzipien, die im Projektmanagement angewendet werden:

1. Visualisieren des Arbeitsablaufs
2. Laufende Arbeit begrenzen
3. Kontinuierliches Verschieben von Aufgaben durch den Arbeitsablauf
4. Implementieren von Feedback-Schleifen im gesamten Team
5. Gemeinsames überwachen, anpassen und verbessern

Mit anderen Worten: Durch die Visualisierung des Projekts, die transparente Weitergabe von Aufgaben und die Förderung der Zusammenarbeit ist Ihr Team in der Lage, sich effizient zu verhalten und die Prozesse im laufenden Betrieb weiterzuentwickeln, um so das Gesamtziel zu erreichen.

Die Vorteile des Kanban-Projektmanagements

Kanban-Projektmanagement kann zur Verbesserung der einzelnen Effizienz oder als Teil eines großen Teams eingesetzt werden.

Die wichtigsten Vorteilen des Projektmanagements mit Kanban sind unter anderem:

• Mehr Flexibilität in der Planungsphase
• Schnellere und konsistentere Ergebnisse
• Klarerer Fokus und effizientere Ausführung
• Transparenz im gesamten Arbeitsablauf
• Einfache Identifizierung von Engpässen
• Leichtere Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern
• Geringere Ausfallzeiten zwischen den Aufgaben, um konstante und schnelle Arbeitsabläufe zu gewährleisten
• Visuelle Metriken zu Aufgabenstatus, Ressourcenzuweisung, Risiken und Problemen

Kanban bietet eine leicht verständliche, visuelle Darstellung von Projekten. Dadurch können Teams schneller, konzentrierter und mit mehr Einblick in mögliche Probleme arbeiten.

An welcher Stelle des Projektmanagement-Lebenszyklus kann Kanban eingesetzt werden?

Nach Angaben des Project Management Institute werden 48% aller Projekte nicht innerhalb der geplanten Frist abgeschlossen, 43% werden nicht im Rahmen des ursprünglichen Budgets fertiggestellt und 31% erreichen nicht die ursprünglichen Ziele oder die in der Projektcharta festgelegten Geschäftsabsichten.

Anhand dieser Statistiken wird deutlich, dass viele Unternehmen in irgendeiner Phase des Projektlebenszyklus regelmäßig auf Probleme stoßen. Mit Kanban lassen sich diese Probleme identifizieren und lösen. Zu den häufigsten Phasen des Projektmanagements zählen:

1. Projektinitiierung
2. Projektplanung
3. Projektdurchführung
4. Projektüberwachung
5. Projektabschluss

Kanban kann sicherlich in jeder Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus eingesetzt werden, aber seine wahre Stärke entfaltet es in der Projektplanung und der Durchführungsphase eines Projekts.

Es wird zwar immer verschiedene Gründe für das Scheitern eines Projekts geben, aber man kann davon ausgehen, dass viele in der längsten und kompliziertesten Phase des Prozesses ins Straucheln geraten: der Projektdurchführung. Projektteams verbringen oft viel wertvolle Zeit mit der Initiierung und Planung, stolpern aber aus den unterschiedlichsten Gründen, wenn es um die Ausführung von Projekten geht.

Drei Bereiche, in denen das Kanban-Projektmanagement bei der Lösung dieser Probleme wirklich überzeugt, sind die Ressourcenzuweisung, die Verwaltung von Arbeitsabläufen und die Reduzierung von Ressourcenverschwendung. Werfen wir einen Blick auf einen beispielhaften Kanban-Prozess und seine Vorteile für alle drei Bereiche.

Zuweisung von Ressourcen

1. Erstellen Sie alle Aufgaben, die Sie zur Fertigstellung Ihres Projekts benötigen.
2. Bestimmen Sie im Team, wer die einzelnen Aufgaben am besten erledigen kann.
3. Weisen Sie die Aufgaben Ihren Teammitgliedern zu.
4. Erstellen Sie Kanban-Karten für jede Aufgabe mit dem Namen des Teammitglieds, dem Fälligkeitsdatum und allen anderen relevanten Informationen.
5. Erstellen Sie eine Kanban-Tafel für jede Phase des Arbeitsablaufs (Einfachste Variante: Backlog, in Arbeit und abgeschlossen).
6. Wenn während der Projektdurchführung neue Aufgaben hinzukommen, erstellen Sie neue Kanban-Karten und fügen sie diese der Tafel hinzu.

Wie Sie sehen, vereinfacht das Kanban-Projektmanagement Ihre Aufgaben- und Ressourcenzuweisung auf visuelle Weise und macht es leicht, sie spontan anzupassen.

Workflow-Management

1. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben an einem bestimmten Tag. Erledigen Sie diese und gehen Sie zur nächsten Aufgabe über.
2. Verschieben Sie die Aufgaben, die Sie erledigen, in jeder Spalte Ihrer Kanban-Tafel. Dies ist eine ideale Methode, um sowohl individuelle als auch Team-Workflows zu visualisieren.
3. Analysieren Sie, wie die Aufgaben zueinander in Beziehung stehen, und diskutieren Sie mit Ihrem Team, wie Sie den Prozess effizienter gestalten können.
4. Erledigen und übergeben Sie fortlaufend kleine Teile Ihres Projekts und experimentieren Sie dabei mit verschiedenen Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Effizienzverbesserung.

Indem Sie sich auf das Wichtigste konzentrieren, es abschließen und dann weitermachen, können Ihre Teammitglieder einen Rhythmus finden, der ihre individuelle Effizienz maximiert. Dieser reibungslose Arbeitsablauf wird von Ihrem Team als Ganzes übernommen, was zu einem Zustand erhöhter Effizienz und Leistung führt.

Reduzierung von Budget- und Ressourcenverschwendung

1. Achten Sie im Rahmen Ihrer Workflow-Analyse auf verschwenderische Prozesse, Engpässe, über- oder unterbeschäftigte Teammitglieder oder fehlerhafte Arbeitsabläufe.
2. Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um eine Lösung zu finden, bevor es zu einem großen Problem wird.
3. Wenn Sie z.B. sehen, dass es auf einer Spalte der Tafel zu Engpässen bei den Aufgaben kommt, können Sie das Problem diagnostizieren und beheben, indem Sie neue Ressourcen zuweisen.

Kanban-Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, spontane Änderungen vorzunehmen, während Sie gleichzeitig Ihren Plan ausführen und Ihre Budget- und Zeitvorgaben einhalten. Wenn Sie ständig Probleme mit der Ausführung Ihrer gut durchdachten Projektpläne haben, dann könnte Kanban eine Technik sein, die Sie in Betracht ziehen sollten, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und die besten Lösungen zu finden.

Die Leistungsfähigkeit von Kanban mit MindManager maximieren

Kanban hilft dabei, ein gemeinsames Verständnis von Arbeitsabläufen zu schaffen, verbessert die Effizienz und unterstützt Sie dabei, Engpässe leicht zu identifizieren und Prioritäten in Ihrem Projekt zu erkennen. Erfahren Sie, wie MindManager einen Kanban-Workflow unterstützen kann.