Lassen Sie uns die Vorteile und Bedeutung von visuellen Projektmanagement-Tools zur Verbesserung der Produktivität als auch Zusammenarbeit erkunden und entdecken, wie Sie Projekte visualisieren können.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Visualisierung von Aufgaben und Zeitplänen die Kommunikation verbessert, Arbeitsabläufe optimiert und den Erfolg von Projekten vorantreibt.
Was ist visuelles Projektmanagement?
Mit visuellem Projektmanagement können Projekte mithilfe von Bildern und Tools geplant, organisiert und betreut werden. Dabei werden Projektaufgaben, Zeitpläne und Fortschritte mithilfe von Diagrammen, Grafiken, Diagrammen und Kanban-Boards dargestellt.
Die Hauptaufgabe des visuellen Projektmanagements liegt in der Verbesserung der Projektkommunikation und -zusammenarbeit.
Anhand von Bildern können Teammitglieder rasch nachvollziehen, worum es bei dem Projekt geht, welche Ziele verfolgt werden und wie der Zeitplan gestaltet ist. Visuelles Projektmanagement hilft auch bei der Identifizierung von Abhängigkeiten, Engpässen und potenziellen Risiken.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Bilder im Projektmanagement helfen:
- Planen und Organisieren. Tools wie Gantt-Diagramme zeigen Projektaufgaben und Zeitpläne auf übersichtliche Weise und unterstützen die Projektplanung und -organisation.
- Fortschritte verfolgen. Teams können anhand von Bildern sehen, wie Aufgaben vorankommen und wann wichtige Ereignisse umgesetzt werden. Das macht vereinfacht Entscheidungen und Problemlösungen.
- Engpässe identifizieren. Kanban-Boards zeigen, an welchen Stellen es Probleme und Verzögerungen im Projekt gibt. Dadurch können Probleme behoben und das Projekt allgemein verbessert werden.
- Ressourcen verwalten. Ressourcennutzung optimal visualisieren – Manager können diese gezielt einsetzen, um Aufgaben an die richtigen Teammitglieder weiterzugeben.
- Informationen präsentieren. Projektaktualisierungen und -berichte können in Diagrammen dargestellt werden, dies macht Statusupdates einfach und leicht verständlich.
Visuelle Projekte mit MindManager erstellen
Die Erstellung einer visuellen Projekt-Map mit MindManager ist ganz einfach.
Wenn Sie ein Projekt oder eine Aufgabe vorbereitet haben, können Sie sofort loslegen.
- Melden Sie sich zuerst in Ihrem MindManager-Konto an. Sie haben noch kein Konto? Hier können Sie kostenlos ausprobieren!
- Wählen Sie eine der MindManager-Vorlagen aus. Für dieses Beispiel wählen wir unter der Kategorie Projekt- und Aufgabenmanagement die Vorlage Zeitachse.
- Tragen Sie Ihre Aufgaben in die Zeitleiste ein. Werfen Sie einen Blick auf das kommende Jahr und beginnen Sie damit, die Aufgaben Monat für Monat und von Q1 bis Q4 einzutragen.
- Details festlegen. Fügen Sie detaillierte Aufgaben zu jeder Einzelaufgabe hinzu. Sie können Kollegen oder Mitarbeiter markieren, um ihnen bestimmte Verantwortlichkeiten zuzuweisen.
- Fügen Sie Bilder, Farben und Schriftarten hinzu. Verwenden Sie Design-Werkzeuge, um den Status, Verantwortliche, Fälligkeitstermine und Notizen innerhalb verschiedener Projektschritte zu visualisieren.
Zeitleistendiagramme entwickeln sich im Verlauf Ihres Projekts (oder über die Jahre) weiter. Das heißt, es besteht kein Druck Ihr Diagramm „fertigzustellen“. Sie können jederzeit Aufgaben und Ziele hinzufügen – perfekt für zusätzliche Ideen oder im Laufe der Zeit.
Warum ist Visualisierung im Projektmanagement wichtig?
Visualisierung ist im Projektmanagement wichtig, denn sie ermöglicht es Projektmanagern, schwierige Informationen auf verständliche Weise darzustellen. Dadurch werden große Datenmengen unterteilt und in einem visuell ansprechenden Format dargestellt, so dass Stakeholder und Teammitglieder sie leichter verstehen und bessere Entscheidungen treffen können.
Visualisierung unterstützt auch bei der Identifizierung von Mustern, Trends und möglichen Problemen in einem Projekt. Visuelles Projektmanagement ermöglicht es Teams, den Prozess bei Bedarf anzupassen.
Im Wesentlichen verbessert Visualisierung die Zusammenarbeit und das Engagement der Teammitglieder und fördert das Verständnis und die Ausrichtung auf Projektziele.
5 Vorteile des visuellen Projektmanagements
Der Einsatz eines visuellen Projektmanagementsystems kann Unternehmen Vorteile verschaffen, die ihre Prozesse vereinfachen und die Projektergebnisse verbessern möchten.
Hier sind fünf Vorteile, die für Unternehmen, Einzelpersonen und Teams durch die Einführung visueller Projektmanagement-Tools entstehen.
1. Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit
Visuelle Projektmanagement-Tools bieten eine klare und visuelle Darstellung des Projektfortschritts, der Termine und der Aufgaben, wodurch es für die Teammitglieder einfacher wird, den Projektstatus auf einen Blick zu erfassen. Dies führt zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, verringert Missverständnisse und erhöht die Produktivität.
2. Gesteigerte Effizienz und Produktivität
Visuelles Projektmanagement ermöglicht es Teams, ihre Aufgaben besser zu verfolgen und zu verwalten, so dass sie ihre Ressourcen effizienter nutzen können. Das Project Management Institute (PMI) hat herausgefunden, dass Unternehmen mit soliden Projektplanungspraktiken eine 71%ige Erfolgsquote bei Projekten erzielen.
Mithilfe von visuellen Zeitplänen und Diagrammen können Teams Probleme schnell erkennen, sich auf mögliche Verzögerungen vorbereiten und Änderungen vornehmen, um eine termingerechte Projektabwicklung zu gewährleisten.
3. Verbesserte Einbeziehung der Stakeholder und Transparenz
Visuelles Projektmanagement verschafft den Beteiligten einen soliden Überblick über den Projektstatus, den Fortschritt und die Erfolge. Das schafft Vertrauen und Zuversicht bei den Stakeholdern und führt zu einer besseren Einbindung.
4. Verbesserte Entscheidungsfindung und Risikomanagement
Eine Studie aus dem Jahr 2023 zeigt, dass die Visualisierung von Informationen die Qualität und Geschwindigkeit von Entscheidungen verbessern kann. Visuelle Projektmanagement-Tools geben Projektteams einen Gesamtüberblick über die Projektdaten und unterstützen sie bei der Entscheidungsfindung und beim Risikomanagement.
Durch die Visualisierung von Projektabhängigkeiten, kritischen Pfaden und möglichen Problemen können Teams Probleme berücksichtigen und Risiken reduzieren, noch bevor sie das Projekt beeinträchtigen.
5. Verbesserte Verantwortlichkeit und Leistungsverfolgung
Visuelles Projektmanagement erleichtert die Erfassung von individuellen und teambezogenen Fortschritten, wodurch sich das Verantwortungsbewusstsein der Teammitglieder erhöht. Durch die Visualisierung von wichtigen Leistungsindikatoren, wie zum Beispiel der Erledigungsrate von Aufgaben und der Ressourcennutzung, können Teams verbesserungswürdige Bereiche identifizieren und die notwendigen Maßnahmen zur Verbesserung der Projektleistung ergreifen.
Die 6 besten Software-Tools für visuelles Projektmanagement
Die große Anzahl an Software-Tools für visuelles Projektmanagement, macht es zu einer Herausforderung sich zu entscheiden. Im Folgenden finden Sie die fünf beliebtesten und nützlichsten Tools, die Sie und Ihr Team bei der Verwaltung Ihrer Projekte unterstützen.
1. MindManager
Mit MindManager können Sie Ihre Projekte visualisieren – in einer kollaborativen Umgebung können Sie visuelle Darstellungen Ihrer Projekte erstellen, organisieren und gemeinsam nutzen.
Steigern Sie Ihre Produktivität mit Funktionen wie Mindmapping, Aufgabenmanagement, einfache Echtzeit-Zusammenarbeit, Hinzufügen von Ressourcen, Arbeiten mit SmartRules, Verfolgen des Fortschritts, Hinzufügen von Prioritäten, einfaches Teilen, Verlinken und Integration mit anderen Business-Tools.
2. Monday.com
Monday.com ist eine beliebte visuelle Projektmanagement-Software, die eine optisch ansprechende und intuitive Oberfläche für die Verwaltung von Projekten bietet. Monday.com bietet Benutzern anpassbare Dashboards, Zeitleistenansichten, Aufgabenverfolgung und Tools für die Zusammenarbeit, um Projektmanagementprozesse zu vereinfachen und zu rationalisieren.
3. Octaved Flow
Zentralisiertes Projektmanagement ist von Bedeutung mit Octaved Flow und ermöglicht eine nahtlose Planung und Verwaltung aller Teamaktivitäten. Octaved Flow verbessert die Nachverfolgung in Echtzeit, fördert die kollaborative Arbeitsumgebung und wird zu einer zentralen Informationsdrehscheibe für verbesserte und visualisierte Projektdurchführung.
4. Asana
Asana ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, mit dem Teams ihre Projekte und Aufgaben visuell und strukturiert aufbereiten können. Die Plattform bietet Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Zeitleistenansichten, Fortschrittsverfolgung und nahtlose Integrationen mit gängigen Business-Tools für ein umfassendes Projektmanagement.
5. Wrike
Als leistungsstarke visuelle Projektmanagement-Software, die einen visuellen und kollaborativen Arbeitsbereich für Teams bietet, ermöglicht Wrike eine effiziente Verwaltung von Projekten.
Wrike ermöglicht Benutzern, Funktionen wie Gantt-Diagramme, Aufgabenpriorisierung, Ressourcenmanagement, Zusammenarbeit in Echtzeit und Berichtsfunktionen zu nutzen, um den Projekterfolg und die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen sicherzustellen.
6. Miro
Für komplexes Projektmanagement bietet Miro visuelle Unterstützung. Sie können die Möglichkeit der Visualisierung nutzen, um Beziehungen zwischen Aufgaben und Abhängigkeiten mithilfe von Miro-Baords, Kanban-Boards und Flussdiagrammen darzustellen.
Durch die Zusammenarbeit im Team und Kollaborationsfunktionen können Ideen in strukturierte Aufgaben umgewandelt werden.
Beispiele für visuelles Projektmanagement
Visuelle Projektmanagement-Tools werden in vielen Szenarien und Unternehmen eingesetzt, um Projekte zu verbessern.
Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele aus der Praxis.
Beispiel 1: Marketingagentur verwendet Kanban-Board
Hintergrund: Eine Marketing-Agentur ist für mehrere Kundenprojekte zur gleichen Zeit zuständig. Sie benötigen ein visuelles Projektmanagement-Tool, um den Fortschritt dieser Projekte zu organisieren und zu verfolgen.
Die Lösung: Die Agentur kann Kanban-Boards verwenden, um ihre Projekte zu verwalten. Sie können für jedes Kundenprojekt separate Tafeln erstellen und diese in verschiedene Spalten wie zum Beispiel „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Abgeschlossen“ unterteilen.
Jede Aufgabe oder Leistung kann dann als Karte auf der Tafel dargestellt werden, so dass Sie bei Fortschritten leicht zwischen den Spalten wechseln können.
Vorteile durch Kanban-Board:
- Einfache Visualisierung von Arbeitsabläufen
- Identifizierung von Problemen oder Verzögerungen
- Nachverfolgung von Aufgaben
Beispiel 2: Softwareentwicklungsunternehmen verwendet Gantt-Diagramme
Hintergrund: Ein Softwareentwicklungsunternehmen arbeitet an einem komplexen Projekt mit zahlreichen Aufgaben und unterschiedlichen Abhängigkeiten. Sie benötigen ein visuelles Projektmanagement-Tool, um den Fortschritt zu planen und zu überwachen.
Die Lösung: Das Unternehmen kann Gantt-Diagramme nutzen, um das Projekt zu verwalten. Die Zeitachse des Gantt-Diagramms unterstützt das gesamte Projekt, indem Aufgaben als Balken entlang der Zeitachse dargestellt werden. Aufgaben können miteinander verknüpft werden (um Abhängigkeiten aufzuzeigen) und jeder Aufgabe können Ressourcen zugewiesen werden.
Vorteile durch das Gantt-Diagramm:
- Visualisierung des Projektplans
- Identifizierung von kritischen Pfaden
- Ressourcenverwaltung
- Erkennen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
- Anpassung des Zeitplans (bei Bedarf)
5 visuelle Projektmanagement-Tools
Zum Abschluß möchten wir fünf großartige visuelle Projektmanagement-Tools vorstellen, mit denen Sie Ihre Projektziele visuell übersichtlich und problemlos erreichen können.
1. Gantt-Diagramm
Gantt-Diagramme sind visuelle Projektmanagement-Tools, die den Projektzeitplan auf einer horizontalen Zeitachse darstellen, wobei die Aufgaben gegen die Zeit aufgetragen werden. Sie werden häufig für die Planung, Terminierung und Verfolgung von Projekten verwendet.
Gantt-Diagramme bieten eine klare visuelle Darstellung des Projekts und ermöglichen es den Projektmanagern, den Fortschritt leicht zu verfolgen, Verzögerungen zu erkennen und notwendige Änderungen vorzunehmen.
Gantt-Diagramm | |
Geeignet für | Nur bedingt geeignet für |
– Komplexe Projekte mit vielen Aufgaben und Abhängigkeiten | – Projekte mit strengen Fristen – Komplexe Aufgabenabhängigkeiten – Detaillierte Zeitplanung |
Gantt-Diagramme sind hilfreich bei der Arbeit an komplexen Projekten mit vielen Aufgaben und Abhängigkeiten. Sie eignen sich jedoch nicht unbedingt für kleine, einfache Projekte mit weniger Aufgaben. Der Grund dafür ist, dass der Detaillierungsgrad der Gantt-Diagramme in solchen Fällen zu hoch sein kann.
2. Kanban-Board
Kanban-Boards sind visuelle Hilfsmittel, die mithilfe von Spalten und Karten die verschiedenen Phasen eines Projekts oder Prozesses darstellen. Sie stellen die laufende Arbeit klar dar und ermöglichen es den Teams, Aufgaben einfach zu verfolgen und zu verwalten.
Kanban-Boards sind äußerst flexibel und können in verschiedenen Branchen und Projekten eingesetzt werden – von der Softwareentwicklung bis zu Marketingkampagnen. Sie fördern die Transparenz, die Zusammenarbeit und die kontinuierliche Verbesserung.
Kanban-Board | |
Geeignet für | Nicht geeignet für |
– Projekte mit wechselnden Prioritäten – Einfache Reorganisation von Aufgaben und Anpassung an Arbeitsablauf | – Projekte mit strengen Fristen – Komplexe Aufgabenabhängigkeiten – Detaillierte Zeitplanung |
3. Scrum-Board
Scrum-Boards sind visuelle Hilfsmittel, die im agilen Projektmanagement verwendet werden. Sie ermöglichen eine flexible Projektdurchführung, die sich auf Teamarbeit, Anpassungsfähigkeit und schrittweise kleine Verbesserungen konzentriert.
Die Darstellung erfolgt in „Sprints“ und der aktuelle Sprint-Fortschritt wird visuell dargestellt. Scrum Boards verwenden Spalten und Karten, um Aufgaben zu verfolgen, Prioritäten zu setzen und Probleme zu identifizieren. Sie fördern die Zusammenarbeit und ermöglichen eine schnelle Entscheidungsfindung als auch flexible Planung.
Scrum-Board | |
Geeignet für | Nur bedingt geeignet für |
– Häufige Iterationen – Benötigte Flexibilität – Förderung der Zusammenarbeit | – Projekte mit festen Terminen – Detaillierte Zeitplanung – Strikte Abhängigkeit zwischen den Aufgaben |
4. Zeitleistendiagramm
Zeitleistendiagramme sind visuelle Darstellungen eines Projektplans in einem linearen Format. Sie zeigen die Start- und Endtermine von Aufgaben und Meilensteinen.
Darüber hinaus helfen Zeitleistendiagramme beim Festlegen realistischer Fristen, den Fortschritt zu verfolgen und Teilen mit allen Beteiligten.
Zeitleistendiagramm | |
Geeignet für | Nicht geeignet für |
– Projekte die einen klaren Überblick erfordern | – Projekte mit komplizierten Abhängigkeiten – Projekte mit vielen zeitlichen Änderungen (Aktualisierungs- und Pflegeaufwand) |
5. Projektauftrag
Projektchartas umreißen die Ziele, den Umfang, die Beteiligten, die Ergebnisse und die Zeitvorgaben.
Auch wenn es sich dabei nicht um ein traditionelles visuelles Instrument handelt, können Projektchartas mit Hilfe von Diagrammen oder Infografiken visualisiert werden, um das Verständnis und die Kommunikation zu verbessern. Darüber hinaus tragen Projektchartas dazu bei, den Zweck des Projekts zu klären, die Stakeholder aufeinander abzustimmen und einen klaren Fahrplan für die Fertigstellung des Projekts zu erstellen.
Projektcharta | |
Geeignet für | Nicht geeignet für |
– Projekte unterschiedlicher Größe und Art – Definiertes Ziel | – Schnelllebiges Arbeitstempo – Viele Projektänderungen |
6. Projektstatus-Dashboard
Projektstatus-Dashboards sind visuelle Tools, die einen Echtzeit-Überblick über Projektfortschritt, Leistung und Daten des Projekts bieten. Sie zeigen wichtige Projektmetriken, wie z.B. die Erfolgsquote von Aufgaben, erreichte Meilensteine und den Budgetstatus.
Projektstatus-Dashboards helfen dabei, den Projektstatus zu verfolgen, Risiken zu erkennen und die Kommunikation mit den Beteiligten zu erleichtern.
Diese Tools sind für Projekte jeder Größe und Komplexität geeignet. Allerdings sind Projektstatus-Dashboards möglicherweise nicht die beste Lösung für Projekte mit begrenzten Ressourcen oder Projekte ohne Echtzeitüberwachung.
MindManager erleichtert visuelles Projektmanagement
MindManager® macht Projektmanagement visuell, intuitiv und effizient. Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Zeitleistendiagrammen und vieles mehr kann dadurch einfach und nützlich erstellt und verwaltet werden.
Sie können ganz einfach organisieren, planen und Projektdetails nachverfolgen. In der Zusammenarbeit mit Ihrem Team können Sie in Echtzeit auf alle Projektinformationen zugreifen.
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