Workshops, bei denen die Teilnehmer vor Ort präsent sind, sind eine großartige Methode, um gemeinsam mit den Kollegen neue Ideen zu sammeln, zu planen und auszutauschen. Aber da die Remote-Arbeit für viele Unternehmen immer mehr zur Normalität wird, gewinnen Remote-Workshops zunehmend an Bedeutung. Die Herausforderung besteht jedoch darin, sicherzustellen, dass Ihre Remote-Workshops die Zusammenarbeit fördern und das Teamwork stärken.
Remote-Workshops bieten Teams, insbesondere verteilten Teams, eine einzigartige und kostengünstige Möglichkeit, effektiv zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen.
Werden die richtigen Tools und Technologien eingesetzt, können Remote-Workshops sogar effizienter durchgeführt werden als Präsenzmeetings und sind daher auch wirkungsvoller.
Die Planung eines Remote-Workshops kann eine Herausforderung sein, muss aber nicht.
Hier einige Tipps zur Planung und Durchführung eines Online-Workshops, der die Teilnehmenden begeistern wird und schnell zu Ergebnissen führt.
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7 Schritte zur Durchführung eines Remote-Workshops
Die Durchführung eines (erfolgreichen!) Remote-Workshops erfordert sorgfältige Planung und Berücksichtigung des Online-Formats.
Sie dürfen nicht erwarten, dass Sie das gleiche Format und die gleichen Tools und Programme wie bei Präsenzworkshops verwenden können.
Suchen Sie stattdessen nach Wegen, die Vorteile des Online-Formats zu nutzen, um ein dynamisches und für alle interessantes Meeting zu organisieren.
Diese Tipps helfen Ihnen, Ihren Workshop effektiver zu planen.
1. Wählen Sie die richtigen Tools und Technologien
Störanfällige Tools oder veraltete Technologien können auch durch gründliche Planung nicht wettgemacht werden. Überlegen Sie sich, welche Tools Sie einsetzen werden und welche Funktionen Sie benötigen, bevor Sie mit der Planung beginnen.
Benötigen Sie beispielsweise Videokonferenztools oder möchten Sie auch Chats und Gruppenräume einrichten? Schalten sich alle Teilnehmer per Video zu oder nur per Audio?
Verfügen Sie über ein virtuelles Whiteboard oder eine Methode, an einem Flussdiagramm zusammenzuarbeiten, wenn Sie eine Brainstorming-Sitzung oder einen Sprint planen?
Stellen Sie außerdem sicher, dass die von Ihnen gewählten Tools auf den Betriebssystemen funktionieren, die von Ihren Teammitgliedern verwendet werden.
MindManager stellt beispielsweise diese Vorlage bereit, die Ihnen hilft, Ihren Arbeitstag zu organisieren:
Nachdem Sie die geeigneten Tools ausgewählt haben, müssen Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer Zugriff auf die Plattform haben und damit vertraut sind.
2. Setzen Sie die Workshop-Agenda auf
Ganz am Anfang in der Agenda für Ihren Remote-Workshop sollte stehen, welchem Zweck der Workshop dient, wer teilnimmt und wann er durchgeführt wird. Dann können Sie damit beginnen, eine detaillierte Agenda für die Veranstaltung aufzusetzen. Geben Sie einen Überblick über die Themen, die Sie behandeln werden, die zeitliche Planung der Sitzung, die Pausen und welche Vorbereitungen die Teilnehmer treffen oder welche Materialien sie zuvor durchgehen müssen.
Verteilen Sie die Agenda etwa eine Woche vor dem Workshop an die Teilnehmer, damit alle vorbereitet sind und wissen, was zu erwarten ist. Stellen Sie sicher, dass der Workshop auch interaktive Elemente wie Chats, Gruppenräume, Brainstorming-Sitzungen und Frage-und-Antwort-Runden beinhaltet.
3. Erstellen Sie visuelle Elemente zur Weitergabe von Informationen
Wenden Sie vor dem Workshop etwas Zeit dafür auf, ansprechende visuelle Hilfsmittel zu erstellen. Je nach Ziel des Workshops kann es sich dabei um Tabellen, Grafiken, Diagramme, Gantt-Diagramme, Flussdiagramme oder ganze Präsentationen handeln.
Wenn Sie beabsichtigen, eine vollständige Präsentation zu zeigen, üben Sie diese ein paar Mal, um sicherzustellen, dass das Timing stimmt. Wenn Sie ein Dokument gemeinsam mit dem Team bearbeiten möchten, stellen sie vor dem Workshop sicher, dass die Teilnehmer über die entsprechenden Links und Zugriffsrechte verfügen.
4. Planen Sie Zeit für individuelles Brainstorming
Das mag widersprüchlich scheinen, denn Online-Workshops sollen ja Teams zusammenbringen! Den Teilnehmern Zeit dafür zu geben, über die Informationen nachzudenken, die Sie zur Verfügung gestellt haben, oder eigene Informationen zu sammeln, bevor das Team zusammenkommt, um ein bestimmtes Thema zu behandeln, kann neue Ideen generieren.
Nicht alle denken gleich schnell, und einige stimmen möglicherweise einfach dem zu, was andere gesagt haben. Wenn Sie allen ein paar Minuten Zeit geben, sich unabhängig Gedanken zu machen, kann dieses Problem umgangen werden und trägt unter Umständen auch dazu bei, dass frische Ideen entstehen.
5. Halten Sie das Energieniveau hoch
An einem Präsenzworkshop ist es einfach zu erkennen, wenn die Teilnehmer müde werden oder das Interesse verlieren – ein Blick in die Runde genügt. Bei Online-Workshops ist es nicht ganz so einfach.
Das Energieniveau des Moderators gibt den Ton an, zeigen Sie sich also begeistert und engagiert.
Gehen Sie auf die Teilnehmer ein, stellen Sie Fragen und bauen Sie interaktive Elemente ein. Lustige Memes, GIFs oder eine mit Musik unterlegte Präsentation beleben einen Workshop. Dauert Ihre Sitzung länger als eine Stunde, planen Sie Pausen ein, damit die Teilnehmer etwas zu trinken holen, auf die Toilette gehen oder sich die Beine vertreten können.
6. Verwalten Sie die Zeit sorgfältig
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zeit klug verwalten, damit Sie alle Themen auf der Agenda erörtern können. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Agenda Pausen und Aktivitäten berücksichtigt sind und dass jedem Thema nach dessen Wichtigkeit angemessen Zeit eingeräumt wird.
Wenn Ihr Ziel beispielsweise die Entwicklung eines neuen Marketingplans ist, sollten Sie Zeit für die Durchführung eines Brainstormings, das Festlegen der Meilensteine und die Entscheidung, wie Sie Ihre Bemühungen verfolgen wollen, einplanen. Die Ziele in kleinere Schritte zu unterteilen, vereinfacht die Zeitplanung.
Verwenden Sie während der Sitzung einen Timer oder eine Countdown-Uhr, um sicherzustellen, dass die vorgesehene Zeit für die einzelnen Themen nicht überschritten wird. Planen Sie 10-15 Minuten Pufferzeit ein für den Fall, dass technische Schwierigkeiten auftreten oder Diskussionen etwas länger dauern.
7. Ermutigen Sie nach dem Workshop zu Feedback
Die Arbeit ist nach dem Workshop nicht zu Ende. Melden Sie sich nach dem Workshop bei den Teilnehmern, um ihnen die benötigten Ressourcen, Aufzeichnungen oder Aktionspunkte zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Ziele des Workshops erreicht werden und wichtige Informationen im Gedächtnis bleiben.
Verschicken Sie ein oder zwei Stunden nach dem Workshop eine Umfrage, um Feedback einzuholen. Zum Beispiel: Wie nützlich war das Meeting? Hat es den Teilnehmern gefallen und fühlten sie sich einbezogen? War das Meeting zu lang, zu kurz oder gibt es zusätzliche Themen, die sie gerne besprochen hätten?
Verwenden Sie dieses Feedback, um Ihren nächsten Online-Workshop noch wirksamer zu gestalten.
Fördern Sie die Zusammenarbeit mit Remote-Workshops
Diese Tipps bilden lediglich einen Ausgangspunkt für die Gestaltung effektiver Online-Workshops. Nehmen Sie sich als Nächstes Zeit, über Ihre spezifische Zielgruppe und das Ziel Ihres Workshops nachzudenken. Das Format, die Agenda und auch die Aktivitäten, die Sie planen, sollten den Bedürfnissen Ihrer Gruppe entsprechen und Ihren Zielen dienen.
Ob Sie Ideen für ein neues Produkt sammeln, eine neue Marketinginitiative planen oder das Engagement eines verteilten Teams erhöhten möchten, ein gut geplanter Remote-Workshop kann Ihnen helfen, Ihr Ziel zu erreichen.
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