Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Ihren Kundenbetreuungsprozess zu standardisieren? Möchten Sie eine effiziente Methode für die Beantragung von Projekt- oder Budgetgenehmigungen einführen? Oder vielleicht wollen Sie einfach nur einen einheitlichen Arbeitsablauf in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung erreichen. Unabhängig von der Branche, in der Sie tätig sind – Prozessdesign ist der Schlüssel zur Transformation einer vordefinierten Menge von Inputs (Ressourcen) in ein spezifisches und wertvolles Ergebnis (Geschäftsziel).
Die richtige Gestaltung eines Prozesses macht ihn nicht nur leichter regulierbar, sondern optimiert auch die Effizienz und führt zu konsistenten Ergebnissen. Prozessdesign hilft auch dem Personal, Management und sogar den Kunden dabei, zu verstehen, wie bestimmte Tätigkeiten im Unternehmen durchgeführt werden.
In diesem einführenden Leitfaden werden wir die Bedeutung des Prozessdesigns und die Arten von Geschäftszielen untersuchen, die damit erreicht werden können. Aber lassen Sie uns zunächst einen genaueren Blick darauf werfen, worum es beim Prozessdesign aus der Sicht eines Unternehmens geht.
Was ist Prozessdesign?
Im Großen und Ganzen beschreibt Geschäftsprozessdesign die Umsetzung der Visionen und Ressourcen eines Unternehmens zur Erreichung der Unternehmensziele.
Da Sie damit eine Reihe von Standardreaktionen auf häufige und vorhersehbare Geschäftssituationen entwickeln können, lässt sich Prozessdesign zur Entwicklung neuer, durchgängiger Prozesse für alltägliche Arbeitsabläufe nutzen.
Indem Sie zunächst das Endziel eines bestimmten Prozesses definieren und dann die einzelnen Schritte festlegen, die zum Erreichen dieses Ziels erforderlich sind, können Sie verschiedene Arten des Prozessdesigns verwenden, um einen konsistenten, wiederholbaren Ablauf von Ereignissen zu schaffen. Und sie können – wie Sie sich vorstellen können – vielfältig eingesetzt werden.
Die praktische Seite von Prozessdesign
Mit Hilfe von Prozessdesign-Tools wie Flussdiagrammen und Workflow-Diagrammen können Sie nicht nur neue Abläufe erstellen und umsetzen, sondern diese auch verbessern und gemeinsam nutzen, wenn sich die Umstände und die Teammitglieder ändern.
Prozessdesign kann verwendet werden für:
- Effizientere Methoden für Produkt- oder Dienstleistungsentwicklung zu finden
- Ein abteilungsweites System für Marketingmaterial zu erstellen
- Vereinfachung von Onboarding von Kunden oder Mitarbeitern
Ganz gleich, welchen Arbeitsablauf Sie erstellen möchten, die Strukturierung von Ressourcen in einen wiederholbaren Prozess unterstützt bei der Ausführung einer Dienstleistung, eine spezielle Tätigkeit auszuführen oder organisatorisches Wissen so effizient und gewinnbringend wie möglich zu nutzen.
Die Bedeutung von Prozessdesign
Prozessdesign spielt auch in der Qualitätssicherung eine bedeutende Rolle. Jeder Schritt in einem Prozess stelle eine Aufgabe dar, die einer Fachkraft, einem Team oder einer Abteilung zugewiesen werden kann. In diesem Zusammenhang kann Prozessdesign verwendet werden, um:
- Interne Schwachstellen und potenzielle Engpässe zu identifizieren
- Automatisierungspotenzial für ein neues Geschäftsverfahren aufzeigen
- Verständnis des Arbeitsablaufs für neue Teammitglieder verbessern
Was passiert, wenn Prozesse nicht standardisiert werden?
Wenn Prozesse nicht vereinheitlicht werden, führen die meisten Personen ihnen zugewiesenen Aufgaben einfach aus und reagieren auf neue Situationen entsprechend ihrer Erfahrung oder ihres persönlichen Arbeitsstils. Dies kann leider zu zufälligen Ergebnissen führen, bei denen auch Bequemlichkeit und persönliche Bedürfnisse einen großen Einfluss haben werden.
Visualisierung als Unterstützung
Die Visualisierung von Prozessen bietet mehrere Vorteile – vor allem, wenn es darum geht, Prozesse zu verstehen und zu verbessern. Eine visuelle Darstellung ermöglicht allen Beteiligten, Transparenz für die Prozesslandschaft zu gewinnen, die Komplexität zu reduzieren und die Beziehung zwischen Prozessen zu erkennen.
Durch Visualisierung wird auch eine bessere Qualität begünstigt, da Schwachstellen, wie zum Beispiel bei Zeitmangel zu improvisieren oder spontane Abläufe, vorgebeugt werden kann.
Um einen konkreten Handlungsablauf in Schritten abzubilden, kann ein Prozess entworfen werden, der:
- Einen klar definierten Anfangs- und Endpunkt hat
- Wiederholt mit vorhersehbaren Ergebnissen befolgt werden kann
- Aktivitäten vereinfacht, wodurch jeder Schritt umsetzbar und wertorientiert wird
- Flexibilität bietet, um Verbesserungen im Laufe der Zeit zu ermöglichen
Durch die Gestaltung von Arbeitsprozessen können alle Beteiligten denselben Weg einschlagen. Dies vermeidet Chaos, Fehlentscheidungen oder unnötige Zwischenschritte, die zu minderwertigen Ergebnissen führen könnten.
Wenn Sie neue Arbeitsabläufe mit Hilfe des Prozessdesigns entwerfen, können zusätzlich innerhalb Abteilungen, oder auch unternehmensweit, Best Practices etabliert werden, diese können bei Bedarf weitergegeben werden und schaffen zusätzliche Transparenz.
5 wichtige Ziele des Prozessdesigns
Das Hauptziel von Prozessdesign ist, eine konsistente Leistung in einem Geschäftsverfahren zu erreichen. Brainstorming und die Bestimmung der Prozessschritte sind effektive Methoden für die Abbildung, eine einheitliche Ausführung und um Ergebnisse festzuhalten.
Es gibt allerdings noch weitere Ziele, die mit Prozessdesign verbunden sind und die den Erfolg von Projekten oder Aufträgen begünstigen können.
1. Ergebnisse normieren
Prozessdesign normiert die Ergebnisse von Arbeitsabläufen, indem Sie einzelne Aufgaben identifizieren, die für das Erreichen eines bestimmten Ziels wichtig sind. Aufgrund des strukturierten Ansatzes erfordert der Designprozess eine gründliche Untersuchung jedes neuen Verfahrens, was zu einem gestrafften, stabilen und verbesserten Arbeitsablauf führt.
Beispiel: Sie können Prozessdesign verwenden, um die Ergebnisse für die Herstellung von Produkten, die Erbringung von Dienstleistungen oder den Versand von Waren zu regeln.
2. Effizienz fördern
Mit Prozessdesign können Sie die Effizienz von Geschäftsabläufen sowohl erhöhen als auch verbessern. Je schneller Teams oder Einzelpersonen einen bestimmten Prozess durchlaufen können, desto mehr Zeit sparen sie ein. Durch Prozessdesign können Sie außerdem die Ressourcennutzung maximieren, um Ihre Kosten auf ein Minimum zu beschränken.
Beispiel: Da Prozessdesign sicherstellt, dass für jeden Arbeitsablauf, den Sie regelmäßig durchführen, ausreichend Zeit, Geld, Personal und Materialien zur Verfügung stehen, kann es vermeiden, dass prozessabhängige Projekte ins Stocken geraten.
3. Chaos vermeiden
Vor allem in größeren Unternehmen können sich bestimmte Prozesse über mehrere Teams oder Abteilungen erstrecken. Eine Systematisierung von sich wiederholenden Aufgaben durch Prozessdesign verhindert, dass ein unkoordinierter Ansatz den Tagesablauf durcheinander bringt.
Beispiel: Viele Unternehmen nutzen Prozessdesign, um Best Practices zu etablieren und Schulungsabläufe zu standardisieren.
4. Verantwortung schaffen
Unabhängig davon, ob es sich um einen internen oder externen Prozess handelt, können Sie durch die Integration von Kontrollmechanismen in verschiedenen Phasen ein gewisses Maß an Qualität sicherstellen. Prozessdesign führt auch zu einem professionelleren Umgang miteinander, wodurch wiederum das Vertrauen der Kunden gestärkt wird.
Beispiel: Verwenden Sie Geschäftsprozess-Mapping, um Ihr Prozessdesign zu verbessern, die Zuständigkeiten aufzuzeigen und Standards festzulegen, die Ihren Arbeitsablauf regeln werden.
5. Zusammenarbeit verbessern
Eines der wichtigsten Ziele der Prozessgestaltung – und eines, das oft übersehen wird – ist die Förderung einer besseren Kommunikation und Zusammenarbeit. Wenn Sie einen neuen Arbeitsablauf visuell darstellen, ist es für alle Beteiligten einfacher, zu seiner Gestaltung beizutragen, ihn in der Praxis anzuwenden und ihn bei Bedarf an andere weiterzugeben.
Beispiel: Die Entwicklung und Dokumentation neuer Arbeitsabläufe mit Hilfe eines Flussdiagramms fördert den Ideenaustausch, die Problemlösung und die Transparenz in der Kommunikation mit Kunden und anderen Beteiligten.
Es kann helfen, sich daran zu erinnern, dass es immer einfacher ist, ein Problem zu lösen, eine Frage zu beantworten oder einen Zweck zu erfüllen, wenn Sie und Ihr Team es klar und deutlich vor Augen haben. Einfache und verständliche Prozesse führen häufig zu den besten Ergebnissen.
Ein visuelles Prozessdesign ist dabei ein sehr hilfreiches Werkzeug. Es ermöglicht es Ihnen nicht nur, Ihre Bedürfnisse zu bestimmen und Ihre Leistung zu bewerten, sondern es unterstützt Sie auch dabei, den besten Weg für jeden neuen Geschäftsprozess zu finden, den Sie erstellen möchten.