„Die Kollegen sind begeistert von MindManager und arbeiten intensiv damit. Das ist eine gute Voraussetzung, um die Vorgaben des OZG (Online-Zugangsgesetz) in der Stadt Raunheim umzusetzen.“
Tobias Loy
Fachbereichsleiter I, Zentrale Dienste, IT und Fachbereichsübergreifende Steuerung, Stadt Raunheim
Schwarmintelligenz nutzen
Jeder kann sich einbringen und seinen Beitrag leisten
Bewältigung des Generationenwechsels
Hoheitswissen gehört der Vergangenheit an
Smarte Digitalisierung
Leichte Prozessübersicht im Mapformat
Digitaler Wissenspool
Informationen zentral ablegen und zugänglich machen
Die Herausforderung
Wie alle deutschen Kommunen, muss auch die Stadt Raunheim bis Ende 2022 ihre Verwaltung digitalisieren. Das schreibt das OZG (Online-Zugangsgesetz) der Bundesregierung vor. Betroffen von der Digitalisierung sind ca. 600 Prozesse – vom Bürgerservice über das Einwohnermeldeamt bis zur Liegenschaftsverwaltung. Hinzukommt, dass in der Raunheimer Verwaltung ein massiver Generationswechsel bevorsteht, denn 10 Prozent der städtischen Mitarbeiter werden innerhalb der nächsten 5 Jahre in Rente gehen. Darüber hinaus bestehen in verschiedenen Fachbereichen parallele Strukturen bzw. die Herausforderung, dass ein Themengebiet nur von einer Person betreut wird, so dass im Urlaubs- oder Krankheitsfall Wissenslücken zutage treten, die nur schwer überwunden werden können.
Alles in allem handelt es sich um eine komplexe Ausgangssituation, die unbedingt geändert werden muss, wenn die Stadt Raunheim das OZG erfolgreich umsetzen will.
Die Lösung
Tobias Loy verantwortet als Fachbereichsleiter bei der Stadt Raunheim I die zentralen Dienste, IT und die Fachbereichsübergreifende Steuerung. Deshalb hat er sich auf die Suche nach einer Lösung für diese Situation gemacht. Sein Ansatz: Die Einführung einer zentralen Arbeitsplattform für IT, Bürgerbüro, Gefahrenabwehr, Personal und Finanzen. Ziel ist es Arbeitsabläufe zu vereinfachen, Prozesse zu verbinden und redundante Daten zu vermeiden. Aber auch das medienbruchfreie Arbeiten, Nutzen von Synergieeffekten, Schaffen von Transparenz und den Erhalt von Wissen erhofft sich der Bereichsleiter durch die Einführung einer zentralen Arbeitsplattform.
Da Loy aus seiner vorherigen Tätigkeit als IT-Verantwortlicher der Verwaltung der Evangelischen Kirche in Hessen und Nassau bereits intensive Erfahrung mit MindManager gesammelt hat, schlägt er diese Software auch als Lösung für die Probleme bei der Stadt Raunheim vor. Zunächst lädt er verschiedene Kollegen der Behörde ein, sich mit MindManager zu beschäftigen. „Im ersten Schritt haben wir ihnen eine Testversion installiert und sie mit Lehrvideos und Tutorials versorgt“, erinnert sich der Fachbereichsleiter. Danach habe er eine zweitägige Online-Schulung organisiert und im Anschluss konnten die Kollegen entscheiden, ob sie auch in Zukunft mit MindManager arbeiten wollen.
„Die Mindmapping-Methode sorgt dafür, dass wir von der Schwarmintelligenz unserer Behörde profitieren. Sie wirkt sich positiv auf die Digitalisierung unserer Prozesse aus und erleichtert uns den Generationswechsel, weil Informationen inzwischen zentral abgelegt werden und für jeden zugänglich sind.“
Tobias Loy
Fachbereichsleiter I, Zentrale Dienste, IT und Fachbereichsübergreifende Steuerung, Stadt Raunheim
Das Ergebnis
Loy: „Heute arbeiten 15 Kollegen und ich regelmäßig mit MindManager. So haben wir eine solide Grundlage für die Umsetzung des OZG sowie einem erfolgreichen Generationswechsel gelegt.“ Er gibt zwar zu, dass es zunächst auch darum ging, dem ein oder anderen die Angst vor der Digitalisierung zu nehmen, aber es sei ihm gelungen, die Mehrwerte zu vermitteln. „Es geht darum, sich zukunftssicher aufzustellen, Standardaufgaben zu digitalisieren und dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter der Verwaltung wieder mehr Zeit für die Anliegen der Bürger haben“, resümiert der Projektleiter.
Darüber hinaus hat man in Raunheim festgestellt, dass sich seit dem Einsatz von MindManager ganz konkrete Zeitersparnisse beobachten lassen, etwa bei Abstimmungen, der Bereitstellung von Dokumenten oder Vertretungssituationen. Dazu tragen nach Auffassung von Loy von allem die einfache Bedienbarkeit, der Spaßfaktor und die Windows-ähnliche Oberfläche bei. „Es ist großartig zu beobachten, wie die Kollegen sich proaktiv mit MindManager beschäftigen, an Webinaren teilnehmen und durch ihre Beiträge für eine Schwarmintelligenz sorgen, von der wir in der Projektarbeit ganz konkret profitieren“, freut sich Tobias Loy.
Er ist nicht nur glücklich, dass sich sein Ansatz so erfolgreich etabliert hat, sondern auch, dass damit der für die weitere Digitalisierung notwendige Grundstein gelegt ist. Er hat sogar ein Projektbüro eingerichtet, in dem die involvierten Kollegen in Ruhe kreativ sein und neue Ideen entwickeln können. Außerdem finden regelmäßig Besprechungen statt, in denen die nächsten Schritte sowie erreichte Änderungen diskutiert und „mit gemappt“ werden. „MindManager hat uns sehr geholfen, einen wichtigen Wandel anzustoßen. Heute sind wir viel innovativer. Wir haben es geschafft Hoheitswissen zu reduzieren und haben einen Wissenspool geschaffen, der uns auch dem Generationswechsel entspannter gegenübertreten lässt.
Informationen zur Stadt Raunheim
Die Stadt Raunheim liegt zentral im südhessischen Kreis Groß-Gerau in der Nähe des Frankfurter Flughafens. Raunheim hat ca. 17.000 Einwohner und gilt als die jüngste Stadt Hessens, weil sie erst in den 1960er Jahren gegründet wurde. Die Stadt hat etwa 200 Mitarbeiter, von denen ca. 60 in der Verwaltung arbeiten.
