Sind Sie auf der Suche nach Möglichkeiten, Ihr Unternehmen zu verbessern? Ganz gleich, ob Sie die Effizienz steigern, die Arbeitsmoral verbessern oder einfach nur auf Kurs bleiben wollen, ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess kann der Schlüssel dazu sein. Aber wo fangen Sie an?
In diesem Beitrag führen wir Sie durch die Grundlagen von Methoden der kontinuierlichen Verbesserung wie Kaizen/Agile/Scrum und zeigen Ihnen, wie Visualisierung oder Mindmapping Ihre Erfahrungen mit diesen Techniken verbessern und Ihnen zum Erfolg verhelfen können. Wir wissen, dass Veränderungen schwierig sein können, aber der Lebenszyklus der kontinuierlichen Verbesserung ist darauf ausgerichtet, den Übergang für alle Beteiligten reibungsloser zu gestalten. Sind Sie bereit für einen neuen Anfang?
Was ist ein Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)?
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist eine Managementstrategie, die ihren Ursprung in der Automobilindustrie hat. Der KVP ist ein ständiges Bemühen, Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse zu verbessern. Dies kann durch kleine, schrittweise Änderungen oder durch radikalere Verbesserungen geschehen. Das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung ist die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe und die Reduzierung von Verschwendung.
Die KVP hat ihre Wurzeln in der Qualitätsbewegung, die von W. Edwards Deming in der Zeit nach dem Zweiten Weltkrieg ins Leben gerufen wurde. Heute ist die kontinuierliche Verbesserung in Unternehmen jeder Größe und in allen Branchen weit verbreitet. Sie ist auch eine beliebte Methode im Rahmen von Lean Managment und Six Sigma.
Es gibt zwar viele verschiedene Ansätze für die KVP, aber die Schlüsselelemente sind immer dieselben:
- Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren,
- Änderungen umsetzen und
- die Ergebnisse messen.
Führen Sie die KVP richtig durch, erreichen Sie erhebliche Produktivitäts- und Qualitätssteigerungen.
Der KVP ist also ein systematisierter Ansatz für schrittweise Änderungen und Verbesserungen in Ihren Geschäftsabläufen. Er hilft Ihnen, die Leistung zu steigern und Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Klingt gut, oder? Aber wie führen Sie die KVP in Ihrem Unternehmen ein? Das erklären wir im nächsten Absatz.
Wie können Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen einführen?
Der erste Schritt bei der Umsetzung eines KVP besteht darin, ein Team zu bilden, das für die Durchführung des Prozesses verantwortlich ist. Dieses Team sollte aus Personen bestehen, die über die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen. Außerdem sollte das Team in der Lage sein, harmonisch zusammenzuarbeiten, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Sobald das Team zusammen ist, legen Sie eine Reihe von Zielen fest. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sein. Mit anderen Worten: Es sollten SMART-Ziele sein. Sobald Ihr Team seine Ziele festgelegt hat, kann es damit beginnen, Verschwendung in den Prozessen des Unternehmens zu identifizieren.
Wie Sie durch Mindmapping Ihre Ziele erreichen
Eine der besten Methoden der kontinuierlichen Verbesserungs-Techniken ist die Visualisierung oder das Mindmapping. So können die Teammitglieder das große Ganze sehen und Verschwendung in den Unternehmensprozessen erkennen. Außerdem hilft es, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind.
Erstellen Sie einen erfolgreichen Projektplan, indem Sie Aufgaben erstellen und nach Kategorien ordnen, Ressourcen zuweisen sowie Fortschrittsmarkierungen und Tags hinzufügen.
Ein weiter Punkt, der beim Mindmapping nicht fehlen sollte, ist das Aufstellen eines Plans. Mit einem klaren und präzisen Plan erkennen Teams, welche Schritte unternommen werden müssen, um ihre Ziele zu erreichen. Der Plan hilft auch dabei, Fristen festzulegen und zu bestimmen, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist.
Sie sehen also, die Visualisierung oder das Mindmapping ist ein leistungsfähiges Instrument. Es hilft Ihrem Unternehmen, Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
3 Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung – Kaizen/Agile/Scrum
Kontinuierliche Verbesserungsmethoden stützen sich auf Daten und Fakten, um Entscheidungen zu treffen. Das bedeutet, dass die Teams die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) verfolgen sollten, um den Fortschritt zu messen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Außerdem sollten die Teams die Ursachenanalyse nutzen, um die Gründe für Probleme zu ermitteln.
Die Methoden der kontinuierlichen Verbesserung ermutigen die Teammitglieder auch dazu, aktiv Vorschläge zu machen und umzusetzen. Das bedeutet, dass sich jeder in Ihrem Team befähigt fühlen sollte, zu Verbesserungen beizutragen.
Das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung ist es, kleine, schrittweise Änderungen vorzunehmen, die sich im Laufe der Zeit zu großen Verbesserungen summieren. Dies kann durch die Einführung neuer Prozesse oder Technologien oder durch Änderungen in der Arbeitsweise geschehen.
Es gibt viele Instrumente, die Sie dafür einsetzen können, wir erläutern hier die 3 beliebtesten Methoden: Kaizen, Agile und Scrum.
1 Kaizen, was ist das?
Kaizen ist ein japanisches Wort und bedeutet »Veränderung zum Besseren«. Es ist eine Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung, die auf Einzelpersonen, Teams und Organisationen angewendet werden kann.
Bei der Umsetzung von Kaizen in Ihrem Unternehmen, veranstalten Sie Schulungen, in denen Mitarbeiter aus allen Ebenen einbezogen werden. Dort trainieren sie Verschwendung in Prozessen zu erkennen und zu eliminieren.
In unserem Beitrag zu Lean Management finden Sie weitere Informationen zur Kaizen-Methode zur kontinuierlichen Prozessverbesserung.
2 Was bedeutet Agil?
Wenn es um Softwareentwicklung geht, wird der Begriff »agil« häufig verwendet. Aber was bedeutet er eigentlich? Agil ist eine Gruppe von Softwareentwicklungsmethoden, die den Schwerpunkt auf individuelle Interaktionen, funktionierende Software und die Zusammenarbeit mit Kunden legen.
Mit anderen Worten: Agile Methoden sollen Teams dabei helfen, schnell und anpassungsfähig auf veränderte Anforderungen zu reagieren. Das ist besonders vorteilhaft, wenn Sie mit vielen Ungewissheiten zu tun haben oder wenn sich die Anforderungen eines Projekts ändern.
Agile Methoden zeichnen sich also durch diese 4 Eigenschaften aus:
1. Individuen und Interaktionen statt Prozesse und Werkzeuge
2. Funktionierende Software statt umfassender Dokumentation
3. Zusammenarbeit mit Kunden statt Vertragsverhandlungen
4. Reagieren auf Veränderungen statt Befolgen eines Plans
Es ist jedoch wichtig, sich vor Augen zu halten, dass agile Methoden nur ein Tool im Werkzeugkasten sind – es gibt keine Einheitslösung, wenn es um Softwareentwicklung geht. Scrum ist ein weiteres Tool, das wir nun beschreiben.
3 Scrum, wie funktioniert das?
Scrum kommt aus der Softwareentwicklung, und basiert auf den Prinzipien der Zusammenarbeit, Selbstorganisation und kontinuierlichen Verbesserung.
Das Ziel von Scrum ist es, Teams zu helfen, schnell und anpassungsfähig funktionierende Software zu liefern. Bei dieser Methode geht es darum, größere Projekte in kleine Meilensteine zu zerlegen und diese in einem bestimmten Zeitraum (Sprints) abzufertigen. Hier sehen Sie die 5 wichtigsten Merkmale der Scrum-Methode:
- Ein Team von 3 bis 9 Personen arbeitet an einem Projekt
- Das Team hat festgelegte Rollen, darunter einen Scrum Master und einen Product Owner
- Das Team arbeitet in Sprints (zeitlich begrenzte Abschnitten)
- Das Team verfolgt seinen Fortschritt mithilfe eines Scrum Boards
- Am Ende der Sprints, hält das Team eine Retrospektive ab, um die Arbeit zu überprüfen
Wir haben hier ein paar neue Begriffe eingeführt, die wir nun kurz erläutern:
- Scrum Board: Projektmanagement-Tool, das von Teams zur Visualisierung der Elemente in ihrem Sprint Backlog verwendet wird.
- Sprint Backlog: Liste von Aufgaben oder Elementen, die Ihr Team verwendet, um das Scrum Board zu füllen.
- Scrum Master: Leiter des Teams, der dafür sorgt, dass sich die Teammitglieder an die Scrum-Prinzipien und -Praktiken halten.
Ihr Scrum Board wird von den Teammitgliedern ständig aktualisiert und zeigt alle Aufgaben an, die in einem aktuellen Sprint erledigt werden müssen.
Wie bei den meisten Projektmanagement-Methoden hat das Scrum Board das Ziel, dass sich alle Beteiligten darüber einig sind, was sie erreichen müssen. Und dass sie einen zentralen Ort zur Überwachung des Fortschritts haben.
In unserem (englischen) Blogbeitrag zu agilen Planungs-Instrumenten erfahren Sie noch mehr über die hier erwähnten Methoden.
Die 5 Grundsätze von Kaizen, Agil und Scrum
- Kontinuierliche Verbesserung – immer auf der Suche nach Möglichkeiten, Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen zu verbessern.
- Einbeziehung der Beschäftigten – jeder sollte in den Verbesserungsprozess einbezogen werden.
- Kleine Änderungen – es ist besser, kleine Änderungen vorzunehmen als große.
- Schnelle Umsetzung – Verbesserungen sollten schnell umgesetzt werden, damit sie sofort in die Praxis umsetzen.
- Visuelles Management – Verwendung visueller Hilfsmittel, um Fortschritte zu kommunizieren und zu verfolgen.
Der Lebenszyklus der kontinuierlichen Verbesserung
Der Lebenszyklus der kontinuierlichen Verbesserung ist ein Kreislauf, der die Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten, die Planung und Ausführung von Lösungen und die anschließende Überprüfung der Ergebnisse umfasst.
Planen-Ausführen-Prüfen-Handeln (PDCA)
Das Plan-Do-Check-Act-Modell ist der beliebteste Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung. Es ist auch als Deming-Kreis oder Shewhart-Zyklus bekannt. Benannt nach seinem Gründer, dem amerikanischen Ingenieur William Edwards Deming und dessen Lehrer Walter Andrew Shewhart.
Dieser Kreislauf hilft Ihnen, auf der Grundlage der erzielten Ergebnisse voranzukommen. Die vier Schritte des PDCA sind:
- Planen: Legen Sie fest, was Sie erreichen wollen und wie Sie es tun werden
- Ausführen: Setzen Sie Ihren Plan um und werden Sie aktiv
- Prüfen: Bewerten Sie die Ergebnisse Ihrer Aktionen und sehen Sie, ob sie Ihren Erwartungen entsprechen
- Handeln: Nehmen Sie auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse Änderungen vor und beginnen Sie den Zyklus erneut.
PDCA ist ein wirksames Instrument zur Qualitätskontrolle und -verbesserung. Es bringt Sie dazu, Ihre Arbeit ständig zu überprüfen und nach Möglichkeiten zur Verbesserung zu suchen. Wenn Sie diese vier einfachen Schritte befolgen, bewegt sich Ihre Arbeit immer in die richtige Richtung.
Ausführliche Ansätze zu Management, Problemlösung und Qualitätskontrolle finden sich in Demings Buch Out of Crisis.
Was sind die Vorteile eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses?
Die Vorteile der kontinuierlichen Verbesserungsprozesse sind einerseits die Steigerung von Effizienz und Qualität von Prozessen. Zum anderen werden viele kleine Verbesserungen an den Arbeitsplätzen durchgeführt. Diese werden von den Mitarbeitern selbst als Team entwickelt und umgesetzt.
Ziel ist es, mögliche Fehlerquellen oder Ineffizienzen zu identifizieren und schnell und effizient zu beheben. Auf diese Weise lässt sich eine Stagnation oder gar ein Rückgang der Qualität im Laufe der Zeit vermeiden
Hier haben wir die Vorteile von KVP noch einmal zusammengefasst:
- Verbesserte Qualität: Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen werden ständig weiterentwickelt
- Verbesserte Effizienz: Schnellere Durchlaufzeiten und niedrigeren Kosten
- Verbesserte Arbeitsmoral: Mitarbeiter fühlen sich befähigt und motiviert mitzuwirken
- Verbesserte Kundenzufriedenheit: Kunden sind zufriedener mit besser werdenden Produkten und Dienstleistungen
- Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit: Unternehmen, die KVPs einführen, sind auf dem Markt wettbewerbsfähiger.
Anwendungsfälle für die aktive Verfolgung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Es gibt eine Reihe von Anwendungsfällen, in denen es sinnvoll ist, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aktiv zu verfolgen.
Ein Beispiel ist die Fertigungsindustrie, in der Qualität und Effizienz ständig verbessert werden müssen. In einem solchen Umfeld kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess den Teams helfen, schnell und anpassungsfähig auf veränderte Anforderungen zu reagieren.
Ein weiteres Beispiel ist in der Dienstleistungsbranche, in der die Kundenzufriedenheit an erster Stelle steht. In diesem Fall kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess helfen, Probleme schnell zu erkennen und zu lösen, was zu zufriedeneren Kunden führt.
Die Prinzipien von KVP lassen sich auch im Privatleben anwenden, z. B. bei der Organisation der eigenen Zeit oder in der Haushaltsführung. Kontinuierliche kleine Verbesserungen können im Laufe der Zeit zu bedeutenden Veränderungen führen und helfen, Ziele zu erreichen, die anfangs unerreichbar schienen.
Letztlich kann jedes Unternehmen von einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess profitieren. Durch die ständige Verbesserung von Qualität und Effizienz verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber ihren Konkurrenten.
So Setzen Sie Pläne, Projekte und Prozesse erfolgreich um
Nachdem wir Ihnen aufgezeigt haben, wie Sie Ihr Unternehmen vorantreiben können, möchten wir Ihnen die hilfreichen Instrumente hierzu nicht vorenthalten. Um alles im Blick zu behalten, und die Grundsätze von Agil, Kaizen und Scrum ganz wie von selbst wirken zu lassen, können Sie auf eine Software zurückgreifen.
MindManager ist so ein Projektmanagement-Tool. Damit können Sie komplexe Pläne und Projekte entwerfen, entwickeln und umsetzen. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, jederzeit kontextbezogen bis ins Detail zu gehen. So können Sie sehen, wie Zeit und Aufwand am besten eingesetzt werden.
Das Programm hilft Ihnen auch bei der Erstellung nahtloser Prozessabläufe, sodass Sie mögliche Engpässe vermeiden und Ihr Projekt auf Kurs halten können. Ganz gleich, ob Sie ein kleines Team oder ein großes Unternehmen leiten, MindManager hilft Ihnen, die Arbeit zu erledigen.
MindManager hilft Benutzern komplexe Pläne, Projekte und Prozesse zu entwerfen, zu entwickeln und umzusetzen.
KVP zusammengefasst:
Die Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses kann entmutigend erscheinen, aber mit den richtigen Tools und Techniken ist es einfacher, als Sie denken.
In diesem Beitrag haben wir Ihnen die Grundlagen von Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung wie Kaizen, Agile und Scrum erläutert. Weiterhin haben wir Ihnen gezeigt, wie Mind Mapping Ihre Erfahrungen mit diesen Prozessen verbessern können. Wir haben auch einige reale Anwendungsfälle vorgestellt, um Ihnen eine Vorstellung davon zu vermitteln, wie diese Prinzipien in verschiedenen Situationen angewendet werden können.
Wir hoffen, dass Sie einen guten Überblick darüber bekommen haben, worum es bei KVP geht und wie Sie damit anfangen können. Wenn Sie bereit sind, den Sprung zu wagen und die Reise zur kontinuierlichen Verbesserung zu beginnen, würden wir uns freuen, Sie durch den Prozess begleiten zu dürfen.
