Das Sammeln und Teilen von Informationen ist essenziell für Unternehmen, vor allem im digitalen Informationszeitalter, in dem wir uns aktuell befinden.
Teams und Mitarbeiter verfügen über spezifisches Wissen, Know-how als auch Expertise. Der Austausch von Informationen und Wissen kann unterstützen, um mit anderen Kollegen in Kontakt zu treten, die eigene Arbeit effizienter zu erledigen oder spezifisches Fachwissen nachhaltig aufzubewahren und mit Kollegen zu teilen.
Welche konkreten Vorteile Sie durch das Teilen von Informationen für Ihr Unternehmen schaffen und wie Sie Informationen zielgerichtet sammeln, analysieren und teilen können, stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor.

Unternehmen im Informationszeitalter
Durch die Entwicklung des Internets, digitale Revolutionen, wie zum Beispiel Glasfaserkabeln und schnellere Mikroprozessoren, und elektronische Dienste (z.B. E-Mail), wurde das Erstellen, Sammeln und Übertragen von Informationen in einem unglaublichen Ausmaß beschleunigt.
Die Digitalisierung von Informationen hatte tiefgreifende Auswirkungen auf traditionelle Unternehmen und mehr denn je sollten sich Unternehmen in diversen Branchen darauf fokussieren, wie sie bestmöglich und zielgerichtet durch das Informationszeitalter gehen möchten und werden.
Mit seiner Aussage „Wer analog denkt, wird die Vorteile der Digitalisierung nie verstehen“ bringt der IT-Experte Marc Ruoß die Bedeutung von Digitalisierung auf den Punkt. Denn eine digitale Transformation bedeutet für viele traditionelle Unternehmen, dass Sie mit großen Entscheidungen und Veränderungen konfrontieren werden und sich vollständig oder einige Bereiche des Unternehmens „neu erfinden“ müssen.
Diese Weiterentwicklung und Anpassung kann Entscheider in den ersten Schritten beängstigen, schafft allerdings auf lange Sicht erhebliche Vorteile am Markt als auch gegenüber dem Mitbewerb und ermöglicht die nötige Transparenz und Klarheit für alle Beteiligten innerhalb des Unternehmens, um eine rasche und effiziente Erledigung aller Aufgaben zu gewährleisten.
Das neue Informationszeitalter zeichnet sich vor allem durch Digitalisierung aus und beinhaltet die digitale Bereitstellung von Information und Kommunikation. Eine digitale Grundlage auf Unternehmensseite ermöglicht es, alle unternehmensinternen und -relevanten Daten zu sammeln und kategorisieren. Dies hilft, sowohl intern als auch extern, beim Sammeln, Analysieren und Teilen von Informationen, die für die Erstellung von Leistungen benötigt werden und verbessert eine effizientere und selbstständige Arbeitsweise.

Vorteile durch durchdachtes Sammeln und Teilen von Information
Durch einen transparenten und nachvollziehbaren Austausch von Informationen kann internes Wissen nachhaltig gesammelt und übertragen werden.
Eine Strategie zum Sammeln und Strukturieren von Informationen als auch eine verständliche Ablage – die alle Teams und Mitarbeiter bei Ihrer Arbeit und beim Teilen von Informationen unterstützt – kann für Unternehmen mehrere Vorteile schaffen, unter anderem zählen dazu:
- Vereinfachte Einarbeitung und erhöhte Transparenz für neue Mitarbeiter: Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter (auch Onboarding genannt), schafft für viele Unternehmen Hürden und dementsprechend benötigt diese erste Phase einen erhöhten Ressourcenaufwand. Die Bereitstellung von Informationen (z.B. Mitarbeiterübersicht mit entsprechenden Kontaktmöglichkeiten, visuelle Darstellung von unternehmensrelevanten Daten durch Organigramme, Unterlagen und Dokumente, etc.) kann die ersten Tage und Wochen reibungsloser gestalten und eine vereinfachte Einarbeitung ermöglichen. Im Idealfall wird eine Umgebung angeboten, die einen neuen Mitarbeiter in einer engagierten Einarbeitung unterstützt und das Einholen von gezielten Informationen und unternehmensinternem Wissen ermöglicht. Zusätzlich können auch alle rechtlich und relevanten Dokumente (z.B. Guidelines, spezifische Verhaltensweisen, usw.) zur Verfügung gestellt werden. Dadurch wird neuen Mitarbeiter ein rascher Aufbau von Wissen ermöglicht und die benötigte Klarheit geschaffen, damit ein neuer Mitarbeiter so schnell und qualitativ hochwertig als möglich seine Aufgaben und Arbeit erledigen kann.
- Kosteneinsparungen für Schulungen und Trainings: Unterlagen, Erfahrungs- und Implementierungsberichte als auch die wichtigsten Kernaussagen können einfach und transparent für alle Teams und Mitarbeiter bereitgestellt werden. Dadurch können interessierte Mitarbeiter besser entscheiden, ob sie, an demselben Angebot interessiert sind oder denken, dass sie dadurch ihre eigene Expertise und ihr Fachwissen weiter ausbauen und vertiefen können. Das Teilen von Erfahrungen anderer Kollegen, die diese Trainings, Kurse und/oder Workshops bereits absolviert haben, kann helfen eine bessere Einschätzung vorzunehmen, mehr Transparenz zu liefern und dadurch Fehlentscheidungen zu minimieren.
- Übertragen von Wissen, Expertise und Know-how: Vor allem das Ausscheiden von Mitarbeitern aus einem Unternehmen kann eine Wissenslücke in einem Unternehmen hinterlassen und dementsprechend Konsequenzen mit sich bringen. Eine Strategie zur Wissenssammlung und -übertragung kann diesem Effekt entgegenwirken und schafft eine Basis, um Informationen und Wissen einfach und problemlos zu übertragen. Unternehmen schaffen dadurch eine klare Transparenz und ermöglichen eine reibungslose und einfache Übertragung von Wissen und Expertise. Dies kann sehr nützlich sein, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, für längere Zeit im Krankenstand sind oder Elternzeit in Anspruch nehmen.
- Grundlage für Wissensaustausch: Die Weitergabe von Wissen ermöglicht, sich zu vernetzen, bessere Leistungen zu erbringen und als Fachkraft zu wachsen. Zusätzlich kann gemeinsam, oder in einzelnen Abteilungen des Unternehmens, eine Gemeinschaft und Lernkultur geschaffen und parallel Wissen aufbewahrt werden. Auch ein Zugang zu Wissen für Mitarbeiter, die an manchen Tagen in Homeoffice oder vollständig ortsunabhängig arbeiten, wird ermöglicht und gemeinsam können bessere Kundenerfahrungen und -erlebnisse geschaffen werden.
- Optimierung von Prozessen und Verbesserung von Arbeitsabläufen: Durch das Sammeln und Analysieren von Informationen können Schwachstellen von Prozessen und Arbeitsabläufen effizienter ermittelt werden. Vergangene Erfahrungen und Erkenntnisse können genutzt werden, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen und eine übersichtliche Dokumentation von Veränderungen kann parallel bereitgestellt werden.
Informationsvisualisierung schafft Klarheit
Durch Informationsvisualisierung können aussagekräftige Botschaften gestaltet werden und eine einfache Interpretation für Teams und Mitarbeiter wird ermöglicht.
MindManager unterstützt Unternehmen einen leicht verständlichen Überblick zu schaffen und dadurch relevante Zusammenhänge und wichtige Erkenntnisse aufzuzeigen.
Digitalisierung benötigt einfach verständliche und nachhaltig aufbereitete Informationen, die unternehmensintern sicher aufbewahrt und geteilt werden können. Der große Vorteil für Unternehmen ist, dass Informationen und Wissen dadurch langfristig und transparent zugänglich ist und von diversen Perspektiven unmissverständlich interpretiert wird.
Unternehmensweite Zusammenarbeit
Mit neuen Arbeitsansätzen (z.B. vollständige Remote-Arbeit oder Arbeitsverhältnis mit Home-Office-Tagen), entstehen neue Herausforderungen im Austausch zwischen Teams und Arbeitskollegen. Um eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen, sollten Unternehmen darauf achten, dass ein nahtloser Austausch von Informationen und Wissen gegeben ist.
Wir möchten Ihnen einige Ansätze und Perspektiven vorstellen, die bei der Implementierung einer neuen Strategie berücksichtigt werden können und die eine Zusammenarbeit, auch mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen, vereinfachen. Zusätzlich finden Sie am Ende immer einen praktischen Einsatz von MindManager und welche Vorteile sich im Unternehmen ergeben.
Unternehmensrichtlinien verständlich kommunizieren
Vor allem in einer vernetzten Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen (z.B. mit Remote-Arbeitskräften) ergeben sich rasch komplexe Herausforderungen, die auch bestehende Unternehmensrichtlinien betreffen können. Aus diesem Grund sollten Unternehmen mit Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt, Personalberater und IT-Personal besprechen und festlegen, welche Unternehmensrichtlinien modifiziert oder komplett neu erstellt werden müssen, um reibungslose Kooperationen zu ermöglichen.
Wie MindManager dabei helfen kann: Erstellen Sie visuell aufbereitete und leicht verständliche Diagramme und Flow-Charts, um Ihrem Team zu visualisieren, welche Richtlinien bei welchen Arbeitsabläufe greifend werden und welche Abteilungen und Teams diese beachten sollten.
Wissen und Informationen schriftlich festhalten
Eine erfolgreiche Digitalisierung basiert auf gesammelten Informationen, die von allen Benutzern einer Wissensmanagement-Software betrachtet und analysiert werden können. Um dies zu ermöglichen, müssen Informationen und Wissen schriftlich festgehalten werden.
Für die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen beschreibt Nina Ross, eine Expertin für Remote-Arbeit, diesen Prozess und die Bedeutung für Unternehmen und Mitarbeiter folgendermaßen: „Wenn Richtlinien, Arbeitsabläufe und Vereinbarungen für die Remote-Arbeit besprochen werden, sollten alle Erwartungen schriftlich festgehalten werden, damit es keine Missverständnisse zwischen Management und Mitarbeitern gibt.“
Wie MindManager dabei helfen kann: Nutzen Sie diverse Funktionen, zum Beispiel Mindmaps, um Ideen und Meilensteine schriftlich festzuhalten und auf einfache Art und Weise zu visualisieren, um sie für alle Beteiligten verständlich darzustellen.
Erstellung eines Kommunikationsplans
Ein konkreter Kommunikationsplan kann Unternehmen dabei unterstützen, wichtige Schnittstellen zum Sammeln von Information zu identifizieren und eine langfristige Strategie aufzustellen, um Informationen, Wissen und Know-how in einer nützlichen Aufbereitung für Mitarbeiter bereitzustellen.
In einem Kommunikationsplan legen Sie unter anderem fest:
- Welche Informationen gesammelt werden
- Wer diese Informationen erhält
- Wann diese Informationen übermittelt werden
- Wo die Information weitergeben wird
- Wie Informationen gesammelt und analysiert werden
Wie MindManager dabei helfen kann: Für eine visuelle Darstellung eines Kommunikationsplans und erfolgreiches Sammeln und Analysieren von Informationen, können Sie unter anderem Funktionen wie Mindmaps, Flussdiagramme oder Concept Maps nutzen.

Über MindManager
MindManager unterstützt Unternehmen bei der visuellen Informations- und Datenaufbereitung und macht es möglich, Datensätze und Verbindungen verständlich zu präsentieren.
Sie können MindManager Tool nutzen, um visuelle Darstellungen zu entwerfen und diese Informationen einfach innerhalb oder außerhalb des Unternehmens zu teilen.
Unterschiedlichen Templates und Vorlagen unterstützen Sie bei der Aufbereitung Ihrer Unternehmensinformationen und helfen Ihnen visuell ansprechende Mindmaps, Diagramme, Flowcharts und noch vieles mehr zu erstellen.