Ihr Leitfaden für agiles Projektmanagement mit Scrum

Verfasserin: Emily Finlay

Wenn Sie die Entscheidung für die agile Projektmanagement-Methode getroffen haben, stehen Sie vor einer wichtigen Frage: Wie werden Sie Ihr Team durch diesen Prozess führen?

Wenn Sie sich mit agilem Projektmanagement beschäftigen, werden Sie schnell über den Begriff Scrum stolpern. Als eine der wichtigsten agilen Praktiken ist Scrum eine super Möglichkeit, Ihren Projekten die Geschwindigkeit und Flexibilität zu geben, die Sie brauchen.

Begleiten Sie uns bei dieser ausführlichen Diskussion über Scrum und erfahren Sie, wie Sie es in Ihre eigenen Prozesse implementieren können.

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Agiles Projektmanagement mit Scrum

Bevor wir über den Einsatz von Scrum sprechen, sollten wir zunächst erkunden, was Scrum ist.

Was ist Scrum?

Scrum ist ein Framework (“Gerüst”) für die agile Projektmanagement-Methodik. Es bietet Richtlinien für die Prozesse, die Sie verwenden, um mit Agilität zu arbeiten.

Stellen Sie es sich so vor: Während Agil eine Methode ist, die durch die Werte und Prinzipien definiert ist, die sie von anderen Arten des Projektmanagements unterscheiden, gibt es viele Möglichkeiten, sie in die Praxis umzusetzen. Scrum ist eine dieser Möglichkeiten, die Prinzipien in Prozesse umzusetzen.

Sie werden oft hören, dass Scrum im Zusammenhang mit Softwareentwicklung verwendet wird, aber das ist bei weitem nicht die einzige Möglichkeit, es zu verwenden. Wir werden später noch auf einige weitere Möglichkeiten eingehen, wie Sie dieses Framework verwenden können.

Was ist der Scrum-Prozess?

Das Scrum-Framework umfasst sowohl spezifische Rollen für die Personen in Ihrem Team als auch Werkzeuge, die Ihnen helfen, die Produktivität, die Ergebnisse und die Arbeit zu verbessern.

Lassen Sie uns zunächst mit den drei Rollen in Scrum beginnen:

• Der Scrum Master – Diese Person ist diejenige, die den Prozess verwaltet, sicherstellt, dass das Team über die benötigten Ressourcen verfügt, und den reibungslosen Ablauf des Projekts ermöglicht. Anstatt das Team zu führen, dient diese Person dem Team, indem sie alles bereitstellt, was es braucht.
• Der Produktverantwortliche – Als Bindeglied zwischen dem Team und dem Kunden fungiert diese Person als Stimme des Kunden während des gesamten Projektablaufs. Sie sind für die Priorisierung und Klärung der zu erbringenden Leistungen zuständig, um das beste Ergebnis zu erzielen. Jede Information oder Anleitung zur Vision, zu Fragen und Produktspezifikationen kommt von dieser Person.
• Das Team – Jedes Scrum-Team besteht aus einer Vielzahl von Mitarbeitern mit spezifischen Fähigkeiten für die Anforderungen des jeweiligen Projekts. Diese Gruppe verwaltet und organisiert sich selbst, daher ist es wichtig, Leute auszuwählen, die selbstmotiviert und in der Lage sind, effektiv zusammenzuarbeiten. Während der Produktverantwortliche bestimmt, was erstellt wird, entscheidet das Team, wie es gebaut wird. Die Aufrechterhaltung einer hohen Produktqualität ist der Schlüssel, daher ist dies das einzige Projekt, an dem diese Personen zu diesem Zeitpunkt beteiligt sein sollten.

Zusammen mit den spezifischen Rollen erfordert Scrum bestimmte Teile und Prozesse, die das Produkt vom Konzept zur Realität bringen. Dazu gehören:

• Backlog – Das Team ist für die Organisation des Projekts zuständig, aber der Produktverantwortliche definiert zunächst die Funktionen und Aufgaben, die für die Vision des Kunden erforderlich sind. Er priorisiert dann diese Liste, um dem Team zu zeigen, worauf sie sich zuerst konzentrieren müssen. Während des gesamten Projekts muss alles auf dieser Liste abgearbeitet werden.
• Sprints – Im Einklang mit der agilen Methode vervollständigen Teams jedes Deliverable innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens und legen es vor. Die Sprints werden auch als Iterationen bezeichnet und enden mit einer Feedback-Runde sowohl vom Kunden als auch vom Team.

Mit diesen Grundlagen können Sie beginnen, den Scrum-Prozess auf Ihr eigenes Projekt anzuwenden. Im Folgenden haben wir skizziert, wie Sie dieses Framework nutzen können, um von den Vorteilen der Projektagilität zu profitieren.

So ermöglichen Sie agiles Projektmanagement mit Scrum

1. Stellen Sie Ihr Team zusammen

In der Regel ist der Produktverantwortliche die Person, die bereits mit dem Kunden zusammenarbeitet, um sein Produkt zu realisieren. Sobald Sie den Umfang des Projekts verstanden haben, können Sie die Mitarbeiter zusammenstellen, die am besten zu den Anforderungen des Produkts passen. Wählen Sie Ihren Scrum Master und das Team, das die Arbeit erledigen wird. Dieses Team sollte sich selbst organisieren, funktionsübergreifende Fähigkeiten besitzen und in der Lage sein, nahtlos zusammenzuarbeiten, um die Arbeit zu erledigen.

2. Entwickeln Sie das Produkt Backlog

Diese nach Wichtigkeit geordnete Liste enthält alles, was das Team erledigen muss, um das Projekt abzuschließen. Anforderungen ändern sich immer mit dem Fortschritt, daher sollte dies ein lebendiges Dokument sein. Der Produktverantwortliche wird neue Aufgaben hinzufügen oder Anpassungen vornehmen müssen, wenn sich das Projekt verschiebt. Wenn die Liste vollständig ist, sollte es das Projekt auch sein.

3. Erstellen Sie Ihr Scrum Board

Dem Scrum-Prozess zu folgen bedeutet, die Sichtbarkeit und Transparenz der Arbeit, die Sie tun, zu priorisieren. Das Erstellen eines Scrum Boards hält Ihr Team organisiert und auf dem Laufenden und zeigt jederzeit den aktuellen Stand des Projekts.

Um Ihr Board zu erstellen, entscheiden Sie zunächst, ob Sie es digital oder physisch haben möchten. Ein digitales Board können Sie mit beliebigen Projektmapping-Tools erstellen. Diese virtuellen Tools bieten oft mehr Funktionalität, insbesondere für Remote-Teams. Wenn Ihr Board jedoch physisch ist, benötigen Sie entweder ein Whiteboard oder eine leere Wand, die Sie konsequent mit Notizen füllen.

Als nächstes bauen Sie Ihr Board auf. Sie müssen Karten für jede Aufgabe im Backlog und Spalten für jede Phase im Sprint erstellen, einschließlich:

• Backlog – Alle Aufgabenkarten werden hier abgelegt, bis sie durch das Board und den Prozess bewegt werden.
• To-Do – In diese Spalte werden alle Aufgaben eingetragen, die in diesem bestimmten Sprint erledigt werden sollen.
• In Bearbeitung – Wenn jemand an der Fertigstellung eines bestimmten Elements arbeitet, wird die Aufgabe hierher verschoben.
• Qualitätscheck – Wenn das Team eine Aufgabe abschließt, verschieben Sie die Karte hierher, um sicherzustellen, dass sie bewertet wird, bevor sie an den Kunden übergeben wird.
• Erledigt – Wenn die Qualitätsprüfung bestanden wurde, ist die Aufgabe erledigt.
• Gestoppt/Blockiert – Jedes Hindernis oder Problem, das die Aufgabe in der Warteschleife hält, sollte hier abgelegt werden, damit Sie das Problem verstehen und es angehen können.

Wenn der Sprint vorbei ist, verschieben Sie alle Karten aus der Spalte “Erledigt” und fügen die Aufgaben für die nächste Iteration hinzu.

4. Planen Sie Ihre Sprints

Jeder Sprint beginnt mit einem Meeting, um den kommenden Sprint zu planen. Nach Scrum müssen alle Sprints innerhalb von maximal einem Monat abgeschlossen werden. Außerdem haben Sie für jeden Sprint nur maximal acht Stunden Planungszeit zur Verfügung. Diese Einschränkungen halten Ihr Team fokussiert und effizient.

Während des Meetings arbeitet das Team zusammen, um zu bestimmen, was sie im kommenden Sprint erreichen können und wie sie es erreichen werden. Einige der zu besprechenden Dinge sind:

• Das Ziel des Teams für diesen Sprint, das vom Product Owner vorgegeben wird
• Welche Backlog-Elemente das Team abschließen will (und kann)
• Wie das Team sicherstellen wird, dass der Teil des Produkts, den es erstellt, die Ziele erfüllt
• Welche Ressourcen das Team benötigt, um die Arbeit abzuschließen

Dieses Treffen sollte jedem helfen zu verstehen, was sie bauen und warum, um Missverständnisse oder verschwendete Arbeit zu vermeiden.

5. Halten Sie Ihr tägliches Scrum ab

Jeden Tag trifft sich das Team am gleichen Ort für 15 Minuten zum Daily Scrum. Nutzen Sie dieses Treffen, um einen Plan für den Tag zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Jeder sollte teilnehmen, aber das Team hat die Leitung des Meetings inne.

6. Sammeln Sie Feedback

Am Ende des Sprints trifft sich das Team, um seine Arbeit zu bewerten. Der Product Owner sollte diese Zeit nutzen, um die Gedanken des Kunden zum letzten Deliverable mitzuteilen, sowie alle gewünschten Anpassungen für den Rest des Projekts. Das Team bespricht auch alle Probleme, mit denen es konfrontiert war, und wie es diese in Zukunft lösen kann.

Kontinuierliche Verbesserung ist essentiell für Scrum, also nutzen Sie diese Treffen, um Wege zu finden, den nächsten Sprint besser zu machen als den letzten.

Beispiel für einen agilen Projektplan mit Scrum

Wie wir bereits erwähnt haben, wird Scrum am häufigsten für Softwareentwicklungsprojekte verwendet. Das ist jedoch bei weitem nicht die einzige Möglichkeit, das Framework zu nutzen. Nahezu jedes Projekt in jeder Branche kann von der agilen Methode, die durch Scrum angewendet wird, profitieren.

Nehmen wir an, Sie sind Teil eines Marketing-Teams, das mit der Erstellung eines Werbevideos für einen Kunden beauftragt ist.

Sie würden damit beginnen, Ihr Team zusammenzustellen und die Rollen des Scrum Masters und des Product Owners zu vergeben. Als Nächstes würden Sie Ihr Backlog erstellen, einschließlich Elementen wie:

• Storyboarding
• Schreiben eines Drehbuchs
• Casting
• Filmen/Animieren der Anzeige
• Aufnehmen von Voice-Overs
• Bearbeiten 

Sobald Ihr Board fertig ist, können Sie mit der Planung Ihrer Sprints beginnen. Diese können natürlich in Segmente unterteilt werden, die Ihre Aufgaben widerspiegeln, aber einige Prozesse, wie z. B. das Filmen/Animieren, sind zu komplex, um in einer einzigen Iteration enthalten zu sein.

Während Ihr Team jeden Sprint abschließt, nutzen Sie das Feedback, um Ihre Vorgehensweise für das nächste Segment anzupassen. Vielleicht war das Skript zu ambitioniert für die Länge der Anzeige oder der Kunde möchte sich mehr auf das vorgestellte Produkt konzentrieren.

Wenn Sie diese Anpassungen während des Sprints vornehmen, sind die Auswirkungen minimal. Sie können das Drehbuch vor den Dreharbeiten anpassen, um das Produkt stärker in den Vordergrund zu stellen, anstatt die Änderung erst vorzunehmen, nachdem Sie das benötigte Material aufgenommen haben. Ihr Projekt wird schneller vorankommen und Sie werden viel weniger Geld für teure Nachdrehs ausgeben. Am Ende wird Ihr Kunde von dem Ergebnis begeistert sein und Ihr Team wird schärfer und besser auf das nächste Projekt vorbereitet sein.

Ganz gleich, wie Sie arbeiten, Scrum hält Sie organisiert und effizient. Ihr Team wird immer sein Bestes geben und qualitativ hochwertige Arbeit produzieren, mit der Ihre Kunden rundum zufrieden sind.