Die Projektplanung ist eine wesentliche Phase des Projektmanagementprozesses.
Wenn sie gut durchgeführt wird, kann sie Ihre Erfolgschancen deutlich erhöhen. Wenn sie jedoch schlecht ausgeführt wird, kann sie Ihr Projekt auf den gefährlichen Weg des Scheiterns führen. Wie Benjamin Franklin einmal sagte: “Wer nicht plant, plant zu scheitern.” Genau hier kann die visuelle Projektplanung helfen.
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Das Dilemma der Projektplanung
Die vielen Gesichter des Scheiterns, die ihr hässliches Haupt erheben können, reichen von Kostenüberschreitungen, Verzögerungen bei der Implementierung und fehlenden Anforderungen bis hin zu schlechter Qualität und Leistung.
Die Harvard Business Review berichtet, dass das durchschnittliche IT-Projekt sein Budget um 27 % überschreitet und dass mindestens eines von sechs IT-Projekten zu einem “schwarzen Schwan” mit einer Kostenüberschreitung von 200 % und einer Terminüberschreitung von 70 % wird (HBR). Kürzlich berichtete IDC, dass Big-Data-bezogene KI-Projekte mit einer Fehlschlagquote von 50 % arbeiten. Laut dem “Pulse of the Profession” des Project Management Institute zeigen die Daten der Pulse-Umfrage 2019, dass Unternehmen im vergangenen Jahr fast 12 % ihrer Projektinvestitionen aufgrund schlechter Leistung verschwendet haben – eine Zahl, die sich in den letzten fünf Jahren kaum verändert hat.
Die Projektplanung ist wohl der anspruchsvollste Teil des Projektmanagement-Lebenszyklus. In dieser Phase werden die Pläne entwickelt, die die Projektteams und -manager während der gesamten Projektdurchführung leiten werden. Um die Fallstricke des Projektscheiterns zu vermeiden, muss die Planung umfassend und gründlich genug sein, damit die Projektziele erreicht, die Risiken gemindert und kostspielige Fehler und Verzögerungen vermieden werden. Die Projektplanung ist das “Herz” des Projekts, denn sie bestimmt alles, was folgt, und steuert letztlich die Ergebnisse.
Was ist visuelle Projektplanung?
Der Start eines jeden Projekts ist entscheidend für seinen Erfolg. Um den Prozess der Projektplanung zu verbessern und zu optimieren, gibt es verschiedene Strategien und Techniken, die Sie einsetzen können, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihr Projekt mit dem Schritt in die richtige Richtung startet.
Es gibt verschiedene Visualisierungs- und Diagrammtechniken, mit Namen wie Starbursting, Fishbone- oder Ishikawa-Diagramme, Affinitätsdiagramme und Mind Mapping, um nur einige zu nennen, die die Projektplanung auf einer ganz neuen Ebene unterstützen und verbessern werden. Sie können diese Techniken auf den gesamten Projektplanungsprozess anwenden, um Sie bei der Navigation und Lösung komplexer Probleme zu unterstützen, sobald diese auftreten.
Die Vorteile der visuellen Projektplanung
Visuelle Projektplanungstechniken bieten effektive Lösungen und helfen dabei, die Projektbeteiligten und Teammitglieder mit einer klaren und harmonischen Kommunikation in Einklang zu bringen – und das alles unter Einhaltung der Budget- und Ressourcenbeschränkungen.
Einige der Hauptvorteile der visuellen Projektplanung sind:
- Effektive Planung jeder Phase des Projekts im Voraus.
- Einfaches Navigieren und Lösen komplexer Probleme, sobald sie auftreten.
- Projektbeteiligte und Teammitglieder mit klarer Kommunikation in Einklang bringen.
- Visuelle Projektpläne können während der Projektdurchführung angewendet werden, um bei der Problemlösung zu helfen.
- Bietet eine klare Perspektive auf Ihre Ziele und die zum Erreichen dieser Ziele erforderlichen Schritte.
Noch vielversprechender ist, dass die visuellen Werkzeuge, die zur Verbesserung der Projektplanung verwendet werden, auch während der Projektausführung eingesetzt werden können, um bei der Problemlösung zu helfen, neu auftretende Risiken zu mindern und die kontinuierliche Ausrichtung auf den vollen Umfang und die Ziele des Projekts sicherzustellen.
Wenn Sie eine klare visuelle Sicht auf Ihre Ziele und alle Schritte haben, die notwendig sind, um diese Ziele zu erreichen, können Sie das Risiko eines Projektfehlschlags minimieren – wenn nicht sogar ganz ausschließen.
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