Wenn Sie ein Remote-Team leiten, gilt es zahlreiche Dinge zu bedenken und zwar insbesondere dann, wenn Sie gerade erst Erfahrungen als Führungskraft sammeln. Sie müssen das Engagement Ihrer Mitarbeitenden fördern, für eine einfache und bequeme Kommunikation sorgen und die Ziele Ihres Teams erfüllen – und all das nur im virtuellen Kontakt.
Dabei stehen Führungskräfte von Remote-Teams häufig einigen Herausforderungen gegenüber:
- Sie müssen für die reguläre Zusammenarbeit mit und zwischen den Teammitgliedern einen Rahmen schaffen.
- Nicht angebundene Bereiche müssen ermittelt und die jeweils zugrundeliegenden Unstimmigkeiten beseitigt werden.
- Motivation und Engagement der Teammitglieder müssen aufrechterhalten werden.
- Die Work-Life-Balance darf nicht aus dem Gleichgewicht geraten, Burnouts müssen verhindert werden.
Ohne die besten Tools zur Führung von Remote-Teams kann es schwierig werden, diese Herausforderungen zu meistern. Wer beispielsweise mit seinem Team nicht effektiv kommunizieren kann, kann es auch nur in begrenztem Umfang unterstützen.
Fehlen Ihrem Team die nötigen Ressourcen, kann die Produktivität sinken und der Zusammenhalt im Team leiden, was wiederum zu negativen Auswirkungen auf kritische Meilensteine und Ziele führen kann.
Glücklicherweise herrscht auf dem Markt kein Mangel an Werkzeugen, die es Ihnen erleichtern, Remote-Teams und deren Verantwortlichkeiten effektiv zu leiten und häufige Probleme zu lösen, um die Mitarbeitenden auf ihrem Weg zum Erfolg zu unterstützen.
Projektmanagement-Tools
Projektmanagement-Tools wie Asana oder Trello können zu Lösungen von hoher Bedeutung in Ihrem Repertoire werden. Diese Tools erleichtern das organisierte Arbeiten im Team, da mit ihnen der Fortgang von Teamprojekten ebenso wie den Fortgang individueller Aufgaben verfolgt werden kann.
Projektmanagement-Tools tragen entscheidend dazu bei, alle Beteiligten auf demselben Stand zu halten, und bieten gleichzeitig auf Projekt- und Aufgabenebene Details zu allen Themen, an denen Ihr Team und einzelne Mitglieder gerade arbeiten.
Mit Projektmanagement-Tools können die Benutzer:
- Projekte, Aufgaben und Zeitpläne in einem gemeinsam genutzten Kalender planen und einzelnen Mitarbeitenden zuweisen.
- Wichtige Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort bereitstellen.
- Den Status von Aufgaben und Projekten anzeigen und die Leistung von Mitarbeitenden verfolgen.
Auf diese Weise wissen Ihre Teammitglieder immer ganz genau, was von ihnen erwartet wird, wann etwas erledigt sein muss und wo sich die erforderlichen Informationen befinden. Zusätzlich erfahren Sie, was Ihre Mitarbeitenden tun, wie lange es dauert und ob ihnen bestimmte Aufgaben unerwartete Schwierigkeiten bereiten.
Wie Projektmanagement-Tools die Motivation fördern und Burnouts vorbeugen
Für den Erfolg ist es entscheidend, dass die Mitglieder Ihres Teams sich in ihre Arbeit einbringen. Dieses Engagement erhalten Sie jedoch nur dann aufrecht, wenn Sie die Hindernisse beseitigen, welche die Motivation beeinträchtigen. Ein solches Hindernis ist beispielsweise das Gefühl, überfordert oder ausgebrannt zu sein.
Wenn Ihre Projekte schlecht organisiert sind, muss das Team ständig Kraft aufwenden, um den Mangel an Struktur auszugleichen. Falls Sie zum Beispiel Aufgaben nicht richtig zuweisen, kann es geschehen, dass die Mitglieder Ihres Teams unvermittelt mit kurzfristigen Abgabeterminen zu kämpfen haben.
Und wenn Sie Projektdetails nicht bereitstellen oder im Falle von Änderungen nicht aktualisieren, muss Ihr Team womöglich wieder von vorne beginnen, um die tatsächlichen oder neuen Anforderungen zu erfüllen.
Alle diese Schwierigkeiten können zu Überforderung und Frustration führen und zudem Überstunden erforderlich machen.
Projektmanagement-Tools können jedoch dazu beitragen, Ihr Team vor derartigen Problemen zu schützen. Sie selbst und ebenso ihre Mitarbeitenden behalten jedes Projekt und jede Aufgabe mühelos im Blick.
Dank der Produktivitätsverfolgung sehen Sie sofort, wer mit den gesetzten Zielen zu kämpfen hat. Sie können nachhaken und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
Da Sie Projekte ganz einfach aktualisieren können, wenn Ziele oder Leistungen sich ändern, sind alle Beteiligten stets informiert und wissen, was zu tun ist, um die zugewiesenen Aufgaben effizient und effektiv zu erledigen.
Wenn Sie mehr Kontrolle über die Projekte Ihres Teams haben, können Sie für die Mitarbeitenden strukturiertere Arbeitsabläufe schaffen, was die Motivation stärkt und Burnouts vorbeugt.
Kollaborationstools
Häufig ist die reale Entfernung zwischen den Teammitgliedern eines der größten Hindernisse für verteilte Teams. Die Kommunikation wird schwieriger, da virtuelle Meetings, Telefonate, E-Mails und Chats nicht in dem Maße zu neuen Ideen führen und Beziehungen fördern, wie dies bei Treffen und Brainstorming-Sitzungen mit direktem persönlichem Kontakt der Fall ist.
Und auch wenn jeder Einzelne Zugriff auf dieselben Informationen hat, können einige Mitarbeitende ohne zusätzliche Erläuterungen anderer Teammitglieder Schwierigkeiten beim Verständnis der Informationen haben.
Verteilte Teams können Kollaborationstools wie Google Workspace oder Microsoft Teams nutzen, um in Kontakt zu bleiben und gemeinsam an verschiedenen Aufgaben zu arbeiten. Diese Tools geben den Mitarbeitenden die Möglichkeit, sowohl Ideen gemeinsam zu entwickeln als auch gleichzeitig an Projektleistungen zu arbeiten. Zudem versorgen sie das Team mit aktuellen Informationen über wichtige Änderungen.
Die Nutzung solcher Lösungen erleichtert Ihrem Team die nahtlose Zusammenarbeitet und verringert das Gefühl von Isolation oder Abgeschnittensein.
Mit Kollaborationstools können die Benutzer:
- Dokumente, Tabellen und vieles mehr mit Unternehmenstool-Suiten öffnen und bearbeiten.
- Dokumente und Dateien in gemeinsam genutzten Cloud-Speichern sichern.
- In Brainstorming-Sitzungen Ideen in visuellen Geschäftsdiagrammen sammeln, die gemeinsam genutzt und von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können.
- Per Chat, Video- und Sprachanruf kommunizieren.
Wie Kollaborationstools die Zusammenarbeit fördern und Isolation verhindern
Der Einsatz von Kollaborationstools kann zur Steigerung der Produktivität eines Teams führen. Anstatt beispielsweise Dokumente per E-Mail hin und her zu schicken, können diese in Echtzeit angezeigt und bearbeitet werden. Die einzelnen Teammitglieder können Überarbeitungen in Dokumente einbringen und andere Mitglieder in Kommentaren auf offene Punkte hinweisen, wodurch die endgültige Fassung tatsächlich zu einem Gemeinschaftswerk wird.
Sie können die Mitglieder Ihres Teams in Besprechungen zusammenbringen, um ihre Arbeit zu diskutieren und Ideen zu bevorstehenden Projekten zu sammeln.
So können Sie beispielsweise ein Tool wie MindManager nutzen, um in Meetings Notizen zu machen und neue Ideen sofort festzuhalten, so dass Sie anschließend direkt vom Diskussions- in den Ausführungsmodus übergehen können.
Wenn es darum geht, den Kontakt und die Zusammenarbeit in Ihrem Team aufrecht zu erhalten, sind Chat-Anwendungen eine gute Wahl. Mit dieser Art von Tools können die Mitarbeitenden Fragen stellen, andere Teammitglieder auf Schwierigkeiten hinweisen und wichtige Dateien weitergeben.
Kollaborationstools bieten zahlreiche nützliche Funktionen, etwa die Möglichkeit, Konversationen zu organisieren, oder eine leistungsstarke Suche, mit der sich einzelne Beiträge rasch finden lassen. Ihr Team behält so stets den Überblick und kann gleichzeitig bequem zu einer bestimmten Aufgabe kommunizieren.
Außerdem erlauben Kollaborationstools Teammitgliedern zwanglos miteinander zu kommunizieren, was persönlichere Gespräche fördert und die Beziehungen stärkt.
Tools für virtuelle Meetings
Auch wenn manche Kollaborationstools die Option von Video- oder Sprachanrufen bieten, kann ein speziell für Meetings genutztes, separates Tool auch darüber hinaus wünschenswert sein. Tools wie Zoom oder WebEx sind Anwendungen bzw. Softwarelösungen, die die Menschen über das Internet in virtuellen Meetings verbinden.
Solche Lösungen bieten in der Regel mehrere Kommunikationskanäle, wie etwa Videokonferenzen, Sprachanrufe, Chats und Webinare. Wenn reale Treffen des Teams unmöglich sind, unterstützen diese Tools eine effektivere Kommunikation.
Mit Tools für ortsungebundene Besprechungen können mehrere Personen gleichzeitig zusammenarbeiten, während der Sitzungen externe Ressourcen einbringen und damit die Beteiligten auf denselben Stand bringen.
Mit Tools für virtuelle Meetings können die Benutzer:
- Echtzeitfunktionen für Video- oder Sprachanrufe und/oder Messaging nutzen, um bequem mit einzelnen Teammitgliedern oder der ganzen Gruppe in Verbindung zu treten.
- Ihren Bildschirm sowie Dateien oder Bilder direkt im Thread eines Chats teilen, damit alle gleichzeitig folgen können.
- Stummschaltungsfunktionen anwenden, um Ablenkungen und Unterbrechungen zu minimieren.
Tools für Remote-Besprechungen erleichtern außerdem den Informationsfluss. Sie können wöchentliche Meetings ansetzen, auf denen wichtige Informationen weitergegeben werden und die Mitarbeitenden über ihren jeweils aktuellen Stand berichten, oder spezifische Projekte oder Aufgaben mit den zuständigen Teammitgliedern in Einzelgesprächen erörtern.
