Was sind die 5 Schritte der Problemlösung? Ein Guide mit praktischen Beispielen

Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen leiten, ein Team managen oder in einer Branche arbeiten, in der Veränderungen zur Normalität gehören, Sie haben vielleicht das Gefühl, dass ständig etwas schiefläuft. Gut, dass Sie den Prozess der Problemlösung erlernen können und dadurch einen großen Teil des Stresses, den der Umgang mit geschäftlichen Problemen verursachen kann, reduzieren können.

Das Verständnis für die richtige Art der Problemlösung nimmt Ihnen nicht nur das Rätselraten darüber ab, wie Sie mit schwierigen, unerwarteten oder komplexen Situationen umgehen sollen, sondern kann auch zu effektiveren langfristigen Lösungen führen.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die 5 Schritte der Problemlösung und zeigen Ihnen ein paar Beispiele für Szenarien zur Problemlösung, in denen Sie den Problemlösungsprozess in Aktion sehen können, bevor Sie ihn in die Praxis umsetzen.

Der Problemlösungsprozess

Wenn etwas nicht funktioniert, ist es entscheidend zu verstehen, was die Ursache des Problems ist, damit Sie es beheben und verhindern können, dass es erneut auftritt. Deshalb funktioniert die Lösung schwieriger oder komplexer Probleme am besten, wenn Sie bewährte Techniken und Tools zur Problemlösung im Unternehmen anwenden – von Soft Skills bis hin zu Software.

Der Problemlösungsprozess kann in Phasen unterteilt werden:

• Phase: Feststellen
  • Fragestellung
    • Was ist defekt?
  • Aufgaben
    • Daten sammeln
    • Mit Teammitgliedern beraten
• Phase: Herausfinden
  • Fragestellung
    • Warum funktioniert es nicht?
  • Aufgaben
    • Problem aufzeigen
    • Problemanalyse
• Phase: Entscheidung
  • Fragestellung
    • Welche Lösung ist die beste?
  • Aufgaben
    • Brainstorming
    • Implementierung

Während Fähigkeiten wie aktives Zuhören, Zusammenarbeit und Führungsqualitäten eine wichtige Rolle bei der Problemlösung spielen, erleichtern Tools wie visuelle Mapping-Software die Definition und den Austausch von Problemlösungszielen, das Durchspielen verschiedener Lösungsmöglichkeiten und sogar die Umsetzung der besten Lösung.

Bevor Sie den ersten Schritt zur Lösung eines Problems machen können, müssen Sie eine klare Vorstellung von dem Problem und dem Ergebnis haben, das Sie mit der Lösung des Problems erreichen wollen.

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel derzeit 50 Steuerelemente pro Tag herstellt, Sie aber begonnen haben, Aufträge für 75 Steuerelemente pro Tag zu erfüllen, dann könnten Sie einfach feststellen, dass Sie ein Produktionsdefizit haben.

Der Problemlösungsprozess wird sich jedoch als weitaus wertvoller erweisen, wenn Sie den Start- und Endpunkt definieren, indem Sie klarstellen, dass die Produktion um 25 Steuerelemente pro Tag zu niedrig ist und Sie die tägliche Produktion um 50% steigern müssen.

Im ersten Schritt definieren Sie die Situation, an der Sie sich befinden und entscheiden, wohin Sie möchten. Danach führen Sie diese 5 Punkte von A nach B:

1. Die Ursache des Problems herausfinden. Sie müssen eventuell Wissen sammeln und Input aus verschiedenen Dokumenten, Abteilungen und Mitarbeitern auswerten, um die Faktoren zu ermitteln, die zu Ihrem Problem beitragen. Wissensvisualisierungssoftware wie MindManager kann Ihnen dabei eine große Hilfe sein.
2. Realistische Lösungen entwickeln. Da es schwierig sein kann, sofort die richtige Lösung zu finden, ist ein Brainstorming mit Ihrem Team und die Ausarbeitung verschiedener Szenarien der beste Weg, um weiterzukommen. Wenn Ihre erste Strategie nicht aufgeht, haben Sie andere bereits zur Verfügung, auf die Sie zurückgreifen können.
3. Die beste Option auswählen. Entscheidungskompetenz und Software, mit der Sie Prozessbeziehungen, Prioritäten und Kriterien darstellen können, sind von unschätzbarem Wert für die Auswahl der vielversprechendsten Lösung. Unabhängig davon, ob Sie oder ein Vorgesetzter diese Entscheidung treffen, sollten Sie auch die Kosten, die zeitlichen Verpflichtungen und die Hürden bei der Umsetzung berücksichtigen.
4. Die gewählte Lösung umsetzen. Bevor Sie die Lösung Ihrer Wahl implementieren, sollten Sie die Mitarbeiter in Schlüsselpositionen auf die Änderungen aufmerksam machen, die sich auf ihre täglichen Arbeitsabläufe auswirken könnten, sowie Benchmarks einrichten, anhand derer Sie leicht feststellen können, ob Ihre Lösung funktioniert.
5. Die Ergebnisse bewerten. Jetzt kommt der Moment der Wahrheit: Hat die von Ihnen implementierte Lösung Ihr Problem gelöst? Zeigen Ihre Benchmarks, dass Sie das gewünschte Ergebnis erzielt haben? Wenn ja, herzlichen Glückwunsch! Wenn nicht, müssen Sie Ihre Lösung optimieren, um Ihr Problemlösungsziel zu erreichen.

In der Praxis werden Sie vielleicht nicht mit jeder Lösung, die Sie umsetzen, einen Volltreffer landen.

Das Positive an einem wiederholbaren Prozess wie der Problemlösung ist jedoch, dass Sie die Schritte 4 und 5 erneut durchführen können, indem Sie auf die in Schritt 2 gesammelten Brainstorming-Ideen zurückgreifen.

Beispiele für Problemlösungs-Szenarien

Der beste Weg, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie der Problemlösungsprozess funktioniert, bevor Sie ihn selbst ausprobieren, ist das Durchspielen einfacher Szenarien.

Hier sind 3 Beispiele dafür, wie Sie die Techniken zur Lösung von Geschäftsproblemen auf gängige Herausforderungen am Arbeitsplatz anwenden können.

Szenario #1: Produktion

In Anlehnung an unser ursprüngliches Beispiel aus der Fertigung stellen Sie fest, dass Ihr Unternehmen 25 Steuerelemente pro Tag zu wenig produziert und die Tagesproduktion um 50% steigern muss.

Da Sie Daten und Erkenntnisse sowohl aus der Fertigung als auch aus der Auftragsabteilung einholen möchten, planen Sie ein Brainstorming, um die Ursache des Engpasses zu ermitteln.

Nachdem Sie die vier wichtigsten Produktionsbereiche – Maschinen, Materialien, Methoden und Management – analysiert haben, stellen Sie die Ursache des Problems fest: Das Material, das zur Herstellung Ihres Steuerelements verwendet wird, kann erst dann in Ihre Anlagen eingespeist werden, wenn die Maschinen auf eine bestimmte Temperatur für den Tag aufgewärmt sind.

Ihr Team hat 3 mögliche Lösungen parat.

Mögliche Lösungen:

• Ihre Maschinen 24 Stunden lang laufen lassen, damit sie immer auf Temperatur sind
• In Geräte investieren, die sich schneller aufheizen
• Ein alternatives Material für Ihre Steuerelemente finden

Problemlösung:

Nachdem Sie die Kosten der ersten beiden Lösungen abgewogen und einige Online-Recherchen durchgeführt haben, entscheiden Sie, dass der Wechsel zu einem vergleichbaren, aber preiswerteren Material, das bei einer niedrigeren Temperatur verarbeitet werden kann, Ihre beste Option ist.

Sie setzen Ihren Plan um, überwachen die Qualität und die Produktion Ihrer Steuerelemente im Laufe der folgenden Woche und erklären Ihre Lösung für erfolgreich, wenn die Tagesproduktion um 100% steigt.

Szenario #2: Dienstleistungen

Ihr Schulungs-Unternehmen boomt und Sie haben im letzten Monat neue Mitarbeiter einstellen müssen. Jetzt erfahren Sie, dass mehrere Kunden sich über die Qualität Ihrer letzten Schulungen beschwert haben.

Nachdem Sie sowohl mit Kunden als auch mit Mitarbeitern gesprochen haben, können zwei Faktoren ermittelt werden, die zum Qualitätsproblem beitragen. Der angemietete Konferenzraum, um zusätzliche Schulungen unterzubringen, hat eine schlechte Akustik und die AV-Ausrüstung, die gekauft wurde, um die wachsende Belegschaft in der Audio- und Videoübertragung zu unterstützen, ist nicht lieferbar und neuen Mitarbeiter müssen ohne dieses Equipment zurechtkommen.

Mögliche Lösungen:

• Einen neuen Konferenzraum finden und anmieten
• Anstehenden Schulungen verschieben, bis die neue Ausrüstung eintrifft

Problemlösung:

Das Team beschließt gemeinsam, dass es am besten ist, beide Qualitätsprobleme auf einmal zu lösen, indem Sie vorübergehend ein hochwertiges Ton- und Bildsystem mieten.

Anhand von Benchmarks, die mehrere Wochen Feedback von Sitzungsteilnehmern umfassen, und Stichproben, die Sie persönlich durchführen, kommen Sie zu dem Schluss, dass die Lösung funktioniert hat.

Szenario #3: Marketing

Sie haben viel in das Produktmarketing investiert, können aber trotzdem Ihre Verkaufsziele nicht erreichen. Genauer gesagt haben Sie Ihr Umsatzziel im letzten Jahr um 30% verfehlt und möchten dasselbe Ziel in diesem Jahr erreichen.

Nachdem Sie eine Fülle von Informationen von Ihren Vertriebs- und Buchhaltungsabteilungen gesammelt und geprüft haben, setzen Sie sich mit Ihrem Marketingteam zusammen, um herauszufinden, was Ihren Erfolg auf dem Markt behindert.

Sie stellen fest, dass Ihr Produkt preislich nicht wettbewerbsfähig ist und überlegen sich zwei realistische Lösungen.

Mögliche Lösungen:

• Einen externen Spezialisten beauftragen, um eine detaillierte Marktanalyse durchzuführen
• Den Preis Ihres Produkts senken, um die Konkurrenz zu unterbieten

Problemlösung:

Da Sie es mit den Ergebnissen eilig haben, beschließen Sie, den Preis für Ihr Produkt sofort zu senken und es entsprechend zu vermarkten.

Als die Umsatzzahlen für das folgende Quartal zeigen, dass die Verkäufe noch weiter zurückgegangen sind – und Marketingumfragen zeigen, dass potenzielle Kunden an der Qualität Ihres Produkts zweifeln -, kehren Sie zu Ihrer ursprünglichen Preisgestaltung zurück, überdenken Ihren Problemlösungsprozess und setzen stattdessen die Marktanalyse-Lösung ein.

Mit den wertvollen Informationen, die Sie gewinnen, finden Sie schließlich genau den richtigen Produktpreis für Ihren Zielmarkt und die Verkäufe beginnen zu steigen. Obwohl Sie Ihr Umsatzziel in diesem Jahr erneut verfehlen, erreichen Sie es bereits im zweiten Quartal des folgenden Jahres.