Sie haben Schwierigkeiten, virtuelle Meetings abzuhalten? In diesem Leitfaden finden Sie nützliche Tipps

Noch vor zwei Jahren spielten virtuelle Meetings in den meisten Unternehmen keine nennenswerte Rolle. Stattdessen fanden regelmäßige Treffen in den Besprechungsräumen statt, bei denen sich die Beteiligten über die Ferien und zukünftige Reisepläne austauschten. Man schüttelte Hände, reichte Snacks und hatte sogar manchmal eine laufende Nase, ohne sich viel dabei zu denken.

Seitdem hat COVID-19 unser Tagesgeschäft von Grund auf verändert. Im Oktober 2020 arbeiteten 33 % aller Beschäftigten in den USA vollständig im Homeoffice, und weitere 25 % arbeiteten teilweise von zuhause aus und teilweise im Büro. Wenn man zu diesem Personenkreis derjenigen zählt, die geografisch verteilt in aller Welt arbeiten, ist das Ergebnis eine weitgehend voneinander getrennt arbeitende Belegschaft, die einen zuverlässigen Weg benötigt, um in Kontakt zu bleiben.

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei virtuellen Meetings ankommt, wie sie eingesetzt werden, um die Zusammenarbeit in Remote-Teams zu gestalten, und wie Sie sie nutzen, um Ihre Teammitglieder während der Pandemie und darüber hinaus miteinander zu verbinden.

Ihr Leitfaden für virtuelle Meetings

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Kapitel 1

Was ist ein virtuelles Team-Meeting?

Die COVID-19-Pandemie zwang Millionen von Menschen von einem Tag auf den anderen, ihr Arbeitsleben vom Büro nach Hause zu verlegen. Um nicht die eigene Gesundheit und die Gesundheit von Kolleg*innen und Kund*innen durch persönliche Treffen zu gefährden, mussten neue Alternativen gefunden werden.

Virtuelle Meetings sind Besprechungen, die in Echtzeit mithilfe verschiedenster Online-Tools stattfinden, etwa über Lösungen für Videokonferenzen, Chat-Anwendungen, Bildschirmfreigaben und vieles mehr. Auch wenn sich die Beteiligten nicht in einem Raum aufhalten, können sie doch miteinander reden, Präsentationen zeigen und sich sogar wechselseitig sehen. Genau wie persönliche Treffen sorgen diese Meetings dafür, dass das Team in Verbindung und über alle Entwicklungen im Unternehmen informiert bleibt.

Virtuelle Team-Meetings werden weiter bestehen und erfreuen sich seit Beginn des Jahres 2020 immer größerer Beliebtheit. Werfen Sie einen Blick auf die folgenden beiden Indikatoren:

Seit Anfang 2020 verzeichnete Microsoft eine Zunahme von Meetings in MS Teams um 500%, und die Anzahl der täglich an Zoom-Meetings Teilnehmenden stieg auf 300 Millionen.

Erwartungsgemäß werden 30 % aller Beschäftigten bis Ende 2021 an mehreren Tagen pro Woche im Homeoffice oder ortsungebunden arbeiten.

„Virtuelle Meetings sind Besprechungen, die in Echtzeit mithilfe verschiedenster Online-Tools stattfinden, etwa über Lösungen für Videokonferenzen, Chat-Anwendungen, Bildschirmfreigaben und vieles mehr. “

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Kapitel 2

Arten virtueller Meetings

Angesichts des großen Angebots unterschiedlichster Tools überrascht es wenig, dass es auch zahlreiche Methoden zur Abhaltung virtueller Meetings gibt. Unter Umständen funktionieren manche Arten für bestimmte Teams oder Besprechungszwecke besser als andere – es gibt also nicht die eine beste Option. Mit Hilfe dieses Beitrags können Sie diejenige Art der Zusammenkunft herausfinden, die für Ihr Team die besten Ergebnisse im Hinblick auf Produktivität, Kommunikation und Kosten bietet.

1. Videokonferenzen

Videogespräche gehören zu der am häufigsten genutzten Art virtueller Meetings. Die Möglichkeit, auch visuell mit dem Gegenüber in Verbindung zu treten, kann den Teilnehmenden helfen, das Gespräch aktiv und konzentriert zu verfolgen. Für das wechselseitige Verständnis können akustische Hinweise und Körpersprache herangezogen werden, ein unschätzbarer Vorteil für die Teamleitung.

2. Telefonkonferenzen

Vor der Pandemie wurden die meisten virtuellen Meetings telefonisch abgehalten. Auch wenn wir heute mehr Optionen haben, sind Telekonferenzen oft nach wie vor eine gute Wahl. Dabei wählen sich alle Teilnehmenden in ein Konferenzgespräch ein, um wichtige Themen und Neuigkeiten zu besprechen. Da dieses Meeting rein akustisch stattfindet, sind Telefonkonferenzen besonders für kleine Gruppen gut geeignet. Bei einer geringen Anzahl der Teilnehmenden kommen alle zu Wort.

Wegen seiner weniger komplexen technischen Anforderungen sind Telefonkonferenzen im Vergleich zu anderen Arten von Meetings leichter durchzuführen, insbesondere wenn der eine oder andere Beteiligte Probleme mit der Internetverbindung hat. Es ist nur ein Telefon erforderlich, und dank zuverlässiger Verbindungsqualität sind alle laut und deutlich zu hören.

3. Webkonferenzen

Findet eine Besprechung als Webkonferenz statt, wird hierfür eine spezielle Online-Plattform genutzt, die die Kommunikation und gleichzeitig die gemeinsame Nutzung von Dateien und Bildschirmen ermöglicht. Ihr Team kann über das gesprochene Wort, visuell oder im Chat kommunizieren, sich für Präsentationen oder Workshops anmelden und vieles mehr. Wird diese Plattform als zentraler Ort genutzt – und nicht etwa ein Tool für die Kommunikation und ein anderes zur Dateiübertragung –, kann die Plattform Ihre Besprechungen reibungsloser und effizienter gestalten. Außerdem können Schulungssitzungen, Webinare, Vertriebspräsentationen und vieles mehr als Webkonferenzen abgehalten werden.

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Kapitel 3

Vorteile virtueller Meetings

Die Pandemie hat unsere Welt von Grund auf verändert, und virtuelle Meetings schließen viele der Lücken, die gesundheitliche Bedenken und ortsungebundenes Arbeiten gerissen haben. Zahlreiche Unternehmen haben festgestellt, dass virtuelle Team-Meetings flexibler und sicherer sind als Präsenzmeetings. Im Folgenden legen wir einige der Hauptvorteile virtueller Meetings dar.

1. Geringere gesundheitliche Risiken

COVID-19 ist ein extrem ansteckendes Virus mit potenziell verheerenden Auswirkungen. Die Sicherheit Ihres Teams genießt stets oberste Priorität, was der Anzahl persönlicher Treffen (und der Anzahl der jeweils Teilnehmenden) klare Grenzen setzt.

Virtuelle Team-Meetings hingegen bergen keinerlei gesundheitliches Risiko. Selbst wenn sich die Teammitglieder im selben Gebäude befinden sollten, können sie auf diese Weise soziale Distanz wahren und dennoch untereinander und mit den Kunden in Kontakt bleiben. Außerdem kommt die Minimierung von Sicherheitsrisiken denjenigen Mitarbeitenden zugute, die einer Risikogruppe angehören oder mit gefährdeten Personen zusammenleben. Mit virtuellen Meetings verringern Sie die psychische Belastung und stellen gleichzeitig alle nötigen Ressourcen bereit, sodass Ihre Teammitglieder sich ganz auf ihre Arbeit und deren Ergebnisse konzentrieren können.

2. Stabilität

Als Länder und Regionen in den Lockdown gingen, um die Ausbreitung des Virus zu verlangsamen, mussten viele Unternehmen improvisieren und Lösungen finden, um ihren Betrieb aufrecht zu erhalten. Die Pandemie hält noch immer an, ohne dass ein Ende in Sicht wäre – und deshalb brauchen Sie Tools, auf die Sie sich in jeder Situation verlassen können.

Ortsungebundene Teambesprechungen ermöglichen es uns Menschen auch bei Ausgangssperren und hohen Inzidenzwerten in Kontakt zu bleiben. Völlig unabhängig von den jeweils herrschenden Umständen können Sie sich daher darauf verlassen, dass Ihr Team auch angesichts von kleinen und großen Veränderungen auf Kurs bleibt. Und obendrein können alle Beschäftigten ihre eigene Gesundheit und die ihrer Familien an erste Stelle setzen, ohne den operativen Betrieb dadurch zu stören.

3. Flexibilität

Die Anforderung, unterschiedliche Zeitzonen und Arbeitszeiten unter einen Hut bringen zu müssen, kann der reinste Albtraum sein. Bei ortsungebundenen Meetings haben Sie jedoch mehr Spielraum, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen, ohne bei den Ergebnissen Abstriche zu machen. Wenn Teammitglieder sich zum Beispiel tagsüber um ihre Kinder kümmern müssen, können sie sich am Abend für ein paar Stunden einloggen, um das Versäumte nachzuholen. Falls ein Mitglied eines im Homeoffice arbeitenden Teams in einer anderen Zeitzone lebt, die ein paar Stunden hinter oder vor allen anderen liegt, können Sie wichtige Diskussionen für einen Zeitpunkt ansetzen, der für alle funktioniert. Und wenn Ihre Meetings für alle leichter zugänglich werden, wird sich dies rasch an der Beteiligung bemerkbar machen.

4. Produktivität

Die meisten Meetings dauern länger, als sie eigentlich müssten. Von persönlichen Gesprächen bis hin zu Diskussionen, die sich im Kreis drehen – es gibt viele Möglichkeiten, Zeit zu verschwenden, wenn eine Gruppe zusammenkommt. Bei virtuellen Meetings lassen sich viele dieser Ablenkungen einschränken. Die Teilnehmenden können keine parallelen Gespräche führen oder die Diskussion in eine andere Richtung lenken, ohne das Meeting zu stören, was sich zudem förderlich auf die Konzentration auswirkt.

Außerdem sind gerade Videokonferenzen hervorragend geeignet, die generelle Produktivität im Auge zu behalten. Falls eines Ihrer Teammitglieder Probleme hat und abgelenkt ist, können Sie diese Meetings nutzen, um die Eignung seiner Umgebung zu beurteilen. Wer beispielsweise inmitten von lärmenden Kindern, vor dem Fernseher oder mit einer wackeligen Internetverbindung arbeitet, bringt möglicherweise nicht die gewohnte Leistung. Ein virtuelles Meeting kann helfen, kleinere Probleme aufzuspüren, ehe sie zunehmen.

5. Mitarbeiterengagement

Auch wenn die Beschäftigten physisch getrennt arbeiten, sind Unternehmenskultur und Teamgeist weiterhin wichtig. Wenn jeder Tag mit einer virtuellen Teambesprechung beginnt, sind alle zuverlässig auf demselben Stand. Sie können Neuigkeiten aus dem Unternehmen vermitteln, außerordentliche Leistungen würdigen und generell die Teammitglieder für den Tag „aufwärmen“.

Video- oder Webkonferenzen sind auch ein gutes Mittel für Meetings unter einem bestimmten Motto, bei denen die Beteiligten etwa ihr Haustier vorführen oder eine verrückte Frisur tragen; so sorgen Sie für Höhepunkte in der alltäglichen Routine. Auch eine gemeinsame Happy Hour nach der Arbeit oder ein Quizabend können das Zusammengehörigkeitsgefühl stärken und für Entspannung sorgen. Ein Kontakthalten auf visueller Ebene sorgt auch während der Pandemie für gute Stimmung und Zufriedenheit.

Isolation ist eines der größten Probleme des Arbeitens im Homeoffice. Nutzen Sie daher auch Ihre Tools, um Einzelgespräche zu führen. Wenn Sie bei Ihren Teammitgliedern nachfragen und notwendige Unterstützung anbieten, regt sie dies möglicherweise dazu an, sich zu engagieren und begeistert im Team mitzuarbeiten.

Virtuelle Team-Meetings bieten diese direkten Vorteile:

Verringerung gesundheitlicher Risiken.
Stabilität im Team.
Flexibilität.
Produktivität.
Mitarbeiterengagement.

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Kapitel 4

Nachteile virtueller Meetings

Auch wenn virtuelle Meetings viele Vorteile haben, so gibt es doch auch Nachteile. Im Folgenden sehen wir uns einige der größten Nachteile an.

1. Missverständnisse

Manchmal können nicht einmal in Videokonferenzen alle Nuancen der menschlichen Interaktion erfasst werden. Wenn uns die vielen verschiedenen Signale fehlen, die wir in Gesprächen wahrnehmen, können Remote-Meetings manchmal zu Missverständnissen und Frustration führen. Dabei ist die visuell gestützte Kommunikation einem rein akustischen Kontakt weit überlegen, verliert aber trotzdem manchmal gegenüber einem persönlichen Gespräch.

2. Technische Probleme

Für virtuelle Treffen müssen ganz unterschiedliche Tools funktionieren. Wenn auch nur eines von ihnen Probleme bereitet, schlägt die Verbindung möglicherweise komplett fehl. Etwaige Probleme mit Telefonen, Computern, Software und Internetverbindungen potenzieren sich mit der Anzahl der Teilnehmenden. Diese technischen Probleme zu lösen und der Versuch, ihnen aus dem Weg zu gehen, können schnell frustrieren und zu Zeitvergeudung führen, weswegen ein Meeting bereits mit einem Missklang beginnen kann. Auch wenn Ihr Unternehmen grundsätzlich die notwendigen Geräte, einschließlich einer Erweiterung des privaten Internetdienstes zur Verfügung stellen könnte, sprengen die Kosten dafür möglicherweise Ihr Budget.

3. Hacker-Angriffe

Sicherheit ist eines der größten Probleme in Verbindung mit Tools für virtuelle Meetings. Im Laufe der vergangenen Monate wurden die Meetings zahlreicher Unternehmen von Hackern mit bösen Absichten gestört.

Angriffe dieser Art können ein schwerwiegendes Sicherheitsrisiko für Unternehmen und dessen Teams darstellen. Wenn Ihr Team zum Beispiel anstehende Projekte oder vertrauliche Informationen bespricht, dürfen solche Daten nicht in falsche Hände geraten. Je nach Branche und Unternehmen gefährdet möglicherweise die Verwendung von Tools für virtuelle Meetings die Einhaltung wichtiger Compliance-Regeln. Außerdem können Ihre Beschäftigten über diese Kanäle belästigt werden.

Bei den Herstellern vieler hochwertiger Meeting-Tools wird hart daran gearbeitet, durch Implementierung höherer Sicherheitsstandards derartige Szenarien auszuschließen. Dennoch ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass das Risiko weiterhin besteht.

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Kapitel 5

Best Practices zur Abhaltung virtueller Meetings

Sie haben inzwischen einiges über virtuelle Meetings und ihre Funktionsweise erfahren. Beschäftigen wir uns nun mit der Frage, wie virtuelle Meetings am besten zu leiten sind.

Es liegt an Ihnen als Vorgesetzte*r oder Moderator*in, effiziente Meetings vorzubereiten und zu leiten. Wie oben bereits dargestellt, kann dabei vieles schiefgehen. Aber wenn Sie sich mit den folgenden Tipps zur Abhaltung virtueller Meetings vorbereiten, erreichen Sie Ihre Ziele leichter und nutzen Ihre Zeit effektiver.

Jedes Meeting verfolgt eine ganze Reihe von Zielen, manche dabei konkreter auf die Arbeit bezogen als andere. Wir gehen hier auf die Punkte ein, die ein Meeting zum Erfolg führen. Auch wenn es wichtig ist, den Kontakt im Team zu pflegen, sind die Weitergabe von Informationen, die Zuweisung von Aufgaben sowie die Aufrechterhaltung der Kommunikation doch eindeutig unmittelbarere Anliegen.

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen einige bewährte Methoden vor, mit denen jedes virtuelle Meeting produktiv verläuft.

1. Zur Beteiligung ermutigen

Menschen sind soziale Wesen. Auch wenn der eigentliche Zweck des Meetings nicht der ist, mittels lustiger Mottos oder virtueller Diskussionsrunden zur Mitwirkung einzuladen, kann ein zwangloses Gespräch zum Einstieg doch für Entspannung und Konzentration sorgen. Tatsächlich hat eine Studie ergeben, dass Anzahl und Tiefgang bei der Ideenfindung zunehmen, wenn alle Beteiligten vor dem Brainstorming eine peinliche Geschichte erzählen.

Stellen Sie zu Beginn also einfache und humorvolle Fragen, die die Atmosphäre auflockern. Wenn Ihr Team die neue Technologie gerade erst kennenlernt, ermutigen Sie alle zum Ausprobieren. Bitten Sie die Teilnehmenden, ihr Hintergrundbild zu ändern, ihre Konfiguration anzupassen oder mittels Bildschirmfreigabe Familienfotos zu zeigen. Dieser Einstieg muss nicht viel Raum einnehmen – doch gestalten Sie ihn so, dass Ihre Teammitglieder sich jedes Mal auf das Meeting freuen.

Auch wenn es mehrere Redner gibt, kann das die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden erhöhen. Wer über längere Zeit nur immer derselben Person zuhört, dem wird es möglicherweise schwer fallen, Interesse und Konzentration aufrecht zu erhalten. Wenn Sie hingegen zahlreiche visuelle Elemente und Stimmen einbinden, verlieren Ihre Meetings den Vortragscharakter. Ihre Mitarbeitenden werden aufmerksamer folgen und sich mit geringerer Wahrscheinlichkeit ablenken lassen oder gar einschlafen.

2. Klare Kommunikation fördern

MusstenSie auch schon nach einem Meeting E-Mails verschicken, um Informationen klarzustellen oder zu ergänzen? Derartige nachträgliche E-Mails lassen eine Besprechung oft als die reinste Zeitverschwendung erscheinen. Hätte man das Meeting vermeiden können, und stattdessen lediglich eine E-Mail schreiben sollen?

Remote-Meetings erschweren eine präzise Kommunikation zusätzlich. Glücklicherweise existiert eine Reihe von Best Practices zur Strukturierung von Meetings und auch dazu, wie man bei Unterbrechungen und Ablenkungen nicht den Faden verliert.

Eine Tagesordnung versenden

Tagesordnungen stimmen Sie und Ihr Team auf das zu diskutierende Thema ein. Wenn die Eingeladenen Fragen haben oder relevante Informationen ergänzen möchten, können sie sich entsprechend vorbereiten. Ebenso kann eine Tagesordnung helfen, einen Zeitplan für das Meeting zu erarbeiten. Wenn Sie im Vorfeld abschätzen, wie viel Zeit jeder Tagesordnungspunkt in Anspruch nimmt, können Sie das Gespräch straff halten und so vermeiden, die Zeit zu überziehen.

Eine gute Tagesordnung sollte unter anderem die folgenden Informationen enthalten:

Den Grund der Besprechung und die wichtigsten Diskussionspunkte.
Die Teilnehmer*innen.
Die zeitliche Planung.
Die Informationen, Dokumente oder Materialien, die allen Teilnehmenden vorliegen sollten.

Eine derartige Vorplanung sorgt für reibungslos verlaufende und produktivere Meetings.

Meeting-Etikette festlegen

Laute Hintergrundgeräusche und Nebengespräche können jede produktive Diskussion rasch zum Scheitern bringen. Um derartige Probleme zu vermeiden, sollte Ihr Unternehmen Standardrichtlinien für virtuelle Meetings entwickeln. Darin könnten etwa folgende Festlegungen getroffen werden:

Stummschalten des Mikrofons, wenn eine andere Person spricht.

Methoden, die sicherstellen, dass jeder gehört wird.

Testen der Technik bereits eine gewisse Zeit vor Beginn des Meetings, um Probleme und Verzögerungen zu vermeiden.

Kontaktpersonen und -daten bei technischen Problemen verfügbar haben.

Vorab testen, ob die telefonische Teilnahme an Video- oder Web-Konferenzen möglich ist.

Vor einer Bildschirmfreigabe Desktop, Browser, Tabs und geöffnete Tools aufräumen, um Probleme oder peinliche Situationen zu vermeiden.

Telefone stumm schalten und/oder beiseitelegen.

Mit derartigen Richtlinien können sich alle an festen Standards orientieren und zum Meeting-Erfolg beitragen.

3. Zusammenarbeit begünstigen

Virtuelle Meetings wirken leider nicht gerade selten eher wie frontale Präsentationen oder Vorträge denn als eine Gelegenheit, zusammenzuarbeiten. Zurückhaltende Personen können hinter lauteren Kolleginnen und Kollegen verschwinden, und desinteressierte Teammitglieder können zwar anwesend, aber innerlich unbeteiligt sein.

Erarbeiten Sie also für jedes Meeting eine Aktivität, die im Team erledigt werden muss und alle Anwesenden zur Zusammenarbeit einlädt. Nach Möglichkeit können Sie diese Gelegenheit nutzen, um ihr Team in kleine Diskussionsgruppen aufzuteilen, die in separaten virtuellen Räumen zusammenkommen. Sie beziehen die Beteiligten so stärker ein und stellen sicher, dass alle aktiv auf die ihnen gesteckten Ziele hinarbeiten.

4. Mitschriften machen

In vielen Tools für virtuelle Meetings ist es möglich, Diskussionen aufzuzeichnen. Dies ist sehr hilfreich bei Mitarbeiterversammlungen oder Präsentationen, bei denen nicht alle anwesend sind. Um Diskussionen für die Beteiligten zusammenzufassen, ist dieses Mittel allerdings kaum geeignet.

Ein Protokoll hält alle behandelten Punkte klar fest und gibt so allen Teilnehmenden die nötigen Informationen, um nach Meeting-Ende ihre Aufgaben erledigen zu können. Sie können ihr Gedächtnis anhand dieses Dokuments auffrischen und zielgerichtet arbeiten, anstatt immer wieder eine komplette Aufnahme durchsehen zu müssen.

Mithilfe einer Mitschrift können Missverständnisse vermieden werden, Sie können Zeitpläne erstellen und nachverfolgen, wer was tut. Außerdem können Sie beim nächsten Mal das Gespräch dort fortsetzen, wo es endete. Wenn Sie das Protokoll der nächsten Tagesordnung beifügen, müssen Sie keine wertvolle Meeting-Zeit darauf verschwenden, zu rekapitulieren, wo Sie das letzte Mal aufgehört hatten. Stattdessen können Sie gleich mit der Diskussion beginnen.

5. Aufgaben zuweisen

Je weniger man während eines Meetings zu tun hat, desto wahrscheinlicher ist die Ablenkung durch eingehende E-Mails oder offene Aufgabenlisten. Wenn Teilnehmende eines Meetings eine Funktion inne haben, fördert das die Beteiligung auch jener Personen, die gerade nicht an einem bestimmten Projekt oder an einer Diskussion mitwirken.

Diese Aufgaben sollten relativ einfach sein. Sie möchten schließlich vermeiden, dass sich die Teammitglieder nur noch auf die Frage konzentrieren, wie sie ihre Aufgabe erledigen, und dabei das Meeting aus den Augen verlieren. Zudem müssen sie interaktiv sein und konsequent umgesetzt werden, um die Beteiligten dauerhaft einzubeziehen. Mögliche Aufgaben sind unter anderem:

Mitschriften machen.
Uhrzeit und Zeitplan des Meetings im Auge behalten.
Folien bzw. Grafiken und Abbildungen der Präsentationen verwalten.
Im Chat gestellte Fragen verfolgen und niederschreiben.
Speicher- bzw. Standort erforderlicher Dateien und Ressourcen ermitteln.
Mitwirkungsaktivitäten leiten.

Achten Sie beim Ausarbeiten der Tagesordnung darauf, die Aufgaben der einzelnen Teilnehmenden und Ihre Erwartungen klar zu benennen. So können sich alle rechtzeitig vorbereiten, was das Auftreten weiterer Störfaktoren verringert.

Best Practices zur Abhaltung virtueller Team-Meetings sind unter anderem:

Zur Beteiligung ermutigen.
Klare Kommunikation fördern.
Remote-Zusammenarbeit begünstigen.
Mitschriften machen.
Aufgaben zuweisen.

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Kapitel 6

Meetings unterschiedlicher Größe leiten

Angesichts der Pandemie sind regelmäßige Teambesprechungen nicht der einzige Grund für virtuelle Meetings. Auch um Mitarbeiterversammlungen abzuhalten, um Einzelgespräche zu führen und vieles mehr kommen Personen virtuell zusammen.

Obwohl die Best Practices zur Abhaltung virtueller Meetings grundsätzlich für Treffen beinahe jeder Größe gelten, möchten wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie sie an unterschiedliche Anforderungen anpassen.

Große Versammlungen

Wenn es gilt, eine wichtige Entwicklung oder Neuigkeit im Unternehmen bekannt zu geben, ist eine große Versammlung weitaus effektiver als viele kleine Diskussionsrunden. Es ist allerdings nicht ganz einfach, mit einer großen Menschenmenge zu kommunizieren und dabei die allgemeine Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten. Versuchen Sie bei der Anwendung der oben genannten Tipps, kleinere Anpassungen vorzunehmen, wie z. B.:

Zur Beteiligung ermutigen – Setzen Sie für einen positiven Einstieg Ice-Breaker-Spiele mit Chat-Antworten ein. Wenn mehrere Rednerinnen und Redner sprechen, macht dies das Meeting lebendiger.

Klare Kommunikation fördern – Gehen Sie zu Beginn des Meetings die Tagesordnung durch. Falls dies technisch möglich ist, sollten Sie hierfür die Mikrofone aller Teilnehmenden stummschalten, um Unterbrechungen zu vermeiden.

Zusammenarbeit vereinfachen – Bitten Sie die Teilnehmenden, Fragen im Chat zu stellen, die dann am Ende der Veranstaltung beantwortet werden.

Mitschriften machen – Zeichnen Sie die Sitzung auf und machen Sie diese Aufnahme öffentlich zugänglich, damit alle Mitarbeitenden die Möglichkeit erhalten, sie anzusehen.

Aufgaben zuweisen – Anstatt Aufgaben zuzuweisen, geben Sie am Ende Richtlinien vor. Machen Sie transparent, wo weitere Informationen und Planungen für zukünftige Meetings zu finden sind, wie Feedback erteilt und wo noch offene Fragen gestellt werden können.

Einzelgespräche

Egal ob Mitarbeitergespräch oder eine einfache Nachfrage nach dem Stand der Dinge: In virtuellen Einzelgesprächen können Sie mit allen Teammitgliedern persönlicher kommunizieren. Isolation kann für ortsungebunden Arbeitende ein großes Problem darstellen. Mit derartigen Gesprächen kümmern Sie sich daher um das psychische Wohlbefinden Ihres Teams.

Beherzigen Sie bei Einzelgesprächen die folgenden Tipps, um Ihr virtuelles Meetings optimal zu gestalten:

Zur Beteiligung ermutigen – Persönliche Gespräche sind hervorragend geeignet, um mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben. Fragen Sie nach der Familie, nach der Zufriedenheit mit der Arbeit, nach der Einrichtung des Arbeitsplatzes und nach privaten Neuigkeiten, um eine stärkere Beziehung aufzubauen, die Offenheit und Verbindung fördert.

Klare Kommunikation fördern – Nehmen Sie Ihren Teammitgliedern eventuelle Befürchtungen und stellen Sie den Grund für das Gespräch klar. Hören Sie mindestens so viel zu, wie Sie selbst sprechen, um zu verstehen, wo Ihr Gegenüber steht und warum.

Zusammenarbeit erleichtern – Wie bereits erwähnt, ist dies ein Gespräch in beide Richtungen. Schaffen Sie einen sicheren Raum, in dem die Teilnehmenden frei sind, mit Ihnen zu arbeiten, anstatt Ihnen einfach nur zuzuhören.

Mitschriften machen – Schreiben Sie sorgfältig mit, um die Situation und die Antworten jeder einzelnen Person im Auge zu behalten, damit Sie beispielsweise bei Problemen nachfragen und Erfolge feiern zu können.

Aufgaben zuweisen – Die besten Lösungen entstehen, wenn die Betroffenen sich einbringen. Lassen Sie bei Problemen Ihre Teammitglieder in einem Brainstorming eigene Ideen entwickeln und fordern Sie sie dazu auf, diese Änderungen in Zukunft umzusetzen.

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Kapitel 7

Tools für virtuelle Meetings

Die Auswahl der richtigen Technologie kann beim Einrichten virtueller Meetings gleichzeitig die einfachste und die frustrierendste Aufgabe sein. Angesichts des riesigen Angebots kann die Entscheidung für das am besten geeignete Tool durchaus schwerfallen.

In diesem Abschnitt stellen wir Ihnen diejenigen Tools, die zur Verwaltung virtueller Meetings verfügbar sind, im Einzelnen vor. Dabei berücksichtigen wir Konferenztools, Tools zur Notizenaufzeichnung, Tools für die Aufgabenzuweisung und Kollaborationstools. Jedes Unternehmen hat ganz eigene Anforderungen. Anhand dieser Darstellung können Sie herausfinden, welche Arten von Tools in Ihrem Fall für reibungslose und erfolgreiche Meetings sorgen.

Kostenlose versus kostenpflichtige Tools

Unser Leitfaden umfasst eine Vielzahl kostenloser Optionen, kostenpflichtige Tools und Lösungen mit gestaffeltem Funktionsumfang. Viele kostenlose Tools können problemlos genutzt werden. Andere jedoch bieten vielleicht nicht die Sicherheitsstufe, die Funktionen oder die Möglichkeiten, die Sie benötigen. Konzentrieren Sie sich in dieser Liste nicht automatisch auf die billigste Option. Wägen Sie stattdessen jeden Vorschlag sorgfältig ab, um sicherzustellen, dass Ihre Tools effektive virtuelle Meeting ermöglichen.

Konferenztools

Ihre wichtigste Entscheidung betrifft die Auswahl einer Lösung für den Kontakt mit Ihrem Team. Orientieren Sie sich beim Durchgehen unserer Liste an den folgenden Fragen, um Ihre Optionen einzugrenzen:

Kommunizieren wir per Videokonferenz, Webkonferenz oder Audio?
Wie viele Personen werden diese Tools durchschnittlich und maximal gleichzeitig nutzen?
Welche Funktionen brauche ich, um virtuelle Meetings erfolgreich durchzuführen?
Benötige ich diese Tools für die Integration in eine bestehende Software, die wir verwenden?
Welches Budget habe ich?

Sobald Ihnen Ihre Anforderungen klar sind, können Sie sich mit einem guten Gefühl für die richtigen Tools entscheiden.

1. Zoom (kostenlose und kostenpflichtige Optionen)

In den letzten Monaten hat Zoom allgemeine Bekanntheit erlangt. Dieser Videokonferenz-Service kann kostenlos für Meetings von maximal 100 Personen genutzt werden, die unter 40 Minuten dauern; außerdem gibt es kostenpflichtige Optionen für eine flexiblere Nutzung. Neben Video- und Audiogesprächen sind auch Bildschirmfreigaben, Gruppenräume, virtuelle Whiteboards, Chats, Session-Aufzeichnungen und Terminierungsmöglichkeiten verfügbar. Vor dem Veranstalten oder der Teilnahme an einem Meeting muss Zoom auf den Computer oder ein Mobilgerät herunterladen werden.

2. Google Meet (kostenlose und kostenpflichtige Optionen)

Mit einem Google-Konto erhalten Sie automatisch Zugriff auf das kostenlose Tool für Video- und Audiokonferenzen Google Meet. Sie können sich pro Meeting maximal 60 Minuten lang mit bis zu 100 Personen verbinden. Die kostenlose Version bietet Live-Untertitel, Bildschirmfreigabe, Live-Chats, gemeinsames Nutzen von Dateien, eine unbegrenzte Anzahl von Meetings sowie Integrationen mit Microsoft Office und Google-Apps. Auch ein Upgrade auf eine kostenpflichtige Version mit weiteren Funktionen ist möglich. Die Teilnehmenden haben über die App „Google Meet“ oder einen beliebigen Webbrowser Zugang zu Meetings.  

3. Skype (kostenlose und kostenpflichtige Optionen)

An den Video- oder Audiokonferenzen mit Skype können bis zu 100 Personen teilnehmen. „Skype-to-Skype“-Anrufe sind kostenlos, Verbindungen zu Festnetz- oder Mobiltelefonen verursachen geringe Kosten. Weitere Funktionen sind Chat-Nachrichten, Datei- und Bildschirmfreigabe, Gesprächsaufzeichnung und Live-Untertitel. Die Veranstaltung eines Meetings oder die Teilnahme an einem Meeting ist erst nach dem Download und der Installation der App „Skype“ möglich.

4. GoToMeeting/GoToWebinar (kostenlose und kostenpflichtige Optionen)

Von den bisher vorgestellten Tools ist GoToMeeting diejenige kostenlose Option mit dem geringsten Funktionsangebot. Möglich sind 40-minütige Meetings für drei Personen mit gleichzeitiger Nutzung von Bildschirmfreigabe und Chat. Bei der kostenpflichtigen Version erhöht sich die Anzahl der Teilnehmenden und der zeitliche Rahmen erweitert sich. Außerdem stehen verschiedene Integrationen, separate Besprechungsräume, Session-Aufzeichnung, Notizenaufzeichnung, Transkription und vieles mehr zur Verfügung. Am wichtigsten ist die Möglichkeit, Meetings mit einem Kennwort zu schützen und so die Sicherheit zu erhöhen. Um an einem Meeting teilzunehmen, muss die App heruntergeladen werden.

Tools zur Notizenaufzeichnung

Wenn Sie jemanden bitten, während des Meetings mitzuschreiben, ist ein Tool, das diese Aufgabe einfach und bequem gestaltet, immer eine gute Idee. Die nachfolgend beschriebenen Apps zur Notizenaufzeichnung bieten Funktionen für eine detaillierte Protokollführung, die die Schreibenden nicht überfordert. Außerdem können die angefertigten Mitschriften mit den Teammitgliedern geteilt werden, sodass das Dokument jederzeit für alle Beteiligten einsehbar ist.

1. MindManager (kostenpflichtige Option)

MindManager ist ein hervorragendes Tool, sowohl um Mitschriften anzufertigen als auch um Aufgaben zuzuweisen (mehr dazu weiter unten). In Maps strukturieren Sie die Informationen in visuell gegliederte Abschnitten. Diese Maps können während des Meetings am Bildschirm geteilt und im Gesprächsverlauf beständig erweitert werden. Auch der Übergang vom Brainstorming zur Aufgabenzuweisung gelingt innerhalb der Anwendung ganz einfach. Es können Dateien und relevante Links geteilt, Fälligkeitstermine festgelegt und Notizen hinzugefügt werden, was das Erstellen von Mitschriften, das Projekt- und Aufgabenmanagement, die strategische Planung und vieles mehr erleichtert.

2. Microsoft OneNote (innerhalb eines Microsoft-365-Abonnements verfügbar)

Dieses Tool ist wie ein Blatt Papier zu verwenden. Sie können Notizen eintragen und an jeder beliebigen Stelle Dateien hinzufügen, womit sich nachträgliche Einfälle und Randbemerkungen gut integrieren lassen. OneNote ermöglicht es Ihnen Texte, Audioaufnahmen, Bilder, Dateianhänge, Skizzen, Hervorhebungen und vieles mehr einzubinden. Je nach verwendetem Gerät lassen sich zudem handschriftliche Notizen in Druckbuchstaben umwandeln.

3. Simplenote (kostenlos)

Sollten Sie Ablenkungen der Mitschreibenden durch ein zu großes Funktionsangebot befürchten, könnte Simplenote das Richtige für Sie sein. Das einfache Format macht das Mitschreiben ganz leicht und unkompliziert. Zudem können für die bequeme Suche Markierungen eingefügt werden. Die Mitschriften werden automatisch synchronisiert und können freigegeben werden, damit sichergestellt ist, dass jeder Zugang zu ihnen hat.

Tools für die Aufgabenzuweisung

Sobald Sie einer Person eine Aufgabe übertragen haben, ist die Nachverfolgung dieser Aufgabe die einzige Möglichkeit, den Fortgang ihrer Erfüllung zu überwachen. Diese Tools sorgen dafür, dass Ihre Aufgaben stets strukturiert, sichtbar und fristgerecht erledigt werden. Unabhängig von der Größe Ihres Teams und der inhaltlichen Ausrichtung des Projekts können Sie alle Beteiligten produktiv beschäftigen.

1. Trello (kostenlose und kostenpflichtige Optionen)

Mit dieser cloudbasierten Anwendung können Sie für Ihre Projekte Dashboards erstellen, denen Sie die zugewiesenen Aufgaben hinzufügen. Jede Aufgabe erhält eine eigene Karte, die Ihnen auf einen Blick alle beteiligten Personen zeigt. In Trello können Sie Abgabetermine festlegen, Dateien, Videos und Fotos einfügen und Teammitglieder dazu einladen, an diesen Aufgaben mitzuarbeiten.

2. Basecamp (kostenpflichtige Optionen)

Die Projektmanagement-Plattform Basecamp bietet Aufgabenmangement-, Chat- und Dateiablagefunktionen. Sie können zugewiesene Aufgaben über Kommentar-Threads verfolgen, und tägliche Erinnerungsschreiben stellen die rechtzeitige Fertigstellung sicher. Die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte ist ebenso möglich wie die Zusammenarbeit vieler Teammitglieder bei entsprechenden Aufgaben.

3. MindManager (kostenpflichtige Optionen)

Wie bereits erwähnt, hebt MindManager die Projektorganisation auf eine ganz neue Ebene. Sobald eine Map erstellt ist, lassen sich den Aufgaben bequem konkrete Teammitglieder hinzufügen. Für optimierte Produktivität und einen reibungslosen Ablauf können innerhalb des Tools Fristen festgelegt werden. Außerdem können Sie MindManager mit Microsoft Teams integrieren, um allen Beteiligten den Zugang zu ermöglichen. Einmal hinzugefügt, können Teammitglieder Maps und Aufgaben jederzeit anzeigen und bearbeiten.  

4. Asana (kostenlose und kostenpflichtige Optionen)

Wie Trello ermöglicht auch Asana die Projektorganisation über Dashboards und Aufgaben. Sie können an Teammitglieder Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine festlegen und Elemente ganz nach Bedarf verschieben. Außerdem bietet Asana Tätigkeitsnachweise, Dateiablage-Funktionen und eine integrierte Zeiterfassung.

Kollaborationstools

Bei vielen Meetings ist es nicht damit getan, lediglich miteinander zu diskutieren. Mit Kollaborationstools können Teams während der Konversation Unterlagen erstellen, bearbeiten und ständig verbessern. Wenn Sie also ein Meeting einberufen möchten, um Dokumente oder Präsentationen gemeinsam mit Ihrem Team zu entwickeln, erzielen Sie mit den folgenden Tools hervorragende Ergebnisse.

1. Google Drive (mit Google-Konto kostenlos und kostenpflichtige Optionen)

Ganz gleich ob Sie Dokumente, Präsentationen oder Tabellen erstellen möchten, mit Google Drive kann Ihr Team gleichzeitig und gemeinsam an einer Vielzahl von Dateitypen arbeiten. Dabei können Audio- und Videoinhalte sowie Dokumente geteilt werden, über Gmail gechattet und Änderungen minutengenau verfolgt werden. Integrationen mit Salesforce, Slack, Adobe, DocuSign und anderen sind verfügbar. Google Drive funktioniert sowohl auf Desktop- als auch auf Mobilgeräten.  

2. Dropbox (kostenlos mit kostenpflichtigen Optionen)

Auch wenn es nicht möglich ist, dass mehrere Personen gleichzeitig auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten, lassen sich Dateien mit Dropbox doch rasch und bequem teilen. Wenn Sie wichtige Materialien im Online Storage Ihres Unternehmens speichern, erhalten alle Beteiligten Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Arbeit oder für die Vorbereitung auf virtuelle Meetings benötigen. Dropbox ist mit einer Reihe von Apps wie Zoom u. a. integriert und gewährleistet so reibungslose Abläufe. Sie können dieses Tool auf Desktop- oder Mobilgeräten nutzen.

3. Slack (kostenlos mit kostenpflichtigen Optionen)

Produktivität hängt ganz entscheidend davon ab, Kontakt zu halten, ohne dabei lange E-Mail-Threads zu erzeugen. Slack ermöglicht spontane Gespräche unter allen Teammitgliedern. Sie können Threads verschiedenen Projekten und Aufgaben zuordnen und ersparen allen nicht direkt Beteiligten dadurch überflüssige Mitteilungen. Dank Dateiaustausch, Audio- und Videogesprächen sowie der Integration verschiedener Apps erzielen Sie noch bessere Ergebnisse. Slack kann auf Desktop- und Mobilgeräten verwendet werden.

4. GroupMe (kostenlos)

GroupMe ist eine weitere Messaging-App, über die Teams laufend kommunizieren ohne umständlich E-Mail-Konversationen zu führen. Die Teammitglieder können spontan chatten, Videos und Fotos teilen sowie eigene Emojis versenden, um zur Bereicherung der Diskussion beizutragen. Die GroupMe-Funktion zur Standortfreigabe erleichtert persönliche Treffen an unvertrauten Orten, was besonders im Kundenkontakt hilfreich ist – auch wenn diese Funktion derzeit selten Anwendung findet. Falls eine Nachricht nur für eine Person bestimmt ist, kann eine Direktnachricht auch separat verschickt werden. GroupMe funktioniert über Apps auf Mobilgeräten und SMS.

5. MindManager (kostenpflichtige Option)

Ganz genau: MindManager ist auch ein Kollaborationstool und ein unverzichtbares Werkzeug für viele Remote-Teams in aller Welt. Mit Funktionen Co-Editing und Plattformen wie MindManager für Microsoft Teams können ortsungebunden arbeitende Kolleginnen und Kollegen von überall auf eine zentrale Map zugreifen und diese in Echtzeit bearbeiten. Es ist ein absolut leistungsstarkes Tool für ortsungebundenes Projektmanagement und stellt sicher, dass im Homeoffice arbeitende Teams stets auf gemeinsame Informationsquellen zugreifen.

Die Veranstaltung virtueller Meetings will gelernt sein – mit ein wenig Vorbereitung jedoch bringen Sie jede Besprechung zu einem erfolgreichen Ende. Dieser Leitfaden für virtuelle Meetings hilft Ihnen, die Produktivität und Kommunikation von ortsungebunden arbeitenden Teams unter allen Umständen zu gewährleisten. Mit diesen Tipps können Sie allen zeigen, wie man Meetings professionell durchführt.