Im Future Workforce Pulse Report wurde 2020 davon ausgegangen, dass im Jahr 2021 26,7 % aller Beschäftigten in den USA im Homeoffice arbeiten werden. Zudem wurde prognostiziert, dass im Jahr 2025 36,2 Millionen Menschen ortsungebunden arbeiten.
Zur Einordnung: Dies bedeutet eine Steigerung um 87 % verglichen mit der Anzahl von Beschäftigten, die vor der Pandemie im Homeoffice arbeiteten. Vielleicht noch wichtiger ist die Tatsache, dass 59 % aller Befragten angaben, Stellenangebote zu bevorzugen, bei denen die Möglichkeit des Home Offices besteht.
Von gesteigerter Produktivität bis hin zu höherer Arbeitszufriedenheit, machen die vergangenen zwei Jahre die zahlreichen Vorteile des Arbeitens im Homeoffice deutlich. Unternehmen haben jedoch auch die Notwendigkeit erkannt, effektive Strategien für das Management ortsungebunden arbeitender Teams zu entwickeln und zu etablieren, damit Engagement und Produktivität der Beschäftigten aufrecht erhalten bleiben.
Es ist völlig klar, dass das Arbeiten im Homeoffice auch in Zukunft Realität sein wird. Um ein dauerhaft effizientes Arbeiten sicherzustellen, müssen Sie Kompetenzen entwickeln und perfektionieren, um Mitarbeiter aus der Ferne effektiv anzuleiten, was sich von der Mitarbeiterführung im direkten Kontakt stark unterscheiden kann.
Egal, ob Sie ein vollständig remote oder ein hybrid arbeitendes Team leiten, die nachfolgenden Tipps helfen Ihnen, mit Ihren Teammitgliedern besser zu kommunizieren und sie zu motivieren.
Teamführung: Homeoffice versus direkte Zusammenarbeit
Bevor Sie eine Strategie für die Teamleitung aus der Ferne entwickeln können, müssen Sie sich bewusst machen, wie sich die Mitarbeiterführung im direkten Kontakt von derjenigen über einen Computerbildschirm unterscheidet. Einige der zu bedenkenden Punkte und neue Herausforderungen an eine effektive Teamleitung ortsungebunden arbeitender Teams sind:
- Erlernen der Nuancen effektiver Remote-Kommunikation.
- Erarbeiten von Richtlinien für eigenständiges und kollaboratives Arbeiten.
- Verfolgen der Fortschritte und Produktivität der Mitarbeitenden ohne in Mikromanagement zu verfallen.
- Sensiblere und kreativere Bemühungen um die Teamentwicklung.
- Anpassung an neue Anforderungen an die Personaleinsatzplanung, z. B. hinsichtlich unterschiedlicher Zeitzonen, familiärer Betreuungsaufgaben usw.
Wenn Sie nicht auf physische Nähe setzen können, um Engagement und Produktivität zu fördern, müssen Sie mit zusätzlichen Maßnahmen sicherstellen, dass Sie die Bedürfnisse und möglichen Unterstützungsbedarf Ihrer Teammitglieder kennen.
Sich davon überzeugen, dass alles planmäßig verläuft, ohne dabei aufdringlich zu sein – dieses empfindliche Gleichgewicht zu finden, ist entscheidend für die Zufriedenheit im Team. Wenn Sie nicht entsprechend planen, wird es Ihnen unter Umständen schwerfallen, die Leistungsstärke und Effektivität Ihres Teams aufrechtzuerhalten.
Schlechtes Management im Homeoffice arbeitender Teammitglieder birgt Risiken
Wenn Sie nicht die richtige Strategie für die Leitung Ihres remote arbeitenden Teams finden, werden Zusammenarbeit und Produktivität rasch schwinden. Unter Umständen verlieren Sie den Überblick, wer aktuell an welchen Projekten und Aufgaben arbeitet. Das entstehende Chaos wirft dann kein gutes Licht auf Ihre Führungsqualitäten.
Einige der am häufigsten auftretenden Probleme, wenn remote arbeitende Teams schlecht geführt werden, sind:
- Missverständnisse.
- Verspätete oder unfertige Projektleistungen.
- Störung der Work-Life-Balance.
- Rückzug von Mitarbeitenden.
- Vereinzelung im Team mit daraus resultierender Beeinträchtigung der Zusammenarbeit.
Auch wenn Ihr Team physisch getrennt ist, sollte es dennoch so reibungslos zusammenarbeiten, als ob alle gemeinsam im Büro säßen. Den richtigen Rahmen für einen Erfolg Ihres Teams zu schaffen, kostet Zeit und Mühe, doch die Ergebnisse machen den Aufwand wieder wett.
5 Schritte für die Leitung im Homeoffice arbeitender Teams
Um Remote-Mitarbeiter am besten zu führen, sollten Sie (oder Ihre Manager, wenn Sie Personalleiter sind) die folgenden fünf Tipps beachten.
Kommunikation und Zusammenarbeit mithilfe von Tools unterstützen
Die Kommunikation ist für Remote- und Hybrid-Teams oft die größte Herausforderung. Sie müssen nicht nur neue Best Practices zu virtuellen Meetings entwickeln, sondern auch neue Möglichkeiten finden, um alle Beteiligten über neue Informationen und Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
Wer hier über die richtigen Tools verfügt, erfährt unschätzbare Unterstützung, da sie für klare Kommunikation sorgen und das Team auf Kurs halten. Sie brauchen die folgenden Tools:
- Tools für virtuelle Meetings und Chats (z. B. Microsoft Teams, Zoom und Google Hangouts). Mit diesen Tools können Sie Team-Meetings einberufen oder mit Teammitgliedern Einzelgespräche führen. Sie können Informationen weitergeben, gemeinsam an Aufgaben arbeiten und Projekte planen. Vermitteln Sie Ihre Erwartungen unbedingt klar, hinsichtlich der aktiven Teilnahme an Meetings und dem zeitlichen Rahmen für Reaktionen auf Chat-Nachrichten.
- Projektmanagement-Tools (z. B. Jira, Asana und Monday.com). Mit diesen Tools weisen Sie Aufgaben zu, legen Fertigstellungsdaten fest, verfolgen Fortschritte und messen Leistungen. Diese Lösungen verschaffen Ihnen sowohl einen groben Überblick über die Projekte, an denen Ihr Team arbeitet, als auch Detailinformationen zu Aufgaben, Projektleistungen und Fristen.
- Kollaborationstools (z. B. MindManager, Microsoft Project und Blackboard Collaborate). Diese Tools setzen Sie ein, um die Zusammenarbeit im Team zu vereinfachen. Von Brainstormings über Entscheidungsfindung bis hin zum Abschließen von Aufgaben: Diese Lösungen sind hervorragend geeignet, um ortsungebunden Arbeitende anzuregen, sich einzubringen. Mit MindManager beispielsweise können Sie Diagramme und Maps erstellen, um Ideen zu erfassen und zu verfolgen, den Projektfortschritt zu verfolgen und Fälligkeitstermine für Aufgaben festzulegen.
Klare Erwartungen benennen und durchsetzen
Einer der größten Unterschiede zwischen Homeoffice und Büro ist die tägliche Erwartung, wann und wie die Arbeit erledigt werden soll. Im Büro gehen Sie generell davon aus, dass alle Mitarbeitenden zu einem bestimmten Zeitpunkt kommen und gehen und während des Tages beständig an ihren Aufgaben arbeiten.
Bei remote Arbeitenden ist dieser Ansatz nicht immer sinnvoll. Falls nicht in festen Schichten gearbeitet wird, die über die Zeitdauer definiert sind (beispielsweise für Telefondienst), sollten Sie sich eher auf die erbrachte Leistung als auf die Anzahl täglich „eingestempelter“ Stunden konzentrieren.
Unter Umständen arbeiten die Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen und müssen ihre aktive Arbeitszeit so anpassen, um mehr Überschneidungen mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen. Außerdem sollten Sie versuchen sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden tagsüber frei nehmen können, um wichtige persönliche Aufgaben wie Arzttermine oder das Abholen der Kinder von der Schule oder Kinderbetreuung zu erledigen.
Ein gemeinsam genutztes Kalendersystem ist eine gute Möglichkeit, um die Arbeitsstunden aller Beteiligten zu verfolgen. Wenn Meetings erforderlich sind, können Sie diese eintragen. Die Mitarbeitenden wiederum können sich Stunden freihalten, die sie für private Angelegenheiten benötigen. Alle Teammitglieder sehen, wann die anderen kurz abwesend, in einer Besprechung oder im Urlaub sind, und wissen so, wer verfügbar und wer nicht erreichbar ist.
Auch Ihre Erwartungen in Bezug auf das Arbeiten nach Feierabend, den zeitlichen Rahmen für die Reaktion auf E-Mails, die Kommunikation mit dem restlichen Team und die Umgangsformen bei virtuellen Meetings sollten Sie vermitteln.
Ganz unabhängig von der konkreten Ausgestaltung Ihrer Richtlinien sollten diese klar und deutlich sein. So sollten Sie Richtlinien für die Abgabe abgeschlossener Aufgaben festlegen, über welche Plattform und in welchem Format das geschehen soll und welche Zusatzinformationen erforderlich sind.
Wenn Sie eindeutige Richtlinien vorgeben, verbessert das die Erfolgschancen Ihres Teams, insbesondere dann, wenn Bereiche betroffen sind, in denen klare Strukturen und Prozesse erforderlich sind.
Doch damit nicht genug: Sie müssen die vorgegebenen Richtlinien auch durchsetzen – und dabei bei sich selbst beginnen. Ziehen Sie Teammitglieder zur Verantwortung, die gegen Ihre Vorgaben verstoßen, und achten Sie darauf, mit gutem Beispiel voranzugehen. Wenn Sie zum Beispiel möchten, dass bei Teambesprechungen alle ihre Kamera einschalten, sollte auch Sie das tun.
Mikromanagement vermeiden
Unter Umständen sind Sie früher auf Ihren Wegen durchs Büro immer wieder bei Einzelnen stehen geblieben, um einen Eindruck von ihrer Produktivität zu gewinnen. Bei im Homeoffice arbeitenden Teams entfällt diese Möglichkeit. Manche Führungskräfte überkompensieren dieses Fehlen visueller Kontrolle und verfallen ins Mikromanagement. Das kann bei den Beschäftigten Frustration und mangelndes Vertrauen und in der Folge inneren Rückzug auslösen.
Verzichten Sie daher auf ständige Kontrollen und Einmischung und vereinbaren Sie stattdessen mit jedem Teammitglied wöchentliche Einzelgespräche. Nutzen Sie diese Zeit, um alle Projekte durchzugehen, an denen die betreffende Person arbeitet, und herauszufinden, wo Hilfe erforderlich sein könnte.
Räumen Sie den Mitarbeitenden eine angemessene Reaktionszeit auf nicht dringende Chat-Nachrichten oder E-Mails ein. Wenn Sie einen Team-Kalender nutzen, können Sie leicht herausfinden, ob sich Ihre Mitarbeitenden gerade in einem Meeting befinden oder wegen eines privaten Termins unterwegs sind.
Außerdem können Sie regelmäßige wöchentliche oder zweiwöchentliche Team-Meetings einführen, damit alle Teammitglieder sich eingebunden fühlen und um den Kontakt in der Gruppe aufrecht zu erhalten. Dabei können Ihnen die richtigen Projektmanagement-Tools helfen, die jeweils individuelle Leistung im Blick zu behalten, ohne ständig nach dem neuesten Stand zu fragen.
Wenn Sie mit Beschäftigten im Homeoffice arbeiten, müssen Sie ihnen einen gewissen Vertrauensvorschuss geben. Deshalb sind klar dokumentierte und kommunizierte Erwartungen auch so wichtig. Solange Ihre Teammitglieder Abgabetermine zuverlässig einhalten und die festgelegten Qualitätsstandards erfüllen, sollte Mikromanagement überflüssig sein.
Falls jedoch die Leistung von Mitarbeitenden leidet, sollten Sie häufigere Kontrollen durchführen, um Schwierigkeiten frühzeitig zu erkennen und Lösungsmöglichkeiten zu entwickeln.
Enge Zusammenarbeit im Remote-Team fördern
Das Arbeiten im Homeoffice hat viele Vorteile, kann aber auch zu Isolation führen. Remote Arbeitende müssen auf die Kontakte und Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen verzichten, die sich im Büro regelmäßig von selbst ergaben. Das schwächt die sozialen Bindungen, die so wichtig sind für eine starke Dynamik im Team.
Als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, Räume für das Pflegen dieser Beziehungen zu schaffen. Sie müssen strategisch planen, wie Ihre Teammitglieder sich treffen und in einem sozialen Rahmen interagieren können.
Ein Mittel hierfür sind virtuelle Meetings, die als Videokonferenzen stattfinden. Die Teilnehmenden sehen einander, lesen ihre jeweilige Körpersprache und treten stärker in Kontakt. Bitten Sie daher alle Beteiligten, ihre Kamera möglichst einzuschalten.
Auch virtuelle „Happy Hours“ bieten die Chance, sich auf teambildende Aktivitäten zu konzentrieren, wie etwa das Feiern der jüngsten Erfolge oder das Spielen eines Ice-Breaker-Spiels. Wenn Sie diese unterhaltsamen Treffen auf einen Freitagnachmittag legen, reservieren Sie Zeit für Arbeit und Vergnügen, ohne beides miteinander zu vermischen.
Außerdem können Sie Ihr Team so zusätzlich belohnen, etwa mit einem frühen Start ins Wochenende. Das erhöht die Arbeitszufriedenheit und fördert effektivere Zusammenarbeit während der Arbeitszeit.
Diese Art von Initiativen zeigt den Beschäftigten obendrein, dass Sie sich für sie als Menschen interessieren. Ein Gefühl von Wertschätzung steigert in der Regel die Arbeitszufriedenheit, was wiederum die Fluktuation verringert und die Produktivität erhöht.
Nehmen Sie sich im Kontakt mit Ihrem Team Zeit für die Gefühle und Sorgen der einzelnen Mitglieder. Je mehr Ihre Beschäftigten den Eindruck gewinnen, in das Unternehmen eingebunden zu sein und gesehen zu werden, desto ausgeprägter sind aller Wahrscheinlichkeit nach auch Produktivität und Engagement.
Mit Flexibilität und Agilität führen
Die Pandemie brachte einen raschen Wandel mit sich und die Notwendigkeit, ihn zu akzeptieren. Daher müssen Sie lernen, remote arbeitende Teams erfolgreich zu führen. Dies bedeutet, einen Umgang mit unerwarteten Ablenkungen zu finden, Kommunikationsstrategien anzupassen und unvermeidbare technische Probleme zu bewältigen, wofür wiederum Geduld und Flexibilität vonnöten sind.
Sie unterstützen Ihr Team, wenn Sie es in die Lage versetzen herauszufinden, welche Prozesse am besten funktionieren. Falls möglich, sollten Sie Abschied von den klassischen Büroarbeitszeiten nehmen und stattdessen ein flexibles Modell einführen, damit die Beschäftigten in ihren produktivsten Stunden arbeiten und ihre Arbeitsplanung an ihren sonstigen Verpflichtungen ausrichten können.
Dazu gehören Aufgaben wie das Abholen der Kinder von der Schule oder die Pflege von Angehörigen.
Wenn Sie die richtigen Organisationsinstrumente für das Management und die Verfolgung der individuellen Leistung besitzen, können Sie anzeigen, was wann fertiggestellt wurde, und so die Produktivität bequem messen. Es ist ganz egal, wann die Beschäftigten ihre Arbeit erledigen, solange sie zuverlässig die gesetzten Erwartungen erfüllen.
Am wichtigsten ist jedoch, Ihre Führungsstrategie agil zu halten und offen für Veränderungen zu bleiben. Manche Situationen verlaufen vielleicht nicht planmäßig und Sie müssen unter Umständen Entscheidungen ändern, insbesondere, wenn Arbeitskräfte ins Büro zurückkehren oder neue Lockdowns verhängt werden.
Ihre Aufgabe ist es, die Produktivität der Mitarbeitenden optimal zu unterstützen, und dabei eine gute Work-Life-Balance zu ermöglichen. Konzentrieren Sie sich also darauf, ihnen zu helfen, wo immer Sie können. Wenn Sie eine Remote-Führungsstrategie entwickeln und beständig weiterentwickeln, die für Sie und für Ihr Team gut funktioniert, legen Sie damit den Grundstein für ein erfolgreiches Arbeiten ganz unabhängig von den äußeren Umständen.
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