Von: Leanne Armstrong
Da man ohne eine starke, effiziente Kommunikation nicht effektiv zusammenarbeiten kann, ist die Arbeit mit den richtigen Tools für die Teamkommunikation ein Muss. Immerhin scheitert laut Project Management Institute (PMI) 1 von 5 Projekten aufgrund ineffektiver Kommunikation!
Glücklicherweise hat die moderne Arbeitswelt Tausende von Tools hervorgebracht, die die Kommunikation im Team fördern und das Engagement steigern. Leider gibt es so viele Möglichkeiten, die Kommunikation in virtuellen Teams zu verbessern, dass die Auswahl überwältigend sein kann.
Unabhängig davon, ob Sie grundlegende Tools für die Teamkommunikation auswählen oder die Plattformen, mit denen Sie derzeit arbeiten, verbessern möchten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Bedürfnisse zu evaluieren und einen Plan für die Teamkommunikation zu erstellen, der Ihnen hilft, voranzukommen.
Sind Sie bereit, die Methoden und Tools für die Teamkommunikation zu identifizieren, die die Zusammenarbeit in Ihrer Arbeitsumgebung am ehesten fördern?
Sehen Sie sich diese Kombination beliebter technischer Plattformen und Techniken an, mit denen Sie die Kommunikation in Ihrem Team optimieren können.
Ein kurzes Wort zu den Methoden der Teamkommunikation vor Ort
Bevor wir uns auf die Remote-Seite der Dinge stürzen, sollten Sie daran denken, dass nicht alle Arbeitsinteraktionen virtuell sind. In vielen physisch geteilten Büros, Geschäften, Lagern und Produktionsstätten ist die Teamkommunikation lebendig und gut.
Um das Beste aus den einzelnen Mitarbeitern herauszuholen und die Gruppendynamik zu verbessern, ist es wichtig, die unterschiedlichen Persönlichkeiten und Kommunikationsstile innerhalb von Teams zu berücksichtigen.
Sie könnten z. B:
- Ihre Teammitglieder bitten, eine Bewertung der Kommunikationsstile auszufüllen und auszutauschen.
- Achten Sie bei der Gruppenarbeit auf die zugewiesenen Rollen und Paarungen
- Nutzen Sie Tools für die Teamkommunikation mit einer ganzen Reihe von Freigabeoptionen, um Klarheit über die Ziele aller Beteiligten zu schaffen
Plattformen, die es Teams ermöglichen, visuell zusammenzuarbeiten, können Kommunikationsunterschiede, die in Gruppen häufig auftreten, ausgleichen.
Der Austausch von unproduktiven Meetings und unzuverlässigen Nachrichten-Threads gegen eine umfassende visuelle Map kann zum Beispiel Ziele, Erwartungen und Prioritäten rundum klären.
Beispiele für Teamkommunikations-Tools (und wie man das Beste aus ihnen herausholen kann)
Für jedes der hier beschriebenen Team-Kommunikations-Tools haben wir einige Möglichkeiten aufgeführt, wie Sie diese nutzen können, um Diskussionen und Team-Interaktionen zu fördern.
1. Instant Messaging
Instant Messaging (IM)-Tools wie Slack, Google Chat und Microsoft Teams sind die schnellste Möglichkeit für zwei oder mehr Personen, in Echtzeit über ihren Computer oder ihr mobiles Gerät in Verbindung zu bleiben.
Der größte Vorteil von Instant Messaging ist, dass es sowohl für den geschäftlichen als auch für den sozialen Austausch geeignet ist und den Austausch schnell ermöglicht:
- Textnachrichten
- Audio- und Videokommunikation
- Dateien und andere Inhalte
Da Teammitglieder entscheiden können, ob sie Unterhaltungen sehen, ihnen beitreten oder sie ignorieren möchten, werden unnötige Unterbrechungen durch IM vermieden. Und viele Apps lassen sich mit anderen wertvollen Tools für die Teamkommunikation integrieren.
Das Beste aus IM herausholen
- Machen Sie Instant Messaging zum Bestandteil Ihres Teamkommunikationsplans, um die Konnektivität zu erhöhen. So mag es zwar kontraproduktiv erscheinen, wenn zwei Teammitglieder gemeinsam an einer Arbeit arbeiten, für die nicht unbedingt zwei Personen erforderlich sind, doch führt dies oft zu unerwartet kreativen Ergebnissen.
- IM ist auch eine gute Möglichkeit, den Pulsschlag der Teammitglieder regelmäßig zu überprüfen.
2. Videokonferenzen
Videokonferenzplattformen wie Zoom, Skype und Google Hangouts machen es für Teams einfach, Live-Meetings von Angesicht zu Angesicht zu planen – einzeln oder in Gruppen.
Mitarbeiter an verschiedenen Standorten können die Videokommunikation zum Beispiel nutzen, um:
- an Brainstorming-Sitzungen teilzunehmen
- Projekte oder Geschäftsabschlüsse zu besprechen
- Vorstellungsgespräche mit Bewerbern und Onboarding neuer Mitarbeiter
Auch wenn dies nicht immer ideal ist, kann die Videokommunikation persönliche Interaktionen ersetzen.
Das meiste aus Videomeetings herausholen
- Einige Teams legen Wert darauf, zu Beginn jedes regelmäßigen Videomeetings Zeit für die Kommunikation auf einer nicht geschäftlichen Ebene einzuplanen. Es ist einfacher, in Verbindung zu bleiben, wenn die Teammitglieder die Möglichkeit haben, Ereignisse aus ihrem Privatleben zu teilen.
- Nutzen Sie die Whiteboarding-Funktion, die in vielen Videoplattformen enthalten ist, damit Ihr Team neue Pläne oder Ideen besprechen kann. Alternativ können Sie die interaktiven Maps, Diagramme und Charts von MindManager verwenden, um jedes Thema auf dem Bildschirm zu erkunden.
3. Personalisierte Videoräume
Ihr Team kann Tools wie GoToMeetings oder Cisco Webex verwenden, um personalisierte Videobesprechungsräume zu erstellen.
Videoraum-Sitzungen sind einfach zu hosten, einfach zu betreten und ideal für:
- Durchführen von Webinaren
- Leiten von Schulungen oder Lehrgängen
- Führen von Vertriebs- oder Supportgesprächen
Das Beste an personalisierten Videoräumen ist, dass sie mit kommunikationsfördernden Funktionen wie Rauschunterdrückung, Sprachanhebung und HD-Anzeigeoptionen ausgestattet sind.
Holen Sie das Beste aus Ihrem Videoraum heraus
- Überlegen Sie, ob Sie einen virtuellen Raum nutzen wollen, um eine offene Sprechstunde zu veranstalten, indem Sie jede Woche eine bestimmte Zeit festlegen, in der die Mitarbeiter vorbeikommen, nicht dringende Fragen stellen und wertvolle Gedanken und Ideen austauschen können, die am “Water-Cooler” diskutiert werden.
- Remote-Mitarbeiter können dem Gefühl der Einsamkeit oder Isolation entgegenwirken, indem sie sich gegenseitig zu Online-Arbeitssitzungen in ihre persönlichen Räume einladen. Dies ist eine großartige Möglichkeit, das Arbeiten und Chatten von benachbarten Schreibtischen in einem gemeinsamen physischen Raum zu replizieren.
4. Gruppen-Chat
Ähnlich wie Instant Messaging basiert der Gruppenchat auf kurzen Nachrichten, die in Echtzeit gesendet und gelesen werden, um die Teamkommunikation zu optimieren.
Gruppen-Chat-Apps wie HipChat, Flowdock und Slack werden in der Regel verwendet, wenn alle Mitglieder Ihrer Gruppe online sind, und sind schneller als E-Mail, Telefonanrufe und Videomeetings – was die Interaktion im Team effizienter macht.
Einige Chat-Tools bieten sogar einen Teameingang, in dem Benachrichtigungen aus anderen Kommunikationskanälen (wie z. B. Asana oder Twitter) gesammelt und bearbeitet werden können.
Das Beste aus Gruppenchats herausholen
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Teambuilding- oder Mikro-Events (verjüngende, 15- bis 30-minütige Pop-In-Aktivitäten) zu verbreiten, kann sich ein Gruppenchat als ideal erweisen.
Wenn Sie als Manager oder Teamleiter ein Gruppen-Chat-Tool mit einer Status-Schaltfläche wählen, die signalisiert, wann Sie offen oder frei sind, können Sie sich darauf konzentrieren, so oft wie möglich verfügbar zu sein.
5. Dateifreigabe
File-Sharing-Dienste und -Software sind leistungsstarke Tools für die Teamkommunikation, die autorisierten Personen den Zugriff auf wichtige digitale Dokumente ermöglichen.
Beliebte File-Sharing-Plattformen sind:
- Box und Dropbox
- Hightail und Egnyte
- Google Drive und OneDrive
Das Schöne an speziellen File-Sharing-Tools ist, dass sie es mehreren Personen ermöglichen, dieselben Unterlagen zu nutzen – oft sogar zur gleichen Zeit. Das bedeutet, dass jeder in Ihrem Team die Informationen, die er benötigt, jederzeit und von jedem Ort aus lesen, bearbeiten, kopieren oder drucken kann.
Das Beste aus gemeinsam genutzten Dateien herausholen
Wenn Sie die Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dateien mit einer Mapping-Software wie MindManager kombinieren, kann Ihre Gruppe Dateien, Links, Medien und Besprechungsnotizen miteinander verbinden und korrelieren, um umfassende, gemeinsam nutzbare Pläne und Wissensspeicher zu erstellen. MindManager macht es einfach, unterstützte Dateitypen wie Microsoft Word, Excel und Project zu importieren und von Orten wie Google Drive, OneDrive und SharePoint zu exportieren.
6. All-in-One-Kommunikation
Durch den Einsatz einer Mehrzweck-Kommunikationsplattform wie Microsoft Teams können Sie Ihr Team für eine nahtlose Zusammenarbeit ausstatten.
Teams vereint die besten Tools für die Teamkommunikation unter einem Dach mit:
- Videoconferencing
- Gruppen- und private Text- und Voice-Chats
- E-Mail-Integration über Outlook
- Dateiablage und gemeinsame Nutzung von Dokumenten
Microsoft sorgt für Sicherheit durch teamweite Zwei-Faktor-Authentifizierung. Teams bietet außerdem eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten mit anderer teamfreundlicher Software.
Holen Sie das Beste aus Ihrer All-in-One-Plattform heraus
- Als ultimative Drehscheibe für Teamarbeit und intelligente Kommunikation bietet Ihnen Microsoft Teams die perfekte Möglichkeit, mit Hunderten von teambasierten Tools zu experimentieren, darunter Zoom, Box, GoToMeeting, Cisco Webex, Asana, HubSpot, Salesforce und MindManager.
- Nutzen Sie die Vorteile von MindManager für Microsoft Teams, um Maps gemeinsam zu bearbeiten, Team-Dashboards zu verwalten, Flussdiagramme zu erstellen und alle gemeinsamen Projekte im Blick zu behalten. Ihr Team kann dynamisch planen, Brainstorming betreiben, Whiteboards erstellen und vieles mehr, ohne die App verlassen zu müssen.
7. Mindmapping und Visualisierung
Mindmapping-Software wie MindManager ist eine gute Wahl, wenn Sie große Mengen an Informationen in einer umfassenden, zuverlässigen Kommunikation teilen müssen.
Die visuelle Kommunikation mit Hilfe von Concept Maps, Flussdiagrammen und anderen Arbeitsdiagrammen vermindert endlose E-Mail-Ketten, ineffiziente Meetings und Fehlausrichtungen, die die Zusammenarbeit verlangsamen oder entgleisen lassen können.
Mit MindManager kann Ihr Team:
- Innerhalb einer einzigen Sitzung vom Brainstorming zu einem ausführbaren Plan übergehen
- Effektivere Besprechungen durchführen, indem eine Abfolge von zugeordneten Gesprächspunkten eingehalten wird
- Informationen in einem logischen Fluss erfassen und präsentieren, so dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen
Die fortschrittlichen Projektmanagement-Tools von MindManager können Ihnen sogar dabei helfen, die Fallstricke der Fehlkommunikation zu vermeiden, die so viele Teamprojekte zum Scheitern bringen. In Verbindung mit MindManager für Microsoft Teams können Benutzer in Echtzeit mit ihren Teammitgliedern direkt in der Telekonferenzplattform ihrer Wahl zusammenarbeiten.
Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, wie Sie MindManager für Microsoft Teams verwenden.
Das Beste aus Ihrer Visualisierungssoftware herausholen
Verwenden Sie die in MindManager eingebaute Organigramm-Vorlage, um einen Überblick über alle Teammitglieder zu erstellen, und wählen Sie dann aus weiteren Drag & Drop-Vorlagen, um Projekte visuell zu planen, Strategien zu entwerfen und zu verwalten und Arbeitsabläufe zu analysieren oder zu dokumentieren.
Der einfachste Weg, Teammitglieder in die Lage zu versetzen, eigenständig effizient zu arbeiten – und effektiver miteinander zusammenzuarbeiten – ist die Optimierung der ihnen zur Verfügung stehenden Teamkommunikations-Tools.
Unabhängig davon, für welche Teamkommunikationstools Sie sich letztendlich entscheiden, stellen Sie sicher, dass sie eine einheitliche Ausrichtung in Ihrer Gruppe schaffen, kontinuierliche Gespräche und Transparenz ermöglichen und die Zusammenarbeit bei Projekten und Arbeitsaufgaben fördern.
