Von: Emily Finlay
Für Unternehmen sind Effizienz und Effektivität das A und O. Ganz gleich, ob Sie ein großes Projekt durchführen oder die besten Methoden zur Schulung neuer Mitarbeiter ermitteln, es ist wichtig, die besten Verfahren einzusetzen, um außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen.
Business-Analysen decken die Strategien und Prozesse auf, mit denen Ihr Unternehmen besser werden kann. Sie können die Schwachstellen in Ihren Abläufen aufdecken und bestimmen, was Sie ändern müssen, um sie zu beheben. Die Prüfung und Optimierung Ihres Unternehmens bietet Ihnen und Ihren Führungskräften die nötigen Einblicke, um fundierte Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf Ihre Arbeit auswirken werden.
Wie bei jeder Methode hängt jedoch auch bei der Business-Analyse die Leistungsfähigkeit von den Methoden ab, mit denen sie durchgeführt wird. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die wichtigsten Techniken der Business-Analyse vor. Sie erfahren, was die einzelnen Optionen bieten und wie Sie sie zur Analyse Ihrer eigenen Prozesse einsetzen können.
Was sind Business-Analyse-Techniken?
Business-Analyse-Techniken sind die spezifischen Prozesse, die zur Prüfung und Verbesserung von Geschäftsabläufen eingesetzt werden. Diese Schritt-für-Schritt-Verfahren helfen den Analysten, organisiert zu bleiben und während der Analyse strategische Entscheidungen zu treffen.
Welche verschiedenen Arten von Business-Analyse-Techniken gibt es?
Zu den gängigsten Arten der Business-Analyse gehören BPM, SWOT, MOST, CATWOE, PESTLE und Six Hats Thinking. Diese Planungsmethoden können in einer Vielzahl von Branchen und Projekten eingesetzt werden. Von der Rationalisierung Ihrer Abläufe bis hin zur Ausrichtung Ihres Unternehmensziels können diese Taktiken den langfristigen Erfolg Ihrer Organisation sichern.
Geschäftsprozessmodellierung (BPM = Business Process Modelling)
Diese Technik, die auch als Business Process Mapping bezeichnet wird, erstellt eine visuelle Darstellung der von einem Unternehmen verwendeten Verfahren. Durch die Visualisierung der Prozesse können Teams und Analysten etwaige Probleme erkennen. Sie können auch sehen, wo die Effizienz verloren geht.
Wenn Sie Strategien zur Behebung dieser Mängel entwickeln, können Sie diese auf das Modell anwenden, um zu sehen, wie sie sich auf den betreffenden Prozess auswirken. Dadurch werden auch mögliche Probleme deutlich, die diese Änderungen in anderen Bereichen verursachen könnten.
Schritte der Business-Analyse: BPM
Nach Angaben des International Institute of Business-Analysis sollten Sie die folgenden Schritte befolgen:
- Strategische Planung – Beginnen Sie damit, die Prozesse und Probleme, die Sie lösen wollen, zu erforschen und zu verstehen. Informieren Sie sich über alle Aspekte, bevor Sie Ihr Modell erstellen.
- Analyse des Geschäftsmodells – Entwickeln Sie mit den in Schritt 1 gewonnenen Informationen ein Modell (z. B. Mindmapping, Flussdiagramm oder Diagramm) der Geschäftsprozesse. Analysieren Sie diese Darstellung und nutzen Sie sie als Leitfaden für Ihre Strategien.
- Definieren und gestalten Sie den Prozess – Erstellen Sie die benötigten Lösungen und wenden Sie sie auf das Modell an.
- Technische Analyse für komplexe Geschäftslösungen – Nutzen Sie Ihre Visualisierung, um die Lösungen zu analysieren und zu verbessern.
Beispiel einer Business-Analyse: BPM
Wenn ein Unternehmen die Art und Weise, wie es ein bestimmtes Produkt herstellt, ändert, kann diese Technik ihm helfen zu verstehen, wie sich die Anpassung dieses Elements auf andere auswirkt. Anstatt zu theoretisieren, können sie mithilfe eines visuellen Ablaufs Hindernisse und verbesserungswürdige Bereiche ausfindig machen.
Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren (SWOT)
Diese vier Elemente definieren diese Technik, mit der interne (Stärken und Schwächen) und externe (Bedrohungen und Chancen) Faktoren ermittelt werden. SWOT ist die beliebteste Art der Business-Analyse und dient als Grundlage für fundierte Entscheidungen in fast allen Geschäftsbereichen.
Schritte der Business-Analyse: SWOT
Erstellen Sie eine Karte mit vier Quadranten, wie unten beschrieben, und nutzen Sie diese als Leitfaden für Ihre Lösungen und Entscheidungen:
- Stärken – Welche Prozesse, Ressourcen und anderen Faktoren verschaffen uns einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz?
- Schwächen – Was hindert uns daran, besser zu werden und zu wachsen?
- Chancen – Was geschieht außerhalb des Unternehmens, das wir zu unserem Vorteil nutzen können?
- Risiken – Welche externen Faktoren können unseren Erfolg einschränken oder beeinträchtigen?
Beispiel einer Business-Analyse: SWOT
Sie können diese Technik auf Leistungsbeurteilungen anwenden und die gewonnenen Informationen nutzen, um den Mitarbeitern zu helfen, sich zu verbessern und ihre Stärken zu würdigen.
Mission, Zielsetzungen, Strategien und Vorgehensweisen (MOST = Mission, Objectives, Strategies, Tactics)
Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihr Unternehmen bei jeder Entscheidung und jedem Übergang seine Hauptziele beibehält, ist MOST die beste Taktik, die Sie anwenden können. Indem Sie Ihr Unternehmen anhand der folgenden Elemente analysieren, können Sie große Ziele in erreichbare Maßnahmen umsetzen.
- Mission – Ihr übergeordneter Zweck, der alles definiert, was Sie tun.
- Ziele – Die Ziele, die zum Erreichen Ihrer Mission notwendig sind.
- Strategien – Was Sie tun müssen, um Ihre Ziele zu erreichen.
- Vorgehensweise – Wie jeder in der Organisation Ihre Strategien umsetzen kann.
Schritte der Business-Analyse: MOST
Definieren Sie diese vier Elemente für Ihr Unternehmen von oben nach unten. Erstellen Sie dann anhand dieser Elemente Prozesse, die Ihren Hauptzielen im gesamten Unternehmen Vorrang einräumen.
Business-Analyse Beispiele: MOST
Beim Rebranding eines Unternehmens hilft Ihnen die MOST-Technik, das Herzstück Ihrer Organisation zu entdecken und zu verfeinern. Sie können Ihre Prozesse, Produkte und Marketingbemühungen neu ausrichten, um Ihre Ziele genauer zu reflektieren. Wenn sich Ihr Unternehmen von diesen primären Werten entfernt hat oder zu neuen Werten übergegangen ist, hilft Ihnen MOST, Ihre Ansichten und Ziele klar zu definieren.
Kunden, Akteure, Transformation, Weltanschauung, Eigentümer, Umweltauflagen (CATWOE = Customers, Actors, Transformation, Worldview, Owner, Environmental constrains)
Die Sichtweisen Ihrer einzelnen Stakeholder wirken sich auf Ihre Ziele und Prozesse aus. Jede Veränderung wirkt sich auch auf alle Ihre Stakeholder aus. Mit CATWOE können Sie verstehen, wie sich jede Maßnahme auf Ihr Unternehmen, Ihre Kunden, Ihre Führung und andere auswirkt.
Schritte der Business-Analyse: CATWOE
Diese Technik sollte zu Beginn des Projekt- oder Strategieprozesses eingesetzt werden. Beginnen Sie damit, die Beteiligten zu definieren und diese Fragen zu stellen:
- Kunden – Wer profitiert von Ihrer Arbeit und Ihren Produkten? Wie wirkt sich dieses Problem oder die vorgeschlagene Lösung auf sie aus?
- Akteure – Wer ist direkt in diesen Prozess involviert? Wie werden sie ihn beeinflussen?
- Transformation – Was sind die endgültigen Veränderungen, die durch die Einführung dieser Lösung oder neuer Verfahren eintreten werden?
- Weltanschauung – Wie wirkt sich diese Veränderung auf den Auftrag und das Gesamtbild der Organisation aus?
- Eigentümer – Wer ist für das betroffene System verantwortlich und in welcher Beziehung steht er zu diesem System?
- Umweltbedingte Einschränkungen – Welche Einschränkungen gibt es auf jeder Ebene, die sich auf die Lösung auswirken?
Sobald Sie diese Antworten haben, können Sie Ihre Strategien und endgültigen Lösungen an ihnen ausrichten.
Business-Analyse Beispiele: CATWOE
Wenn ein Entwicklungsunternehmen ein neues Einkaufszentrum bauen möchte, könnte es diese Technik verwenden, um die Auswirkungen auf das Unternehmen, seine künftigen Kunden und die Bewohner der umliegenden Gemeinden zu verstehen.
Politische, wirtschaftliche, soziale, technologische, rechtliche und ökologische Aspekte (PESTLE)
Entscheidungen und Veränderungen werden nicht in einem Vakuum getroffen. PESTLE identifiziert externe Faktoren, die sich auf die Entscheidungen innerhalb eines Unternehmens auswirken, und zeigt auf, wie sich die Veränderungen des Unternehmens auf andere Faktoren auswirken werden. Diese Technik ermöglicht es Unternehmen, sich auf mögliche Bedrohungen einzustellen und Strategien für die Nutzung neuer Chancen zu entwickeln.
Schritte der Business-Analyse: PESTLE
Gehen Sie die folgende Liste durch, um die Kräfte zu ermitteln, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken können.
- Politisch – Wie wirken sich staatliche Maßnahmen, Initiativen und finanzielle Unterstützung auf Ihr Unternehmen und Ihre vorgeschlagene Lösung aus?
- Wirtschaftlich – Wie ist das wirtschaftliche Klima und wie wirkt es sich auf Sie aus?
- Gesellschaftlich – Wie wirken sich Trends und Einstellungen in den Bereichen Bevölkerung, Medien, Kultur, Lebensstil und Bildung auf Ihr Unternehmen aus?
- Technologie – Wie hoch ist das Tempo der technologischen Entwicklung, insbesondere im Bereich Information und Kommunikation, und wie wirkt sich dies auf Ihre Veränderungen aus?
- Rechtliche Aspekte – Beeinflussen lokale und nationale Vorschriften und Beschäftigungsstandards Ihre Arbeit? Und wie?
- Umwelt – Sind Faktoren wie Wetter, Umweltverschmutzung, Abfall und Recycling für Ihr Unternehmen von Bedeutung? Wie wirken sie sich aus?
Nutzen Sie diese Informationen, um sich auf Bedrohungen und Chancen vorzubereiten, die die laufende Leistung Ihres Unternehmens beeinträchtigen könnten.
Business-Analyse Beispiele: PESTLE
Wenn Sie die SWOT-Technik verwenden, um die Ausrichtung und Zukunft Ihres Unternehmens zu bewerten, können Sie PESTLE verwenden, um jedes Element des Prozesses zu entwickeln und zu analysieren. Dies wird Ihnen helfen, ein detaillierteres Verständnis Ihres Unternehmens zu entwickeln, insbesondere im Hinblick auf Bedrohungen und Chancen.
Sechs Denkhüte
Oft fehlt es den Teams an unterschiedlichen Sichtweisen, um die Probleme zu finden und zu verstehen, die sie vom vollen Erfolg abhalten. Mit der Technik der sechs Denkhüte können Sie verschiedene Denkweisen nutzen, um neue Perspektiven aufzudecken. Durch die Nutzung dieser neuen Erkenntnisse während der Brainstorming-Sitzungen können Sie die Ideen Ihres Teams verfeinern und bessere Ergebnisse erzielen.
Schritte der Business-Analyse: Sechs Denkhüte
Betrachten Sie in Ihren Meetings das Problem und die möglichen Lösungen mit der Denkweise, die von jedem “Hut” und Schritt vorgegeben wird.
- Beginnen Sie mit dem weißen Hut, der sich auf harte Daten und Logik konzentriert. Welche Informationen wissen Sie oder benötigen Sie?
- Gehen Sie zum gelben Hut über, der für Helligkeit und Positivität steht. Suchen Sie nach den möglichen Werten und Vorteilen durch optimistisches Denken.
- Spielen Sie nun den Anwalt des Teufels mit dem schwarzen Hut des Urteils. Finden Sie potenzielle Probleme, Hindernisse und Bedrohungen.
- Der Rote Hut konzentriert sich auf die Intuition. Teilen Sie Ihre Gefühle, Ängste, Ahnungen und Emotionen im Zusammenhang mit der Lösung oder dem Prozess mit.
- Nutzen Sie den grünen Hut der Kreativität, um über Möglichkeiten, Gedanken und Ideen nachzudenken. Versuchen Sie, über den Tellerrand hinauszuschauen.
- Mit dem blauen Hut holen Sie Ihr Brainstorming auf den Boden der Tatsachen zurück. Betrachten Sie das Gesamtbild des Projekts oder der Veränderungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ideen zu Ihren Abläufen und Verfahren passen.
- Nutzen Sie diesen Prozess, um Ihre Lösungen und Ihre Herangehensweise an Probleme zu verfeinern.
Beispiel einer Business-Analyse: Sechs Denkhüte
Wenn Sie das nächste Mal der Meinung sind, dass Ihr Projekt eine neue Sichtweise braucht, versammeln Sie Ihr Team zu einer Brainstorming-Sitzung mit den Six Thinking Hats. Sie werden in der Lage sein, Ihre Arbeit in einem neuen Licht zu sehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu entdecken.
Es gibt keine “richtige” Technik für Business-Analysen. Verwenden Sie stattdessen diese Taktiken so, wie sie am besten zu Ihren Zielen passen. Und scheuen Sie sich nicht, diese Techniken für ein einziges Problem zu kombinieren. Wenn Sie Ihr Unternehmen aus verschiedenen Blickwinkeln analysieren, können Sie die Lösungen finden, die Ihnen den größten Nutzen bringen.
