著者：リアンヌ・アームストロング
急速に変化するビジネスの世界でペースを維持するためには、あらゆるタイプの組織が変化を指示し、効果的に対応しなければなりません。
ほとんどの組織で変化はすべての部門の個人に影響を与える可能性があります。そのため、変化をうまく管理できるようにリーダーに権限を与えることが、新たな方向性の変化を乗り切るための最善の方法です。
変更管理は、全社的な構造変化にすばやく対処する方法の詰め合わせではありません。また、プロセス、製品、人員の調整を一から管理するための実証済みの戦略なのです。
変更管理101
変更管理は変更に対して体系的なアプローチを取り、インプットおよびフィードバックを奨励し、激動の間のチームメンバーを支えることを含んでいます。多くの異なったタイプの変更管理があります。
- 変革的な変更管理
- 移行期の変更管理
- 発展的な変更管理
変更管理とは何かという疑問に迫り、職場での変更を適切に管理することが組織の変革にどのように役立つのかを発見しましょう。
変更管理とは何か
ビジネスを成功させるためには変化が必要であるという事実にもかかわらず、組織内での変化の実行と管理は必ずしも容易ではありません。
人間は新しい状況に抵抗感を持ちます。
そのため、変更管理の大部分は、意見やフィードバックを優先することで、激変の時期にチームメンバーを備えさせ、サポートすることを中心にしています。
実用的な見通しから、組織の変更管理は広範囲の目的を達成するために変更に体系的なアプローチを取るため次のようなことが含まれます。
- 会社の使命や文化を再発明あるいは方向転換
- ダイナミックな市場や経済状況に対応するために、事業構造、技術、ワークフローの適応
- 継続的または単発的な改善プロジェクトの実施
どのような場合でも、変更管理の最大の目標は、マイナスの結果を最小限に抑えながら、新しいプロセスを計画したり、新製品を設計したり、新しい戦略を実行したりすることです。
組織の変化は外的なビジネス課題への対応であることが多く、ビジネス、従業員、または顧客にとって広範囲な影響を与えます。そこから最善の結果を得るためには、変更管理が不可欠です。
さまざまなタイプの変更管理
組織の変更は頻繁に大きく複雑である場合もあります。そして、そのプロセスを取り巻く理論には明確で複雑なものがあるため、組織の変更管理には様々なアプローチがあります。
しかし、アプローチがミッション、戦略、オペレーション、技術ベースであるかどうかにかかわらず、あなたが監督する必要がある変更は、通常、3つに分類されます。 変革的、移行期、そして、発展的です。
1. 変革的な変更管理
組織内での真の変革とは、通常、ビジョンと戦略が同程度のものです。実際には、定義されたアウトプット、直線的な軌跡、確立されたタイムラインを持つプロジェクトを計画し管理することよりも、企業の信念や価値観の変化に伴う不確実性を時間をかけて管理することの方が重要です。
変革の管理は組織全体が長期的な目的にアプローチする必要がありえます。
- 大規模な文化的または戦略的な変更を効果に入れる(例えば極度なリブランディング)
- 新しい技術的枠組みの採用（従来のビジネスチャネルを仮想ネットワークに変換）
- 予想外の競合他社や収益の深刻な落ち込みに対応して、製品やサービスの提供を再設計する（合併や買収が含まれる場合もあり）
大規模な変革には、プロアクティブなもの（成長のためのアウトソーシングのような）もあれば、リアクティブなもの（ビジネスを維持するためのダウンサイジングのような）もあります。しかし、通常、これらの変化は本質的には過渡的または発展的なものであり、業務レベルでの変化をもたらします。
2. 移行期の変更管理
移行的な変更には、何かを行う方法を全く新しいプロセスに置き換えることが含まれます。したがって、過渡的な変更管理には、通常、チームが新しいシステムに移行する間に、現在の業務のいくつかを解体することが含まれます。
経過的な変更の例としては、以下のようなものがあります。
- 顧客管理の需要の増加に対応するためのCRMソフトウェアの採用
- 従来は手作業だったプロセスの自動化（例えば、領収書や請求書の管理など）
- 旧モデルに代わる新製品・サービスの創出
移行的な変更管理は、タスク計画やワークフローのレベルで行われる傾向があります。そのため、組織化されたプロジェクト管理と専用のプロジェクト計画ツールの使用が含まれることが多いです。
3. 発展的な変更管理
何か新しいものに切り替えるのとは異なり、発展的な変更は、あなたのビジネスがすでに行っていることを改善することに焦点を当てています。したがって、開発的な変更管理には、通常、内部スキルのアップグレードや既存の手順の見直しが含まれます。
発展的な変更の例としては、以下のようなものが考えられます。
- 販売プロセスの最適化
- 製品やサービスの品質向上
- お客様の課題解決のスピードアップ
発展的な変更管理は通常継続的な改善によってもたらせられます。そのため、プロセス設計の改善やチームのコミュニケーション、ブレインストーミング、問題解決のスキルを向上させることがよく含まれます。
職場の変化を管理
これまで見てきたように、組織内で行う必要がある調整は、職場での変化を管理するアプローチを決定するのに役立ちます。
しかし、どのような変更であっても、変更や改善点を伝え、実施し、追跡する必要があるため、きちんと準備をして臨むのが賢明です。
- 変化が発生する前後で、チームメンバーに変化を知らせるための最も適切なフォーマットとプラットフォームを決定
- ドキュメントの作成や必要な研修プログラムの実施
- 現在の運用実績を記録し、変更した場合の影響を分析
例えば、投資収益率の計算は、組織の変化を管理する上で重要な役割を果たします。どのKPIが必要な情報を提供してくれるのかを見極めることで、適切なタイミングで適切な結果を追跡し、利害関係者に伝えることができるようになります。
一方、具体的な手法に関しては、職場の変化を管理するための多くの確立されたモデルが存在します。経験則としてはそれを容易にするアプローチを選ぶことです。
必要な変更を定義：変更プロセスが、スコープ管理、タイミング、および影響に関し期待に沿ったものであることを確認する。
変更計画を立案：関係者全員が、変更が自分たちにどのような影響を与えるかを理解し、必要なナビゲーションツールや情報を提供する必要があります。
変更を実行：変更が実行される間、チーム、マネージャー、および部門の連携と効率を維持することが不可欠です。
変更を重要なものにする：新しい方法や改善された方法から利益を得る唯一の方法は、導入後のパフォーマンスを追跡し、必要に応じて調整を行うことです。
組織変更のどのモデルを採用しても、戦略、プロジェクト計画や問題解決マップ、タスクやワークフロー管理図などの変更管理ツールと組み合わせれば、組織変更からより多くの価値を得ることができます。
変更管理の影響
組織の変化を成功させるためには何が必要かという明確なビジョンを持っていても、従業員の抵抗やコミュニケーションの不足によって、変更管理の効果が妨げられてしまうことがよくあります。
どのような形態の変更であっても、実施する変更から必要な成果を得るためには、共同所有の感覚を醸成することが重要です。
- 早期に経営陣の賛同を得て、広く受け入れられるようにする
- チームメンバーとクライアントとの「パートナーシップ」により、チームメンバーとクライアントの両方のモチベーションを高める
- 納得のいくように変更に関するフィードバックを募り全員を巻き込む
組織の変化は、必ずしも部門ごとの孤立した出来事として起こるわけではありませんが、ほとんどの人は直属の上司に協力と方向性を求めます。そのため、変更を進める前に、リーダーシップチーム全体の意見を確認しておきましょう。
変更管理計画がしっかりしていればいるほど、また、それを実行するためのプロセスが整理されていればいるほど、チームメンバーを戦略に参加させ、望む結果を達成できる可能性が高くなります。
確立された変更管理のテクニックを熟知し、MindManager のようなビジネス プランニング ソフトウェアを使用して、すべての計画、プロセス、またはプロジェクトが効率的に展開されるようにすることが、変革的な成功への道筋を描くための最良の方法です。
