プロセスシミュレーションとは。そしてなぜビジネスで使うべきなのか

ビジネスプロセスシミュレーション（BPS）は、定性的な分析によって主要なワークフローを評価するものです。潜在的な問題と改善の機会を見つけることで、プロセスシミュレーションを活用する企業は、ワークフローとその成果を最適化できます。

シミュレーションは、ビジネスプロセスの実際の挙動を再現するコンピューターモデルです。このため、企業はプロセスの仕組みを理解するだけでなく、ワークフローの改善をテストして、確実に成果を上げることができます。

プロセスシミュレーションでは、「what-if」シナリオを実行し、プロセスの条件が変化した場合に何が起こるかを判断するのに役立ちます。たとえば、あるプロジェクトチームは、主要な人材の不在なときプロジェクト全体のコストがどのように影響されるかをモデル化する「what-if」シナリオを作成できます。次に、プロセスシミュレーションを使用して、「what-if」シナリオをテストし、指定された変更の影響を分析できます。

ビジネスプロセスシミュレーションは提案された変更を実施する前にその影響を評価しワークフローが中断するリスクを低減するためより良い意思決定につながります。

この記事では組織でシミュレーションを使用する理由と、部署やチームにとってどのような利点があるかについて説明します。また、カスタマイズされたコラボレーション可能なビジネスプロセスシミュレーションを MindManager® を使用して作成する方法についても説明します。

プロセスシミュレータを使用する理由

既存のビジネスプロセスを特定、分析、最適化することは、業績を向上させ、製品やサービスの品質を改善するうえで重要なことです。しかし、改善プロジェクトの約70%は失敗しています。これは、組織がプロセス改善の評価に試行錯誤することが多いためです。

試行錯誤の手法では、チームメンバー、材料、会社の時間など、貴重なリソースを使って改善策を試行錯誤する必要があります。プロセスシミュレーションでは、リアルタイムでプロセス全体を実行する必要がありません。プロジェクトチームは、その代わりにシミュレーションで変数を用い、さまざまな条件下でプロセスをテストできます。

プロセスシミュレーションは、利用可能なスタッフやリソースに制限されないため、物理的なプロトタイプに代わる費用対効果の高いツールです。プロセスモデルに対してwhat-ifシナリオをシミュレートすることで、企業はワークフローを理解し、最適化することができるようになります。

プロセスシミュレーションのメリット

プロセスシミュレーションは、実際にプロセスを実行するための時間とリソースを使うことなく、チームがさまざまな改善策を検討できるようになります。既存のワークフローに導入する前に、潜在的な改善策をテストし、繰り返すことで、プロセス変更のリスクを軽減できます。

ビジネスプロセス・シミュレーションを使用するその他の利点は以下のとおりです。

• 変更分析の迅速化 プロセスシミュレーションは、ワークフロー改善の効果を、チームが実際の運用環境でパフォーマンスを分析するのにかかる時間の何分の１かの時間でテストします。プロセスシミュレーションでは、シミュレーションしたプロセス改善が望ましい結果をもたらしたかどうかを簡単に評価できます。プロセスシミュレーションでは、シミュレートされたプロセス改善が望ましい結果をもたらしたかどうかを簡単に評価できます。チームはその後、さまざまな改善設計をテストし、最高の結果を生み出すソリューションを見い出せます。
• コストとリソースの削減 プロセス改善のテストに試行錯誤の方法を用いると、時間やリソース、コストがかかることがあります。プロセスシミュレーションを使用すると、デジタル環境で理論的なシナリオをテストすることにより、時間、コスト、リソースを節約できます。多数のwhat-ifシナリオを実行できるため、チームは仮想環境で複数のコンポーネントを検討し、テストできます。
• ワークフローの透明性の向上 ビジネスプロセスシミュレーションは、ワークフローの見える化を進めます。シミュレーションにより、ビジネスプロセスを構成するアクティビティを表示するだけでなく、割り当てられたリソース、サブプロセス、時間枠、ワークフローに関わる人々などのコンポーネントも考慮します。チームは、プロセス内のアクティビティが互いにどのように関連しているかを確認し、限られた人員やサプライチェーンの遅延など業務効率に影響を与えるボトルネックや冗長性を認識できます。
• トレーニングや教育の強化 プロセスシミュレーションは、仮想環境でワークフローを描写するため、実環境での従業員トレーニングに伴う怪我やその他のセキュリティ上の懸念のリスクを排除できます。シミュレーションによって、チームのメンバーは、プロセスがどのように動作し、自分の貢献がプロジェクトワークフローの全体的な目標のどこに当てはまるかを理解できます。

MindManager を使用してビジネスプロセスシミュレーションを作成する方法

MindManager は、ビジネスプロセスを明確かつ構造化するためのさまざまな企業向けビジュアル生産性ツールを提供します。さまざまなフローチャートや図式を使用できるため、既存、新規、および代替のプロセスを簡単に作成し、協働できます。

次の手順で、MindManager を使用してビジネスプロセスシミュレーションを作成します。

手順1: 解決したい問題を定義する

組織のプロセスを最適化しようとする場合、チームはまず、次の要素を含むプロセス全体を文書化する必要があります。

• プロセスの開始点と終了点
• プロセスの望ましい結果
• 目的の結果を達成するために実行された手順
• 代替可能なプロセス経路
• プロセスの流れを変える可能性のある依存関係や事象

プロセスの範囲を定義したら、次に改善の機会を特定できます。その際、そのプロセスに定期的に関与している人からフィードバックをもらうとよいでしょう。彼らは、外部のユーザーには見えないサブステップやボトルネックに気付いているかもしれません。

手順2：ワークフローモデルを作成する

ワークフローモデルは、業務プロセスを構成する一連の連続したアクティビティを見える化したものです。ワークフローモデルは、プロセス内の各アクティビティの概要を示し、重要業績評価指標 (KPI) を特定するため、ビジネス プロセス シミュレーションの骨幹となります。

MindManager には、ビジネスプロセスをモデル化するさまざまなテンプレートが用意されています。フローチャートからスイムレーン図まで、プロセスの見える化を簡単に作成、編集できます。

手順３：ビジネスプロセス・シミュレーションの実行

チームがプロセスと改善案を正確に描写したワークフローモデルを作成したらシミュレーションを実行しさまざまなwhat-ifシナリオをテストします。KPIは、改善がワークフロー全体に与える影響を評価するのに役立ちます。

シミュレーションの結果が期待した改善と一致しない場合は、ワークフロー図に戻り、必要な調整を行います。関係者のフィードバックを収集し、プロセスの改善を微調整するために、シミュレーションを何度も繰り返す必要がある場合もあります。

MindManager によるビジネス プロセス改善の強化

ワークフロー見える化ツールを使用すると、主要なプロセスをより深く理解できます。MindManager のテンプレートは、ドラッグアンドドロップ機能により、高度に調整が可能で、使用も簡単です。

MindManager を使用すると、コストのかかるプロトタイプやプロジェクトの遅延のリスクなしに、プロセスの改善をリアルタイムでテストできます。MindManager の共同編集機能を使用すると、複数のユーザーが異なる場所や異なるデバイスで作業している場合でも、図やフローチャートで同時に作業できます。

MindManager の無料トライアルをダウンロードしてビジネス プロセスシミュレーションのメリットをご確認ください。