著者:エミリー・フィンレー
一年前には、ほとんどの職場でバーチャル会議が考慮されることはほとんどありませんでした。その代わり会議室で定期的に集まり、クリスマスセールや近々の出張計画について話し合っていました。握手をしたり、食べ物を配ったり、おそらくあまり考えずにくしゃみをしていたことでしょう。
COVID-19は私たちの定期的な日々の活動の多くを変えてきました。2020年10月現在、アメリカ人労働者の33%がフルタイムでリモートで仕事をしており、25%は在宅勤務と内勤のハイブリットをしています。世界中で働いている従業員の数にこれらの労働者を加えると、連絡を取り合うための信頼できる方法を必要とする、広く切り離された労働力が存在していることになります。
この記事では、バーチャル会議をよりよく理解し、バーチャル会議を利用してリモートチームの協働を管理する方法を説明し、感染症流行やそれ以降もチームメンバーをつなぐためにバーチャル会議を利用する方法を説明します。
1.バーチャルチーム会議とは?
COVID-19の流行により、何百万人もの人々が突然、オフィスでの仕事から自宅での仕事への移行を余儀なくされました。対面式の会議で自分の健康や同僚、クライアントの健康を危険にさらすのではなく、新たな選択肢を考えなければなりませんでした。
バーチャルチーム会議は、ビデオ会議、チャットツール、画面共有など、さまざまなオンラインツールを介して行われるリアルタイムの集まりです。全員が同じ部屋にいるわけではありませんが、話をしたり、プレゼンテーションを共有したり、関係者全員の様子を見たりすることができます。対面での会議と同様、このようなやりとりでチームは常につながりを保ち、ビジネスで起きているすべてのことについて最新の情報を得ることができます。
バーチャルチーム会議は、2020年に入ってから着実に人気が高まっています。以下の2つの統計を見てみましょう。
2020年に入ってから、MicrosoftはMS Teamsの会議の参加者が500%増加し、Zoomの1日の会議参加者は3億人にまで増加しています。
2021年末までに30%の労働者が在宅勤務や週に複数日のリモートワークに移行すると予想されています。
2.バーチャル会議の種類
非常に多くの異なるツールが利用可能であるため、バーチャル会議を開催する方法が数多くあるのは当然のことです。会議の種類によっては、チームや特定の議題に適している場合もありますので、他よりも優れているという特定の手段はありません。その代わりに、このブログを参考にして、生産性、コミュニケーション、コストの面であなたのチームに最も良い結果をもたらすものを決められることでしょう。
1. ビデオ会議
ビデオ通話は、バーチャル会議の最も一般的なタイプの1つです。話している相手と視覚的につながることができるため、参加者は集中力を維持し、議論についていくことができます。音声とボディランゲージの両方を使ってお互いを理解することができ、チームマネジメントには計り知れないメリットとなります。
2. テレビ会議
感染症が流行る前は、ほとんどのバーチャル会議は電話で行われていました。現在ではより多くの選択肢がありますが、電話会議は今でも多くの場合、優れた選択肢です。テレビ会議では、参加者全員が電話会議にダイヤルして、重要なトピックや最新情報について話し合うことになります。電話会議は音声のみのチーム会議であるため、通常、少人数のグループに最適です。参加者の数が少ないため、すべての参加者の声を聞くことができます。
特に、信頼性の高いインターネット接続が問題となる場合には、技術的な要件が簡素化されているため、このような会議は他の会議よりも簡単に行うことができます。電話と信頼性の高い接続があれば、はっきりとした声で参加者の声を聞くことができます。
3. ウェブ会議
Web会議では、ファイルや画面を共有しながらコミュニケーションをとることができる特定のオンラインプラットフォームを使用します。チームは、プレゼンテーションやワークショップなどを視聴するためにサインインして、音声、視覚、またはチャットを介して接続することができます。1つのツールを使って接続し、別のツールを使ってファイルを共有するのではなく、すべてをこのプラットフォームで管理することで、会議を効率化して効率を高めることができます。また、Web会議ハブを使用して、トレーニングセッション、ウェビナー、セールスプレゼンテーションなどを開催することもできます。
3.バーチャル会議のメリット
感染症流行の影響を受けた今日の世界では、健康上の懸念やリモートワークによって残されたギャップの多くをバーチャル会議が埋めてくれます。多くの企業が、バーチャルチーム会議を通じて、より柔軟性と安全性を見出しています。ここでは、バーチャル会議の主なメリットをいくつかご紹介します。
1. 健康リスクの低減
COVID-19は、壊滅的な影響を及ぼす可能性のある、信じられないほど伝染性の高いウイルスです。チームの安全は常に最優先事項であるため、対面での会議の回数(および会議に参加する人数)は制限されています。
バーチャルチーム会議では、健康リスクを完全に排除することができます。従業員が同じ建物内にいても、お互いや顧客と連絡を取り合いながら、ソージャルディスタンスを保つことができます。安全性のリスクを最小限に抑えることはまた、健康リスクや体の弱い家族がいる社員に利益をもたらすことができます。彼らに心の平和と成功のために必要なリソースを与えることができ、彼らが仕事と結果に集中するのを支援できます。
2. 安定性
ウイルスの拡散を最小限に抑えるために国や州が操業を停止したため、多くの企業は業務を継続するための解決策に奔走しなければなりませんでした。感染症流行は確定的な終わりがないまま継続しているため、どのような状況でも頼りになるツールが必要です。
ロックダウンやCOVID感染の恐怖などに関わらず、リモートチーム会議は接続性を保証します。どのような状況であっても、大規模な変更や小規模な変更があっても、チームがタスクを継続してこなす能力を持つことができます。何よりも、従業員は業務に支障をきたすことなく、自分の健康と家族の健康を優先することができます。
3. 柔軟性
タイムゾーンとスケジュールのニーズを両立させることは難しいことです。しかし、リモート会議を利用すれば、成果に影響を与えることなく、個々のニーズに対応できる余地が広がります。例えば、従業員が仕事の途中で子どもの世話をしなければならない場合、その夜に数時間ログインしてその分を補うことができます。また、リモートチームのメンバーが他のメンバーより数時間遅いタイムゾーンに住んでいる場合は、全員にとって都合の良い時間帯に重要な議論を計画することができます。誰もが利用しやすくなれば、会議の出席率は急上昇します。
4. 生産性
実際、会議は時間がかかります。個人的な会話からウサギの足跡をたどるような議論まで、人を集めて時間を無駄にする方法はたくさんあります。バーチャル会議では、これらの散漫になる要素排除することができます。参加者は、会議を中断することなく自分の会話をしたり、議論の方向を変えたりすることができないため、集中力を維持することができます。
特にビデオ会議は、生産性をモニターする絶好の機会となります。従業員の一人が苦戦していたり散漫な場合は、このような会議を利用して、その人の環境の適合性を判断することができます。例えば、子どもが騒いでいる中で仕事をしていたり、テレビの前で仕事をしていたり、インターネットの接続状況が悪かったりすると、パフォーマンスに影響を与える可能性があるので、このような会議を利用して、問題が大きくなる前に小さな問題を捕捉する機会にしましょう。
5. 従業員の参与
従業員が物理的に離れていても、企業文化やチームスピリットは重要です。バーチャルなチーム会議で一日をスタートさせることで、全員の認識があっていることを確認できます。会社のニュースを共有したり、優れた業績を表彰したり、従業員に一日のウォーミングアップをしてもらうことができます。
ビデオ会議やウェブ会議を利用して、「ペットを職場に連れてくる日」や「髪の毛の日」などのテーマ別の会議を開催して、社員を盛り上げることもできます。仕事の後にハッピーアワーやトリビアナイトを開催して、仲間意識を高め、みんながリラックスできるようにしましょう。視覚的なつながりを利用して、感染症流行の最中でも、幸福感と満足度を高く保つようにしましょう。
孤立はリモートワークの最大の課題のひとつであり、ツールを使って1対1のバーチャル会議も開催しましょう。従業員との連絡を取り合い、必要なサポートを提供することで、従業員のモチベーションを維持し、チームの一員であることに喜びを感じることができます。
4.バーチャル会議のデメリット
バーチャル会議には多くの利点がありますが、欠点もあります。ここでは、バーチャル会議に重要な欠点について挙げます。
1. 誤解
ビデオ会議でさえも、人間同士のやりとりをすべて捉えることはできません。会話中のさまざまな合図がなければ、リモート会議では誤解や不満が生じることもあります。ビジュアルコミュニケーションは音声よりもこれらの合図を伝えることができますが、必ずしも対面での会話と同じ基準を満たすことはできません。
2. 技術的な問題
バーチャルで会うためには、様々なツールに頼らなければなりません。その中の一つでも問題があれば、全く接続できない可能性があります。電話、コンピュータ、ソフトウェア、インターネット接続などの潜在的な問題は、参加者の数が多ければ多いほど悪化します。これらの技術的な問題を解決したり、回避したりすると、すぐに不満が溜まり、時間を無駄にしてしまい、会議が悪い方向に進んでしまう可能性があります。会社として、自宅でのインターネットサービスのアップグレードなど、必要な機器を提供する選択肢もありますが、予算が合わない場合は、費用が高額になる可能性があります。
3.セキュリティ
セキュリティは、バーチャル会議ツールの最大の問題の一つです。過去数ヶ月の間に、多くの企業がイタズラやハッカーによって会議が潰されていますが、中にはもっと悪い意図を持ったものもあります。
ハッキングは、イライラしたりユーモラスに見えるかもしれませんが、ビジネスやチームを深刻なセキュリティ上の懸念にさらすことにもなりかねません。例えば、あなたのチームが今後のプロジェクトや機密情報について話し合っている場合、そのデータが悪者の手に渡ってしまう可能性があります。業界やビジネスによっては、バーチャル会議ツールを使用することで、重要な規制へのコンプライアンスが損なわれる可能性があります。また、従業員がハラスメントにさらされる可能性もあります。
トップレベルのバーチャル会議ツールの多くは、このようなシナリオを防ぐために、より高いレベルのセキュリティを提供するために努力してきましたが、そのリスクは依然として残っていることを認識することが重要です。
5.バーチャル会議のベストプラクティス
バーチャル会議とその仕組みについて少し理解したところで、ミーティングを運営するための最良の方法について説明しましょう。
マネージャーやファシリテーターとして、効率的な会議を作成し、運営するのはあなた次第です。上述したように、うまくいかないことはたくさんありますが、これらのバーチャル会議のヒントを参考にして準備をしておくことで、目標を達成し、時間を有効に使うことができます。
どの会議にも様々な目標があり、仕事に特化したものもありますが、ここでは会議を成功させるための要素について言及しています。このような集まりを通じてチームのつながりを保つことも重要ですが、情報の共有、責任の分担、明確な意思疎通などは、もっと身近な問題です。
このセクションでは、バーチャル会議で生産性を維持するための最良の方法をいくつかご紹介します。
1. 参与の促進
人間は社交的な生き物です。たとえ会議の目的がテーマ別の楽しみやバーチャルなたまり場のようなエンゲージメントではなくても、カジュアルな会話から始めることで、誰もがよりリラックスして集中できるようになります。実際、ある研究では、ブレインストーミングの前に恥ずかしい話を共有すると、数と深さの両方でより多くのアイディアにつながる可能性があることがわかりました。
雰囲気を軽くすることができる簡単で楽しい質問をすることから始めてください。チームがテクノロジーを使い始めたばかりの場合は、探索を奨励しましょう。背景を変えてもらったり、設定を調整してもらったり、お気に入りの家族の写真を画面共有で共有してもらったりします。毎回の会議に時間を割く必要はありませんが、できる限りのことをして、会議を楽しみにするようにしましょう。
毎回の会議に複数のスピーカーを配置することで、参加者の参加意欲を高めることができます。一人の人の話を長時間聞いていると、参加者は興味を持ち続けることが難しくなります。映像や音声を多用することで、講義のような会議にならないようにすることができます。従業員の注意力が高まり、気が散ったり居眠りしたりする可能性が低くなります。
2. 明確なコミュニケーションの促進
会議の後、情報を明確にしたり、追加したりするためにメールを送ったことはありませんか?このようなフォローアップメッセージは、会議を時間の無駄に感じさせてしまうことがよくあります。結局のところ、そもそもメールで会議を回避することはできなかったのでしょうか?
遠隔地での会議では、簡潔なコミュニケーションがさらに難しくなります。会議が中断したり、気が散ったりしても予定通りに進行するために、会議を整理しておくためのベストプラクティスをいくつかご紹介します。
会議のアジェンダを事前に送る
アジェンダは、あなたとあなたのチームがその場にあるトピックに備えるためのものです。誰かが追加したい質問や関連情報を持っている場合は、この事前情報を使って議論に備えることができます。アジェンダは、会議の時間調整にも役立ちます。各ポイントにどれくらいの時間があるかを見積もることで、会話を最適化し、時間切れを防ぐことができます。
アジェンダに含めるべき情報には、以下のようなものがあります。
- 会議の目的と主要な議論のポイント
- 誰が関与するか
- 会議のスケジュール
- 参加者が入手しておくべき情報、文書、またはリソース
事前に計画を立てておくことで、会議がスムーズに進み、より多くのことを成し遂げることができます。
会議のエチケットと規範
大きなバックグラウンドノイズや混信は、生産的な議論をすぐに中断させてしまう可能性があります。このような問題を回避するためには、すべてのバーチャル会議で標準的なポリシーを策定する必要があります。これらの手順には以下のようなものがあります。
- 他の人の話を聞くときはマイクをミュートにする
- 全員の声を確実に聞くための方法
- 問題や遅延を回避するために、会議前に一定の時間をかけてテスト技術を実施
- 技術的な問題が発生した場合、誰に連絡すればいいのか、どのように連絡すればいいのか決める
- 参加者が電話で音声のみでビデオ会議やWeb会議に接続できるようにする
- 画面共有前にデスクトップ、ブラウザ、タブ、オープンツールをクリーニングして、問題や恥ずかしい思いをしないようにする
- 携帯電話のマナーモード設定または別の場所へ移動
これらの規範があれば、誰もがしっかりとした基準を満たすことができ、会議の成功に貢献する機会を得ることができます。
3. コラボレーションの促進
残念なことに、バーチャル会議は、一緒に仕事をする機会というよりも、一方的なプレゼンテーションや講義のように感じることがよくあります。無口な人は大きな声で話す同僚の後ろに隠れてしまい、興味のないチームメンバーは出席しているのに参加していないこともあります。
各会議では、関係者全員がチームワークを発揮できるような活動をデザインしましょう。もし可能であれば、この時間を利用して、チームを個々のバーチャルルームに分けて、小さなグループでディスカッションをしてみましょう。そうすることでエンゲージメントが向上し、全員が目標に向かって積極的に活動していることを確認することができます。
4. 議事録作成
多くのバーチャル会議ツールでは、将来の使用のために会議を録画することができます。これは全体会議やプレゼンテーションなど全員参加が必要ない場合には便利ですが、関係者のために議論を振り返るのには向いていません。
会議の議事録には、起こったことがすべて明記されているので、電話を切った後に自分のタスクを達成するために必要な情報を全員に伝えることができます。従業員に、1つの情報を得るために全体の記録を見たり、見直したりするように求めるよりも、この文書を使ってリフレッシュし、仕事を指示することができます。
これらのノートを使用して、ミスコミュニケーションを避け、プロジェクトのタイムラインを作成し、誰が何をしているかを追跡することができます。また、会話を次の会議に持ち越すこともできます。議事録を次のアジェンダに含めておけば、会議の時間を使って途中で終わったことを振り返る必要はありません。その代わり、すぐに議論に入ることができます。
5. タスクの割り当て
会議中にやるべきことが少なければ少ないほど、メールの受信や To Do リストに気を取られてしまう可能性が高くなります。会議中に役割を割り当てることで、特定のプロジェクトや議論に直接関与していなくても、全員の関与を維持することができます。
会議で何が起きているかよりも、自分がどのように仕事をすべきかを考えることに時間を割いてほしくないからです。また、参加型であることと、参加を維持するために一貫して必要とされることの両方が必要です。以下のようなアイディアがあります。
- 議事録作成
- 会議の時間とスケジュールを把握
- スライドまたはプレゼンテーションのビジュアルを管理する
- チャットで質問された質問の追跡とメモ
- 会議に必要なファイルやリソースの場所を集約
- 参与活動をリード
会議の議題を作成する際には、各人のタスクと期待することについての情報を必ず盛り込みましょう。そうすることで、誰もが事前に準備する機会を得られ、気が散ることをさらに抑えることができます。
6.さまざまな規模のバーチャル会議の管理
感染症流行の影響で、通常のチーム会議だけがバーチャル会議の理由ではありません。全体会議や1対1のセッションなど、人々はバーチャルで会話をしています。
これらのバーチャル会議のベストプラクティスは、ほぼすべての規模の集まりに適用できますが、さまざまなディスカッションのニーズに最適な方法で調整するためのヒントもお伝えしたいと思います。
大規模集会
大規模な開発や更新情報を社内で共有する場合は、何度も小さな会議を行うよりも、1回の大規模集会の方がはるかに効果的です。しかし、大勢の人を前にして、参加者の関心を維持しながらコミュニケーションをとるのは難しいことです。上記のヒントを参考にして、以下のような工夫をしてみてください。
- 参与を奨励 – チャットでの応答で沈黙を破り、会議をポジティブにします。また、会議をより活発にするために、複数のリーダーに発言してもらうこともできます。
- 明確なコミュニケーションを推進 – 会議の最初に議題を確認します。可能であれば、中断を避けるために、全員のマイクをデフォルトでミュートにしておきます。
- 協働を推進 – 会議の最後に回答するチャットに質問を追加するよう参加者に依頼します。
- 議事録作成 – セッションを録画し、全従業員が見ることができるように公開します。
- タスク割り当て – タスクを割り当てるのではなく、終了時に指示を出しましょう。より詳しい情報を得るための場所、今後の会議の計画、フィードバックを与えたり、対応できなかった質問をしたりするための手順を共有します。
1対1の会議
従業員のレビューを行う必要がある場合でも、単にチェックインする必要がある場合でも、バーチャル1対1の会議では、より個人的なレベルで全従業員とつながりを持つことができます。リモートワーカーにとって孤立は深刻な問題であるため、このような会議はチームのメンタルヘルスをケアするのに役立ちます。
1対1の会議を開催する際には、以下のヒントを参考にして、バーチャル会議のベストプラクティスを調整してください。
- 参与の奨励 – 個人的な会話は、従業員の様子を確認するのに最適な方法です。家族のこと、仕事のやりがい、家庭のこと、生活の最新情報などを聞くことで、率直でつながりのある強い関係を築くことができます。
- 明確なコミュニケーションを推進 – 話し合いの理由を従業員に伝えることで、不安を和らげます。相手がどこにいるのか、その理由を理解するために、話すよりも多く、またはそれ以上に聞くようにしましょう。
- 協働を推進 – 上記で述べたように、これは双方向の会話です。参加者があなたの話を聞くだけでなく、あなたと一緒に仕事をする自由を与えられるような安全な空間を作りましょう。
- 議事録作成 – 慎重にメモを取り、全員の状況と回答を記録しておくことで、問題のフォローアップや進捗状況の確認ができるようになります。
- タスク割り当て – 最良の解決策は、最も多くの関係者が関与しているため、従業員には、自分たちが経験している問題のアイディアをブレインストーミングしてもらい、今後の変更点を実行するように依頼します。
7.バーチャル会議ツール
適切なテクノロジーを選択することは、バーチャル会議を設定する上で最も簡単な部分であると同時に、最もイライラする部分の1つでもあります。選ぶべきツールが多すぎて、どれが自分に最適なのかを知るのは難しいかもしれません。
このセクションでは、バーチャル会議の管理に利用できるツールについて説明します。ここでは、会議、議事録作成、タスク割り当て、コラボレーションリソースについて説明します。各組織にはそれぞれ独自のニーズがありますので、これを参考にして、会議をスムーズに成功させるためのツールの種類を判断ください。
無料ツールと有料ツール
当ガイドでは、無料、有償、機能の異なる複数のプランを提供するソリューションなどをご紹介しています。多くの無料ツールは問題なく使用できます。しかし、あなたが必要とするセキュリティ、機能、容量を提供しない場合があります。このリストに目を通す際には、単に安いオプションを選ぶのではなく、ツールが毎回効果的なバーチャル会議を可能にしてくれるかするように、すべての選択肢を慎重に検討してください。
会議ツール
チームとの連携に使用するソリューションは、あなたが選択する最も重要なツールです。選択肢を絞り込むために、以下の質問を検討してみてください。
- ビデオ会議、ウェブ会議、音声で接続しているか?
- これらのツールを一度に使用する人数は平均して何人くらいか?
- バーチャル会議を成功させるために必要な機能は何か?
- 現在使用しているソフトウェアと統合するためにこれらのツールが必要か?
- 予算はどれくらいか?
必要な機能を把握しておけば、選ぶツールに自信を持つことができます。
1. Zoom(無償・有償)
ここ数ヶ月で、Zoomが知名度を上げてきました。このビデオ会議サービスは、100人以下の会議が40分以内の場合は無料で利用できるほか、より柔軟に利用できる有料プランも用意されています。ビデオ通話や音声通話のほか、画面共有、ブレイクアウトルーム、バーチャルホワイトボード、チャット、セッション録画、スケジューリングオプションを利用することができます。参加者は、会議を主催または参加する前に、Zoomをコンピュータまたはモバイルデバイスにダウンロードする必要があります。
2. Google Meet(無償・有償)
Google アカウントをお持ちの方は、無料のビデオ会議・音声会議オプション「Google Meet」に自動的にアクセスできます。1 回の会議につき 60 分以内で最大 100 人まで接続できます。無料版には、ライブキャプション、画面共有、ライブチャット、ファイル共有、無制限の会議、Microsoft Office や Google アプリとの統合機能が含まれています。また、有料プランにアップグレードして、より多くの機能を利用することもできます。参加者は、Google Meet アプリや、任意の Web ブラウザから会議にアクセスできます。
3. Skype(無償・有償)
Skypeのビデオ通話または音声通話で、最大100人まで接続できます。Skype同士の通話は無料ですが、固定電話や携帯電話への通話には低料金の料金がかかります。その他の無料機能には、チャットメッセージング、ファイル共有、画面共有、通話録音、ライブ字幕などがあります。ユーザーは、会議に参加したり、会議を主催したりする前に、Skypeアプリをダウンロードする必要があります。
4. GoToMeeting/GoToWebinar(無償・有償)
これらのオプションの中でも、GoToMeetingは無償版の機能は最も限定されています。40分間の会議を3人で接続し、画面共有とチャットを同時に利用できます。有償で行くことにした場合は、関係者の人数を増やしたり、設定された時間制限を増やすことができます。また、複数の統合、会議室、セッション録音、メモ取り、テープ起こしなどを使用することができます。何よりも重要なのは、セキュリティを高めるために、会議をパスワードロックすることができることです。参加するには、ユーザーはアプリをダウンロードする必要があります。
議事録作成ツール
会議の議事録を取ることを誰かに任せる場合は、そのタスクを簡単かつシンプルにしてくれるツールを与えることをお勧めします。以下の議事録作成アプリには、メモを取る人に負担をかけずに議事録を詳細に残す機能があります。また、メモをチームメンバー間で共有するためのオプションも用意されており、関係者全員がいつでもドキュメントにアクセスできるようになっています。
1. MindManager(有償)
MindManager は、メモ取りと仕事の割り当ての両方に最適なオプションです (詳細は後述)。マップを使用して、情報を視覚的に整理されたセクションに構造化します。会議中に画面上でマップを共有したり、議論の進行に合わせてマップを追加したりできます。ツール内でブレインストーミングからタスクの割り当てに簡単に移行できます。ファイルや関連リンクの共有、期限の設定、メモの追加などを行うことで、メモ取り、プロジェクト管理、戦略計画、タスク管理などを簡素化することができます。
2. Microsoft OneNote (Microsoft 365 のサブスクリプションで利用可能)
このツールは紙と同じように扱うことを目的としているので、メモを作成したり、ページ上の任意の場所にファイルを追加したりすることができ余談やあとからの思いつきに最適です。OneNoteでは、テキスト、音声録音、画像、ファイルの添付、スケッチ、ハイライトなどを入れることができます。使用するデバイスによっては、手書きをタイプに変換することもできます。
3. Simplenote(無料)
多機能すぎて気を取られてしまうのではないかと心配している人には、Simplenoteがお勧めです。シンプルなフォーマットでメモを簡単に取ることができ、タグを追加して簡単に検索することができます。メモは自動的に同期され、共有可能なので、誰もがアクセスできるようになっています。
タスク割り当てツール
誰かにタスクを割り当てたら、そのタスクを記録しておくことが、その完了を保証する唯一の方法です。この一連のツールを使えば、タスクを整理し、目に見える形で、期限内に完了させることができます。チームの規模やプロジェクトの焦点に関係なく、全員の生産性を維持することができます。
1. Trello(無償・有償)
このクラウドベースのソフトウェアを使用すると、プロジェクトのボードを作成し、割り当てられたタスクをボードに追加することができます。それぞれのタスクには専用のカードが用意されており、関係者が一目でわかるようになっています。Trelloでは、締め切りを設定したり、ファイル、ビデオ、写真を追加したり、タスクを共同作業する人を招待したりすることができます。
2. ベースキャンプ(有償)
Basecampのプロジェクト管理プラットフォームには、タスク、チャット、ファイル保存機能があります。コメントスレッドや毎日のリマインダーで割り当てられたタスクを追跡し、完了を確認することができます。複数のプロジェクトを一度に簡単に管理し、関連するタスクで多数のチームメンバーとコラボレーションすることができます。
3. MindManager(有償)
前述したように、MindManager はプロジェクトの組織化を次のレベルに引き上げます。マップを作成したら、各タスクに特定のチーム メンバを簡単に追加できます。ツール内で期限を設定すると、生産性が向上し、必要に応じてすべての作業を確実に進めることができます。また、MindManager を Microsoft Teams と統合して、全員がアクセスできるようにすることもできます。追加すると、チームメンバーはいつでも Teams 内でマップや仕事を編集したり、表示したりすることができます。
4. Asana(無償・有償)
Trelloと同様に、Asanaではボードやタスクを通してプロジェクトを整理することができます。チームメンバーに割り当てられた課題にタグを付けたり、期限を設定したり、必要に応じてアイテムを移動させたりすることができます。また、Asanaにはアクティビティログ、ファイルストレージ、タイムトラッキングの統合機能もあります。
協働ツール
多くの会議では、単に議論をするだけではありません。コラボレーションツールを使用すると、チームは会話をしながら資料を作成したり、編集したり、成果物を改善したりすることができます。ドキュメントやプレゼンテーションを作成するためにチームをまとめる必要がある場合は、以下のツールを使用すると成果を得ることができます。
1. Googleドライブ(Googleアカウントで無償・有償)
ドキュメント、スライドショー、スプレッドシートなどを作成する必要がある場合でも、Google Drive を使用すると、さまざまな種類のファイルでチームが同時に作業することができます。音声、ビデオ、ドキュメントを共有したり、Gmail を使ってチャットをしたり、分単位で変更を追跡したりできます。Salesforce、Slack、Adobe、DocuSign などとの統合が可能です。Google Drive は、デスクトップとモバイルの両方のデバイスで動作します。
2. Dropbox(無償・有償)
個人が同時にファイルにアクセスしたり変更したりすることはできませんが、Dropbox を使えば、共有を簡単かつ迅速に行うことができます。重要な資料を会社のオンライン ストレージに保存しておけば、仕事の完了やバーチャル会議の準備に必要な情報に誰もがアクセスできるようになります。Dropbox は Zoom を含む複数のアプリケーションと統合して、安定したワークフローを維持します。このツールはデスクトップでもモバイル デバイスからでもアクセスできます。
3. Slack(無償・有償)
長いメールのスレッドを作らずに連絡を取り合うことは、生産性を高めるために非常に重要です。Slackを使えば、チーム内の全員が素早く会話をすることができます。スレッドをプロジェクトやタスクごとに整理して、直接関係のない人への不要な通知を制限することができます。ファイルを共有したり、音声やビデオ通話をしたり、さまざまなアプリを統合することで、成果をさらに向上させることができます。Slackはデスクトップとモバイルデバイスで使用することができます。
4. GroupMe(無償)
GroupMeは、面倒な電子メールでの会話を作成することなく、チームで会話を続けることができるもう一つのメッセージングアプリです。チームメンバーは、ビデオ、写真、 そして議論を豊かにするカスタム絵文字を共有して外出先でチャットすることができます。いまはあまり利用する機会がないかもしれませんが、GroupMeの位置情報共有機能は、特に不慣れな場所でクライアントの対面での会議を容易にします。一人だけと共有する必要があるメッセージがある場合は、個別にダイレクトメッセージを送信することもできます。GroupMeは、モバイルアプリとSMSを介して動作します。
5. MindManager (有償)
MindManager はコラボレーション ツールでもあり、世界中の多くのリモート チームの定番となっています。共同編集機能や MindManager for Microsoft Teams のようなプラットフォームを使用すると、リモートの同僚は、どこにいても情報がまとまったマップにアクセスし、リアルタイムで編集することができます。これは、リモートでプロジェクトを管理するための強力なツールであり、分散しているチームのために単一の情報源を確保するのに役立ちます。
バーチャル会議の開催には慣れが必要ですが、準備をしておけば、すべての会議を成功させることができます。このバーチャル会議ガイドを使って、どんな状況でもリモートチームの生産性を維持し、つながりを保つことができます。これらのヒントを使えば、誰もがプロのようにリモート ミーティングを実行する方法を知ることができます。
この記事は、Stuck hosting virtual meetings? Use this guide to help | MindManager Blog | JANUARY 12, 2021 を翻訳したものです。