著者: リアン・アームストロング
時間管理という言葉に不快感を覚えませんか？ だとしても、あなただけではありません。
時間管理はほとんどの仕事で必要なことですが、この分野で効果的なスキルがないと、現在の仕事で成功したり、キャリアアップしたりするために必要な重要なタスクを達成する能力が制限されてしまいます。
世界的な組織コンサルティング会社であるKorn Ferry社の調査によると、ほとんどのプロフェッショナルは、生産的な仕事をするために1日のうち70％以下の時間しか使っていません。
そのうちの3分の1は、週に2〜5時間を生産性のない電話や会議に費やしているだけでなく、3分の2以上は、そのような活動に時間を費やしていると、仕事での影響力が低下すると答えています。
自分では時間の使い方を理解しているつもりでも、時間管理とは何か、なぜそれが重要なのかをもっとよく理解したほうがいいかもしれません。
というのも、人は自分の能力を判断するのが苦手だからです。最近の調査によると、自分のタイムマネジメント能力を自己評価してもらったところ、客観的に測定した時間管理能力と一致する評価をした人は1％にも満たないという結果が出ています。
ここでは、時間管理とは何か、なぜそれが重要なのか、そして時間管理のスキルを高めるためのヒントについて詳しく見ていきましょう。
時間管理とは
時間管理とは、以下のプロセスを指します。
- 異なる活動間の時間配分を計画する。
- 特定の時間枠の中でそれらの活動を整理する。
- 各活動に関連するタスクと目標の内訳を調整する。
芸術であれ、科学であれ、あるいはその両方であれ、時間管理はバランスとコントロールが重要です。
例えば、それぞれのタスクに割く時間のバランスを取ることで、スケジュールをうまくコントロールできるようになり、より少ない労力とフラストレーションでタスクを達成できるようになります。これは、自分が計画したり参加したりしているプロジェクトが、他の優先事項とぶつかったときに、特に価値を発揮します。
なぜ時間管理が重要なのか
簡単に言えば、効果的な時間管理が成功するためには必要なのです。多くの社員は、会議や管理業務に追われ、個々の仕事をこなす時間を確保するのが難しい状況にあります。
特定のタスクに特定の時間を割り当てることで、優れた時間管理は時間とリソースの最適な利用を可能にし、より少ない時間でより多くの仕事をこなすことができます。
時間管理のスキルを高めることで、以下のことが可能になります。
- 自分の時間を最大限に活用: 例えば、会議と会議の間の休憩時間は、頭を使わずにすぐにできる小さな仕事をこなすのに最適な時間です。
- ストレスを最小化: 会議が予定されていない時間帯にカレンダーをブロックすることで、より複雑な活動に集中することができます。
- 仕事量を把握: 例えば、メールをチェックして返信する時間を毎日設けることで、時間を無駄にしないようにすることができます。
多くの人は、時間管理を学ぶことは面倒で時間がかかり、結局役に立たないと思っています。
まず、それぞれの活動に専用の時間を割り当て、似たようなタスクをブロック化して、常に切り替えないようにすることで、マルチタスクを避けることができます。
長年の研究によると、タスクを切り替えることで生じる短い精神的なブロックでさえ、生産的な時間の40％を消費すると言われています。
時間管理の最大のメリットは何か
時間を適切に管理する方法を知っていれば、日々の仕事の成果をよりよくコントロールすることができ、全体的な効果、効率、生産性を向上させることができます。
ここでは、自分の時間管理能力に助けが必要かどうかを判断するための簡単なセルフテストからいくつかの質問を紹介します。
- 仕事上の義務や締め切りにストレスを感じることがありますか（あるいは頻繁にありますか）？
- 課題の延長を要求することがありますか？
- 仕事やプロジェクトを期限ギリギリになって慌てて終わらせることがありますか？
- 仕事に追われて、プライベートな時間にも仕事をしてしまうことがありますか？
上記のいずれかに当てはまる方は、時間管理に役立つ戦略を導入することをお勧めします。
例えば、ToDoリストを整理して仕事を始めれば、その日の出来事に対して、より積極的に、より反応的に行動できるようになります。そうすれば、リストの中で最も重要なタスクをより多く達成することができます。
時間管理能力を高めることのもう一つの利点は、時間的に余裕のない仕事を急いでこなす必要がなくなり、仕事の質が向上することです。
時間管理能力を高めると、以下のようなことができるようになります。
- 入ってきた仕事や課題に優先順位をつけ、特定のタイプのタスクに分けて、それに合わせてスケジュールを立てる。
- 他のチームメンバーが仕事を完了するために必要なタスクは何かなど、戦略的に重要なタスクを最初に集中して行う。
- 時間を節約できる戦略やツールを活用して、プロジェクト計画の取り組みを強化する。例えば、タイムラインツールを利用したり、受信ルールを設定して特定の受信メールを専用のToDoフォルダに振り分けるなどの方法があります。
時間の使い方が上手になればなるほど、ストレスが軽減され、時間内に多くのことを成し遂げ、ワークライフバランスを向上させることができるでしょう。
時間管理能力を高めるには、どのようなスケジュール作成が有効か
時間を最適化し、タスクをより効率的に管理するためには、いくつかの戦略があります（これらについては今後詳しく説明します）。しかし、効果的なタイムマネジメントスキルを身につけるための最大の鍵は、スケジューリングを習慣化することです。
スケジュール管理は、必要な活動を行うための枠組みを目に見える形で提供することで、やるべきタスクとそれを行うのに最適な時間を明確にすることができます。
Googleのようなオンラインカレンダーを使う場合も、紙ベースのアジェンダを使う場合も、スケジュール管理のベストプラクティスをいくつかご紹介します。
- 定期的にスケジュールを立てる: 時間を効率的に管理するには、1日の仕事のスケジュールを立てるのが一番簡単で確実です。プロジェクトやワークフローを、「短期」「長期」「緊急」「重要」「簡単」「難しい」のいずれかに分類することから始めましょう。
- 緊急性の高い仕事を最初にスケジュールする : 緊急性の高い重要な仕事は、必ず最初にスケジュールに加えるようにしましょう。これには、必須の会議や、毎日の仕事、時間的制約のある仕事などが含まれます。
- 時間に左右されない仕事は2番目にスケジュールする : 次に、簡単にリストから削除できる項目（電話の折り返しやスプレッドシートの更新など）をスケジュールに入れて、長期的なタスクや難しいタスクに取り組む時間を確保します。
- 不測の事態に備えた時間を確保する: 毎日1分単位でスケジュールを組むのではなく、予定外の出来事（技術的な不具合、突発的な会議、締め切りの更新など）に備えて、予定外の時間を残しておくようにしましょう。
- 生産性と完成度を考慮したスケジュールを立てる: 自分が最も生産性の高い時間帯（午前、午後、昼食の直前など）に合わせて、無理のない1日のスケジュールを設定してみてください。自分の仕事のパターンに従うことで、効果的な時間管理の習慣を身につけやすくなります。
そのためには、ある仕事を終えるのにどれくらいの時間がかかるかを推測し、実際にかかった時間と比較する練習をするとよいでしょう。
そうすることで、より現実的なスケジュールを立てることができるだけでなく、仕事に集中できない部分がわかり、時間管理の方法を変えていくことができます。
より効果的なタイムマネジメントのための5つのヒント
すぐに実践できる時間管理のベストプラクティスを見極めるために、ここでは、仕事時間をより有効に使うための5つのヒントをご紹介します。
ヒント1：
効果的なタイムマネジメントに必要なスキル「意識」「調整」「適応」について。
- 「意識」とは、「効率（早くやること）」と「効果（うまくやること）」の両方が重要であることを認識することです。
- 「調整」とは、目標や計画を時間内に収まるように設計・整理する能力のことです（例えば、仕事を完成させるだけでなく、新しい仕事を覚えるのに必要な時間を組み込むなど）。
- 「適応」とは、予定された活動に費やす時間を監視し、気が散ったり、中断されたり、優先順位が変わったりしたときに、うまく調整できるようにすることです。
ヒント2：
仕事の内容やプロジェクトを具体的なタスクに分解して、1日のスケジュールに組み込みます。新しいツールやスキルを必要とする作業の場合は、その学習曲線を考慮して時間を追加することをお勧めします。
ヒント3：
実際の作業時間を把握しつつ可能な限り多めに見積もります。そうすることで、締め切りに間に合わなかったり、予定していたタスクをこなせなかったりすることを防ぐことができます。
ヒント4：
自分が最も生産性の高い時間帯を把握し、その時間帯を最も困難で重要な仕事に充てます。小さくてルーチンワークのような仕事は、体力が落ちているときや、短い休憩時間しかなく、ギアを完全に切り替えて大きな仕事に集中する時間がないときに残しておきましょう。
ヒント5：
実績のある時間管理ツール（MindManagerやポモドーロ・テクニックなど）を活用して、スケジュールを作成し、軌道に乗せていきます。これらのツールについては、次回以降に詳しくご紹介します。
それまでの間、時間管理は他のスキルと同様に、専用の時間と練習が必要であることを覚えておいてください。
上記のアドバイスとヒントを参考に、時間管理能力を向上させて、仕事のパフォーマンスを高め、キャリアアップにつながる新しいプロジェクトや責任を担うことができるようにしましょう。
